Procedimiento: Solicitud de certificados de trabajo, operaciones contables y administrativas derivadas de suspensiones del IGSS

Transcripción

1 Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala -CDAG- Código: Versión: APE-MAN-08 2 Página: 1 de 6 REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORADO NOMBRE PUESTO/CARGO Licda. Ericka Ruiz Martínez Analista de Procesos Alejandra Castellanos Coordinación de acciones de Jennifer Hernández Coordinadora de Depto. Germán Perez Depto. de Licda. Erzi Espinoza Directora de Procesos Lic. Nery Castañeda Subgerente de Desarrollo Humano Licda. Alicia Meighan Subgerente Financiero REVISADO APROBADO FIRMA FECHA

2 Página: 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO A. Documentos relacionados B. Objetivo C. Definiciones D. Narrativa E. Normativa Relacionada A. DOCUMENTOS RELACIONADOS APE-FOR-23 Solicitud de elaboración de certificado de B. OBJETIVOS Objetivo Definir los lineamientos para la operación contable y control administrativo en caso de suspensiones al empleado por enfermedad o accidente del IGSS. C. DEFINICIONES IGSS Suspensión de Certificado de FORM-DPD- 112 CUR de egresos CUR de ingresos Forma 45-C Instituto Guatemalteco de Seguridad Social Autorización de suspensión de por parte del IGSS o ente de salud privado en caso de enfermedad, accidente o maternidad, el cual se entrega al patrono para justificar la ausencia de una persona en su lugar de. Forma exclusiva para uso del IGSS, para obtener atención en los centros de salud correspondientes, según objetivo y dirección de domicilio registrada. Comprobante Único de Registro, generado por el sistema SICOIN en el momento de un trámite de pago por parte de la CDAG. Comprobante Único de Registro, generado por el sistema SICOIN en el momento de registrar un ingreso a CDAG. Recibo oficial establecido por la Contraloría de Cuentas, para la recepción de ingresos.

3 Página: 3 de 6 D. NARRATIVA No Actividad Responsable Descripción de las Actividades Solicitud y elaboración de Certificados de Trabajo 1 2 Verificación de existencia de certificados de al IGSS Tipo de gestión / Administrador de Instalación Trabajador Verifica la existencia de certificados de para la institución, de lo contrario inicia trámite correspondiente de solicitud de los mismos ante el IGSS. De necesitar un certificado de para revisión médica previamente calendarizada, inscripción de maternidad, operaciones programadas u otros continua en paso 3. 3 Solicitud de certificado de Trabajador De ser una emergencia, no será necesario un certificado de, sin embargo si el IGSS emitiese una suspensión de continúa en paso 9. En el caso de de la capital y Administradores de Instalaciones deportivas departamentales, solicita elaboración de certificado de en ventanilla de la Subgerencia de Desarrollo Humano con 2 días de anticipación, llenando el formato APE-FOR-23 Solicitud de elaboración de certificado de correspondiente, según objetivo del certificado. Posteriormente se le indicará por parte de la l departamento de la fecha y hora en la que podrá recoger el mismo. En el caso de departamental la solicitud se hará al administrador de la instalación con 2 días de anticipación, llenando el formato APE-FOR- 23 Solicitud de certificado de correspondiente, según objetivo del certificado. 4 Revisión de expediente y certificado de / Administrador de instalación Revisa el expediente del trabajador para verificación de datos anotados en el APE-FOR-23 y fecha del último certificado emitido. Si existe alguna variación o duda en los datos registrados, localiza al trabajador vía telefónica o para aclarar observaciones, de necesitar correcciones regresa al paso 3. De lo contrario emite certificado según indicaciones dadas por el trabajador. Continuando en paso 5. 5 Revisión y Autorización de certificado Coordinador Revisa datos impresos en certificado de emitido, firmando y sellando en el espacio correspondiente. Traslada a l departamento para la entrega correspondiente. Continúa en paso 6.

4 Página: 4 de 6 De necesitar correcciones, regresa a paso 4. 6 Entrega de certificado de Espera al trabajador el día indicado, o máximo 3 días hábiles después de la fecha indicada, entrega certificado solicitado, (copias blanca y rosada) resguardando la copia celeste, continúa en paso 7. De no presentarse a recoger el certificado solicitado este deberá ser anulado y reportado ante el IGSS, continuando en paso 8. 7 Visita médica Trabajador Asiste a visita en el IGSS correspondiente, en la cual será entregada una constancia de visita, que deberá presentar en la Subgerencia de Desarrollo Humano para el registro de datos según APE-MAN-03 y 07 Asistencia y Puntualidad - correspondiente. Si como resultado de la visita, procediera una suspensión continúa en paso 9; de lo contrario paso informe al IGSS Coordinador Realiza informe de formas anuladas durante el mes el cual es enviado en forma electrónica al IGSS para conocimiento, continua en paso 26. Recepción de Notificación de Suspensión 9 Recepción de notificación de suspensión Recepcionista de Subgerencia de Desarrollo Humano Recibe notificación de suspensión por enfermedad, accidente o maternidad del IGSS. Traslada a. 10 Registro de suspensión APE- MAN-03 Depto. de Registra el periodo de suspensión notificado según proceso de asistencia y puntualidad APE-MAN-03 de la Subgerencia de Desarrollo Humano. Traslada a. Registro de descuentos por suspensión 11 Recepción y verificación de notificación de suspensión 12 Verificación de pago de nómina Recibe y verifica en la notificación de suspensión la fecha de inicio de la suspensión. Verifica si la nómina de salarios ya ha sido pagada. De ser así continua en el paso 13. De lo contrario continua al paso detalle de pago en periodo de suspensión Elabora detalle del salario pagado adicionalmente según los días suspendidos.

5 Página: 5 de 6 14 requerimiento de pago Elabora requerimiento de reintegro al empleado suspendido, el cual deberá reintegrar en la Tesorería de CDAG dentro de los 10 días hábiles siguientes a la entrega del requerimiento. Firma notificación. Traslada al Director de Gestión de para Vo.Bo. 15 Revisión de requerimiento de pago Director de Gestión de Personal Revisa requerimiento, firma de Vo.Bo. y traslada al, para su entrega. De existir cambios regresa al paso anterior. 16 Entrega de requerimiento de pago Entrega requerimiento de pago al empleado. Traslada copia de notificación de suspensión y requerimiento de pago a s de Contabilidad y Caja en la Subgerencia Financiera. Continúa en el paso Tabulación de cambios en nómina Si la nomina de salarios no ha sido elaborada, procesada, ni pagada, se tabula dentro de las modificaciones de nomina mensual, para cancelar los días efectivamente pagados y lo establecido en el Art. 30 del Pacto Colectivo de condiciones de de CDAG. Traslada copia de suspensión y datos de cálculo correspondiente a Contabilidad. Finaliza proceso. Registro contable de requerimiento de reintegro por suspensión y recepción de pago 18 Recepción de copia de reintegro solicitado Recibe copia de requerimiento de reintegros, registrando datos de las notificaciones de suspensión. 19 CUR de Egreso Efectúa la devolución de gasto elaborando CUR Presupuestario de Egresos, efectuando la devolución en la nómina del mes que corresponda, registrando la cuenta por cobrar a cargo del empleado suspendido. 20 Recepción de pago por reintegro Receptor Pagador Recibe el pago de reintegro correspondiente y procede según manual de receptoría vigente. Traslada duplicado de Forma 45-C y Copia de Boleta de Deposito a Contabilidad, continua en paso CUR de Ingreso En caso el pago de reintegro no se recibiese en el tiempo estipulado, continúa en paso 22. Elabora CUR de Ingresos Contables registrando el ingreso a Bancos y rebajando la cuenta por cobrar. Control de cuentas por cobrar a empleados 22 Informe mensual Elabora informe mensual de cuentas por cobrar a empleados indicando cuales ya han cancelado y quienes aún están pendientes, traslada a la Subgerencia Financiera. 23 Conocimiento de informe Subgerente Financiero Recibe informe mensual de cuentas por cobrar a empleados, lo conoce y traslada a la Subgerencia de Desarrollo Humano, para que este efectúe las gestiones administrativas correspondientes.

6 Página: 6 de Seguimiento de cuentas por cobrar recordatorio reintegro Archivo Director de Gestión de Personal Depto. de Asistente / Auxiliar de coordinación de contratación y y Depto. de nominas y planillas Da seguimiento a trámites correspondientes para el requerimiento de reintegro por suspensión al empleado, solicitando envío de recordatorio de pago correspondientes. Elabora recordatorio de reintegro haciendo referencia a la primera notificación con copia a la Dirección de Contabilidad. Archiva documentación relacionada a notificaciones, recordatorios e informes de cuentas por cobrar. Archiva según correlativo las formas (certificados de ) anuladas en un archivador exclusivo. Archiva la notificación de suspensión en archivador exclusivo. Archiva copia celeste de certificado de en el expediente del trabajador. E. NORMATIVA RELACIONADA Pacto Colectivo de condiciones de Trabajo de CDAG, Art.30. APE-MAN-03 Asistencia y puntualidad Ciudad de los deportes APE-MAN-07 Asistencia y puntualidad Instalaciones deportivas a nivel departamental