UNIDAD FUNCIONAL: DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍA

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1 UNIDAD FUNCIONAL: NOMBRE: MANUAL DEL USUARIO: MÓDULO VALIDADOR DE RIPS PARA LAS RED DE IPS Versión: 05 / 20 de 2

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4. LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO 4.2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL MÓDULO AL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO. 4.3 PROPÓSITO 4.3. MANUAL MÓDULO 4.4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL 5.5 CONVENCIONES 5 2 DESCRIPCIÓN 6 3 INSTALACIÓN 7 4 INSTRUCTIVO 3 4. MENU ARCHIVO ACTUALIZACIÓN TABLAS PARAMÉTRICAS CONFIGURACIÓN DE IPS MENU PROCESOS VALIDAR ARCHIVOS RIPS 7 5 CONTROL DE CAMBIOS 2 2 de 2

3 TABLA DE GRÁFICOS Gráfico : Asistente de Instalación VALRIPS... 7 Gráfico 2: Comando de registro al FRAMEWORK... 8 Gráfico 3: Instalación del Framework Gráfico 4: Aceptar Licencias registro FRAMEWOR... 9 Gráfico 5: Asistente Aceptar Licencias registro FRAMEWOR... 9 Gráfico 6: Aceptar Licencias registro FRAMEWOR... 0 Gráfico 7: Instalando componentes FRAMEWOR Gráfico 8: Finalizar Instalación registro FRAMEWOR... Gráfico 9: Administrador de tareas... 2 Gráfico 0: Menú Archivo... 3 Gráfico : Seleccionar Directorio de Archivos... 4 Gráfico 2: Listado Archivos a subir en las paramétrias... 5 Gráfico 3: Mensaje de advertencia... 5 Gráfico 4: Reporte de errores de cargue... 5 Gráfico 5: Configuración de IPS... 6 Gráfico 6: Menú Procesos... 7 Gráfico 7: Seleccionar directorio de archivos... 8 Gráfico 8: Archivos Listos para validar... 8 Gráfico 9: Selección de tipo de factura... 9 Gráfico 20: Reporte de resultado de validación de archivos Gráfico 2: Selección de directorio de almacenamiento de reporte de validación de 2

4 INTRODUCCIÓN El Manual del Usuario del Sistema de información Validador de RIPS, es un documento realizado por un área interdisciplinaria de la SOLSALUD, a partir de un procedimiento secuencial de seguimiento a las utilidades que ofrece el software. Este documento es una herramienta básica inicial con la cual cuenta el Usuario Final de esta utilidad de software, para el correcto uso y parametrización de la misma, en procura de una adecuada evolución del producto final. Las posteriores adiciones o modificaciones a este documento, corren por cuenta del usuario final, en función de las opciones que éste puede desarrollar u optimizar como poseedor de la Base de Conocimiento final entregada al Usuario Final.. LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO Este Manual esta dirigido a la red de prestadores de servicios de salud, en general a toda persona que haga uso del sistema validador de rips suministrado por SOLSALUD..2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL MÓDULO AL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO. Modulo Validador de RIPS, versión 0.3 PROPÓSITO.3. Manual En la creación del manual se han incluido la explicación paso a paso de los diferentes procesos que el sistema requiere para su buen funcionamiento, esto como ayuda adicional para la utilización del sistema..3.2 Módulo El Sistema Validador de RIPS, tiene como propósito agilizar el proceso de radicación de facturas de la red de prestadores de solsalud y a su vez minimizar el riesgo de errores de cada uno de los RIPS enviados por medio magnético a la entidad administradora. 4 de 2

5 .4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL Este manual contiene 2 capítulos que contiene toda la información necesaria para operar el validador de RIPS, estos capítulos son: Descripción. Descripción general del sistema. Instructivo. Presenta un recorrido detallado por cada uno de los procesos, explicando detalladamente las acciones a realizar..5 CONVENCIONES En la mayoría de las Ventanas, se encontrará una serie de botones útiles para realizar las opciones que el usuario desea. Por tal razón se hará una descripción básica de las funciones de cada botón, de la siguiente manera: Botón de buscar un registro Botón de guardar un registro Botón de eliminar un registro Botón para ingresar un nuevo registro Botón para editar un registro Botón para actualizar o refrescar registros Botón de salir de la ventana Botón de ayuda 5 de 2 Botón de seleccionar o confirmar un registro Botón para seleccionar una ruta de almacenamiento de archivos Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos a subir.

6 2 DESCRIPCIÓN El producto cuenta con un validador el cual permite a las regionales realizar una verificación de los rips generados y entregados por las IPS, antes de ser entregados a la entidad administradora. A continuación se realizará una breve descripción, de manera global de las utilidades de cada uno de los menús que pueden apreciarse en la gráfica. El sistema básicamente se divide en dos partes: La actualización de las tablas Paramétricas: que se debe hacer antes de entrar a registrar la información de los rips, ya que es donde se encuentra la información necesaria para realizar las validaciones. Estos procesos se encuentran el en menú de Archivo. Y configuración de IPS: que permite la modificación de la información de las IPS. La segunda parte es la validación y envío de Rips a la entidad administradora, 6 de 2

7 3 INSTALACIÓN. Se debe dar doble clic sobre el archivo VALRIPS.exe: 2. A continuación se visualiza la siguiente ventana, en la cual se visualiza la ejecución del proceso de instalación: 3. Se visualiza la siguiente ventana: Gráfico : Asistente de Instalación VALRIPS 7 de 2

8 Gráfico 2: Comando de registro al FRAMEWORK Seguidamente se muestra la siguiente pantalla en la cual se debe dar clic en siguiente: Gráfico 3: Instalación del Framework 2.0 Después se aceptan los términos marcando la caja de texto que se ilustra a continuación: 8 de 2

9 Gráfico 4: Aceptar Licencias registro FRAMEWOR Esto habilita el botón instalar al cual se le debe dar clic. Al terminar se da clic en el botón finalizar. 4. Al dar clic en finalizar, se visualiza la siguiente ventana en la cual se debe dar clic en siguiente: Gráfico 5: Asistente Aceptar Licencias registro FRAMEWOR 9 de 2

10 Igual que en el proceso anterior, se debe dar marcar la caja de texto señalada a continuación lo cual habilita el botón de instalar al cual se le da clic. Gráfico 6: Aceptar Licencias registro FRAMEWOR Se puede visualizar la ejecución del proceso de instalación: Gráfico 7: Instalando componentes FRAMEWOR de 2

11 Al terminar se debe dar clic sobre el botón finalizar: Gráfico 8: Finalizar Instalación registro FRAMEWOR Terminado el proceso descrito anteriormente, el programa queda instalado en la siguiente ruta: C:\HERMES\VALRIPS y se genera un acceso directo en el escritorio si sistema operativo es XP: NOTA IMPORTANTE: Para realizar la instalación del programa, el usuario debe tener permisos de administrador o ser administrador de la maquina. De lo contrario se visualiza el siguiente error al intentar operar el módulo: de 2

12 Se debe verificar que en el administrador de tareas el cual se muestra combinando las teclas ctrl. Alt. + suprimir, se visualice la opción mysqld.exe como se indica a continuación, de lo contrario quiere decir que no se instalo correctamente por que el usuario no posee permisos de administrador sobre la maquina (computador). Gráfico 9: Administrador de tareas 2 de 2

13 4 INSTRUCTIVO 4. MENU ARCHIVO Permite la actualización de las tablas Paramétricas del sistema y la configuración de IPS. Gráfico 0: Menú Archivo 4.. Actualización Tablas Paramétricas Nota: Tablas paramétricas son suministradas por la EPS. Permite realizar el cargue inicial y las actualizaciones automáticas de las tablas Paramétricas (Municipios, departamentos, Procedimientos, Diagnósticos, etc.) del sistema, que serán indispensables debido a que son utilizadas para realizar las validaciones en el momento de la de los rips. 3 de 2

14 Inicialmente se tiene que seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos planos que se desean actualizar Botón Leer Archivo. Gráfico : Seleccionar Directorio de Archivos Una vez se tenga la ruta se debe seleccionar las tablas que se desean cargar o actualizar, para ello se debe marcar el cuadro de selección ubicado en la grilla de cada registro, es importante tener en cuenta que deben coincidir los archivos con el tipo de tabla para garantizar que el sistema suba la información correctamente. Para lo cual el sistema valida que los archivos planos debe coincidir al menos las primeras 7 letras del archivo con en nombre de la tabla local. Ej.: para actualizar la local Municipios el archivo plano debe venir como mínimo municip.txt. 4 de 2

15 Gráfico 2: Listado Archivos a subir en las paramétrias Para realizar la actualización automática haga clic en el botón Confirmar e inmediatamente se iniciara el proceso, el sistema le informara que la información que estaba almacenada será eliminada paras poder cargar los nuevos datos... Gráfico 3: Mensaje de advertencia Dentro del proceso de cargue lo primero que el sistema hace es realizar una validación de estructura, es decir realiza un recorrido por los archivos planos y verifica que el numero de campos de cada archivo sea coherente con el numero de campos de la tabla local, en caso que esto no suceda emite un informe donde le dice que archivo y en qué línea está el error. 5 de 2 Gráfico 4: Reporte de errores de cargue

16 Seguido de esto y si no se presento errores se inicia con el cargue automático de la información a las tablas locales. NOTA: Solo será necesario volver a cargarlas cuando la EPS adicione o modifique algún registro y les envié los archivos planos necesarios para actualizar el sistema. Las tablas que ya tienen dicha información son: Procedimientos, Enfermedades, Medicamentos, departamentos, municipios, Resoluciones, entidad administradora Configuración de IPS Gráfico 5: Configuración de IPS Esta opción permite ingresar y modificar la información básica de la IPS, a excepción el código de IPS. 6 de 2

17 Después de realizar los cambios se procede a dar clic en el icono almacenar la información., para 4.2 MENU PROCESOS Permite el manejo y validación de los archivos Rips Validar Archivos RIPS Gráfico 6: Menú Procesos En esta opción es donde se validan los archivos RIPS generados por la IPS. 7 de 2

18 Gráfico 7: Seleccionar directorio de archivos Lo primero que se debe hacer es buscar la ruta donde están los archivos rips a validar, para ello se hace clic en el botón de Leer Archivo, se busca la ruta de los archivos y por ultimo se da clic en Aceptar. Gráfico 8: Archivos Listos para validar 8 de 2

19 El sistema busca los archivos de control (CT), y los carga mostrando cierta información de la factura como es el numero y prestador. En este momento el sistema ya empieza a validar, para este caso verifica que los prestadores relacionados e los archivos sean uno solo, si los archivos vienen mal el no permite continuar con la validación de estructura y calidad d los RIPS. No olvide seleccionar el plan (Contributivo o subsidiado) y el tipo de factura (Capitado o evento), esto permite que el sistema realice la validación de diligenciamiento de los números de autorizaciones. Gráfico 9: Selección de tipo de factura Si los prestadores son iguales, el sistema inicia la validación de estructura de los RIPS, para esto se da clic en el botón de Confirmar, y el proceso arranca, si encuentra algún error el no permitirá continuar con la validación de calidad, y emitirá un reporte de errores donde especifica en que archivos encontró irregularidades. Este reporte muestra el nombre y línea del archivo al igual que la inconsistencia que presenta. 9 de 2

20 Gráfico 20: Reporte de resultado de validación de archivos Si no se encontró errores de estructura, el sistema sigue con la validación de calidad de los datos de los archivos, al final del proceso el sistema le emitirá el reporte de errores donde le informara si encontró errores de calidad o simplemente que los archivos fueron validados correctamente. Este reporte de errores tiene la opción de guardarlo como archivo plano si se desea. Se bebe seleccionar la ruta donde se desea almacenar el resultado de validación de los RIPS, y se da clic en el botón confirmar, y el sistema le genera el archivo en la ruta seleccionada. Gráfico 2: Selección de directorio de almacenamiento de reporte de validación Una vez terminada la validación y no se presenten errores, podrán ser presentados a la EPS. 20 de 2

21 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN APROBADO POR 20/05/20 DNT CAMBIO REALIZADO Cambio de Versión y se cambia el logo, se anexa tabla de Gráficos, Tabla de Control de cambios. 2 de 2

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