Aplica para todos los documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Instituto Tecnológico.

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Propósito Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros y establecer un control de los documentos del Sistema Integral de gestión del Instituto Tecnológico; 2. Alcance Aplica para todos los documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Instituto Tecnológico. 3. Políticas de operación 3.1 El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros es responsabilidad del usuario de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los registros de calidad y lo descrito en el apartado 7 de cada uno de los procedimientos; Se consideran documentos vigentes y controlados los documentos del SIG que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión; Los documentos impresos deben contener la siguiente leyenda: Toda copia en cualquier medio, es un Documento No Controlado distinto a lo declarado en el portal a excepción del original. 3.2 El notifica a través del Portal del SIG del Instituto los cambios y correcciones que se hagan a los Controlados e informa a los responsables de los procesos. 3.3 Los documentos de origen externo son identificados por su nombre, código y fecha de emisión, se vinculan a su página web de origen a través del portal del SIG en el Instituto. 3.4 Es responsabilidad del del Instituto actualizar la lista maestra de documentos controlados. 3.5 Los documentos serán revisados y autorizados conforme a la siguiente tabla:

2 Página 2 de 7 Tipo de Documento Elabora Revisa Autoriza Manual de SGI Coordinador del SGI Director Director de Programas de Innovación y Calidad (TNM) Procedimientos Coordinador del SGI Subdirector de Director(a) Gobernadores. Planeación Procedimientos Responsable del área Subdirector(a) según Director(a) Operativos. según proceso proceso Formatos sin procedimiento Responsable del área según proceso Subdirector(a) según proceso Director(a) Formatos anexos a un procedimiento Se considerarán los mismos que el procedimiento al que pertenece el formato, sin que sea necesario que aparezca el cuadro de control de emisión Instructivo de Trabajo. Responsable del área según proceso Subdirector(a) Según proceso Director(a) CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ M.A. Rigoberto Reyes Vzla. M.A. Rigoberto Reyes Vzla. Coordinador del SGI Dr. Rafael García Martínez Director Firma: Firma: Firma: 12 Abril Abril Abril 2016

3 Página 3 de Diagrama del procedimiento. Elaborador de. Responsables de Revisar y Autorizar. Usuario Inicio Elabora 1 Revisa 2 NO Es Correcto? SI 3 Firma de revisado 4 5 Autoriza documento Identifica Cambios y Número de Revisión. 6 Publica Documentación e informa a los responsables de los procesos 7 Consulta y aplica documentación publicada en el portal Término

4 Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 5.1 Elabora 5.2 Firma de revisado 5.3 Revisa 5. 4 Identifica Cambios y Número de Revisión Detecta necesidad de emitir un nuevo documento, define el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar Elabora Documento conforme al instructivo de trabajo para elaborar documentos IT-SIG-IT Asigna código y número de revisión al documento, fecha de revisión. (Ver Anexo 9 y Tabla de asignación de códigos) Para realizar cambios a los documentos, los responsables de los procedimientos deberán utilizar el formato ITVY-SIG-RC-014, Instructivo para cambios en los documentos del SIG Firma documento en el campo correspondiente de Revisado Recibe documento impreso y en formato electrónico editable. Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables Los documentos deben ser revisados de acuerdo a la Tabla de aprobación y autorización de documentos. SI es correcto pasa a la etapa 5.4, se turna el documento con un oficio al CD, informando que el docto cumple con las especificaciones aplicables. NO es correcto regresa a la etapa El recibe la documentación revisada y en formato electrónico editable y verifica cambios, número de revisión, códigos, denominaciones, fechas de elaboración (ver anexo 9). SI es correcto pasa a la etapa 5.5 No es correcto regresa a la etapa 5.3 Elaborador de documento. Responsable de Revisar (Ver Política 3.5) CSGI 5.5 Autoriza documentos Autoriza documento y firma en el campo correspondiente Responsable de Autorizar (Ver Política 3.5)

5 Página 5 de 7 Secuencia de etapas Actividad Una vez autorizados los cambios, se registran en el formato: Bitácora de Cambios ITVY-SIG-PG Responsable CID 5.7- Publica documentación e informa a los responsables de los procesos 5.8. Consulta y aplica documentación publicada en el portal Da de alta en el portal institucional los actualizados una vez autorizados y los registra en la lista maestra de documentos y los formatos en la lista para control de registros de Sistema Integral de Gestión Difunde a través del portal Institucional la disponibilidad de la documentación incluyendo formatos y su fecha de aplicación, e informa a los responsables de los procesos Pedirá al usuario firme la lista para control de instalación de archivos electrónicos del SIG En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento o que no pertenezcan a uno en particular debe entregarlos con sus respectivos instructivos de llenado y en formato electrónico editable para que puedan ser requisitados por el usuario El usuario consultara en el portal institucional la documentación del Sistema de Gestión Integral para su aplicación. Controlador(a) de Usuario 6. de referencia DOCUMENTO Norma para el Sistema de Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamento y vocabulario. ISO 9000:2005 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Norma para el Sistema de Gestión Integral de Gestión - Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC , 2,3, : , : , :2011 Instructivo para elaborar documentos del SGC ITVY-SGC-IT-01

6 Página 6 de 7 7. Registros Registros Tiempo de Retención Responsable de conservarlo Código de registro Instructivo para cambios en los documentos del SIG Hasta la siguiente modificación. documentos ITVY-SIG-RC-014 Tabla de Asignación de Códigos para del SIG. Hasta la siguiente modificación documentos ITVY-SIG-RC-015 Tabla de Aprobación y Autorización de. Lista para el Control de Instalación de Electrónicos. Hasta nueva actualización Permanente Usuario de los registros de Sistema Integral de Gestión Formato Bitácora de Cambios Permanente ITVY-SIG-RC-016 ITVY-SIG-PG ITVY-SIG-PG Glosario Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la Sistema Integral de Gestión de los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema Integral de Gestión y que no fue elaborado de manera interna en el Tecnológico Ej.: Ley Federal del Trabajo. Documento Interno Controlado: Documento del Sistema Integral de Gestión. Lista Maestra de Controlados: Registro de Sistema Integral de Gestión en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema Integral de Gestión. Lenguaje Incluyente: Se utiliza para dirigirse a la amplia diversidad de identidades culturales refiriendo con ello a la igualdad, la dignidad y el respeto que merecen todas la personas sin importar su condición humana sin marcar una diferencia en la representación social de la población Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Lenguaje Incluyente: Se utiliza para dirigirse a la amplia diversidad de identidades culturales refiriendo con ello a la igualdad, la dignidad y el respeto que merecen todas la personas sin importar su condición humana sin marcar una diferencia en la representación social de la población

7 Página 7 de 7 9. Anexos 9.1 Instructivo para cambios en los documentos del SIG. ITVY-SIG-RC Tabla de asignación de códigos para documentos del SIG. ITVY-SIG-RC Tabla de aprobación y autorización de documentos. ITVY-SIG-RC Formato para el control de instalación de documentos electrónicos ITVY-SIG-PG Instructivo de trabajo para elaborar procedimientos. ITVY-SIG-IT Formato Bitácora de cambios ITVY-SIG-PG Cambios a esta versión Número de revisión. Fecha de actualización. Descripción del cambio. 1 Abril 2016 A partir de la fecha el Instituto Tecnológico, integra sus sistemas de gestión basado en las normas ISO 9001:2008 4,2,3, : , : , :2011