PRACTICA COMPUTACIONAL Planilla de Cálculo EXCEL. Manejo de Datos. Ordenar, AutoFiltro, Filtros avanzados.

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1 Prof: Leopoldo Meza H., Eduardo Meza H. & Roberto Pereira R. PRACTICA COMPUTACIONAL Planilla de Cálculo EXCEL Tema: Manejo de Datos. Ordenar, AutoFiltro, Filtros avanzados. INTRODUCCION Una característica muy apreciada de Excel esta referida al manejo de grandes volúmenes de datos. Para realizar un eficiente manejo de datos se requiere que estos estén organizados en una forma que permita manipularlos con eficiencia. Una adecuada estructura de los datos implica, como mínimo, la existencia de un área de encabezados (donde aparecen los identificadores o nombres de los datos) y un área de valores, donde aparecen números o textos (los datos propiamente tal). La siguiente imagen muestra parte de una planilla donde se destacan ambas áreas... Área de encabezado Área de valores (datos) Observe que cada columna de valores esta encabezada por el nombre de los datos. Aquí, la primera fila es el área de encabezados y desde la fila 2 comienza el área de valores. Observe además que la disposición de los datos es Por fila, es decir, cada fila representa una transacción. Así por ejemplo, la fila 2, contiene valores que dan cuenta de la FACTURA 11560, de fecha , de la compañía ASEOTOTAL (cuyo CODIGO es 101), por un valor NETO de 90469, un IVA de y un TOTAL de Se dice que cada fila es un REGISTRO. Operaciones sobre estructuras de datos. En Excel, con datos organizados como muestra la figura anterior, es posible realizar operaciones de mucha utilidad. En esta guía veremos como ordenar los datos y como seleccionar o filtrar datos bajo algún criterio... Preparación de los datos Acción # 1. Transcriba la siguiente planilla de datos. Acción # 2. Complete la columna IVA (corresponde al 19% del valor NETO) y la columna TOTAL (corresponde a la suma de NETO mas IVA). Use celdas absolutas para el porcentaje del Iva.

2 2 Acción # 3. Aplique formatos... Encabezados, ennegrecidos y centrados Números de las columnas NETO, IVA y TOTAL, en formato moneda sin decimales. Aplique bordes, similar a la imagen. ORDENAMIENTO Ordenar significa cambiar la ubicación de los datos para que éstos queden dispuestos en una jerarquía determinada. El ordenamiento depende del tipo de dato, pudiendo ser alfabético, numérico o cronológico y la jerarquía puede ser ascendente o descendente. Puesto que los datos se describen por filas, un correcto ordenamiento de los datos implica mover registros. Para que un conjunto de datos (como los anteriores) quede correctamente ordenado debemos establecer lo siguiente: La columna que queremos ordenar (o la secuencia de columnas que queremos ordenar). Como queremos que se ordene(n) (ascendente o descendentemente) A cambio esperamos que el ordenamiento no solo afecte a la columna que vamos ordenar, sino que a la fila completa donde se encuentra el dato. A continuación ordenaremos los datos para verlos ascendentemente por el nombre de la compañía y, si la compañía se repite, descendentemente por la columna TOTAL Acción # 4. Acción # 5. Aparece la ventana Ordenar... Con el cursor detenido en cualquier celda de la columna COMPAÑÍA... Desde el Menú Datos, seleccione la opción Ordenar. Desde esta ventana es posible establecer la secuencia en que se ordenaran las columnas. Luego establecer la jerarquía del ordenamiento. Observe que todos los datos involucrados en el ordenamiento han sido automáticamente seleccionados por Excel. (Esto se debe a que Excel es capaz de detectar el conjunto de columnas que constituyen los datos haciendo la selección de todas ellas) encabezado.) Observe además que Excel ha excluido de la selección la fila de los encabezados. Es decir, para Excel, la primera fila de los datos constituye, por defecto, el área de encabezados. (Sin embargo, si esta exclusión no fuera deseada, puede incluirse esta fila indicándole a Excel que la lista NO tiene Acción # 6. Acción # 7. Acción # 8. Complete la ventana ordenar, seleccionando desde la lista desplegable Luego por, la columna TOTAL. Seleccione la opción Descendente. De clic en el botón Aceptar. Los datos deben aparecer ordenados como en la siguiente imagen...

3 3 Observe que en el caso de empresas repetidas, los totales quedaron ordenados descendentemente... SELECCIÓN DE DATOS O FILTROS Otra circunstancia usual al trabajar con volúmenes de datos, es la necesidad de seleccionar un grupo de ellos que cumplan un determinado criterio. Por ejemplo. Mostrar solo aquellas facturas de la compañía LOCE. Mostrar aquellas facturas cuyas fechas estén entre el y el Mostrar aquellas facturas cuyo monto TOTAL sea superior a $ U otros filtros que involucren más de una columna. Por ejemplo, Mostrar solo aquellas facturas de la compañía ASEOTOTAL cuyo NETO sea menor que $ Para hacer una correcta selección de datos es necesario establecer con claridad el criterio con el cual se van a discriminar los datos. Sobre este aspecto es donde debemos focalizar nuestro esfuerzo. Excel nos proporciona dos tipos de filtros. Autofiltros y filtros avanzados. Los que veremos a continuación... Autofiltros En este tipo de filtro Excel nos proporciona una gran ayuda automatizando una buena parte del proceso de establecer los criterios del filtro. Veamos como opera... Acción # 9. Acción # 10. Con el cursos detenido en alguna celda que contenga datos... Desde el Menú Datos seleccione la opción Filtro y luego Autofiltro Observe que junto a cada encabezado de columna aparece un botón tipo lista desplegable... como muestra la siguiente figura... Acción # 11. Despliegue la lista correspondiente al encabezado COMPAÑÍA...

4 4 Observe que aparecen todos los valores posibles que contiene esta columna... Acción # 12. Desde la lista de valores, de clic (o seleccione) el valor LOCE Vera los datos como en la siguiente imagen... Observe que el botón de la lista aparece en color azul, mostrándonos que en esta columna se esta aplicando un criterio de selección. Observe además, que la secuencia numérica de las filas aparece interrumpida, es decir Excel ha ocultado aquellas filas que no cumplen con el criterio especificado. Excel muestra solo aquellas facturas correspondiente a la compañía LOCE. Al seleccionar un valor de la lista COMPAÑÍA, Excel aplica el criterio de igualdad. Es decir Excel aplica el criterio COMPAÑÍA= LOCE Quitar un filtro Veamos como quitar un filtro... Acción # 13. Acción # 14. Despliegue la lista de valores del encabezado COMPAÑÍA Seleccione el valor (Todas) El filtro queda desactivado volviendo a mostrarse todas las filas... En resumen, para aplicar un criterio de igualdad, basta seleccionar el valor correspondiente desde la columna donde nos interesa aplicar el filtro. Criterios de comparación Veamos como construir un filtro con un criterio de selección más complejo... Supongamos que queremos que se muestre todas aquellas facturas con fecha entre el y el Puesto que es un criterio que afecta a la columna fecha... Acción # 15. Despliegue la lista correspondiente al encabezado FECHA... Acción # 16. Seleccione la opción (Personalizar...) Aparece la ventana Autofiltro personalizado Desde esta ventana es posible especificar criterios de selección diferentes al de la igualdad incluyendo la posibilidad de establecer criterios del tipo Y y O. Despliegue la lista de criterios para ver todas las posibilidades que ofrece. Acción # 17. Acción # 18. Complete esta ventana tal como muestra la figura... De clic en el botón Aceptar Verá las facturas correspondientes al mes de octubre.

5 5 Acción # 19. Seleccione el valor (Todas) Autofiltro (Diez mejores ) La opción (Diez mejores ) nos permite filtrar para obtener un porcentaje superior o inferior de los registros, por ejemplo, obtener el 15% con el mayor valor de la columna TOTAL. También, podemos obtener un número de registros que sean los superiores o inferiores, por ejemplo, lo 4 registros con el menor valor de la columna TOTAL. Suponga que queremos obtener los registros que correspondan al 15% con el mayor valor de la columna TOTAL. Acción # 20. Acción # 21. Acción # 22. Haga clic en para desplegar la lista correspondiente al encabezado TOTAL... En la lista que se despliega, haga clic en (Diez mejores ) Se muestra la ventana Autofiltro de las diez mejores. Como debemos obtener el 15% con el mayor valor TOTAL, complete según la siguiente imagen y haga clic en Aceptar. El resultado del autofiltro es: Acción # 23. Haga clic en el símbolo de la celda TOTAL y seleccione el valor (Todas) Otro Autofiltro (Diez mejores ) Suponga que queremos obtener solo 4 registros con el menor valor de la columna TOTAL. Acción # 24. Acción # 25. Haga clic en el símbolo de la celda TOTAL, en la lista que se despliega, haga clic en (Diez mejores ) Se muestra la ventana Autofiltro de las diez mejores. Como debemos obtener 4 registros con el menor valor de TOTAL, complete según la siguiente imagen y haga clic en Aceptar.

6 6 El resultado del autofiltro es: TAREA Usando lo explicado anteriormente construya los siguientes filtros Mostrar aquellas facturas cuyo monto TOTAL sea superior a $ Mostrar aquellas facturas de la compañía ASEOTOTAL cuyo NETO sea menor que $ Mostrar aquellas facturas del mes de octubre de las compañías ASEOTOTAL o AEREO- CARGO, cuyo NETO sea inferior a $ Mostrar los registros que correspondan al 5%con el menor valor de IVA. Quitar autofiltros. Concluyamos la sesión de autofiltros... Acción # 26. Desde el Menú Datos, Filtro, de clic en la opción Autofiltro Los autofiltros se han desactivado. OBSERVACION Seguramente visualiza la potencialidad de los autofiltros. Con ellos resolverá gran parte de los problemas relativos a filtrar datos. Sin embargo, estos presentan tres desventajas... Puesto que los autofiltros ocultan filas, hacer operaciones sobre los datos filtrados puede ser engorroso o llevarnos a cometer graves errores. (Por ejemplo, copiar una formula sobre datos filtrados). No obstante que es posible copiar datos desde un filtro activo, la operación conlleva algún riesgo. Es decir, pudiera ser deseable obtener separadamente el resultado de un autofiltro. (Por ejemplo en otra hoja) No es posible realizar una operación O lógica sobre dos columnas diferentes. (Por ejemplo: mostrar todas las facturas de octubre o aquellas cuyo monto TOTAL sea superior a $ ). FILTROS AVANZADOS Excel provee mediante filtros avanzados la solución a las desventajas mostradas antes. Los filtros avanzados son filtros totalmente manuales. Es decir, totalmente especificados por el usuario. En esta modalidad, los criterios de selección deben ser especificados en celdas aparte de los datos. Además se debe especificar el destino del filtro, es decir, indicar en que celdas queremos que se muestren los resultados del filtro. En consecuencia, en un filtro avanzado, debemos especificar Rango de datos (los datos a filtrar). Rango de criterios (los criterios que se aplicaran a los datos) Destino del resultado (celda inicial del resultado del filtro) Resolveremos con filtros avanzados los mismos filtros que vimos en la sección de Autofiltros... Primer filtro. Mostrar todas las facturas de la compañía LOCE. Especificación de criterios. Acción # 27. Acción # 28. En la celda A18, escriba COMPAÑÍA (el encabezado de la columna a filtrar) En la celda A19, escriba LOCE (el valor por el cual queremos filtrar) Su hoja se debe ver similar a la siguiente imagen...

7 7 Con esto, hemos establecido los criterios en el rango A18:A19. Dejemos inmediatamente establecido que queremos los resultados a partir de la celda A21 Construcción del filtro avanzado Acción # 29. Acción # 30. Con el cursor detenido dentro de alguna celda de datos... Desde el Menú Datos, Filtro, seleccione la opción Filtro Avanzado... Aparece la ventana Filtro Avanzado Desde aquí se especifican las características del filtro avanzado... En el cuadro Acción se especifica si el resultado del filtro opera igual que un autofiltro, es decir, sin moverla a otro lugar o, copiándola a otro lugar. Rango de la lista, es el rango donde se encuentran los datos. Rango de criterios, es el rango donde hemos establecidos los criterios. Copiar a, es la celda inicial donde queremos el resultado del filtro. Acción # 31. Acción # 32. Complete la ventana tal como se muestra en la figura anterior. Bajo el cuadro Acción, activar Copiar a otro lugar En rango de lista (Si no aparece), debe especificar el rango de los datos. En rango de criterios, debe especificar el rango donde se encuentran los criterios. En copiar a escriba A21 De clic en el botón Aceptar En la celda A21 debe aparecer el filtro de forma similar a la figura siguiente... Veamos un filtro más complejo. Mostrar aquellas facturas de la compañía ASEOTOTAL cuyo NETO sea menor que $ En este caso, son dos criterios: COMPAÑIA debe ser ASEOTOTAL NETO debe ser menor que (<100000)

8 8 Acción # 33. Acción # 34. Acción # 35. En la celda A25 escriba COMPAÑÍA En la celda B25 escriba NETO En la celda A26 escriba ASEOTOTAL Acción # 36. En la celda B26 escriba < Debe aparecer similar a la siguiente figura... Observe que hemos colocado los dos criterios en forma adjunta. Esta forma le indica a Excel que el criterio es del tipo Y lógico, es decir Compañía igual a Aseototal Y Neto menor que Mas adelante veremos que el O lógico se escribe hacia abajo... Escritos los criterios corresponde activar el filtro. Digamos que dejaremos el resultado a partir de la celda A28. Acción # 37. Acción # 38. Con el cursor detenido dentro de alguna celda de datos... Desde el Menú Datos, Filtro, seleccione la opción Filtro Avanzado... Aparece la ventana Filtro Avanzado... Acción # 39. Acción # 40. Complete según la imagen superior... De clic en el botón Aceptar Debe obtener un resultado similar al siguiente... Veamos ahora un filtro que involucra un O lógico. Mostrar aquellas facturas de las compañías ASEOTOTAL o AEROCARGO La siguiente imagen muestra los criterios y el resultado que debe obtener.

9 9 Observe que el O lógico se especifica escribiendo en celdas hacia abajo bajo el encabezado correspondiente. Acción # 41. Construya el filtro avanzado según las especificaciones anteriores Finalmente veamos ahora un filtro más complejo que no es susceptible de hacer mediante autofiltros Mostrar aquellas facturas de las compañías ASEOTOTAL o aquellas cuyo TOTAL es superior a $ La siguiente imagen muestra como debe construirse el rango de criterios... Lo que Excel lee como criterio es lo siguiente: COMPAÑÍA debe ser ASEOTOTAL y TOTAL con cualquier valor O COMPAÑÍA con cualquier valor y TOTAL mayor que Es decir, hacia el lado se lee como Y lógico y hacia abajo se lee como O lógico... Acción # 42. Construya el filtro avanzado según las especificaciones anteriores La próxima sesión haremos ejercicios de filtros... Acción # 43. Grabe y cierre Excel