REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO. ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE Nit ESTADISTICA

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1 HOSPITAL EMPRESA SOCIAL DEL REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE EMPRESA SOCIAL DEL ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE Nit MAPA DE PROCESOS ESTADISTÍCA TIPO DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS CONSOLIDACION Y REPORTE DE LA INFORMACION APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ESTADISTICA CUSTODIA DE HISTORIA CLINICA GENERACION DE RIPS

2 1. CONTROL DE RVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA PROCEDIMIENTO Consolidación y reporte de la información NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO JUAN NICOLAS PUERTA LARA Coordinador de estadística VALIDO APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerencia administrativa y financiera 2. OBJETIVO Recopilar, ordenar, procesar y archivar la información de producción de los diferentes servicios del hospital para genera informes tanto para usuarios internos como externos 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Hstorias clínicas, software, equipos e insumos de oficina. 4. ALCANCE Inicia: Desde la captura del dato. Termina: Reporte a entes de control. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS ESTADÍSITICA: Archivo de historias clínicas. 6. DEFINICIONES PACIENTE EGRESADO: Persona que después de haber permanecido uno o mas días hospitalizado sale de la institución con su problema tratado. CENSO: Proceso mediante el cual se hace conteo de los pacientes que se encuentran hospitalizados. CERTIFICADO DE NACIMIENTO: Certificado que confirma el nacimiento vivo de una persona y es expedido por la IPS y controlado por el DANE. CERTIFICADO DE DEFUNCION: Certificado que confirma la defunción de una persona y es expedido por la IPS y controlado por el DANE. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO Estadística y SITIO calidad. TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION Estadística y AREA calidad. ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.01 Recoger las historias clínicas INICIO Recoger historias clínicas Auxiliar de archivo El funcionario recoge en el punto de facturación de hospitalización las historias clínicas de los pacientes egresados el día anterior. No aplica 8.02 Organizar historia clínica Organizar historia clínica Organizando la historia clínica de acuerdo a la cantidad y fecha de los folios. No aplica 8.03 Registrar egresos Registrar egresos Aux. área de salud Registrando en el del libro de control de historias clínicas los datos correspondientes a pacientes egresados, por nombre y número de documento, diagnóstico, especialidad y cama. Registro en libro de control de egresos 8.04 Realizar el censo Formato Censo diario Aux. área de salud Digitando en el sistema, los nombres de los pacientes, diagnósticos, la especialidad, la cama, completando el formato de censo (1 diario) y base de datos de ocupación. Formato de censo diario Página 2

3 PROCEDIMIENTO Consolidación y reporte de la información 8.05 Recibir encuestas de satisfacción al usuario Oficio recepción de encuestas de satisfacción Recepcionando las encuestas de satisfacción al usuario por parte del SIAU, provenientes de los diferentes servicios. Mensualmente Oficio remisorio 8.06 Analizar encuestas de satisfacción Informe de satisfacción al usuario Revisando, estandarizando y consolidando la base de datos y plantilla de tabulación que con anterioridad diligencio el técnico administrativo. Mensualmente Informe de satisfacción al usuario 8.07 Recibir informes Oficio recepción de informes Recepcionando los informes de provenientes consulta externa, quirófanos y epidemiología. Mensualmente Oficio remisorio 8.08 Completar base de datos RUAF Completar base de datos RUAF Recogiendo en la UMI el libro diario de nacimientos y en Quirófanos el libro diario de cesáreas y defunciones para posteriormente completar la información faltante de los certificado de nacido vivo y defunción dentro de la plataforma RUAF Semanal Base de datos del nacimientos y defunciones en RUAF 8.09 Generar base de datos de servicios prestados a través de facturación Generar base de datos de servicios prestados a través de facturación. Aux. área de salud Generando las bases de datos tanto del servidor central como de las bases de datos internas, la información mensual de producción y calidad. Mensual Base de datos de facturación mensual 8.10 Consolidar de informes Informes Agrupando los informes de gestión, ocupación, satisfacción al usuario, indicadores de alerta temprana y todo aquel informe que sea requerido. Estos informes se realizan de manera mensual teniendo en cuenta los datos que serán reportados a la plataforma SIHO Mensual, trimestral, semestral, anual. Informe de gestión, informe de ocupación, informe de satisfacción al usuarios, indicadores de alerta temprana y demás requeridos Entregar informes Oficio entrega de informe coordinador estadística Entregando información congruente con los indicadores oficiales a la subgerencia científico técnica y los entes externos que así lo soliciten. Mensualmente o cada vez que se requiera Oficio remisorio 8.12 Cargar datos correspondientes al decreto 2193 del ministerio Reporte decreto 2193 coordinador estadística Reportando datos periódicos de producción y calidad de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2193 y registrando la información en la plataforma SIHO. Trimestral y semestral Reporte a contabilidad 8.13 Cargar datos correspondientes a la circular única de la superintendencia nacional de salud Reporte circular única FIN coordinador estadística Reportando datos periódicos de alerta temprana de acuerdo a lo estipulado en la circular única de la superintendencia nacional de salud. Semestral Reporte a contabilidad 9. RIESGO 9.1. Documentación incompleta de las historias clínicas que provienen desde el servicio de hospitalización Realizar conteo incorrecto de los pacientes que se encuentran hospitalizados. Página 3

4 9.3. Ingresar datos erroneos de los certificados de nacimiento y defunción dentro de la plataforma RUAF. PROCEDIMIENTO Consolidación y reporte de la información 9.4. Ingresar datos incorrectos al ministerio o a la superintendencia nacional de Salud. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION TIPO DE MODIFICACION DD 3 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? CODIFICACION No 4. Omisión de registros 9. Otra cuál? Comentarios: 5. Cambio de registros PARTICIPARON EN LA REVISION. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación. JUAN NICOLAS PUERTA LARA Coordinador de estadística Si No Firma del responsable del documento DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente administrativo y financiero DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Página 4

5 1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN 2. OBJETIVO ELABORO JUAN NICOLAS PUERTA LARA Coordinador de estadística Estandarizar y completar la información de los RIPS para que sirva como soporte a la facturación radicada. 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Historias clínicas, software, formato RIPS. 4. ALCANCE Inicia: Recibiendo y clasificando facturas Termina: Validación de los RIPS PROCEDIMIENTO Generación de RIPS JERARQUIA NOMBRE CARGO VALIDO sistemas de información APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerencia administrativa y financiera FIRMA 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS Cartera: Radicación de facturas. 6. DEFINICIONES RIPS (Registro Individual de Prestación de Servicios): Es el conjunto de datos mínimos y básicos que el sistema general de seguridad social en salud requiere para los procesos de regulación y control como soporte de la venta de servicios. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO SITIO Estadística y calidad ACTIVO X TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA Estadística y calidad MUERTO DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA 8.01 Recibir y clasificar facturas INICIO Recibir y clasificar facturas QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO Verificando que la facturación provenga de consulta especializada y de procedimientos quirúrgicos, clasificándola por especialidad. Recibido en listado de facturas proveniente de facturación Recibir historias clínicas de consulta externa y separar RIPS Recibir historias clínicas y separar Ayudante de oficina Recibiendo las Historias clínicas de consulta externa, comparando la totalidad recibida con los listados entregados para extraer los formatos de RIPS de cada historia clínica. Ninguno 8.03 Comparar facturas de consulta externa con los RIPS Facturas y RIPS verificados de consulta externa Buscando a cada factura su respectivo RIPS Facturas y RIPS verificados 8.04 Digitar diagnóstico Registro de diagnóstico en software Ubicando en el software, el módulo "Leer datos de consulta para RIPS", y se procede a digitar los diagnósticos estipulados por el médico especialista. Registro de diagnóstico en software 8.05 Recibir facturas de hospitalización y urgencias Registro de egreso en software Recibiendo por parte del facturador de hospitalizados y urgencias, las facturas de los egresos del día anterior, ubicando en el software el módulo "Egreso de pacientes", y procediendo a digitar la información requerida para establecer el mismo. Registro de egreso en software 8.09 Recibir las historias clínicas de hospitalizados Registro historias clínicas hospitalizados Verificando las Historias clínicas provenientes de hospitalización y registrando en el libro de control de hospitalizados. Registro Libro de control de Historias clínicas Hospitalizados Página 5

6 PROCEDIMIENTO Generación de RIPS 8.10 Verificar historia clínica con la factura de hospitalizados Control de egreso de hospitalizados Verificando que en cada historia clínica esté registrado el respectivo egreso en la hoja de cálculo "Egresos" y así mismo su correspondiente factura.(nota: La hoja de calculo de egresos es una base de datos que la oficina de estadística diligencia diariamente) Control de egresos de hospitalizados verificado 8.15 Generar, verificar, validar y grabar los RIPS Generación y validación de RIPS FIN Recibiendo los radicados por parte de la oficina de cartera, ingresando al módulo generador de RIPS "Archivos planos (RIPS.RESOLUCION 3374 de 2000), diligenciando las variables solicitadas, abriendo los archivos en Excel y verificando la consistencia de los valores y errores de estructura, ingresando al validador establecido por el Ministerio y/o EPS correspondiente, seleccionando la ruta donde se ubican los archivos planos a validar y verificando que no presenten errores y procediendo a grabar, marcar y entregar a la oficina de cartera. Mensualmente Archivos planos por contrato 9. RIESGO 9.1. Captura incompleta de la información. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD 3 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? No PARTICIPARON EN LA REVISION. 4. Omisión de registros 5. Cambio de registros 9. Otra cuál? Comentarios: NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA JUAN NICOLAS PUERTA LARA DUVER DICSON VARGAS ROJAS Coordinador de estadística Subgerente administrativo y financiero Si AUTORIZACION DE LA MODIFICACION El responsable del documento autoriza la modificación. No Firma del responsable del documento DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Página 6

7 PROCEDIMIENTO Custodia de historia clínica 1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO JUAN NICOLAS PUERTA LARA Coordinador de estadística VALIDO APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerencia administrativa y financiera 2. OBJETIVO Organizar, archivar, preservar los documentos correspondientes a la historia clínica de cada paciente 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Historias clínicas, software, equipos e insumos de oficina. 4. ALCANCE Inicia: Desde la apertura de la carpeta de historia clínica Termina: Archivar carpetas 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS Estadistica: Generación de RIPS. Consulta externa: Consulta electiva de medicina especializada. Quirofanos: Cirugia programada. 6. DEFINICIONES Historia clínica: Relación de datos con significación medica, referentes a un enfermo, al tratamiento al que se somete y a la evolución de su enfermedad. listado de pacientes: Se entiende como listado de pacientes la cantidad de usuarios que van a ser atendido por médicos especialistas en una fecha determinada 7. CONTROL DEL DOCUMENTO Estadística y SITIO calidad TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION Estadística y AREA calidad ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.01 Recepcionar listados de pacientes INICIO Recepcionar listados de pacientes Recibiendo los listados de cita programada del área de consulta externa y de cirugía programada del área de quirófanos, donde se detalla la cantidad de pacientes que serán atendidos Listados de consulta externa 8.02 Abrir carpeta de historia clínica para pacientes nuevos Búsqueda y Apertura historia clínica Buscando la historia clínica con el número de documento del paciente en los respectivos anaqueles del archivo de historias clínicas y entrevistando al paciente nuevo con el fin de registrar todos sus datos personales y hacer apertura de carpeta Apertura de Historia clínica Entregar historias 8.03 Entregar carpetas de historias clínicas clínicas Entregando a los auxiliares de enfermería de consulta externa y de quirófanos las historias clínicas solicitadas dentro de los listados Listados de consulta externa Página 7

8 PROCEDIMIENTO Custodia de historia clínica 8.04 Recepcionar historias clínicas prestadas Recepcionar historias clínicas Recibiendo las historias clínicas provenientes de consulta externa y quirófanos de acuerdo a la cantidad entregada anteriormente Ninguno 8.05 Archivar historias clínicas Archivar historias clínicas Archivando las historias clínicas con su numero de identificación en el estante indicado Ninguno 8.06 Recepcionar solicitud de copia de historia clínica Solicitud de historia clínica Recibiendo y verificando solicitudes de copia de historias clínicas a través del formato "Solicitud de historia clinica" o través de un oficio de solicitud de la misma (ver criterios dentro del manual de manejo de historia clinica) diligenciando el libro de control de solicitudes, teniendo en cuenta la fecha de solicitud, nombre del paciente, documento de identidad. Cada vez que se requiera Formato diligenciado y/o oficio de solicitud y registro en libro de control de solicitudes 8.08 Buscar y copiar historia clínica Copia de historia clínica Revisando en el software y archivo físico los documentos completos de la historia clínica, para ser fotocopiados o grabados de acuerdo a la necesidad Después de recepcionar la solicitud de copia de historia clínica Copia de la historia clinica 8.09 Entregar copia de historia clínica Oficio de entrega de historia clínica FIN Coordinado de estadistica Realizando oficio remisorio con el respectivo consecutivo del área y entregandi los documentos solicitados con el visto bueno de recibido por parte del solicitante Según requerimiento Oficios remisorio 9. RIESGO 9.1. Archivar de forma incorercta Deterioro de los documentos a raiz de causas físico ambientales Pérdida y/o hurto de documentos y carpetas No existen copias de seguridad o soportes. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD 3 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? No PARTICIPARON EN LA REVISION. 4. Omisión de registros 5. Cambio de registros 9. Otra cuál? Comentarios: NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA JUAN NICOLAS PUERTA LARA DUVER DICSON VARGAS ROJAS Coordinador de estadística Subgerente administrativo y financiero Si AUTORIZACION DE LA MODIFICACION El responsable del documento autoriza la modificación. No Firma del responsable del documento DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Página 8