Establecer el mecanismo para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de la Facultad de Química.

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1 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 1 de OBJETIVO Establecer el mecanismo para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis de la Facultad de Química. 2. ALCANCE Aplica para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis de la Facultad de Química. 3. POLÍTICAS Para la adquisición de materiales, reactivos y equipo de Laboratorio: El área de recepción del : 3.1 Realizara cuando se requiera la solicitud de compra a la Secretaría Administrativa, firmada por el Responsable Sanitario. La Secretaria Administrativa 3.2 Enviara la solicitud de cotización cada 4 meses a todos los proveedores que incluya todos los materiales, reactivos y equipo empleados en el laboratorio 3.3 Deberá contar con al menos tres cotizaciones de los materiales, reactivos y equipo para realizar el cuadro comparativo de proveedores que entregaron su cotización en tiempo y forma. 3.4 Solicitará el material, reactivo y/o equipo a un proveedor diferente al seleccionado, en caso de que este último no cumpla con la entrega en el tiempo acordado, elaborando el formato de cancelación. 3.5 Autorizara la adquisición de los materiales, reactivos y equipo. 3.6 Establece los criterios para llevar a cabo la evaluación de proveedores 3.7 Revisa con el Responsable Sanitario la evaluación de Proveedores 3.8 Seleccionara a los mejores proveedores, eliminando aquellos que no cumplan con los criterios establecidos El responsable sanitario:. 3.9 Rechazara todo producto que no coincida con la solicitud de compra (cantidad, marca o características del producto) Evaluara cada 4 meses a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo. Personal del : 3.12 Deberá participar en la recepción del material, reactivos y equipo solicitado.

2 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 2 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Área Responsable Sanitario Secretaría Administrativa INICIO T1 SOLICITAR MATERIAL T2 ELABORAR SOLICITUD DE COMPRA T3 ELABORAR PEDIDO Y SOLICITUD A PROVEEDORES T4 RECIBIR EL MATERIAL SOLICITADO NO DEVOLVER AL PROVEEDOR COTEJO CORRECTO T5 ENTREGAR MATERIAL A LAS ÁREAS DEL SI T6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES FIN

3 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 Solicitar material área del 1.1 Solicita por escrito mediante el formato de solicitud de material, el o los artículos que requiere al Responsable Sanitario. Nota: Cuando se requiera un material de urgencia y no se incluya en la Solicitud de Material, este se deberá anexar en la siguiente solicitud. 2.1 El del llena el formato de solicitud de compra, dirigido al Responsable Sanitario en base a la solicitud de material. F-FQUI-LAC-05 T2 Elaborar Solicitud de Compra Responsable Sanitario del Nota: Se elaboran dos tipos de solicitud de compra, como proveedor único (todos aquellos proveedores a los que se les solicite reactivos de la casa comercial Roche y reactivos para los equipos a comodato) y el que se basa de las cotizaciones de manera cuatrimestral de acuerdo al padrón de proveedores F-FQUI-LAC-05 F-FQUI-LAC Revisa la solicitud de compra y firma de VoBo. T3 Elaborar Pedido y solicitud a proveedores Secretaría Administrativa 2.3 Se saca una copia de la solicitud de compra y se pasa a la Secretaría Administrativa para la elaboración del pedido correspondiente. 3.1 Secretaria Administrativa consulta el cuadro comparativo de proveedores, para la elaboración del pedido, en base a la solicitud de cotización. Nota: Cuando no se encuentre un material, reactivo o equipo en las cotizaciones provistas o se presente una situación improvista se solicitara las cotizaciones correspondientes F-FQUI-LAC-25 F-FQUI-LAC-26 N/A F-FQUI-LAC-46 F-FQUI-LAC-42

4 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 4 de 10 T4 T5 Recibir el material solicitado Entregar material a las áreas del Secretaría Administrativa Responsable Sanitario área del para poder realizar la compra; enviando un correo electrónico con la solicitud de cotización e información requerida de manera directa a los proveedores sin necesidad de realizar la solicitud de material. 3.2 El Secretario Administrativo autorizara el pedido y posteriormente se envía escaneado por correo electrónico al proveedor seleccionado. 4.1 Recibe el material solicitado previamente en el pedido y se anotará en el formato recepción de material de proveedores. 4.2 Coteja la solicitud de compra con el material recibido. Nota 1: En caso de que el material no sea el solicitado se procede a su devolución. Nota 2: El proveedor tendrá que surtir todo el pedido para poder sellar de verificado de conformidad la factura. Nota 3: Si solo entrega parte del pedido se recibirá con nota de remisión sellando de verificado y el nombre y firma de la persona que lo recepcionó. Nota 4: En caso de que el material solicitado no llegue en tiempo y forma, se tendrá un plazo de 15 días hábiles para esperar el surtido del mismo. Posterior a esto sino se recibe el material, se cancelará elaborando el formato de cancelación. 5.1 Coteja con el formato de solicitud de material los materiales solicitados por área. 5.2 Entrega el producto adquirido a las áreas o almacén interno. F-FQUI-LAC-25 F-FQUI-LAC-73 F-FQUI-LAC-27 F-FQUI-LAC-109 F-FQUI-LAC-05 F-FQUI-LAC-93 área del Nota: Si se requiere material del almacén interno, el personal del deberá llenar el formato solicitud de material de almacén T6 Evaluación de Responsable Sanitario 6.1 Evaluar a los proveedores a quienes se les adquirió F-FQUI-LAC-47

5 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 5 de 10 proveedores Secretaría Administrativa materiales, reactivos y equipo, cuatrimestralmente en base a los criterios establecidos en el formato evaluación de proveedores de materiales, reactivos y equipos 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento MGC-CIPLADE-CC01 Manual de Gestión de Calidad (externo) Página. Web del SGC Manual de políticas administrativo-financieras de aplicación Secretaría administrativa N/A general 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento su protección Tiempo de retención Disposición de los registros N/A F-FQUI-LAC-05 F-FQUI-LAC-25 F-FQUI-LAC-26 F-FQUI-LAC-27 F-FQUI-LAC-42 Cotización del proveedor Solicitud de material Pedido Solicitud de Cotización Solicitud de compra Cuadro comparativo Coordinación del Coordinación del Responsable Sanitario 1 año Archivo muerto Recepción Recepción 1 año Archivo muerto 1 año Archivo muerto Responsable Sanitario 1 año Archivo muerto Recepción Recepción 1 año Archivo muerto 1 año Archivo muerto

6 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 6 de 10 F-FQUI-LAC-46 F-FQUI-LAC-47 Padrón de proveedores Evaluación de proveedores Coordinación del Coordinación del Responsable Sanitario 1 año Archivo muerto Responsable Sanitario 1 año Archivo muerto F-FQUI-LAC-73 F-FQUI-LAC-93 F-FQUI-LAC-109 Recepción de Material de Proveedores Solicitud de material de almacén Formato de cancelación Coordinación del Recepción Recepción 1 año Electrónico 1 año Archivo muerto Responsable Sanitario 1 año Archivo muerto 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Solicitud de compra Proveedor externo Reactivos, bienes inmuebles y equipo de laboratorio Laboratorio de Análisis Adquisición de materiales, reactivos y equipo para el funcionamiento diario del laboratorio de análisis clínicos. Adquisición de estos insumos a través de un proveedor que nos ofrezca el mejor precio, calidad y tiempo de entrega máximo de cinco días hábiles

7 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 7 de GLOSARIO SIGLAS UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán..- Laboratorio de Análisis de Servicio a la Comunidad DEFINICIONES Cotizar.- Averiguar el precio de un producto. Adquirir.- Obtener un producto. Equipo de laboratorio.- Es un bien con determinadas características, que se requiere para procesar y visualizar información. Proveedor único.- Es el proveedor que no requiere cotizaciones y se le solicita directamente la compra. Almacén interno.- Es donde se resguarda el material del laboratorio que no requiere refrigeración. (Se encuentra en el área de coordinación).

8 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 8 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Pág. 2,4,5,6,7 Pág. 3,4,5,7 Pág. 3,4,5 Descripción de la modificación y mejora Se adicionaron 3 políticas (3.3., 3.5 y3.6) Se le adiciona la actividad 6.1 Se adicionaron los formatos F-FQUI-LAC-42, F-FQUI-LAC-47 Se establecieron nuevos indicadores Se modificó el diagrama del procedimiento, se realizó cambios en las tareas, se anexo la definición en el glosario de proveedor único y almacén interno Se modificó el diagrama de procedimiento, se realizó cambios a las tareas y descripción de actividades Fecha de modificación 6 de marzo de de julio de de octubre de Pág. 4 Se eliminó el formato F-FQUI-LAC.42 de la tarea 7 13 de mayo de Pág. 2,5 Se adicionaron nuevas políticas al procedimiento Se anexo una nota y el formato F-FQUI-LAC-73 a la tarea 12 Se anexaron y modificaron las tareas Se modificó el diagrama de flujo 30 de junio de Sec. 5 Se agregó una nota en la tarea de septiembre de Se modificó todo el procedimiento 01 de febrero de 2012

9 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 9 de 10 Sec. 4 Se modificó el diagrama de procedimiento. 08 Sec. 5 Se modificó al Recepción a en las actividades 2.1, 4.1 y 5.2 y asimismo en el apartado de las tareas T4, T5, T6 y T7. Se modificó la actividad 5.2 de la tarea T5 Se modificó la actividad 6.2 de la tarea T6. Se adicionó la actividad 6.3 Se anexó tareas a la nota de la actividad de Julio de 2013 Sec Sec. 10 Sec Sec. 10 Se modificó el nombre del Responsable Sanitario Cambio de Director de la Facultad de Química y del que elaboró el documento. Se agregó la política 3.9 Se modificó el nombre del Responsable Sanitario 14 de Agosto de de noviembre de Se modificó todo el procedimiento. 29 de Agosto de 2014 Todo el documento Sec. 3 Sec Sec. 10 Se actualizó el documento al formato Se actualizaron todas las políticas. Se modificó el diagrama del procedimiento delimitando las tareas de cada responsable. En la tarea 1 se adiciono una nota. Se modificó la Actividad 2.2 y se cambió el responsable de la acción. En la tarea 3 se adiciono una nota. En la tarea 4 se adicionaron 2 notas y se agregaron a otros responsables de la tarea. Se modificó el nombre del Responsable Sanitario Se cambió el responsable de la elaboración y revisión del procedimiento. 25 de junio de 2015

10 Código: P-FQUI-LAC-06 Revisión: 14 Página: 10 de Sec. 3 Sec. 5 Sec. 7 Todo el documento Sec. 3 Sec. 4 Sec. 5 Se eliminó la política 3.3 y se modificó la numeración de las políticas restantes. Se modificó la nota de la actividad 1.1. Se modificó la nota de la actividad 2.1 Se modificó la actividad 3.1. Se eliminó una nota y se adiciono otra a la actividad 3.1. Se modificó la actividad 6.1 y se eliminó una nota de la misma. Se dio de baja el formato cuadro comparativo F-FQUI-LAC-42. Se agregó el formato de cancelación F-FQUI-LAC-109. En responsables de actividad cambia de Secretario administrativo a Secretaría administrativa Se modificó la política 3.2 y 3.3 Se modificó el diagrama Se modificó la nota de la tarea 2.1 Se modificó la actividad 2.3 Se modificó la actividad 3.1 y 3.2 Se eliminó la actividad 3.3 Se dio de alta el formato F-FQUI-LAC-42 Cuadro comparativo. 26 de septiembre de de abril del 2017 Sec. 7 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó EBC. Ricardo Jesús May Castillo Responsable Sanitario M. en C. Amílcar Ramsés Aguilar González Secretario Administrativo Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad de Química Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.