Configurar y mantener herramientas de colaboración

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1 Configurar y mantener herramientas de Guía del usuario, Summer

2 Copyright salesforce.com, inc. Todos los derechos reservados. Salesforce es una marca registrada de salesforce.com, inc., como el resto de nombres y marcas. El resto de las marcas pueden ser marcas registradas de sus respectivos propietarios.

3 CONTENIDO Configuración y mantenimiento de herramientas de Bienvenidos, administradores de herramienta de Administración de usuarios de Plus Salesforce CRM Content Google Apps Índice

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5 Bienvenidos, administradores de herramienta de Esta documentación contiene todo lo que necesita para ayudar a sus usuarios a colaborar entre sí o incluso con personas ajenas a la organización. Aprenda cómo configurar y ampliar o permitir a los usuarios crear, empaquetar y enviar archivos fuera de su organización utilizando Salesforce CRM Content. Para obtener ayuda con la administración básica de Salesforce, consulte Configurar su organización. Configurar Puede habilitar para todos los usuarios de su organización al mismo tiempo o hacer una implementación basada en perfiles de para partes de su organización. Se recomienda habilitar para todos los usuarios de la organización. La implementación basada en perfiles de suele ser más útil para las organizaciones de mayor tamaño, ya que permite planificar una implementación controlada e implementar para mejorar la adopción y la participación en cada equipo. Por ejemplo, las organizaciones con restricciones reglamentarias tienen la posibilidad de conceder acceso total o denegar el acceso a según las funciones y los perfiles de los empleados. Cuando el administración activa para la organización, solo los usuarios a los que se han asignado el perfil de usuario o los conjuntos de permisos requeridos tienen acceso a. Para configurar, debe: 1. Habilitar y configurar la implementación basada en perfiles de si su organización va a planificar una implementación de controlada. Si desea que todos los usuarios de la organización tengan acceso a, puede omitir este paso. 2. Habilitar y configurar para su organización. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para activar : Personalizar aplicación 3. Activar las invitaciones de colegas de trabajo para que los usuarios puedan invitar a colegas de trabajo sin licencias de Salesforce a unirse a de su organización. 4. Personalizar el seguimiento de noticias en tiempo real de los objetos y campos de los que es seguidor en las noticias en tiempo real de. Se recomienda además: Activar grupos sin registrar después de revisar las limitaciones que aplican. Habilitar o deshabilitar el archivado para grupos de. Agregar las fichas Personas, Perfiles y Grupos a aplicaciones estándar y personalizadas para que los usuarios puedan ver estas fichas en sus aplicaciones. Nota: Las fichas Personas, Perfil, Grupos y están disponibles por defecto en la aplicación de. Agregar cualquier ficha personalizada y especificar qué fichas ven los usuarios en la página Perfil. 1

6 Implementación de basada en perfiles Rellenar el campo de usuario Gestor para cada usuario. Esto permite a incluir el gestor y los reportes directos de una persona en sus recomendaciones de personas. También permite a recomendar registros que el gestor y los reportes directos de otro usuario poseen o siguen. CONSULTE TAMBIÉN Permitir a los usuarios invitar a clientes Descripción general de la implementación basada en perfiles de Implementación de basada en perfiles Descripción general de la implementación basada en perfiles de La implementación basada en perfiles de habilita para un subconjunto de usuarios en lugar de para todos los usuarios de la organización. La implementación basada en perfiles de permite que esté disponible para una parte de la organización, pero no para todos los usuarios. Una vez que la implementación basada en perfiles de está habilitada para organización, puede activar para los usuarios con el perfil de usuario o los conjuntos de permisos requeridos. Los demás usuarios de la organización no tendrán acceso a. Disponible en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition Por ejemplo, si asigna un perfil de usuario o un conjunto de permisos que excluyan el acceso a para un subconjunto de usuarios, estos usuarios siguen teniendo acceso a objetos de Salesforce, como cuentas, prospectos, oportunidades, etc., pero no pueden ver noticias en tiempo real de registros ni hacer publicaciones. CONSULTE TAMBIÉN Preparación para la implementación basada en perfiles de Control del acceso a mediante perfiles de usuario Control del acceso a mediante conjuntos de permisos Preparación para la implementación basada en perfiles de Si va a usar la implementación basada en perfiles de, prepare su organización para controlar el acceso a mediante perfiles de usuario personalizados, conjuntos de permisos o una combinación de ambos. Desde una perspectiva de alto nivel, la implementación basada en perfiles de consta de estos pasos: 1. Salesforce habilita la función de implementación basada en perfiles de para su organización. 2. Su organización determina qué usuarios deben tener acceso a. Disponible en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition 3. El administrador de su organización revisa y modifica los perfiles de usuario y conjuntos de permisos existentes. Por ejemplo, el administrador debe comprobar si el permiso Activar de un perfil de usuario personalizado o un conjunto de permisos tiene la configuración correspondiente en función de si desea que los usuarios con este perfil y este conjunto de permisos tengan acceso a. 2

7 Implementación de basada en perfiles 4. El administrador de su organización activa para la organización. CONSULTE TAMBIÉN Descripción general de la implementación basada en perfiles de Control del acceso a mediante perfiles de usuario Control del acceso a mediante conjuntos de permisos Control del acceso a mediante perfiles de usuario Modifique los perfiles de usuario existentes para permitir o denegar el acceso a. Cuando Salesforce activa la implementación basada en perfiles de para su organización, el permiso Activar se agrega a todos los perfiles de usuario y conjuntos de permisos existentes. Este permiso se habilita automáticamente para todos los perfiles estándar. Además, se habilita automáticamente para todos los perfiles personalizados si alguno de los siguientes permisos de nivel de usuario ya se ha habilitado manualmente o como parte de una licencia: Crear y poseer nuevos grupos de (OwnGroups) Crear y compartir vínculos en archivos de (FileLink) Invitar clientes a (InviteExternalUsers) Gestionar mensajes de (ManageMessages) Moderar (Moderate) Moderar noticias en tiempo real de (ModerateNetworkFeeds) Noticias en tiempo real de casos de uso (ViewCaseInteraction) Ver todos los datos (ViewAllData) Disponible en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition Para activar : Personalizar aplicación Modifique los perfiles personalizados existentes con los permisos correspondientes para controlar el acceso a y cree perfiles personalizados si es necesario. 1. Inicie sesión como administrador de Salesforce. 2. En Configuración, haga clic en Gestionar usuarios > Perfiles. 3. Para cada perfil de usuario personalizado existente: a. Haga clic en Modificar. b. En la sección Permisos administrativos, seleccione o cancele la selección de Activar en función de si desea que los usuarios con este perfil tengan acceso a. 3

8 Implementación de basada en perfiles El permiso Activar solo está disponible si la implementación basada en perfiles de se ha habilitado para su organización. c. Guarde sus cambios. 4. Si procede, cree perfiles de usuario personalizados con los permisos correspondientes y asígnelos a los usuarios. Nota: La selección del permiso Activar en un perfil de un usuario no activa automáticamente para dicho usuario. Los usuarios no pueden usar hasta que activa para su organización. CONSULTE TAMBIÉN Preparación para la implementación basada en perfiles de Control del acceso a mediante conjuntos de permisos Activar Consideraciones sobre la implementación basada en perfiles Control del acceso a mediante conjuntos de permisos Modifique los conjuntos de permisos existentes y cree conjuntos de permisos para controlar el acceso a. Si habilita o deshabilita mediante conjuntos de permisos, tenga en cuenta lo siguiente: Los conjuntos de permisos persisten frente a la configuración de perfiles de usuario al habilitar. Todos los usuarios con un conjunto de permisos habilitado para tienen acceso a incluso si no está habilitado en sus perfiles de usuario. Los conjuntos de permisos no persisten frente a la configuración de perfiles de usuario si deshabilita. Todos los usuarios con un perfil de usuario habilitado para tienen Disponible en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition Para activar : Personalizar aplicación 4

9 Implementación de basada en perfiles acceso a incluso si está deshabilitado en sus conjuntos de permisos. Debe deshabilitar en ambos casos (el perfil de usuario y el conjunto de permisos) para evitar que el usuario acceda a. En el caso de sus conjuntos de permisos existentes, debe comprobar si incluyen los permisos de correctos y requeridos para el subconjunto de usuarios correspondiente. 1. Inicie sesión como administrador de Salesforce. 2. En Configuración, haga clic en Gestionar usuarios > Conjuntos de permisos. 3. Para cada conjunto de permisos de nivel de usuario existente: a. En la sección Sistema, haga clic en Permisos del sistema. b. Haga clic en Modificar y seleccione Activar. Este permiso solo está disponible si la implementación basada en perfiles de se ha habilitado para su organización. 5

10 Implementación de basada en perfiles c. Guarde sus cambios. 4. Si procede, cree conjuntos de permisos con los permisos correspondientes y asígnelos a los usuarios. De forma predeterminada, todos los permisos de un conjunto de permisos nuevo está deshabilitados. Los siguientes permisos de se deben habilitar en un conjunto de permisos nuevo si desea que los usuarios a los que va a asignar este conjunto de permisos tengan estos permisos. Crear y poseer nuevos grupos de (OwnGroups) Crear y compartir vínculos en archivos de (FileLink) Invitar clientes a (InviteExternalUsers) Gestionar mensajes de (ManageMessages) Moderar (Moderate) Moderar noticias en tiempo real de (ModerateNetworkFeeds) Noticias en tiempo real de casos de uso (ViewCaseInteraction) Ver todos los datos (ViewAllData) Nota: La selección del permiso Activar en un conjunto de permisos de un usuario no activa automáticamente para dicho usuario. Los usuarios no pueden usar hasta que activa para su organización. CONSULTE TAMBIÉN Preparación para la implementación basada en perfiles de Control del acceso a mediante perfiles de usuario Activar Consideraciones sobre la implementación basada en perfiles Consideraciones sobre la implementación basada en perfiles En las organizaciones que usan la implementación basada en perfiles de, se aplican determinadas limitaciones a los perfiles de usuario, los conjuntos de permisos y la interacción entre los usuarios con y sin acceso a. La opción Activar no está disponible a menos que la implementación basada en perfiles de se haya habilitado para la organización. Los conjuntos de permisos persisten frente a la configuración de perfiles de usuario al habilitar. Todos los usuarios con un conjunto de permisos habilitado para tienen acceso a incluso si no está habilitado en sus perfiles de usuario. Los conjuntos de permisos no persisten frente a la configuración de perfiles de usuario si deshabilita. Todos los usuarios con un perfil de usuario habilitado para tienen acceso a incluso si está deshabilitado en sus conjuntos de permisos. Debe deshabilitar en ambos casos (el perfil de usuario y el conjunto de permisos) para evitar que el usuario acceda a. La selección del permiso Activar en un perfil de usuario o un conjunto de permisos no activa automáticamente para la organización. Debe activar para la organización después de modificar los perfiles de usuario y los conjuntos de permisos. Los perfiles de usuario de Salesforce estándar tienen habilitado de forma predeterminada. No puede deshabilitar para estos perfiles estándar. No anule la selección de Activar permiso de en un perfil de usuario externo de duplicado. El usuario verá un mensaje de error y no podrá iniciar sesión. No anule la selección de Activar permiso de en un perfil de moderador duplicado de Free o. Obtendrá un mensaje de error y no podrá guardar el perfil. 6

11 Activación de La habilitación de la implementación basada en perfiles de y de para una organización también habilita un conjunto de permisos de usuario de dependientes. Si está deshabilitado para la organización, estos permisos también están deshabilitados. No obstante, si se vuelve a habilitar, estos permisos se habilitan de nuevo automáticamente y el administrador debe habilitarlos de forma explícita. Si la implementación basada en perfiles de está habilitada para una organización, se habilita automáticamente para los perfiles estándar. Para todos los perfiles y conjuntos de permisos personalizados, se habilita automáticamente si alguno de los siguientes permisos de nivel de usuario ya se ha habilitado manualmente o como parte de una licencia: Crear y poseer nuevos grupos de (OwnGroups) Crear y compartir vínculos en archivos de (FileLink) Invitar clientes a (InviteExternalUsers) Gestionar mensajes de (ManageMessages) Moderar (Moderate) Moderar noticias en tiempo real de (ModerateNetworkFeeds) Noticias en tiempo real de casos de uso (ViewCaseInteraction) Ver todos los datos (ViewAllData) En las organizaciones con Work.com habilitado, los usuarios con acceso a pueden mostrar su agradecimiento a los usuarios que no tienen acceso a. Activación de Activar proporciona noticias en tiempo real, grupos y perfiles, y permite a las personas en su organización colaborar entre ellas. está activado de forma predeterminada para aquellas organizaciones creadas con fecha posterior al 22 de junio de En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración. 2. En Configuración de, seleccione Activar. Cancele la selección para desactivar. Cuando activa en Salesforce, se activa automáticamente en la aplicación Salesforce1. 3. Haga clic en Guardar. CONSULTE TAMBIÉN Configurar Es seguro? Qué tipo de control tienen los administradores de los datos en? Qué sucede con las publicaciones si se desactiva? Las publicaciones se eliminan completamente? Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition y Database.com Edition Para activar : Personalizar aplicación Es seguro?, es completamente seguro y respeta todas las configuraciones y permisos de seguridad de su organización de Salesforce. 7

12 Activación de Es similar a la mensajería instantánea? No, es una aplicación de que le ayuda a conectarse con los colegas de su organización de Salesforce y compartir información de negocio de forma segura en tiempo real.. Qué tipo de control tienen los administradores de los datos en? Los administradores puede gestionar la información de perfiles de usuarios y eliminar actualizaciones de noticias en tiempo real de incluyendo publicaciones y comentarios. CONSULTE TAMBIÉN Personalizar el seguimiento de noticias en tiempo real de Administración de mensajes de Puedo evitar que algunas palabras se utilicen en publicaciones de? Puedo controlar el usuario Experto de? Puedo controlar el usuario Experto de? Como administrador, puede desactivar o controlar el usuario Experto de y ofrecer publicaciones para su compañía. De manera predeterminada, el Experto de realiza publicaciones cuando un nuevo usuario selecciona iniciar unos de los grupos sugeridos por de la página Grupos a los que se puede unir. Nota: Esto solo se aplica a las organizaciones creadas después de Summer 11. Para desactivar el Experto de : 1. Haga clic en Personas > Buscar personas. 2. Busque Experto de. 3. Haga clic en Gestionar usuario > Desactivar usuario. Para controlar el Experto de y poder enviar y recibir publicaciones: 1. Haga clic en Personas > Buscar personas. 2. Busque Experto de. 3. Cambie su dirección de . Qué sucede con las publicaciones si se desactiva? Las publicaciones se eliminan completamente? Al desactivar no se elimina ningún tipo de datos. Al reactivar se restaurarán todas las publicaciones. CONSULTE TAMBIÉN Activar 8

13 Modificación de publicaciones de noticias en tiempo real Modificación de publicaciones de noticias en tiempo real Descripción general de la modificación de comentarios y publicaciones de noticias en tiempo real La modificación de publicaciones de noticias en tiempo real permite a sus usuarios modificar sus publicaciones y comentarios. Con la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real, los usuarios pueden modificar sus propias publicaciones de noticias en tiempo real. Los propietarios de los registros pueden modificar cualquier publicación en registros que poseen, no importa quién creó la publicación. La modificación de publicaciones de noticias en tiempo real está controlada por dos permisos de perfil de usuario y una opción en Configuración de. La opción Permitir a los usuarios modificar publicaciones y comentarios en Configuración de activa o desactiva la función Modificar publicaciones de noticias en tiempo real para su organización. Esta opción está activada de forma predeterminada y todos los usuarios que tienen asignado un perfil estándar pueden modificar sus propios comentarios y publicaciones de forma inmediata, excepto para los usuarios de Free, External y Portal de cliente. Para los usuarios que tienen asignados perfiles personalizados, los administradores deben modificar específicamente los perfiles personalizados y activar los permisos. El permiso de perfil Modificar mis publicaciones propias permite a los usuarios modificar sus publicaciones propias. Este permiso está disponible y se activa automáticamente en perfiles estándar, excepto perfiles de usuario de External, Free y Perfil de cliente. El permiso de perfil Modificar publicaciones en registros que poseo permite a los usuarios modificar comentarios y publicaciones que poseen, incluyendo las publicaciones y los comentarios de otras personas. Por ejemplo, el gestor o propietario de un grupo puede modificar todas las publicaciones en las noticias en tiempo real del grupo o bien el gestor de un tipo de registro concreto puede modificar todas las publicaciones en el registro. Este permiso está disponible en perfiles estándar y personalizados, pero está desactivado de forma predeterminada. Esta tabla resume los permisos del perfil de usuario y sus configuraciones predeterminadas Permiso de perfil de usuario Descripción Disponible en Configuración predeterminada No disponible en estos perfiles Modificar mis publicaciones propias Permite a los usuarios modificar sus publicaciones propias Perfiles estándar Perfiles personalizados Activado automáticamente Usuario externo de en todas las organizaciones Usuario de Free nuevas y existentes en esta versión Usuario del portal de clientes Desactivado en todas las organizaciones nuevas y existentes Usuario del portal de clientes de gran volumen Perfil del usuario de comunidad de socio Modificar publicaciones en registros que poseo Permite a los propietarios de registros modificar sus publicaciones propias Perfiles personalizados Desactivado en todas las organizaciones nuevas y existentes. Sin embargo, los moderadores de, los 9

14 Modificación de publicaciones de noticias en tiempo real Permiso de perfil de usuario Descripción Disponible en Configuración predeterminada No disponible en estos perfiles y las de otros usuarios realizadas en páginas de detalle de registros y grupos. moderadores de comunidad y los usuarios con el permiso Modificar todos los datos siempre pueden modificar todas las publicaciones y comentarios. La opción Permitir a los usuarios modificar publicaciones y comentarios en Configuración de está activada de forma predeterminada. Para los usuarios que disponen de los permisos de perfil de usuario obligatorios, la opción Modificar está disponible desde el menú desplegable en publicaciones, comentarios, preguntas y respuestas. Abre una ventana Modificar separada, donde los usuarios pueden modificar el texto. Después de que los usuarios hayan guardado su versión modificada de la publicación, aparece una marca de tiempo Modificado para indicar que se ha modificado la publicación original. Si los usuarios modifican o comentan y mencionan a nuevas personas o nuevos grupos, esas personas y grupos recibirán notificaciones por . Las personas y los grupos que se han mencionado en la publicación o el comentario original no reciben una nueva notificación por . Las notificaciones para comentarios y publicaciones modificados muestran la marca de tiempo Modificado. Para los usuarios de la comunidad, la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real solo está disponible si se ha creado la comunidad utilizando Fichas de Salesforce + Visualforce o la plantilla de Napili. La opción Modificar no está disponible en publicaciones generadas por el sistema como actualizaciones de registro seguidas por noticias en tiempo real. 10

15 Modificación de publicaciones de noticias en tiempo real Activar la modificación de publicaciones e noticias en tiempo real en perfiles de usuario personalizados De forma predeterminada, la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real está desactivada en todos los perfiles personalizados. Modifique sus perfiles personalizados para activar la función para sus usuarios. 1. En Configuración, haga clic en Gestionar usuarios > Perfiles. 2. Haga clic en el perfil personalizado para el que desea activar la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real. 3. En la sección Permisos del sistema, haga clic en Modificar. 4. Seleccione los permisos de publicaciones de noticias en tiempo real cuya modificación desea activar. Para crear perfiles personalizados Gestionar perfiles y conjuntos de permisos Seleccione Modificar mis publicaciones propias para permitir a los usuarios con este perfil personalizado asignado modificar sus comentarios y publicaciones propios. Seleccione Modificar publicaciones en registros que poseo para permitir a los usuarios con este perfil personalizado asignado modificar publicaciones y comentarios en registros que poseen, incluyendo publicaciones y comentarios realizados por otros usuarios. 5. Haga clic en Guardar. Desactivar la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real De forma predeterminada, todos los usuarios a los que se les asigna un perfil con los permisos de modificación de publicaciones de noticias en tiempo real activados pueden modificar sus publicaciones y comentarios. Si es necesario, puede desactivar la modificación de publicaciones de noticias en tiempo real para todos los usuarios en su organización, independientemente de su perfil de usuario asignado. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración. 2. Haga clic en Modificar. Para activar o desactivar funciones en Configuración de : Personalizar aplicación 3. En la sección Modificación de publicación y comentarios, anule la selección de Permitir a los usuarios modificar publicaciones y comentarios. 4. Haga clic en Guardar. La función de modificación de publicaciones de noticias en tiempo real está desactivada para toda su organización. Los usuarios ya no pueden modificar publicaciones y comentarios. 11

16 Acciones en las noticias en tiempo real Acciones en las noticias en tiempo real Activar actualizaciones de noticias en tiempo real para registros relacionados Muestran actualizaciones de noticias en tiempo real en la página de detalles de un registro cada vez que alguien crea registros relacionados. Las actualizaciones de noticias en tiempo real para registros relacionados proporcionan a los usuarios una vista completa de la actividad de la cuenta. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Seguimiento de noticias en tiempo real. 2. Haga clic en el objeto para el que desea activar actualizaciones de noticias en tiempo real para registros relacionados. 3. Haga clic en Todos los objetos relacionados. Si no visualiza esta opción, asegúrese de que esas acciones están activadas en el publicador. La opción Todos los objetos relacionados está disponible solo en estos objetos: Cuenta Campaña Caso Contacto Objetos personalizados Grupo Prospecto Oportunidad 4. Haga clic en Guardar. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Database.com Edition y Developer Edition Para cambiar la configuración del seguimiento de noticias en tiempo real Personalizar aplicación Ejemplo: Si activa actualizaciones de noticias en tiempo real para registros relacionados en cuentas, las noticias en tiempo real de la cuenta incluyen: Actualizaciones de noticias en tiempo real para todas las actividades en la cuenta Actualizaciones para tareas, eventos y contactos relacionados 12

17 Acciones en las noticias en tiempo real Activar Crear nuevas tareas en publicaciones Mejore las noticias en tiempo real con una acción que permita a los usuarios crear tareas directamente desde una publicación. Deben estar activadas Acciones en el publicador y la seguimiento de noticias en tiempo real para objetos de tareas. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Elemento de noticias en tiempo real > Formatos. 2. Haga clic en Modificar junto a Formato de elemento de noticias en tiempo real. 3. En el Formato de elemento de noticias en tiempo real, haga clic en Acciones. 4. Seleccione la acción Crear nueva tarea y arrástrela a las acciones en la sección del publicador. Si no ve la acción Crear nueva tarea, verifique que la función Acciones en el publicador está activada en Configuración de en Configuración. 5. Haga clic en Guardar. La acción Crear nueva tarea se muestra en el menú desplegable en publicaciones de texto y contenido. Cuando un usuario crea una tarea desde una publicación, la tarea se muestra en la lista Mi tarea de la página de inicio del usuario. La acción Crear nueva tarea en publicaciones: Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para personalizar formatos de elementos de noticias en tiempo real de Personalizar aplicación Está disponible en publicaciones de texto y contenido, pero no en publicaciones generadas por el sistema como las actualizaciones de noticias en tiempo real supervisadas Puede personalizarse parcialmente. No es posible cambiar los campos, pero puede cambiar el formato de los campos. Genera una actualización que se muestra en las noticias en tiempo real del usuario 13

18 Modificaciones en el seguimiento de noticias en tiempo real en registros Modificaciones en el seguimiento de noticias en tiempo real en registros Descripción general del seguimiento de noticias en tiempo real Cuando activa objetos y campos para el seguimiento de noticias en tiempo real, las personas consultan actualizaciones de noticias en tiempo real de para objetos y cambios en los campos de registros que siguen. El seguimiento de noticias en tiempo real está disponible para objetos y campos. Puede configurar el seguimiento de noticias en tiempo real para los usuarios, grupos de, temas, objetos personalizados, objetos externos y los siguientes objetos estándar: cuentas, tipos de artículo, activos, campañas, casos, contactos, contratos, tableros, eventos, prospectos, oportunidades, productos, reportes, soluciones y tareas. Las reglas de y la seguridad a nivel de campo determinan la visibilidad de los cambios de registro en las noticias en tiempo real de. Debería poder ver un registro para ver los cambios de ese registro en las noticias en tiempo real. Tenga en cuenta las siguientes sugerencias de seguimiento de noticias en tiempo real: Estos objetos y campos se siguen de manera predeterminada: Cuenta: Nombre de la cuenta, Propietario de la cuenta Caso: Propietario del caso, Prioridad, Estado Grupo de : Permitir clientes, Descripción, Acceso del grupo, Cuerpo de información, Título de información, Nombre, Nombre del propietario Contacto: Nombre de la cuenta, Propietario del contacto, Nombre Prospecto: Propietario del prospecto, Estado del prospecto, Nombre Oportunidad: Importe, Fecha de cierre, Nombre de la oportunidad, Propietario de la oportunidad, Etapa Tema: Descripción (Description) Usuario: Acerca de mí, Dirección, , Gestor, Teléfono, Título Si se realiza un seguimiento de prospectos, pero no de cuentas, contactos u oportunidades, los usuarios no podrán seguir ni ver las actualizaciones relacionadas con las cuentas, contactos y oportunidades creadas durante la conversión de prospectos. En cuentas personales, seleccione los campos de cuenta que desee seguir. Puede seguir campos de cuenta, pero no campos de contacto. Por ejemplo, seleccione el campo de una cuenta para ver una publicación de cada vez que alguien cambie el de una cuenta personal. El seguimiento de noticias en tiempo real de eventos no incluye reuniones solicitadas. Cuando se confirma una reunión solicitada y se convierte en un evento, se puede incluir en las noticias en tiempo real. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition y Database.com Edition Los objetos de cuenta, caso, contacto, prospectos, oportunidad y usuarios no están disponibles en Database.com. Los objetos externos de Lightning Connect están disponibles en: Developer Edition y por un costo adicional en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition Para personalizar los campos de los que se ha realizado un seguimiento de las noticias en tiempo real: Personalizar aplicación Para ver la página de configuración del seguimiento de campos: Ver parámetros y configuración Mientras pueda seguir actividades y artículos de conocimiento en noticias en tiempo real de, el botón Seguir de la columna Acción de vistas de listas de artículos y actividades de conocimiento no está disponible. Si desactiva el seguimiento de noticias en tiempo real los usuarios ya no podrán seguir temas nuevos, pero seguirán con lo que seguían cuando el seguimiento de noticias estaba activado. Estos temas se restan del número máximo de personas, temas y registros que pueden seguir. Use la API de REST de para dejar de seguir temas cuando el seguimiento de noticias en tiempo real se haya desactivado. 14

19 Modificaciones en el seguimiento de noticias en tiempo real en registros Las actualizaciones de noticias en tiempo real seguidas con más de 45 días de antigüedad y sin votos a favor o comentarios, se eliminan automáticamente. Las actualizaciones de noticias en tiempo real con seguimiento dejan de mostrarse en las noticias. No obstante, si la auditoría está habilitada para un campo con seguimiento, el historial de auditoría para el campo sigue estando disponible. Para objetos externos: El seguimiento del historial del campo no está disponible para objetos externos. Si se elimina la fila de una tabla del sistema externo, no se eliminan las noticias en tiempo real de registro para el registro del objeto externo. Las noticias en tiempo real de registro no están disponibles para objetos externos de Lightning Connect que se asignan a fuentes de datos externas con gran volumen de datos. CONSULTE TAMBIÉN Activar Personalizar el seguimiento de noticias en tiempo real de 15

20 Modificaciones en el seguimiento de noticias en tiempo real en registros Personalizar el seguimiento de noticias en tiempo real de Cuando un administrador activa el seguimiento de noticias en tiempo real, los usuarios ven actualizaciones de objetos y registros que siguen en sus noticias en tiempo real de. Varios objetos y campos se siguen de forma predeterminada, pero lo administradores pueden continuar con la personalización del seguimiento de noticias en tiempo real para incluir o excluir objetos y campos específicos. Puede configurar el seguimiento de noticias en tiempo real para los usuarios, grupos de, temas, objetos personalizados, objetos externos y los siguientes objetos estándar: cuentas, tipos de artículo, activos, campañas, casos, contactos, contratos, tableros, eventos, prospectos, oportunidades, productos, reportes, soluciones y tareas. No se puede realizar el seguimiento de los siguientes tipos de campos estándar: Numeración automática, fórmula y campos de resumen Campos del sistema cifrados y de sólo lectura Campo Ingreso previsto en oportunidades Los campos Título de la solución y Detalles de la solución en las soluciones; estos campos sólo aparecen en organizaciones con las soluciones multilingües activadas. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Seguimiento de fuentes. 2. Seleccione un objeto. 3. Seleccione Activar seguimiento de noticias en tiempo real. Para ver esta casilla de verificación, debe tener los permisos de usuario necesarios. Haga clic en Restaurar valores predeterminados para restaurar la configuración del seguimiento de noticias en tiempo real de manera predeterminada para un objeto. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition y Database.com Edition Los objetos de cuenta, caso, contacto, prospectos, oportunidad y usuarios no están disponibles en Database.com. Los objetos externos de Lightning Connect están disponibles en: Developer Edition y por un costo adicional en: Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition 4. Seleccione hasta 20 campos para hacer un seguimiento. No puede seleccionar campos para los objetos externos o tipos de artículos. 5. Si tiene las acciones en el publicador activadas, verá la opción Todos los objetos relacionados. Seleccione esta casilla de verificación para mostrar los elementos de la noticia en tiempo real cuando se creen los objetos relacionados. 6. Haga clic en Guardar. CONSULTE TAMBIÉN Descripción general del seguimiento de noticias en tiempo real Para personalizar los campos de los que se ha realizado un seguimiento de las noticias en tiempo real: Personalizar aplicación Para ver la página de configuración del seguimiento de campos: Ver parámetros y configuración 16

21 Grupos de Grupos de Personalizar formatos de grupos de y el Publicador de grupos Personalice los formatos de grupos para agregar acciones al publicador de grupos, o bien personalice el formato para grupos en Salesforce1. Antes de que personalice el formato del grupo, revise las consideraciones vigentes. No puede personalizar el formato de un grupo específico. Los cambios que realice en el formato de grupos afectan a todos los grupos de su organización. Los grupos de muestran el formato de publicador global de forma predeterminada. Puede anular el formato de publicador global con un formato de publicador de grupos personalizado. Los cambios en el publicador de grupo (acciones y formato) se reflejan en todo el sitio de Salesforce y en la aplicación Salesforce1. Los grupos de clientes son una excepción. En grupos de que permiten clientes, el publicador solamente muestra acciones estándar, como Publicar, Archivar, Vincular y Consultar. A parte de los cambios en el publicador, los cambios de formato de grupos de solo afectan a la aplicación Salesforce1. Por ejemplo, si elimina la lista relacionada Archivos o un campo en la sección Detalles de grupos, esos cambios solo se muestran en Salesforce1. Disponible en las ediciones: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para personalizar formatos de grupo de : Personalizar aplicación Las acciones Agregar miembro y Agregar registro solo pueden incorporarse al formato del publicador de grupos. No es posible personalizar los campos y el formato de estas acciones. Del mismo modo, estas acciones no se muestran en grupos que permiten clientes y grupos de comunidades. La acción de grupo nuevo es una acción global rápida, pero no se incluye en el formato de publicador global de forma predeterminada. Puede agregarla al formato de publicador global, de grupo o específico de objeto. Al igual que ocurre con todas las acciones globales rápidas, puede cambiar los campos y el formato para la acción de grupo nuevo en la vista de lista de acciones globales de Configuración. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Grupos > Formatos de grupo. 2. Haga clic junto a Modificar junto al formato de grupo que desea personalizar o en Nuevo para crear un nuevo formato. 3. El formato de publicador, las secciones y los campos de esas secciones representan el formato de grupos. Desde la paleta de la parte superior de la página, arrastre y suelte campos, acciones y otros elementos de interfaz de usuario en las diferentes secciones para agregarlos al formato de grupos. Arrastre y suéltelos de nuevo en la paleta para eliminarlos del formato. Para personalizar las acciones del publicador en grupos de, haga clic en sobrescribir el formato de publicador global o en la sección Acciones rápidas en el publicador. Las acciones estándar para grupos (como Publicar, Archivar, Vincular, Consultar y Anuncio) se agregan automáticamente al publicador. Arrastre y suelte acciones entre la paleta y el formato de publicador para agregar, eliminar y cambiar el orden de las acciones. Para volver al formato de publicador global, pase el ratón sobre la sección Acciones rápidas en el publicador y haga clic en. Los cambios en la sección Acciones rápidas en el publicador aparecen en el sitio completo de Salesforce. Los cambios en la sección Acciones en la barra de acciones de Salesforce1 aparecen en Salesforce1. 4. Haga clic en Guardar para guardar el formato. 5. Opcionalmente, haga clic en Asignación de formato de página en la vista de lista de formato de grupo para asignar formatos de grupo por perfiles de usuario. Ejemplo: Pruebe estas personalizaciones para agregar más funciones a grupos de su organización: Agregue las acciones Anuncio, Agregar registro y Agregar miembro al publicador de grupos para permitir que los usuarios realicen estas acciones desde sus grupos. 17

22 Grupos de Agregue los campos Archivar y Desactivar archivado automático a la sección Detalles de grupo para permitir que los propietarios y gestores de grupos archiven, activen y configuren la archivación automática para grupos desde Salesforce1. Permitir a usuarios agregar registros a grupos de Configure grupos de para permitir que los miembros de grupos busquen y agreguen registros a grupos. La capacidad de agregar registros a grupos está activada de forma predeterminada, pero es necesario que configure el publicador de grupos antes de que los usuarios puedan utilizar esta función. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración. En la sección Grupos, verifique que Permitir registros en grupos está seleccionada. 2. Personalice el formato de grupos y agregue la acción Agregar registro al publicador de grupos. 3. Recomendamos que personalice los formatos de objetos para incluir la lista relacionada Grupos en las páginas de detalles de registros. Realice esta acción para todos los objetos estándar y personalizados de su organización que admitan relaciones grupo-registro. La lista Grupos permite a los usuarios ver la lista de grupos con los que está relacionado un registro. Es necesario tener algunos puntos en cuenta al agregar registros a grupos: Grupos que permiten a los clientes no admitir registros en grupos. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para activar registros en grupos de : Personalizar aplicación Los usuarios pueden agregar registros de cuentas, contactos, prospectos, oportunidades, contratos, campañas, casos y objetos personalizados a grupos. No se admiten otros objetos. Los usuarios deben tener permisos para acceder al registro así como al grupo. Los usuarios pueden agregar cualquier número de registros a un grupo. La incorporación de un registro a un grupo no afecta a las noticias en tiempo real del grupo, del registro o la visibilidad del registro (). No se crean elementos de noticias en tiempo real; solo aparece un mensaje de confirmación. El grupo no sigue el registro o viceversa. Solo los usuarios con los permisos necesarios, (a través de la licencia, el perfil, los conjuntos de permisos o las reglas de ) pueden ver los registros en un grupo. Por ejemplo, los usuarios de Free no ven ningún registro en los grupos. O bien, un usuario con permisos para ver cuentas y contactos no pueden ver ningún registro de casos en el grupo. Esto significa a veces que los usuarios ven menos registros que el conteo real indicado en la lista de registros de grupos. 18

23 Grupos de Los registros pueden agregarse a grupos utilizando la API SOAP de Salesforce o la API REST de. Las relaciones grupo-registro se almacenan en el objeto CollaborationGroupRecord. Deshabilitar registros en grupos de La capacidad de agregar registros a grupos está activada de forma predeterminada. Para desactivarla: 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración. 2. En la sección Grupos, anule la selección de Permitir registros en grupos. 3. Haga clic en Guardar. La desactivación de esta opción oculta la lista Registros de grupo en la página de detalles de grupo y oculta la acción Agregar registro del publicador de grupos. Los usuarios ya no pueden agregar registros existentes a grupos, pero pueden crear registros si otras acciones del publicador de grupos lo permiten. Si vuelve a activar la función, no necesitará agregar la acción Agregar registro al diseño del publicador de grupos de nuevo. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para activar o desactivar registros en grupos de : Personalizar aplicación Activar grupos sin registrar de Active grupos sin registrar para su organización para permitir a los usuarios colaborar con mayor privacidad en. Los grupos sin registrar ofrecen más privacidad en comparación con grupos privados. Solo los miembros y usuarios de grupos con el permiso "Gestionar grupos sin registrar" pueden acceder a grupos sin registrar en vistas de lista, noticias en tiempo real y resultados de búsqueda. De forma predeterminada, los grupos sin registrar no están activados para su organización. Antes de activar esta función en su organización, asegúrese de revisar las limitaciones de esta función. 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración. 2. Haga clic en Modificar (Edit). 3. Seleccione Activar grupos sin registrar. Aparece un mensaje con información importante acerca de la activación de grupos sin registrar en su organización. 4. En el mensaje destacado, seleccione la casilla de verificación junto a Deseo activar grupos sin registrar y comprendo que debo actualizar el código Apex/Visualforce en mi organización. 5. Haga clic en Guardar. Disponible en: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition y Developer Edition Para activar permisos para perfiles: Personalizar aplicación Cualquier usuario puede crear un grupo sin registrar. A diferencia de los grupos privados, los usuarios con el permiso "Ver todos los datos" o "Modificar todos los datos" no pueden ver o actualizar grupos sin registrar salvo que sean miembros. Para permitir a los no miembros ver y modificar grupos sin registrar, asígneles el permiso "Gestionar grupos sin registrar" a través de su perfil o un conjunto de permisos. 19

24 Grupos de Limitaciones de grupos sin registrar Tenga en cuenta las limitaciones de los grupos sin registrar antes de decidir activarlos en su organización. Para administradores Solo los usuarios con el permiso Gestionar grupos sin registrar pueden can acceder o modificar grupos sin registrar y sus archivos junto con el contenido de las noticias en tiempo real sin pertenecer a ellos. Los usuarios con el permiso Modificar todos los datos no pueden eliminar el contenido de las noticias en tiempo real de grupos sin registrar, a no ser que sean miembros de los grupos. Disponible en: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition y Developer Edition Los usuarios con el permiso Exportación de datos pueden exportar todos los datos de y ver los datos y comentarios exportados de cualquier grupo, independientemente de si cuentan con el permiso Gestionar grupos sin registrar. No puede otorgar el permiso Gestionar grupos sin registrar a usuarios con esos perfiles de : Externo, Portal de gran volumen o Portal de cliente de gran volumen. Los grupos sin registrar se incluyen en el límite de grupo del usuario pero no aparecen en la lista Grupos en la página de perfil de un usuario a menos que la persona que está viendo la lista sea miembro de esos grupos o tenga permiso para gestionar grupos sin registrar. Cuando los grupos sin registrar están ocultos, el conteo que aparece junto a la lista Grupos podría no ser preciso, dependiendo de los permisos de la persona que está visualizando la lista. Para desarrolladores El código Apex se ejecuta en el modo sistema, lo que significa que los permisos del usuario actual no se tienen en cuenta. Estas limitaciones tienen influencias para páginas no escritas en Apex. Las páginas de Visualforce que muestran grupos podrían exponer grupos sin registrar a usuarios que no son miembros. Como el modo de sistema ignora los permisos del usuario, todos los usuarios que acceden a una página de Visualforce que muestra un grupo sin registrar pueden actuar como un propietario de ese grupo. Las aplicaciones de AppExchange que están escritas en Apex y acceden a todos los grupos expondrán grupos sin registrar para usuarios que no son miembro. Para limitar y gestionar el acceso a los grupos sin registrar en su organización: Filtre explícitamente grupos sin registrar desde consultas de SOQL en todo el código Apex. Utilice conjuntos de permisos, permisos a nivel de perfil y comprobaciones de en su código para limitar el acceso a grupos sin registrar. Utilice desencadenadores de Apex en el objeto CollaborationGroup para monitorear y gestionar la creación de grupos sin registrar. En Configuración, vaya a > Grupos > Desencadenadores de grupos para agregar desencadenadores. CONSULTE TAMBIÉN Activar grupos sin registrar de 20

25 Grupos de Activar o desactivar el archivado de grupos de El archivado de grupos se activa de forma predeterminada para su organización y los grupos sin nuevas publicaciones de noticias en tiempo real o comentarios durante 90 días consecutivos se archivan automáticamente. Cuando se activa el archivado de grupos: La actividad de noticias en tiempo real se revisa semanalmente. Si un grupo no tiene nuevas publicaciones de noticias en tiempo real o comentarios durante 90 días consecutivos, se archiva automáticamente. Mencionar un grupo no cuenta como actividad de noticias en tiempo real y no retrasa el archivado de grupo. Los propietarios y administradores de grupos pueden archivar, activar o modificar los ajustes automáticos de archivado de sus grupos. Los usuarios con el permiso Modificar todos los datos puede realizar estas acciones en cualquier grupo. En la aplicación Salesforce1, la capacidad de archivar, configurar el archivado automático y activar grupos no está disponible de forma predeterminada. Para activar esa función, personalice el formato del grupo y agregue los campos necesarios. Disponible en las ediciones: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition Para activar o desactivar el archivado de grupos de : Personalizar aplicación Los grupos archivados que posea o gestione o los que pertenezca aparecen en el filtro Mis grupos archivados de la ficha Grupos. Para buscar otros grupos archivados en su organización puede usar la búsqueda global, ejecutar un reporte o usar la API de Salesforce y consultar el campo isarchived en el registro CollaborationGroup. El valor del campo es verdadero para grupos archivados. Puede cambiar los ajustes de archivado automático solo a nivel de grupo individual, en la página de configuración de grupo. Para cambiar los ajustes de archivado para múltiples grupos a la vez, use la API de Salesforce. Los grupos archivados se tienen en cuenta en los límites de grupo de su organización (10.000), pero no en los límites de pertenencia de grupo de un usuario (100). Si necesita más tiempo para preparar su organización para grupos archivados, desactive el archivado de grupos. Para desactivar o volver a activar el archivado de grupo: 1. En Configuración, haga clic en Personalizar > > Configuración y haga clic en Modificar. 2. En Configuración de grupo de, cancele la selección de Permitir archivado de grupo para desactivar el archivado de grupos, o si está activando de nuevo la función, seleccione esa opción. 3. Haga clic en Guardar (Save). Si desactiva el archivado de grupos, evita el archivado automático y manual de los grupos, pero los grupos archivados previamente no se activan. Los propietarios del grupo, los administradores del grupo o los usuarios con le permiso "Modificar todos los datos" pueden activar grupos archivados en cualquier momento, incluso después de desactivar el archivado de grupos. Se puede impedir que un usuario cree grupos de? En caso de haber usuarios que no deben crear grupos, puede impedir que lo hagan. La posibilidad de crear grupos (públicos, privados o sin registrar) se controla mediante el permiso Crear y poseer nuevos grupos de. El permiso está habilitado de forma predeterminada y los administradores pueden deshabilitarlo en los perfiles de los usuarios correspondientes. Si un administrador deshabilita este permiso, el usuario ya no puede crear ni ser designado como propietario de nuevos grupos de. Si el usuario ya es propietario de algún grupo, la propiedad no se revoca. Disponible en: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition y Developer Edition 21