REGLAMENTO INTERNO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DE SERVICIOS FINANCIEROS S.A. SERFINANSA COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO

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1 REGLAMENTO INTERNO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DE SERVICIOS FINANCIEROS S.A. SERFINANSA COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO La Asamblea General de Accionistas de SERVICIOS FINANCIEROS S.A. SERFINANSA COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO en sesión ordinaria del 12 de marzo del 2008 y en uso de sus facultades legales y estatutarias el siguiente Reglamento Interno: A P R U E B A CAPÍTULO PRIMERO Del Alcance del Reglamento, Clases de Reuniones, Facultades, Convocatorias, Participantes, Representación de los Accionistas y Quórum. ARTICULO 1.- Alcance: con el presente Reglamento, SERVICIOS FINANCIEROS S.A. SERFINANSA COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO COMERCIAL, en adelante SERFINANSA, establece las normas por las que habrán de regirse las reuniones de la Asamblea General de Accionistas de la sociedad y garantiza la adopción de mejores prácticas de gobierno corporativo que facilitan el debate y la toma de decisiones en un marco de respeto y participación de cada uno de los accionistas. La finalidad del Reglamento Interno de la Asamblea de Accionistas de SERFINANSA es complementar los requisitos previstos en el Código de Buen Gobierno, los Estatutos Sociales de la Sociedad, así como los contemplados en la legislación aplicable, sin pretender ignorar ninguno de los términos estipulados en dichas reglamentaciones o en cualquier norma legal que resulte aplicable. ARTÍCULO 2.- Clases de Reuniones de Asamblea General de Accionistas: las reuniones de la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA podrán ser ordinarias o extraordinarias. Las reuniones ordinarias de la Asamblea General de Accionistas se efectuarán en el domicilio social, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, en el día y hora indicados en la convocatoria. En esta clase de reuniones, la Asamblea se ocupará de las siguientes funciones, sin perjuicio de las demás que le sean asignadas por la normatividad vigente y los estatutos: a) Reformar los estatutos de la entidad; b) Elegir los miembros de la Junta Directiva c) Elegir al Revisor Fiscal y su suplente y señalar sus atribuciones; d) Aprobar o improbar en sus sesiones ordinarias los informes y balances anuales y proyectos sobre distribución de utilidades que muestren tales balances; e) Decretar los aumentos de capital; f) Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales; g) Fijar el monto de dividendos, así como la forma y plazos en que éste se pagará; h) Ordenar las acciones judiciales que, de acuerdo con la Ley correspondan contra los administradores, los funcionarios directivos o el Revisor Fiscal; i) Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones en la reunión; j) Designar liquidador de la sociedad. Las restantes Asambleas que celebre la Sociedad tendrán la consideración de reuniones extraordinarias y se celebrarán en el domicilio social, en el día y hora indicados en la convocatoria, la cual se efectuará: a) Cuantas veces lo aconsejan las necesidades de la Compañía; b) Por convocatoria de la Junta Directiva, del 1

2 Presidente, del Revisor Fiscal o de la Superintendencia Financiera,c) Por convocatoria de los accionistas minoritarios, en los términos de las disposiciones legales vigentes, cuando existan elementos de juicio que razonablemente conduzcan a pensar que dicha Asamblea es necesaria para garantizar sus derechos, o para proporcionarles información de la que no disponen d) Cuando lo exijan necesidades imprevistas o urgentes de la Entidad. La Asamblea General de Accionistas podrá reunirse válidamente en cualquier fecha, hora y lugar, sin previa convocatoria, cuando se cumplan los requisitos previstos en la Ley y en los Estatutos Sociales. Además de las reuniones presenciales, la Asamblea General de Accionistas podrá reunirse no presencialmente, de conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995 o las normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen. ARTÍCULO 3.- Facultades de la Asamblea General de Accionistas: los accionistas deliberarán y decidirán en la Asamblea General de Accionistas respecto de aquellos asuntos que hayan sido sometidos a ésta de conformidad con la Ley y los Estatutos Sociales. ARTÍCULO 4.- Convocatorias: la convocatoria a las reuniones ordinarias, se efectuará con una anticipación no menor de quince (15) días hábiles. Tal citación se efectuará mediante carta, telegrama o cablegrama dirigido a la última dirección del accionista registrada en la Administración. Así mismo, se dará aviso de la convocatoria al órgano de control pertinente si a ello hubiere lugar. SERFINANSA publicará en la página electrónica o la que haga sus veces, el orden del día de la Asamblea General de Accionistas y las proposiciones de la administración, con una anticipación de por lo menos tres (3) días calendario a la fecha de la reunión ordinaria y dos (2) si se trata de extraordinarias. A los accionistas que registren su dirección electrónica les será enviada el orden del día y el contenido de las proposiciones. La convocatoria para reuniones extraordinarias se realizará con no menos de cinco (5) días comunes en la misma forma prevista para las reuniones ordinarias, con la única diferencia de que en la convocatoria se insertarán los temas a tratar. En caso de que se vaya a proponer a la Asamblea una segregación, cambio de objeto social, renuncia al derecho de preferencia en caso de suscripciones, modificación del domicilio social o liquidación anticipada se deberán incluir estas propuestas en la convocatoria. La Administración informará a los accionistas residentes en el exterior sobre el aviso de convocatoria mediante la página electrónica de SERFINANSA o la que haga sus veces, correo electrónico o por cualquier medio idóneo, sin perjuicio de la publicación del aviso de convocatoria en un periódico de amplia circulación nacional. En la convocatoria, además del orden del día, se podrá poner a disposición de los accionistas las propuestas de acuerdo sobre cada punto del orden del día. Parágrafo Primero.- Revelación de Intereses y Compromisos Laborales de los aspirantes a miembro de Junta Directiva: en el aviso de convocatoria para una reunión de la Asamblea General de Accionistas en la que se vaya a elegir directores de la Junta Directiva o Revisor Fiscal, la Sociedad informará a los accionistas, mediante publicación en la página electrónica de la Sociedad o la que haga sus veces, además de las calidades 2

3 profesionales y personales de todos los candidatos, las relaciones comerciales, personales familiares, o laborales, entre el aspirante y SERFINANSA, sus subordinadas en los términos del Código de Comercio, sus accionistas, sus proveedores o clientes, con el fin de evitar elegir a una persona que pueda estar incursa en un conflicto de interés. Además, se indicarán los demás compromisos laborales y profesionales de los aspirantes, con el fin de evaluar oportunamente la disponibilidad de tiempo para ejercer el cargo. Parágrafo Segundo.- Información Disponible Sobre la Fecha del Aviso de Convocatoria: además de la información exigida por la legislación aplicable o los Estatutos Sociales, SERFINANSA a partir de la fecha del anuncio de convocatoria de la Asamblea General de Accionistas, pondrá a disposición de los accionistas en el domicilio social y publicará en la página electrónica de la Sociedad o la que haga sus veces, las propuestas de la Junta Directiva en relación con los puntos del orden del día. Los accionistas podrán solicitar ampliaciones de información si lo consideran oportuno o necesario, dentro de los cinco (5) días comunes siguientes a la convocatoria. El ejercicio del derecho de información se canalizará a través del Presidente de la Compañía o del Secretario de la Asamblea, quienes atenderán las solicitudes facilitando directamente dicha información o estableciendo los cauces adecuados para ello dentro de la Compañía. Esta información será entregada a los accionistas con antelación no inferior a cinco (5) de la celebración de la reunión. No obstante lo anterior, la información adicional solicitada por el accionistas podrá ser denegada por tratarse de información irrazonable, irrelevante para conocer la marcha o intereses de la sociedad, confidencial tales como información privilegiada en el ámbito de mercado de valores, secretos industriales, operaciones en curso que se requiera del secreto en su negociación, o cualquier otra información que pueda poner en inminente y grave peligro la competitividad de la misma. ARTÍCULO 5.- Participantes: los accionistas, inscritos en el libro respectivo, podrán participar directamente con derecho a voz y voto en las reuniones de la Asamblea General de Accionistas o a través de sus representantes legales o apoderados. También podrán participar por otras vías, tales como la del voto electrónico, participar por videoconferencia, o teleconferencia. ARTÍCULO 6.- Asistencia y Representación: los accionistas que deseen asistir personalmente a la reunión de la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA deben dirigirse en la hora convocada al lugar donde se llevará a cabo la reunión. Para el registro, es necesario que el accionista persona natural, presente su documento de identificación y el representante legal del accionista persona jurídica, presente el certificado de existencia y representación legal. Para el caso de los accionistas menores de edad, sus representantes legales deben presentar el registro civil de nacimiento o tarjeta de identidad. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el artículo 185 del Código de Comercio. ARTICULO 7.- Presentación de Poderes: los accionistas que no puedan asistir a una o varias sesiones, podrán concurrir a la Asamblea General de Accionistas a través de un apoderado quien acreditará tal calidad con poder debidamente otorgado por escrito, para lo cual SERFINANSA facilitará un formato de poder en la página electrónica de la Sociedad que podrá ser utilizado por los accionistas. 3

4 Este poder debe ser dirigido a la Presidencia de SERFINANSA y debe contener como mínimo: (i) el nombre e identificación del apoderado y poderdante, (ii) la fecha de la Asamblea, (iii) las facultades que se le confieren y (iv) el nombre de la persona en que podrá sustituirse el poder. En todo caso, para la representación de los accionistas se dará estricto cumplimiento a lo establecido en los artículos 185 del Código de Comercio o cualquier disposición que lo modifique, sustituya o adicione. Para efectos de organización interna SERFINANSA realizará de manera previa a la reunión de Asamblea, la revisión de los poderes debidamente otorgados por los accionistas. Los poderes deberán entregarse en la oficina de la Presidencia a partir del quinto (5) día siguiente a la realización de la convocatoria y hasta un (1) día hábil antes de la realización de la reunión de la Asamblea General de Accionistas, con el fin de que la Sociedad elabore las credenciales que autoricen la participación de los apoderados en las deliberaciones y decisiones del máximo órgano social. Los poderes otorgados serán revisados de manera previa a la reunión de Asamblea de acuerdo con los mecanismos que disponga la Sociedad. Un poder expedido sin el lleno de los anteriores requisitos carecerá de toda validez. ARTÍCULO 8.- Quórum Deliberatorio y Decisorio: el quórum deliberatorio y decisorio tanto para las reuniones ordinarias como extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA será el establecido en los Estatutos Sociales. ARTICULO 9.- Unidad de Representación y de Voto: cada accionista, sea persona natural o jurídica, puede designar solamente un único representante principal ante la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA, independientemente del número de acciones del cual sea titular de derechos. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el artículo 185 del Código de Comercio. El representante o mandatario de un accionista no puede fraccionar el voto de su representado o mandante, lo cual significa que no le es permitido votar con una o varias acciones de las representadas, en determinado sentido o por ciertas personas y con otra u otras acciones en sentido distinto o por otras personas. Sin embargo, esta individualidad del voto no impide que el representante de varios accionistas, vote en cada caso siguiendo por separado las instrucciones que le haya impartido cada persona o cada grupo representado o mandante. CAPÍTULO SEGUNDO De la Mesa Directiva y de las Comisiones de Apoyo ARTÍCULO 10.- Instalación y Composición: el Presidente de la Junta Directiva instalará la reunión de la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA. y luego presentará a consideración de la misma la designación del Presidente de la Asamblea. En las reuniones de asamblea de accionistas se elegirán por mayoría de votos de los asambleístas, de entre los accionistas presentes a un Presidente, y entre los accionistas, directivos o funcionarios presentes a un secretario quien verificará el quórum previamente a la iniciación de la reunión. El Secretario se apoyará en la evaluación de la legalidad de los poderes que haya efectuado previamente la Sociedad. o ARTICULO 11.- Comisiones: para el desarrollo de la Asamblea General de Accionistas, el Presidente de la Asamblea, designará y conformará la Comisión de Revisión y Aprobación del Acta: encargada de revisar el contenido del acta de la Asamblea General de Accionistas preparada por el Secretario de la Asamblea y firmarla en nombre de todos los presentes en caso de encontrarla ajustada a la verdad y a la realidad de los 4

5 acontecimientos sucedidos. Estará integrada por dos (2) accionistas presentes o sus apoderados. CAPÍTULO TERCERO Del Régimen de las Sesiones ARTÍCULO 12. Asistentes a las sesiones: podrán ingresar durante las sesiones, y en el recinto señalado para su realización, los accionistas o sus representantes. En el evento en que asistan ambos, se entenderá revocado el poder otorgado por el accionista. Adicionalmente, podrán ingresar a las sesiones, los miembros de la Junta Directiva, el Secretario de la Asamblea, el Presidente de SERFINANSA, el Revisor Fiscal, los auditores especializados que se hubieren autorizado (si fuere el caso), los candidatos a las elecciones de las que se vaya a decidir en la respectiva reunión, el personal administrativo que se requiera y cualquier autoridad pública legalmente facultada para hacerlo. El Presidente de la Asamblea podrá autorizar el ingreso de particulares cuando no se afecte el normal desarrollo de las sesiones. ARTICULO 13.- Derecho de Participación de los Accionistas: una vez comenzada la reunión de Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA aquellos accionistas que deseen dirigirse a la Asamblea o solicitar información o aclaraciones en relación con los puntos del orden del día, se identificarán ante el Presidente de la Asamblea, con su nombre completo y el número de acciones de las que sean titulares o representen. El Presidente podrá pedir a quienes soliciten la palabra que entreguen el texto de su intervención. Una vez identificados los accionistas que deseen dirigirse a la Asamblea y previamente a la votación de puntos a tratar presentados en el aviso de convocatoria, el Presidente de la Asamblea establecerá el orden en el que se oirán las intervenciones de los accionistas. ARTCULO 14.- Intervenciones: las intervenciones en la Asamblea General de Accionistas tendrán lugar en el orden que establezca el Presidente de la Asamblea. Las intervenciones de los asistentes señalados en el artículo 12 del presente Reglamento estarán limitadas a tres (3) minutos. Ningún accionista podrá intervenir más de dos veces sobre el mismo tema, salvo con autorización del Presidente de la Asamblea. El Presidente de la Asamblea General de Accionistas de SERFINANSA y sin perjuicio de cualquier otra acción que pueda adoptarse, podrá: (i) cuando lo considere oportuno, ampliar el tiempo asignado para las intervenciones; (ii) solicitar a los accionistas la aclaración de cualquier punto de su intervención y, (iii) llamar al orden a los accionistas que intervengan en caso de que no limiten su intervención a los puntos del orden del día o hagan uso indebido de sus derechos. La presentación y sustentación de los informes de los Administradores y de la Revisoría Fiscal, no estarán sometidos a los términos fijados anteriormente. Las auditorías especializadas (si es el caso) solicitadas por los accionistas y que se hayan realizado en el período anterior a la fecha de realización de la Asamblea General de Accionistas, intervendrán para exponer los hechos y materias auditadas y los resultados de su gestión. A continuación, en forma inmediata, intervendrá la persona designada por SERFINANSA para dar las explicaciones respecto de los informes de las Auditorías Especializadas. En los debates, los participantes deberán ceñirse al tema que se está tratando y no se permitirá el diálogo. Las interpelaciones (es decir cuando alguien está en el uso de la palabra y otro participante solicita se le concedan unos segundos para complementar o dar explicación frente a lo que se está diciendo en el momento) serán concedidas por quien haga uso de la palabra durante su tiempo. 5

6 Una vez los accionistas han votado sobre un tema e iniciado la presentación del punto siguiente en el orden del día, no podrá someterse nuevamente a consideración de la Asamblea el tema sobre el cual se pronunciaron los accionistas. ARTICULO 15.- Seguridad: las reuniones de la Asamblea General de Accionistas se celebrarán de manera que se garantice la participación y el ejercicio de los derechos políticos por parte de los accionistas. La Sociedad implementará las medidas que considere necesarias para preservar el buen orden en el desarrollo de las reuniones. ARTÍCULO 16. Sanciones por irrespeto: al asistente a la Asamblea que faltare al respeto debido a la misma, o a otro asistente, o a la Mesa Directiva, o ultrajare de palabra a alguno de sus miembros, le será impuesta por el Presidente, según la gravedad de la falta, alguna de las sanciones siguientes: 1. Llamamiento al orden. 2. Declaración pública de haber faltado al orden y al respeto debido. 3. Suspensión en el ejercicio de la palabra. 4. Suspensión del derecho a intervenir en el resto del debate o de la sesión, previo concepto favorable de la Mesa Directiva. ARTÍCULO 17. Orden del Día: Es la serie de negocios o asuntos que se someten en cada sesión a la información, discusión y decisión de la Asamblea General de Accionistas. 1. Instalación de la Asamblea por parte del Presidente de la Junta Directiva. 2. Designación del Presidente de la Asamblea. 3. Designación de las Comisiones. 4. Organización del orden del día por parte del Presidente de la Asamblea. 5. Informes del Presidente de SERFINANSA, de la Junta Directiva, del Revisor Fiscal, de los auditores externos. 6. Aprobación de estados financieros. 7. Decisiones financieras y administrativas. 8. Decisiones sobre propuestas de reformas estatutarias. 9. Elecciones a que haya lugar. 10. En caso de Asamblea extraordinaria, inclusión de temas adicionales a los propuestos en la convocatoria, cuando se cumplan los requisitos previstos en la Ley, en los Estatutos Sociales y en el Código de Buen Gobierno. El Orden del Día que se presentará a consideración de la Asamblea en las reuniones ordinarias será claro y adecuadamente desagregado de tal manera que haya claridad sobre los asuntos que se van a tratar. De igual forma se procederá en el caso de las Asambleas Extraordinarias con el Orden del Día que deberá ser dado a conocer en la convocatoria. No obstante lo anterior, cualquier accionista, con antelación a la reunión de la Asamblea, puede proponer la introducción de uno o más puntos a debatir en el Orden del Día de la Asamblea General de Accionistas o presentar de forma fundamentada nuevas propuestas de acuerdo sobre puntos incluidos previamente en el orden del día, dentro de un límite razonable y siempre que la solicitud de los nuevos puntos se acompañe de una justificación. Esta solicitud por parte de los accionistas debe hacerse dentro de los cinco (5) días comunes siguientes a la publicación de la convocatoria. Si la solicitud se desestima por la Junta Directiva, ésta responderá por escrito aquellas solicitudes apoyadas como mínimo, por un porcentaje del cinco por ciento (5%) del capital social, explicando las razones que motivan su decisión e informando a los accionistas del derecho que tienen de plantear sus propuestas durante la celebración de la Asamblea. Si la solicitud es aceptada por la Junta 6

7 Directiva, se publica un complemento a la convocatoria de la Asamblea General de Accionistas, mínimo con quince (15) días comunes de antelación a la reunión. ARTÍCULO 18.- Finalización de la Asamblea: una vez agotado el orden del día, el Presidente de la Asamblea General de Accionistas dará por finalizada la reunión, levantando la sesión. ARTÍCULO 19.- Acta de la Asamblea: el Secretario de la reunión levantará acta de la sesión que será recogida en el Libro de Actas, en los términos previstos en la Ley y en los Estatutos Sociales. CAPÍTULO CUARTO De las Elecciones de la Asamblea General de Accionistas ARTÍCULO 20.- Cargos de Elección de la Asamblea: corresponde a la Asamblea General de Accionistas, elegir al Presidente y Secretario de la reunión, a los directores de la Junta Directiva de SERFINANSA y al Revisor Fiscal y sus suplentes. En las reuniones de asamblea de accionistas se elegirán por mayoría de votos de los asambleístas, de entre los accionistas presentes a un Presidente, y entre los accionistas, directivos o funcionarios presentes a un secretario quien verificará el quórum previamente a la iniciación de la reunión SECCION 1 Del Presidente de la Asamblea ARTÍCULO 21. Elección: el Presidente de la Junta Directiva presenta a consideración de los accionistas, la designación del Presidente de la Asamblea General de Accionistas. ARTICULO 22. Calidades: el Presidente de la Asamblea será elegido de entre los accionistas por mayoría de los asambleístas presentes. ARTÍCULO 23. Funciones del Presidente de la Asamblea: Las funciones del Presidente de la Asamblea son las siguientes: Las funciones del Presidente de la Asamblea y sus responsabilidades principales son las siguientes: ii. Impulsar la acción de gobierno de la sociedad, actuando como enlace de los accionistas. iii. Coordinar y planificar el funcionamiento de la Asamblea. iv. Realizar la convocatoria de las reuniones, directamente o por medio del Secretario de la Asamblea. v. Preparar el Orden del Día de las reuniones, en coordinación con el Presidente de la sociedad, el Secretario de la Asamblea y los demás miembros. vi. Velar por la entrega, en tiempo y forma, de la información a los accionistas, directamente o por medio del Secretario de la Junta Directiva. vii. Presidir las reuniones y manejar los debates. viii. Velar por la ejecución de los acuerdos de los accionistas y efectuar el seguimiento de sus encargos y decisiones. 7

8 SECCIÓN 2 Del Secretario de la Asamblea ARTICULO 24. Elección: el Presidente de la Junta Directiva presenta a consideración de los accionistas, la designación del Secretario de la Asamblea General de Accionistas. ARTICULO 25. Calidades: el Secretario de la Asamblea será elegido de entre los accionistas, directivos o funcionarios por mayoría de los asambleístas presentes. El secretario de la Asamblea será el Secretario General de la Compañía y entre sus funciones están: i. Realizar la convocatoria a las reuniones, de acuerdo con el plan anual. ii. Realizar la entrega en tiempo y forma de la información necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones a los accionistas. iii. Conservar la documentación social, reflejar debidamente en los libros de actas el desarrollo de las sesiones, y dar fe de los acuerdos de los órganos sociales. iv. Velar por la legalidad formal de las actuaciones de la Asamblea y garantizar que sus procedimientos y reglas de gobierno sean respetados y regularmente revisados, de acuerdo con lo previsto en los Estatutos y demás normativa interna de la sociedad. v. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando así se requiera en su desarrollo. vi. Levantar actas de las sesiones y someterlas a la aprobación de la Asamblea. vii. Refrendar con su firma las actas y acuerdos aprobados por la Asamblea y expedir las certificaciones sobre los asuntos aprobados. viii. Llevar el libro de actas de la Asamblea. ix. Comunicar a las instancias competentes las decisiones de la Asamblea y hacer seguimiento a las acciones que conduzcan a su cabal ejecución. x. Guardar y custodiar los documentos de la Asamblea. xi. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Asamblea Del Revisor Fiscal ARTÍCULO 26. Elección: su elección se hará mediante el procedimiento establecido en los Estatutos Sociales. SECCIÓN 3 De los Miembros de la Junta Directiva ARTÍCULO 27.- Elección: Su elección se hará mediante el procedimiento establecido en los Estatutos, el Código de Buen Gobierno y el reglamento de la Junta Directiva. CAPÍTULO QUINTO De los Informes 8

9 ARTÍCULO 28.- Obligatoriedad de su Presentación: están obligados a presentar informes a la Asamblea: 1. El Presidente de SERFINANSA y los demás administradores, sobre el estado de los negocios de la sociedad y sobre su evaluación de la gestión de los directores de la Junta Directiva y sus Comités. 2. El Revisor Fiscal sobre la situación contable y financiera. 3. La Junta Directiva, representada por su Presidente, sobre el cumplimiento de las disposiciones del Código de Buen Gobierno. 4. El Comité de Auditoría 5. Otros informes previstos en el Código de Buen Gobierno y en los Estatutos Sociales. ARTICULO 30. Auditorías Especializadas: Un accionista o grupo de accionistas que tengan una participación igual o superior al cinco por ciento (5%) del capital de la compañía (porcentaje que se considera suficientemente representativo y a partir del cual la legislación financiera y del mercado de valores reconoce ciertos derechos a los accionistas) podrá solicitar ante la Presidencia, autorización para encargar, a costa y bajo responsabilidad del accionista o grupo de accionistas, auditorías especializadas dentro de los siguientes términos: Las auditorías especializadas se podrán llevar a cabo durante los quince (15) días hábiles siguientes la Asamblea General Ordinaria de Accionistas que se realiza en el primer trimestre de cada año. No se permitirá la violación de los derechos de la Compañía, de su información y de la de sus clientes, que constituyen ventajas competitivas y, en general, de todos aquellos documentos que se consideren privilegiados o reservados o de terceros, de conformidad con lo establecido en la regulación aplicable a la Compañía. Las auditorías especializadas no podrán adelantarse sobre secretos industriales ni respecto de materias cobijadas por la legislación sobre derechos de propiedad intelectual, ni respecto de información sobre la cual exista compromiso de confidencialidad. Las auditorías especializadas solo podrán cobijar el examen de información y documentación que esté en poder de la Compañía y que tenga una antigüedad no superior a dos (2) años. Las auditorías especializadas no podrán implicar una afectación a la normal operación de la Compañía ni a la autonomía y competencias de los administradores, según las facultades legales y estatutarias. La solicitud para realizar auditorías especializadas deberá hacerse por escrito con al menos un (1) mes de antelación a la fecha de inicio de dicho auditoria y se deberá indicar en forma detallada las razones y los hechos en que se funda la solicitud, los asuntos específicos objeto de auditoría, los cuales deberán ser congruentes con la motivación invocada y el tiempo de duración, que no excederá del término máximo de quince (15) días corrientes. La solicitud deberá incluir en forma específica la información a la que se quiere tener acceso. La solicitud deberá radicarse ante la Presidencia de la Compañía o ante Secretaría General. Las firmas que se contraten para realizar tales auditorías deberán tener, como mínimo, las calidades de la Revisoría Fiscal que haya designado la Asamblea General de Accionistas de la Compañía para el período correspondiente y contar con reconocido prestigio y trayectoria profesional, además de acreditar criterios de independencia respecto de la competencia. La Compañía destinará un espacio y asignará a los funcionarios responsables para la atención de las auditorías especializadas. Los papeles de trabajo suministrados al auditor especial o firma que realice las auditorías especializadas, así como los resultados de las mismas, estarán sujetos a reserva y permanecerán en poder de la Compañía. 9

10 Los resultados de la auditoría deberán conservarse en la Compañía por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración. Los resultados de la Auditoría no podrán ser revelados, sin el consentimiento previo y escrito de la Compañía. CAPÍTULO SEXTO Disposiciones finales ARTÍCULO 30.- Interpretación y Prelación: los Estatutos Sociales y El Código de Buen Gobierno primarán sobre el presente Reglamento en el evento de cualquier vacío, inconsistencia o conflicto. ARTÍCULO 31.- Vigencia: el presente Reglamento rige y aplica desde el momento de su aprobación. ARTÍCULO 32.- Publicidad: el texto completo del presente Reglamento se publicará en la página electrónica de la Sociedad o la que haga sus veces. 10