MÓDULO: PRESENTACIONES EFECTIVAS LECCIÓN 2: HABILIDADES DE COMUNICACIÓN Y ORATORIA

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1 PLAN DE LECCIÓN MÓDULO: PRESENTACIONES EFECTIVAS LECCIÓN 2: HABILIDADES DE COMUNICACIÓN Y ORATORIA Tiempo sugerido: Propósito: Objetivos: Guía general: Recomendación: Materiales: Recuerde: 1 hora y 30 minutos Proporcionar a los participantes, algunos elementos que los ayuden a mejorar sus habilidades personales para comunicarse eficazmente en una presentación de capacitación. Al finalizar esta lección, el participante será capaz de: 1. Describir la función de un instructor/facilitador en un curso de capacitación. 2. Describir por lo menos ocho puntos claves de comunicación y oratoria que deben considerarse para ser un buen instructor. 3. Realizar una presentación de cinco a siete minutos de duración, considerando los aspectos tratados en esta lección. Recuerde que los participantes son adultos. Use el principio de guiar a través del descubrimiento individual. Mucho de lo presentado no será nuevo para ellos. Solo se necesitará organizarse y ubicarse en el contexto de la capacitación. Practique sus conocimientos completando la sección correspondiente en el Manual del participante y la evaluación. Esta lección trata sobre la preparación de una presentación. Es fácil desviarse y excederse del tiempo. Los ejercicios deben ser cortos y dentro del tema. No les quite tiempo a los participantes, lo necesitan para preparar su primera presentación. Manual del participante, Plan de lección, ayudas visuales, materiales de distribución, evaluación, papelógrafo y marcadores. Los textos que en el Plan de lección aparecen en un recuadro rojo también figuran en las ayudas visuales. Los textos tramados en color gris se encuentran también en el Manual del participante. 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Presentación del instructor y del asistente Presentación de la lección Presentación de los objetivos. Plan de lección - 20-

2 MP 15 AV 2 Objetivos Al finalizar esta lección el participante será capaz de: 1. Describir la función del instructor/facilitador en un curso de capacitación. 2. Describir por lo menos ocho puntos claves de comunicación y oratoria que deben considerarse para ser un buen instructor. 3. Realizar una presentación de cinco a siete minutos de duración, considerando los aspectos tratados en esta lección. Los dos primeros objetivos los desarrollaremos juntos, el tercero lo lograrán ustedes a través de la primera presentación. 2. DESARROLLO 2.1. Función de un instructor. Promover la asociación forzada, una variante de la lluvia de ideas, para lograr la mayor cantidad de asociaciones con la palabra instructor. Pueden aparecer las siguientes palabras: - motiva - guía - modera - entretiene - persuade - sugiere - lidera A continuación se destacan las coincidencias con la definición que se presenta en el Taller. AV 3 La función del instructor es contribuir al aprendizaje a través de un proceso simple, productivo y bien enfocado. Ello comprende la responsabilidad de preparar y presentar, en forma amena y participativa, los conocimientos, destrezas y habilidades requeridas para la capacitación Comunicación y oratoria MP 16 AV 4 Comunicación: intercambio de entendimiento entre dos o más personas. La comunicación es bidireccional. Las percepciones del receptor, y no las intenciones del emisor, son las que gobiernan la comunicación. MP 16 AV 5 Oratoria: arte de expresarse con propiedad, deleitar, persuadir, conmover y convencer con las palabras. El instructor debe tener presentes los siguientes aspectos básicos: - Preparar los materiales con suficiente antelación. Plan de lección - 21-

3 - Hacer la práctica de la presentación en voz alta y utilizando las ayudas. - Asegurarse el dominio del tema. - Tener pleno convencimiento de los conceptos que transmitirá. - Mantener sus notas "limpias"; puede complicarse si ha subrayado o destacado mucho texto. Señalar solamente los puntos claves. - Aún estando bien preparado es normal estar nervioso antes de comenzar la presentación. - No apresurarse, tomarse su tiempo antes de hablar, hacer pausas, también el auditorio lo hace para escuchar. - Mostrar disposición para escuchar preguntas y responderlas; recibir aportes y aprender. - Estar preparado para reconocer limitaciones y decir "no sé" y, si es pertinente, prometer averiguarlo y cumplir Puntos claves para una buena presentación Para cumplir este papel, el instructor debe desarrollar aptitudes personales y profesionales, a través del estudio y la práctica. Enfrentado al desafío de hacer una presentación oral ante un grupo, debe tener en cuenta algunos puntos, que se han agrupado en preparación y presentación. Predique con el ejemplo. Aplique en esta presentación lo que está enseñando AV 6 Preparación Para lograr la comunicación deseada es indispensable preparar la presentación contemplando los siguientes puntos claves: Propósito: tener claro el porqué se hará la presentación, escribirlo y desarrollar el resto del plan tomando en cuenta este propósito. Contenido: deberá corresponder al propósito, ser conocido y aceptablemente dominado por el facilitador. Deberá seguir un Plan de lección que contenga los puntos principales de los contenidos; ordene el uso de ayudas e indique el momento y desarrollo de los ejercicios que ejemplifiquen y sirvan para practicar. Plan de lección - 22-

4 Materiales de apoyo: que sustenten el contenido. Ayudas visuales que ilustren, grafiquen, simplifiquen o lo complementen, ordenadas en la secuencia apropiada. Información bibliográfica seleccionada. Documentos de referencia apropiados. Tiempo: El tiempo debe establecerse con base en reiteradas prácticas, hasta lograr el parámetro establecido según los objetivos, contenidos, método, ayudas, materiales y equipos, el auditorio y otras variables. Instalaciones y equipos: elegir las instalaciones y equipos adecuados según el tema, el tipo de ayudas, ejercicios y prácticas. Disponer la ubicación y arreglos adecuados. Conocer y practicar el manejo de los equipos y saber resolver los problemas más comunes Atuendo: elegir un atuendo adecuado al lugar, tema y, sobre todo, al público. Práctica: ensayar la presentación utilizando los materiales y ajustando el tiempo. Aplique lo que está enseñando AV 7 Presentación Durante la presentación es indispensable siguientes puntos claves: observar los Actitud: positiva. Visualizar una presentación exitosa. Demostrar que se encuentra a gusto y dispuesto a pasar un excelente momento. Energía: desarrollar la presentación sin que decaiga. Desplazarse con seguridad y enfatizar con firmeza, sin ser frenético. Estilo: natural, relajado, amable, cordial. Crear un ambiente de confianza que invite a la participación. Dinamismo: alternar los movimientos; sentarse, pasearse, detenerse, usar el podio, usar oportunamente las ayudas visuales, sus notas. Vocabulario: común a la audiencia, explicar términos técnicos, (necesita conocer a la audiencia); no use frases largas. Evite los términos comunes que, en algunos países, tienen segundos significados. Plan de lección - 23-

5 Voz: -Volumen: suficiente, todos deben oír lo que diga, sin estridencias. -Inflexiones: evitando la monotonía. -Ritmo: ágil, pero al mismo tiempo pausado, para dar tiempo a la comprensión, pero sin aburrir. -Dicción: procurar una buena articulación de las palabras, dicción firme y segura. Combinar adecuadamente volumen, inflexiones y ritmo para lograr una modulación correcta y agradable. Ademanes: 65% de la comunicación se hace con mímica, ademanes (no verbal). Tener en cuenta que en distintas culturas los mismos ademanes pueden tener diferente significado. Ejercicio Divida la clase en grupos de dos. En la primera parte del ejercicio, se colocarán espalda contra espalda y se tomarán de las manos. En un minuto, un integrante de la pareja le contará al otro su viaje hasta el lugar del Taller. En la segunda parte, se colocarán frente a frente. El que contó primero permanecerá con los ojos cerrados, mientras el compañero le cuenta su viaje en un minuto. A continuación, dos parejas comentarán lo que han experimentado. Enfatizar en la importancia del componente no verbal de la comunicación. Equipos: utilizarlos eficientemente. Apagar el proyector cuando no se usa. Desplazar el papelógrafo si no es necesario u obstruye la visión. No cruzar delante de la proyección. Percepción: el instructor debe estar atento y percibir lo que el participante capta de la presentación. Lo que los participantes ven, oyen, comprenden; es lo que el instructor desea que vean, oigan y comprendan? Tener en cuenta que la percepción tiene, en cada persona, la influencia de sus experiencias (infancia, adolescencia, adultez), los conocimientos que posee (educación, formación profesional), la tarea que desempeña. Ejercicio AV 8 Proyectar la imagen por 3 segundos y luego solicitar del grupo la interpretación. Plan de lección - 24-

6 Recalcar las diferencias de percepción y la importancia que tiene, en capacitación, lograr que la percepción del participante coincida con la intención del instructor. AV 9 Contacto visual: observe con naturalidad a todos los participantes. Evite las miradas al vacío. Mirar a los participantes los estimula a prestar atención. Participación: Observar los rostros, miradas y gestos, le brindan al instructor información útil para el desarrollo de la presentación. Espontánea de los asistentes: si la participación surge espontáneamente es importante facilitarla; si no, estimularla. Haga preguntas abiertas y solicite respuestas. Responda en forma interrogativa. Propicie la interacción entre participantes. Retroalimentación: lograrla a través del intercambio de opiniones, aportes y preguntas; puede ser escrita o verbal, antes, durante y después de la entrega del contenido. Saber escuchar: prestar atención a la intervención del participante, repetir y enfatizar los conceptos correctos y corregir los equivocados. Ejercicios: dedicar el tiempo necesario, pues los ejercicios son un refuerzo del aprendizaje. Material de apoyo: Entre los materiales de apoyo, los MD sirven para... MD 2 Durante la presentación de este punto distribuir la hoja distractiva. Comente que al pasarles esta hoja está realizando uno de los pecados imperdonables que un instructor no debe cometer. Quién puede determinar cuál es? El primero en decírselo al resto del grupo ganará el diploma a la atención. Verificar el impacto sobre los participantes. El mensaje es: el material de apoyo, presentado o distribuido en forma inoportuna se transforma en un distractivo. Indicar que estos materiales deben distribuirse; antes o después de una explicación. Generalmente se entregan después de la presentación del concepto o tema. Instrucciones: deben ser claras y precisas, evitar ambigüedades. Cuando se den, asegúrese de que se han entendido, pida confirmación. Plan de lección - 25-

7 Ejercicio Suministrar una hoja de papel tamaño carta a cada participante. No se permiten preguntas. Solicitar que el papel sea doblado a la mitad, luego de nuevo a la mitad. Posteriormente deberán quitarle las esquinas superiores izquierda y derecha y la inferior izquierda. Pedir se muestren los resultados y discutir las diferencias. Distracciones: evitar vestimenta llamativa y accesorios exagerados; movimientos desmesurados; juego con ambas manos, unidas por los extremos de los dedos (araña). No jugar con lapicero, plumón, puntero, señalador luminoso, monedas. El desplazamiento pendular reiterado, "vaivén" o balanceo, distrae y adormece. No dejar a la vista papelógrafos o anotaciones que no tengan relación con lo que se habla. Tiempo: es importante que su presentación se realice en los tiempos previstos, cuidando que cada punto sea tratado adecuadamente conforme a su importancia y amplitud. Si hubo algún retraso en el inicio de su presentación, coordine con el equipo de instructores a fin de recuperar el tiempo, asegurando el logro de los objetivos propuestos. 3. REPASO Repasar junto con los participantes la función del instructor y los puntos claves a tener en cuenta para ser un buen instructor. Función del instructor: contribuir al aprendizaje a través de un proceso simple, productivo y bien enfocado. Un buen instructor debe tener presentes los siguientes puntos claves: Preparación: propósito, contenido, ayudas, tiempo, instalaciones y equipos, atuendo y práctica. Presentación: actitud, energía, estilo, dinamismo, vocabulario, voz, ademanes, equipos, percepción, contacto visual, participación, materiales de apoyo, instrucciones, distracciones y tiempo. Plan de lección - 26-

8 Reforzar la importancia de la preparación El éxito en una presentación radica en preparar anticipadamente todo lo necesario. No dejar nada a la improvisación. E 2 4. EVALUACIÓN 4.1. Distribuir la hoja de evaluación Discutir las respuestas con los participantes Revisar el logro de los objetivos. - Se cumplieron los dos primeros?. -Resaltar que el tercero se logrará en la primera presentación individual. 5. CIERRE 5.1. Presentar bibliografía. - Jijena Sánchez, L.R.de; El Libro del Orador, Ed. Planeta, Buenos Aires, Pease, A.; El lenguaje del cuerpo, Ed. Planeta, Buenos Aires, Avisar que tomen notas para la evaluación del Taller Agradecer la participación y presentar la primera práctica de presentaciones individuales. Plan de lección - 27-

9 PRESENTACIONES INDIVIDUALES Primera práctica OBJETIVO DE DESEMPEÑO MD 3 Los participantes harán una presentación de una duración de 5 a 7 minutos, aplicando los contenidos tratados en la lección Habilidades de comunicación y oratoria. Instrucciones: 1. El tema de presentación es libre: una experiencia, una anécdota, un sueño, un proyecto, etc. 2. La presentación se hará en grupos de 5 a 8 participantes. 3. La formación de los grupos estará a cargo de los facilitadores, quienes aplicarán criterios tales como: procedencia, profesión, sexo. 4. Cada grupo elegirá un coordinador. 5. Cada grupo decidirá el orden de las presentaciones; de no ser así, debe procederse a un sorteo. El orden establecido debe ser comunicado a los facilitadores. 6. Cada participante podrá acomodar el ambiente de clase como estime conveniente. E 3 7. Las presentaciones serán evaluadas tomando en cuenta la ficha de evaluación (E3). Los facilitadores comunicarán sus apreciaciones al finalizar el conjunto de presentaciones. Plan de lección - 28-