CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Administración y desarrollo del talento humano

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1 Página: 1 de MACROPROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO 1.1. OBJETIVO DEL MACROPROCESO: Desarrollar integralmente el Talento Humano vinculado a la E.S.E. Hospital San José del Guaviare, contribuyendo con el mejoramiento continuo, la satisfacción personal y el desarrollo institucional que permitan contar con el personal idóneo y competente para atender l a misión y funciones de la Entidad. 2. NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 2.1. OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar el personal vinculado a la E.S.E. Hospital San José del Guaviare, promoviendo y desarrollando estrategias encaminadas a la gestión y desarrollo de los funcionarios de conformidad con la ley laboral, contribuyendo a la satisfacción de sus necesidades, para el cumplimiento de la misión, visión, objetivos institucionales y el logro del bienestar personal. 3. ALCANCE: Inicia: Selección y vinculación del personal. Termina: Retiro del personal. 4. RESPONSABLE: Profesional Talento Humano 5. CICLO DEL PROCESO 5.1 PLANEAR No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios 1 Profesional humano y auxiliar 2 Profesional Universitario talento humano de Equipo de computo, impresora, internet. Manual de funciones, Manual inducción y reinducción, procedimiento de inducción y reinducción, plan de inducción por áreas. Equipo de computo, impresora. Plan de acción Institucional. Elaborar y/o actualizar manual de funciones, inducción y reinduccion. Manual de funciones Manual de Inducción y reinducción. Todos los procesos Elaborar Plan de Acción Plan de acción por área. Planeación, Control Interno de Gestión, Subgerencias, Gerencia.

2 3 4 5 Subgerencia de Servicios de Salud y/ o Subgerencia Administrativa y Financiera. Profesional humano Comité Paritario de Salud Ocupacional y profesional de salud ocupacional. impresora. Requerimiento escrito de necesidades de personal, manual de funciones. impresora Requerimiento de las áreas, encuestas de clima organizacional, calificaciones de servicio. impresora, internet. Mapa de riesgos, matriz de riesgos. Identificar necesidades de talento humano Identificar las necesidades de bienestar social y capacitación Establecer programa de seguridad y Salud Ocupacional Página: 2 de 12 Convocatoria de personal Plan bienestar social y capacitación. Programa de seguridad y salud ocupacional Área que lo requiere. Todos los procesos Todos los procesos 5.2 HACER No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios 1 Todos los procesos Realizar inducción y reinducción Inducción y reinducción del Funcionarios nuevos del personal personal. y antiguos. impresora, video beam, Evaluación de inducción memorias. Manual de inducción y reinduccón, cronograma de inducción, formato de evaluación de inducción y reinducción, planes de mejoramiento

3 Página: 3 de Profesional talento humano. Profesional humano y auxiliar Persona encargada de capacitación, Profesional 5 Comité de bienestar social, Profesional individual. impresora, internet. Convocatoria de personal, hoja de vida y soportes, manual de funciones. Requerimiento por escrito de novedad, plan de cargos. impresora, internet Plan de capacitación y bienestar social, requerimiento de las áreas, cronograma de capacitaciones. impresora, software institucional. Resultados de encuesta de clima organizacional, formato de evaluación de actividades desarrolladas por bienestar social, planes Seleccionar y vincular personal Identificar y tramitar situaciones y novedades administrativas Capacitar a los funcionarios Implementar programa de bienestar social y evaluar satisfacción de actividades Funcionario seleccionado y vinculado. Acto administrativo, certificación, notificaciones y / o registro en software institucional. Listado de capacitación Mejoramiento de clima organizacional. Área que lo requiera. Funcionario que lo requiera. Funcionarios de la institución. Funcionarios institución. de la

4 Página: 4 de 12 6 Jefes de área con personal a cargo. 7 Auxiliar administrativo talento humano de 8 Técnico humano 9 Profesional humano y auxiliar 10 Comité Paritario de Salud Ocupacional y profesional de salud ocupacional. de mejoramiento individual, requerimiento escrito de necesidades por áreas. Insumos de oficina. Formato de evaluación de desempeño. Equipo de computo, Circulares de actualización de historias laborales, normatividad vigente. Novedades de personal, cuadros de turno. Autorización de gerencia. video beam. Realizar evaluación de desempeño Evaluación de desempeño Funcionarios de la institución. Administrar historia laboral Historia laboral actualizada Funcionario de la institución, entes de control. Elaborar nomina y prestaciones sociales Tramitar autorizaciones ante la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), dentro de los procesos de carrera administrativa. Implementar el programa de seguridad y salud ocupacional. Nómina y seguridad social liquidada. Solicitud ante la Comisión. Programa de seguridad y salud ocupacional ejecutado. Contabilidad y funcionarios de la institución Subgerencia Administrativa y financiera y/ o Subgerencia de Servicios de Salud. Todos los procesos

5 Página: 5 de Jefe de servicio y administrativo de talento humano. 12 Profesional humano y auxiliar 13 Profesional humano y auxiliar Disponibilidad presupuestal, Programa de seguridad y salud ocupacional, política de seguridad industrial, normatividad vigente. línea telefónica, Formato de reporte de accidente laboral. impresora, Novedad administrativa. internet, Requerimiento interno y/ o de entes de control. Reportar accidentes laborales Reporte de accidente laboral. Funcionario accidentado, ARL. Realizar retiro del servicio Acto administrativo Funcionario, Gerencia. Elaborar y presentar informes 5.3 VERFICAR Informe realizado Contraloría: anual 2193: Anual Supertintendencia Salud: Trimestral. Plan de acción: Mensual. Proyección de nómina: Anual. Distribución de aportes: Anual. Y demás informes requeridos. Entes de control y dependencia que lo requiera.

6 Página: 6 de 12 No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios 1 Profesional Comprobar asistencia y Adherencia del funcionario Área de talento adherencia a la inducción y a los procesos. humano, jefe del impresora. reinduccion. proceso y Evaluación de funcionario. inducción y humano, auxiliar administrativo y jefe reinducción, listados de asistencia. de proceso. 2 Auxiliar administrativo 3 Jefes de área con personal a cargo, profesional universitario de talento humano y auxiliar 4 Representante de COPASO y profesional de Salud ocupacional, jefe inmediato del funcionario accidentado. impresora, línea telefónica, internet, scanner, mensajería. Hoja de vida y soportes. impresora. Evidencias de cumplimiento, plan de mejoramiento individual, evaluación de desempeño. insumos de oficina. Reporte de accidente laboral, Formato de investigación. Verificar perfil y requisitos en hoja de vida del personal contratado Evaluar cumplimiento de los compromisos acordados en la evaluación de desempeño y verificar cumplimiento en las fechas establecidas en la normatividad vigente. Investigar accidentes laborales Hoja de vida verificada. Área de talento humano. Plan de mejoramiento individual y verificación de cumplimiento. Investigación documentada y plan de mejoramiento. Funcionario, área de Comisión de personal y Comisión nacional de Servicio Civil. Funcionario accidentado, COPASO, ARL y área de talento humano. 5 Profesional Realizar seguimiento y control Plan de mejoramiento y Área de talento

7 Página: 7 de 12 de las actividades del proceso seguimiento. humano y Subgerencia Administrativa y Plan de acción y financiera. humano, auxiliar formato plan de mejoramiento y seguimiento. 5.4 ACTUAR No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios 1 Profesional Implementar los planes de Plan de mejoramiento Área de talento mejoramiento por proceso individual u de seguimiento. humano y talento humano. impresora, internet. individual o institucional. Subgerencia Formato de plan de Administrativa y mejoramiento Financiera. individual o institucional, evaluación de desempeño. 2 Profesional Implementar acciones Plan de seguimiento, Área de talento preventivas correctivas y de acciones preventivas y humano y impresora. mejora del proceso correctivas. Subgerencia Normatividad vigente, Administrativa y plan de acción, planes Financiera. humano, auxiliar de mejoramiento, formato de plan de seguimiento. 6. INDICADOR (ES) N Nombre del indicador Numerador Denominador Responsable Meta de cumplimiento Frecuencia de medición y Fuente de Verificación 1 Porcentaje de personal evaluado Número de trabajadores de carrera administrativa, Total de trabajadores a evaluar Comisión de personal, talento humano y jefe de área reporte 100% Agosto 2013 y Febrero 2014 (Semestral) Formato de evaluación de desempeño diligenciado

8 2 Porcentaje de cumplimiento del programa de bienestar social, capacitación y estímulos 3 Porcentaje de empresas conciliadas con saldos por situado fiscal y sistema general de participación periodo fijo, provisional y de libre nombramiento y remoción a evaluados Número de actividades realizadas Número de empresas conciliadas con saldos por situado fiscal y sistema general de participación Total de actividades programadas Total de empresas a conciliar Gerente, Subgerente Administrativo y Financiero, Subgerente de Servicios de Salud y Profesional universitario de Talento Humano y administrativo de talento humano. Profesional universitario de Talento Humano y administrativo de talento Página: 8 de % Trimestral Actas de comité, listados de asistencia, planes de bienestar social y capacitación. 100% Mensual Actas de conciliación firmadas por las partes. humano. 7. RIESGO (S) 7.1. Pérdida de información Punto de control: Mantenimiento de equipos y copias de seguridad Pérdida y deterioro de documentos Punto de control: Seguridad del área, digitalizar documentos No establecer con el nuevo funcionario un programa de inducción. Punto de control: Dejar registro del programa de inducción. 8. REQUISITOS DEL PROCESO Y BASE LEGAL Ley 100 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral

9 Página: 9 de 12 Ley 190 de 1995 Ley 489 de 1998 Ley 734 de 2002 Ley 909 de Ley 1006 de 2006 Ley 1010 de 2006 Ley 1071 de 2006 Decreto 614 de 1984 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículo 1, 7, 9,10, 11, 13, 14, 15, 16, 64, 66. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional Código Único Disciplinario Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia público Por la cual se reglamenta la profesión de administrador publico Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país. Decreto 691 de 1994 Por el cual se incorporan los servidores públicos al sistema general de pensiones Decreto 1158 de 1994 Por el cual se modifica el artículo 6o del Decreto 691 de Decreto Ley 1295 de 1994 Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales Decreto 1567 de 1998 Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Decreto 2772 de 2005 Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional Decreto 1227 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 (Estructura de empleos, vinculación y registro de empleos de carrera y evaluación del desempeño, Reformas de plantas) Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, sobre las comisiones de personal Decreto 770 de 2005 Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004 Decreto 785 de 2005 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y

10 Página: 10 de 12 requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de Decreto 760 de 2005 Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones. Decreto 2539 de 2005 Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005 Decreto 1636 de 2006 Por la cual se establece el procedimiento para la autoliquidación y pago a través de la Planilla Integrada de liquidación de Aportes de los Aportes Patronales regulados mediante el Decreto 1636 de Resolución 6407 de 1979 Por medio del cual se modifica el Art 3. de la Resolución 287 de enero 30 de 1979 Resolución de 1980 Por el cual se determina la escala de prioridad de necesidades de bienestar social, se señalan políticas y fijan normas para el manejo de rubro de bienestar social de los servicios seccionales de salud. Resolución 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los comites de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo. Resolución 1016 de 1989 Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Resolución 3815 de Por la cual se reglamentan los literales a) y b) del parágrafo del artículo 58 de la Ley 715 de Resolución 1457 de 2008 Por el cual se deroga la Resolución 1157 de 2008 Circular 29. del 15 de Marzo de CNSC. Código Procedimiento para autorizaciones de nombramientos provisionales y encargos en vacancia definitiva. Nombre Procedimiento provisión de cargos de carrera administrativa. Procedimiento selección y vinculación de personal supernumerario Procedimiento selección y vinculación de personal de servicio social obligatorio (SSO) Procedimiento selección de personal para provisión de cargos de carrera mediante vinculación en provisionalidad Procedimiento selección y vinculación de cargos de libre nombramiento remoción Procedimiento selección y vinculación de aprendices mediante contrato sena Procedimiento provisión de cargos de carrera administrativa mediante encargo. Procedimiento selección del personal contratista y de periodo fijo.

11 Página: 11 de 12 Procedimiento inducción y reinducción del personal Procedimiento recepción y actualización de historia laboral (hoja de vida) Procedimiento licencia remunerada o permiso Procedimiento compensatorios Procedimiento licencia no remunerada Procedimiento licencia remunerada de maternidad y paternidad Procedimiento licencia remunerada por: incapacidad por enfermedad general, accidente de trabajo y/ o enfermedad laboral Procedimiento Vacaciones Procedimiento comisión para adelantar estudios Procedimiento comisión de servicios con avance de viáticos Procedimiento legalización de viáticos Procedimiento comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción. Procedimiento gestión de desempeño y evaluación de servicios Procedimiento traslado o reubicación de funcionarios en la planta global de personal. Procedimiento liquidación de nómina, prestaciones sociales, cesantías, seguridad social y parafiscales. Procedimiento conformación y funcionamiento de comités.(comisión de personal, convivencia laboral, bienestar social y comité paritario de salud ocupacional (copaso)). Procedimiento elaboración y ejecución del plan de capacitación - programa de bienestar social e incentivos. Procedimiento proyección, consolidación y conciliación de recursos del sistema general de participaciones. Procedimiento expedición certificación y corrección historias laborales de funcionarios activos Procedimiento retiro por renuncia Procedimiento retiro del servicio por insubistencia Procedimiento retiro del servicio por abandono de cargo Procedimiento notificación de retiro por supresión del cargo Procedimiento revocatoria del nombramiento Procedimiento declaratoria de vacancia de un cargo por muerte o fallecimiento del titular Plan de bienestar social, capacitación y estímulos. Manual de inducción y reinducción.

12 Página: 12 de Control de cambios del proceso Fecha Manual de funciones y competencias laborales adoptado por resolución 1156 de 2005 Política de talento humano Formato de levantamiento de necesidades de capacitación individual Formato de diagnóstico de necesidades de capacitación por área Formato de necesidades de bienestar social Formato de necesidades de personal Formato de evaluación de actividades desarrolladas por bienestar social Formato de evaluación de inducción y reinducción Cambio ELABORO: LUZ ADRIANA MOGOLLÓN SOUZA Profesional Universitaria de Talento Humano DAVID ROMERO BRAGA Técnico Administrativo de talento Humano REVISO: DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad APROBO: DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero ESPERANZA HERRERA GOMEZ Auxiliar administrativo