SIIGO Pyme. Elaboración Notas Debito. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Elaboración Notas Debito Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Nota Debito? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Nota Debito? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar Notas Debito? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota Debito?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de elaboración de Notas Debito, este es un documento contable utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afectan proveedores, impuestos, inventarios, etc.

4 ELABORACIÓN NOTAS DEBITO Qué es una Nota Debito? Una Nota Debito es un documento contable; en SIIGO se identifica como un Documento Tipo D. Este documento sirve para registrar una devolución en compras cuando es de un periodo contable diferente al de la elaboración de la factura de compra (año diferente), para lo cual se deben ingresar una a una las cuentas contables afectadas en la compra (proveedores, impuestos, inventarios, etc.); también se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros; como castigo de cuentas por pagar, descuentos no registrados en la compra, etc. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo D como Nota Debito para reversar la contabilización de la Factura de Compra que se contabilizo en un periodo contable diferente (diferente año). Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Nota Debito? Para elaborar una Nota Debito en SIIGO se debe conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Nota Debito a utilizar de las definidas en el programa (Ej. D 1 / D 2). Conocer la fecha de la devolución. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a contabilizar la devolución. Confirmar si la devolución es parcial o total, es decir se van a devolver todos los productos contabilizados en la Factura de Compra o solo algunos, en caso de ser parcial saber de cuales productos y por cuantas unidades será la devolución. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo D como Nota Debito, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos. Cuál es la Ruta para Elaborar Notas Debito? La ruta para elaborar Notas Debito es: Documentos Notas Notas Debito

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota Debito? Al momento de elaborar una Nota Debito el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de documento D a elaborar:

6 DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el software permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica).

7 El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación

8 DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem registrado Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable o el producto, para esto el sistema permite consultar los parámetros (cuentas productos) que están creados en el sistema con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica). Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda de Cuenta a Código de Barras, Producto o Referencia.

9 CAMPOS QUE DEPENDE DE MARCACION DE LA CUENTA CONTABLE: 1. Centro y Subcentro de costos: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el encabezado del documento, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono subcentro de costos el cual permite realizar la creación del centro y Estas casillas se habilitan si en la creación la cuenta contable se marcó el campo centro de costo. 2. Tercero (Nit): El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento pero este se puede cambiar Nit realizando la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Esta casilla se habilita si en la creación la cuenta contable se marcó el campo Tercero. Si

10 3. Datos Documento Cruce: Documento: Son los datos del documento cruce. Saldo Actual: El saldo del documento. Fecha: Corresponde a la fecha de elaboración del documento asignado en la casilla anterior. Esta casilla se habilita si en la creación la cuenta contable se detalló por Pagar. Si se va a contabilizar la devolución de una factura de compra, en esta opción se debe digitar el número de la compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (P), numero del tipo (003), numero de la compra y numero de vencimiento. Este campo es solo informativo pues no realiza ningún cruce, debido a que SIIGO maneja información por años y la compra es de año diferente. Esta información aparecerá en la impresión del documento.

11 4. Producto Todos los datos que allí solicita el sistema corresponden a información del producto. Esta casilla se habilita si la cuenta contable está asociada a una tabla de inventarios (Línea y Grupo). Continuando con los datos que solicita la Nota Debito, se habilitan los siguientes campos:

12 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable. Debito/ Crédito: Indicar la naturaleza del movimiento. Valor: Digitar el Monto de la transacción. Base para IVA: Este campo se habilita en cada una de las secuencias que se registren en el documento para seleccionar o no si el movimiento hace o no base AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS ITEMS DE LA NOTA DEBITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

13 Por último el sistema pregunta si el documento está correcto El programa traerá automáticamente el número de la Nota Debito si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática caso contrario solicitara el número del consecutivo., en También se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.

14 Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel, este último siempre y cuando se defina el template para este documento.