1. Qué son las Lecciones Aprendidas? Cómo implementarla? Recomendaciones para su realización Ejemplo de aplicación...

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1 Lecciones Aprendidas Contenido 1. Qué son las Lecciones Aprendidas? Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? Por qué utilizarlas? Cómo implementarla? Recomendaciones para su realización Ejemplo de aplicación Guion y links del video Lista de Referencias

2 1. Qué son las Lecciones Aprendidas? Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos 1. Es una técnica utilizada por una persona o un equipo de proyecto donde se recopilan, validan, consolidan y luego se documentan, experiencias, desarrollos, errores, riegos y sugerencias 2. Surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y aquello que efectivamente ocurrió. El resultado de esta técnica, por lo general, es un formulario donde se documenta de manera resumida las lecciones aprendidas. A continuación se puede observar un ejemplo de un formulario. 3,4 Formulario Ejemplo Título del proyecto Detalle del nombre concreto del proyecto. Descripción breve Objetivo Participantes Tecnología Conocimientos Resumen de las características del proyecto. Descripción tanto del objetivo general como los objetivos específicos del proyecto, tal como se plantearon al iniciar el proceso. Nombre de las personas involucradas en el proyecto. Detalle de la tecnología utilizada para la implementación del proyecto. Conocimientos con los que cuentan las personas involucradas que fueron 1 Cf. Ceballos G. et al (2011), p Cf. Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p Cf. Universidad de Pamplona (2008), p Cf. North K. / Rivas R.(2008), p

3 aplicaros durante la ejecución del proyecto. Restricciones Destaca las restricciones técnicas, económicas o de otro tipo que se hayan previsto o dado en el proyecto. Aprendizaje Conocimientos especiales y que agreguen valor al proceso, los cuales se hayan generado durante la ejecución del proyecto. Qué salió bien? Cuáles fueron las fallas? Lecciones Aprendidas Detalle de los hechos que salieron como se deseaba. Detalle de las fallas que se encontraron en la elaboración del proyecto. Detalle de las experiencias, errores y sugerencias que se deben tener en cuenta en la implementación de un nuevo proyecto. Tabla 5: Formulario de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración. 2. Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? Por qué utilizarlas? Al finalizar un proyecto, mediante un proceso de autorreflexión, los miembros de cada grupo consideran cuáles han sido las experiencias críticas y dónde deben enfocarse en el caso de presentarse problemas similares en el futuro 5. De esta forma, se tienen en cuenta las distintas apreciaciones de los participantes para luego disponer de información valiosa que pueda resultar útil para la planificación y preparación de nuevos proyectos. Las lecciones aprendidas permiten 6 : Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad). 5 Cf. North K. / Rivas R. (2008), p Cf. Ceballos G. et al (2011), p

4 Identificar deficiencias en políticas, estrategias, estándares, programas, proyectos, procesos, métodos y técnicas. Identificar y resolver problemas a través de nuevos cursos de acción. Mejorar la toma de decisiones futura y servir de modelo para otras intervenciones. 3. Cómo implementarla? 7 Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas Reunirse inmediatamente Asignar un facilitador Realizar el formulario Figura 9: Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración. 1. El formulario de lecciones aprendidas se debe llevar a cabo inmediatamente después de cada reunión del equipo, mientras todos los miembros están disponibles y mantienen los recuerdos frescos. 2. Cualquier miembro del equipo debe ser asignado como facilitador, a excepción del líder del proyecto quien tiene tendencia a dominar la reunión. El rol del facilitador es ayudar a que el equipo aprenda. Los miembros deben comprender que las lecciones aprendidas son una vía de aprendizaje y no un proceso de evaluación del rendimiento. De esta forma, el facilitador debe fomentar el clima para que todos participen. 3. A la hora de realizar el formulario se deberán tener en cuenta las siguientes preguntas: Qué se suponía que debía suceder? Qué sucedió realmente? 7 Cf. Young, R. (2010), p

5 Por qué se encontraron diferencias? Qué se ha aprendido? Para la primera pregunta, es de suma importancia que todos los miembros del equipo hayan comprendido el objetivo y el plan de trabajo. De esta manera puede asegurarse que no hubo malos entendidos. El aprendizaje comienza cuando los miembros del equipo comparan el plan con lo que realmente sucedió. Los éxitos y fracasos son identificados y discutidos para luego diseñar planes de acción, con el fin de mantener el éxito y mejorar los contratiempos. 4. Recomendaciones para su realización. 8 i. Introducción y agenda: Presentar la agenda del día y recordar al equipo alguno de los sucesos claves y problemas encontrados durante el proyecto. ii. iii. iv. Creación de un nuevo aprendizaje: Dividir al equipo en grupos más chicos y solicitar que apunten sus aprendizajes personales, ideas y puntos de vista. Luego clasifique las notas en distintos grupos o categorías. Discusión y revisión: Discuta dichas categorías y pregunte qué podría realizarse mejor y qué más podría apuntarse para beneficiar los grupos futuros. Intercambie opiniones entre los grupos: permita que los grupos comenten entre ellos. v. Discusión final: Los miembros del equipo deben reunirse para realizar un resumen de las conclusiones y acciones futuras. 5. Ejemplo de aplicación 9 La idea de crear seis grupos de trabajo temáticos ("redes de intercambio de conocimiento") en la División Oeste de África surgió a mediados de Estos grupos consistían en: 1. el desarrollo sostenible de la agricultura y del pastoreo 2. la economía local 3. la educación 4. la salud 8 Cf. Young, R. (2010), p Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p

6 5. la gobernabilidad local y la descentralización 6. y el género. Con el propósito general de obtener resultados razonables (efectos e impactos) en el campo de la política, los objetivos específicos de estos grupos de trabajo estaban claramente definidos. Estos eran: Mejoramiento del profesionalismo, la capacidad y la autonomía de los miembros del grupo de trabajo. Continua fomentación y evolución de las estrategias y los programas pertinentes de intercambio de conocimientos entre un grupo de personas competentes. Capitalización de experiencias en la región Oeste de África y más allá Intercambio de información sobre alternativas y propuestas exitosas dentro de la región. Activa contribución y participación de los miembros del grupo de trabajo en los debates estratégicos de la sección de África Occidental. Además de personal de SDC, los socios locales, especialistas y personas locales conocedoras también estaban implicados. Por un lado, la idea de estos grupos de trabajo provocó escepticismo por varios coordinadores. Ellos no percibían los beneficios del proyecto, ya que lo consideraban como un costo y no como una inversión. A la vez, temían dedicar demasiado tiempo para estas actividades. Por otro lado, había un creciente entusiasmo por las ONG ya que tenían acceso a una experiencia más amplia en su ámbito temático y la oportunidad de contribuir como expertos en un tópico específico que dominan. El personal de la oficina central tuvo un papel importante en el período de lanzamiento, que resultó ser un proceso duradero. Finalmente, después de dos años y medio, cada grupo de trabajo se componía de un grupo central (4 a 7 funcionarios de SDC, Swiss Agency for Development and Cooperation) y el líder del grupo. Después de tres años de existencia, una revisión basada en entrevistas y observaciones mostró un resultado positivo y muy convincente en 5 de los 6 grupos. La puesta en marcha y participación en un grupo de trabajo se vio favorecida por: 6

7 Temas en relación directa con el día a día de los retos de los miembros del grupo. Preguntas pragmáticas, compartidas y relevantes para los miembros de la red. Libertad en la red para definir su propio funcionamiento de acuerdo con las necesidades dentro de un marco pre-definido. Reuniones cara a cara por lo menos cada año y medio. Objetivos claros negociados en el grupo de trabajo y entre el grupo de trabajo y la división. El contacto directo entre compañeros. Por otro lado, el grupo de trabajo se vio obstaculizado por: Escepticismo y la resistencia de algunos coordinadores (la sensación de costo y no de inversión, considerando que demasiado tiempo del personal se "pierde" para grupos de trabajo). Facilitadores de red descuidando su papel. Las actividades de rutina consumen desde un 5% a un 10% del tiempo dedicado a las actividades de la red. Para determinadas actividades, vale la pena sentarse y revisar desde una cierta distancia y pensar en lecciones aprendidas. En las lecciones anteriores aprendimos de nuestra experiencia de África Occidental que puede ser un válido recurso para el diseño de los tópicos "Puntos Focales" dentro de la nueva estructura de la SDC. Sabine Schenk, former Head of West Africa Division. 7. Guion y links del video Parte 1: Introducción Bienvenidos al proyecto PyMEs Dinámicas. En este video Paula Dinámica explicará a Victor que son las Lecciones Aprendidas. Parte 2: Problema & Definición Victor: Buen día Paula! Paula: Buen día Victor! Dime En qué te puedo ser útil? 7

8 Victor: Te cuento. Mi empresa ya lleva algunos años de funcionamiento. A pesar de ello, me he dado cuenta que de forma sistemática cometemos los mismos errores, una y otra vez. Errores que nos cuentan tiempo y dinero. Paula: No te alarmes, que conozco una herramienta muy sencilla que he aplicado en mi empresa, que requiere una mínima cantidad de tiempo y te da excelentes resultados llamada Lecciones Aprendidas. Es una técnica que consiste en reflexionar acerca de lo que has hecho y de lo que te ha sucedido ya sea en un proyecto, proceso o actividad dentro de tu empresa. Los involucrados deberán comparar entre lo que esperaban que ocurriese y lo que en verdad ocurrió, para así identificar éxitos y fracasos antes de que se olviden. Parte 3: Ventajas Victor: Suena muy bien Paula! Pero a mí me interesaría saber qué ventajas me traerá esta actividad. Paula: Ok, si aplicas esta herramienta al finalizar cada actividad o proyecto, podrás mediante un proceso de autorreflexión llevado a cabo por los involucrados determinar lo siguiente: Cuáles han sido los puntos críticos, tanto éxitos como fracasos. Es decir, qué fue clave para el éxito de tu proyecto que deberías tener en cuenta para aplicar en el futuro, y qué hiciste en forma deficiente o incorrecta para lo que deberías determinar correcciones. Todo esto se te traducirá en reducciones de tiempo, en una mayor eficiencia de tus recursos y por ende, reducción de los costos en tus proyectos futuros. Por otro lado, gracias a que de esta forma les darás a tus empleados la oportunidad de compartir sus opiniones, dispondrás de información valiosa que te resultará útil para la planificación y preparación de tus nuevos proyectos. Parte 4: Implementación Victor: Genial Paula. Y cómo puedo implementar esta herramienta? Paula: Antes que nada Victor, debes recordar que el resultado de una sesión de Lecciones Aprendidas debe ser un documento en donde se detalle el resultado de la misma para no perder esa información valiosa. 8

9 Por ejemplo, lo que hacemos en mi empresa y que te puede servir de guía, es completar un formulario en donde se detalla lo sucedido. Además de responder las preguntas más importantes como: Qué salió bien? Qué salió mal? y Qué se aprendió?, lo que hacemos es darles contexto a las lecciones aprendidas pues es lo que nos permite identificar situaciones similares. La actividad consta solo de 3 pasos muy fáciles de seguir. El primero es una reunión entre los integrantes del equipo de trabajo. Si bien generalmente se realizan las sesiones de Lecciones Aprendidas al final del proyecto, si puedes hacerlo, te recomiendo que las conduzcas al finalizar cada fase del mismo, o luego de un evento o actividad disparadora, crítica. Como segundo paso, deberás asignar dentro del equipo a un facilitador. La experiencia me demostró que los líderes de proyecto tienden a dominar la reunión. Por lo tanto te sugiero que selecciones a otro integrante del equipo. Aquí deberás remarcarle al facilitador que su función es ayudar a que el equipo aprenda y que debe fomentar la participación de todos. Finalmente los integrantes del equipo deberán reflexionar y discutir sobre lo sucedido, para luego completar el formulario. Para lo cual es importante que se hagan las siguientes preguntas en este orden: Qué se suponía que debía suceder? Qué sucedió realmente? Por qué se encontraron diferencias? Qué se ha aprendido? Parte 5: Consejos Victor: Por último Paula. Tienes algunos consejos o puntos clave que según tu experiencia debería tener en cuenta cuando conduzca Lecciones Aprendidas en mi empresa? Paula: Victor, previamente es fundamental que le presentes al equipo la agenda del día y le recuerdes algunos sucesos y problemas claves que ocurrieron hasta el momento. 9

10 Invita a todos los involucrados en la actividad o proyecto, y solamente a ellos, a la discusión. Por último te será interesante saber qué Lecciones Aprendidas es especialmente útil en escenarios de recuperación luego de una crisis. Parte 6: Final Victor: Muchas gracias por tu ayuda Paula! Paula: De nada Victor, y si deseas buscar más información, puedes buscar en los links que te dejo a continuación: Guillermo C. / Claudina, P. / Diana C. / Mercedes, S. (2011): La gestión del conocimiento en PAE. Petrotecnia, in: Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian Productivity Organization, United Kingdom. p , in: Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge Management Toolkit, p.67-70, in: Leask M. / Lee C. / Milner T. / Norton M. / Rathod D. (2008): Knowledge Management Tools and Techniques - Helping you access the right knowledge at the right time. Improvement and Development Agency for Local Government, p , in: O si no puedes consultar la información disponible en este sitio web de Pymes Dinámicas, quienes me aconsejaron aplicar esta herramienta de gestión del conocimiento! Links para ver el video en el sitio web YouTube y en el sitio web de la Universidad Federal de Santa Catarina respectivamente, en idioma: Castellano: 10

11 mp4 Inglés: mp4 Portugués: mp4 11

12 7. Lista de Referencias Ceballos G. et all (2011): La gestión del conocimiento en PAE. Petrotecnia, en: (visitada 15/09/2013). North K./ Rivas R. (2008): Gestión del conocimiento: Una guía práctica hacia la empresa inteligente. Libros en red. Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge Management Toolkit, en: (visitada 16/09/2013). Universidad de Pamplona (2008): Nodo Internacional de gestión del conocimiento, en: eral/manuales_guias/manuales/contenidos/lecciones_aprendidas/index.htm, (visitada 18/09/2013). Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian Productivity Organization, United Kingdom, en: (visitada 16/09/2013). 12