Oficina d Atenció a l Empresa. per presentar factures i ofertes en format electrònic a l Ajuntament. Manual. de Terrassa

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Oficina d Atenció a l Empresa. per presentar factures i ofertes en format electrònic a l Ajuntament. Manual. de Terrassa"

Gustavo Vidal Marín
hace 6 años
Vistas:

1 Manual per presentar factures i ofertes en format electrònic a l Ajuntament de Terrassa

2 1.- Modificació de l Ordenança d administració electrònica de l Ajuntament de Terrassa Amb l objectiu d implementar plenament l administració electrònica com un element clau de millora de la qualitat en la prestació dels serveis públics i en compliment de les obligacions que estableix la Llei 25/2013 de 27 de desembre de promoció de la factura electrònica. A partir del 15 de gener de 2015, la relació entre l Ajuntament de Terrassa i les seves empreses municipals amb els seus proveïdors es farà estrictament pel canal telemàtic. -Presentació d ofertes (contractes menors, procediments negociats i oberts) -Notificació electrònica -Presentació de factures A partir del 16 de juliol de 2015 l Ajuntament de Terrassa i les seves empreses municipals només accepten factures electròniques en format facturae.

3 2.- Què és una factura electrònica? Factura-e és un format de factura (xml) que permet guardar de manera estructurada la mateixa informació que hi ha en una factura en paper - Es pot enviar telemàticament, per tant les empreses i els professionals s estalvien tasques d impressió i enviament de la factura. A més poden consultar l estat de la seva tramitació - Permet el tractament mecanitzat o automatitzat de la informació, ja que elimina la necessitat d entrar manualment les dades de la factura al seu receptor. Avantatge per l Ajuntament: sistema més eficient que facilita les feines de registre, derivació i comptabilització - La factura-e ha d estar signada amb un certificat digital, per garantir la seva autenticitat i integritat.

4 3.- Com generar una factura electrònica Opció 1: Programari de comptabilitat o facturació propi. Podria ser que el propi programa a més de generar la factura-e també fés l enviament al Face o al Portal de la Generalitat Opció 2: Serveis gratuïts a la xarxa ( Existeix la possibilitat que delegueu la signatura en l empresa que gestiona aquest servei. També poden fer l enviament de la factura-e) Opció 3: Programari gratuït del Ministeri d Hisenda que us podeu descarregar i instal.lar al vostre ordinador. Entrant les dades de la vostra factura en aquest programa podreu obtenir la factura en format factura-e que haureu de presentar a l Ajuntament o a les seves empreses municipals Opció 4: Entitats bancàries Cada fitxer facturae només pot contenir una sola factura. No s admeten fitxers facturae amb més d una factura.

5 4.- Signatura de factures electròniques amb certificat digital - Per signar electrònicament les factures, l emissor ha de disposar d un certificat digital. - Un certificat digital és un document electrònic expedit per una Autoritat de Certificació que permet identificar a una persona física o jurídica en Internet, signar documents electrònics i realitzar determinats tràmits amb Administracions de forma segura. - Els certificats més utilitzats són el DNI electrònic i el Certificat de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) El certificat de la FNMT és el que es requereix per les relacions amb l Administració Tributària. - Certificat IdCAT (Plaça Didó) - Possibilitat de delegació de la signatura de la factura a les gestories

6 5.- Com presentar factures i ofertes a l Ajuntament i a les empreses municipals - Accedir a la Seu electrònica municipal - Tràmit Presentació d ofertes en cas de contractes menors/procediment negociat/ procediment obert - Tràmit Presentació de factures (factura-e amb certificat digital) S accedeix a una plataforma externa de l EACAT (Extranet de les Administracions Catalanes) Cada administració ha de disposar d un portal únic de recepció de factures en format facturae per a totes les entitats que en depenguin..portal de presentacio de factures FACE.Portal de presentació de factures de l Administració Catalana

7 5.- Com presentar factures i ofertes a l Ajuntament i a les empreses municipals - Instruccions per a la presentació de factures electròniques - Llista de codis DIR3 (les factures en format facturae hauran de portar la informació codificada dels serveis de l Ajuntament o empreses municipals a on van dirigides) En tots els casos els proveïdors obtindran, en el moment de la presentació de l oferta o de la factura, un resguard electrònic del registre d entrada de l Ajuntament que acredita la presentació en la data que s hagi fet.

8 Com presentar una factura electrònica en format factura-e a l Ajuntament de Terrassa? Pas 1.- Accediu a la Seu electrònica municipal, a perfil de contractant i seleccionar l opció Presentació de factures. Aneu a Feu el tràmit (enllaç extern).

9 Pas 2.- Marqueu la pestanya Enviament de factures Oficina d Atenció a l Empresa

10 Pas 3.- Afegiu l arxiu xml que conté la factura electrònica amb el botó Examinar i després feu afegir Pas 4.- Marqueu el caixetí de l esquerra de les factures que voleu enviar i seleccioneu el destinatari en el camp desplegable de la dreta Pas 5.- Premeu el botó Envia

11 Directori DIR3 de l Ajuntament

12 Com presentar una oferta en cas de contractes menors Pas 1.- Accediu a la seu electrònica municipal, a perfil del contractant i seleccioneu l opció Presentació d ofertes en cas de contractes menors

13 Pas 2.- Ompliu el formulari. Oficina d Atenció a l Empresa

14 Pas 3.- Identifiqueu-vos amb certificat digital. Per fer aquest tràmit cal signar electrònicament la sol.licitud.

15 Pas 4.- Entrada de dades. Empleneu les vostres dades personals i la resta de dades específiques del formulari. A la part inferior de la pantalla podeu adjuntar els documents relacionats amb la vostra oferta que considereu oportuns. Premeu el botó Continuar.

16 Pas 5.- Repàs de dades. Accedireu a la pantalla de repàs de les dades del tràmit. Si les dades no són correctes podeu modificar-les.

17 Pas 6.- Signar electrònicament el document de sol.licitud. En la pàgina final trobareu dos documents electrònics originals en format PDF. El primer és el document signat per vosaltres que ha entrat al Registre General de l Ajuntament. El segon és el comprovant, signat per l Ajuntament, conforme la vostra sol.licitud ha estat rebuda per l Ajuntament.

18 Com presentar una oferta en cas de contractes tramitats amb procediment negociat Pas 1.- Accediu a la seu electrònica municipal, a perfil del contractant i seleccioneu l opció Presentació d ofertes en cas de contractes tramitats amb procediment negociat

19 Pas 2.- Ompliu el formulari identificant-vos amb certificat digital. Oficina d Atenció a l Empresa

20 Pas 3.- Entrada de dades. Empleneu les vostres dades personals i la resta de dades específiques del formulari. A la part inferior de la pantalla, disposeu d una relació dels documents requerits per aquest tràmit. Afegiu-los en format digital. Premeu el botó Continuar.

23 Com presentar una oferta en cas de procediments oberts Pas 1.- Accediu a la seu electrònica municipal, a perfil del contractant i seleccioneu l opció Presentació de proposicions en els procediments oberts.

24 Com presentar una oferta en cas de procediments oberts Pas 2.- La presentació de proposicions es farà únicament a través del portal i es necessita certificat digital.

S obrirà una pàgina amb els mercats en els que es pot operar.

25 Com presentar una oferta en cas de procediments oberts Pas 3.- Registreu-vos com a usuari pulsant el botó Login. S obrirà una pàgina amb els mercats en els que es pot operar. Escollir l opció sector públic. Pulseu Donar-se d alta i emplenar el registre d usuari.

26 Com presentar una oferta en cas de procediments oberts Pas 4.- Registrar l empresa, o associar-se a una empresa ja existent a la plataforma. Pulseu crear o solicitar acceso a una entidad.

27 Com presentar una oferta en cas de procediments oberts Pas 5.- A través de la plataforma els candidats o licitadors, una vegada hi accedeixin amb el seu usuari i contrasenya, podran consultar la informació d un procediment. Trobaran el procediment a l àrea Serveis i, posteriorment, pulsant a Cerca de procediments públics. Per accedir a tota la informació del procediment, haurà de pitjar a Detall. Després d accedir a Estic interessat podrà crear una oferta. Per enviar l oferta haurà de polsar a Les meves ofertes en el botó crear oferta. La creació d una oferta es composa de 4 pasos: -informació general; introduir un nom o referència per a la seva oferta a Referència de l oferta -Lots; si s han definit lots pel procediment, s haurà d indicar a quins d ells presentarà una oferta. -Formulari de resposta; contestar a les preguntes en cadascun dels sobres, si n hi ha. I posar els preus de la seva oferta en el llistat d articles. -Documents; haurà d adjuntar tota la documentació requerida en el present plec, dins els sobres corresponents. Una vegada contestat el formulari de resposta, haurà de polsar el botó Tancar formulari. Una vegada fets tots els passos anteriors, haurà de polsar el botó Finalitzar oferta ; posteriorment, el botó Firmar tots i seleccionar un certificat reconegut per a la firma de documents; a continuació Encriptar i enviar.

28 Guia ràpida de registre i presentació d ofertes Per qualsevol qüestió contactar amb Vortal Servei de Gestió de Clients de Vortal: Tel Mail: info@vortal.es Horari: de dilluns a divendres de 9:00 a 19:00h.

29 Per dubtes o consultes relacionades adreçar-se a: Ofina d Atenció a l Empresa C/ Telers, 5 escala B, 1ª planta Edifici del Vapor Gran Tel atencioempresa@terrassa.cat Horaris d atenció: de dilluns a divendres de 8.30 a hores

Documentos relacionados

Què no és? Què és? Factura Electrònica (en el sector públic)

Què no és? Què és? Factura Electrònica (en el sector públic) FACTURACI Ó ELECTRÒNI CA Factura Electrònica (en el sector públic) Què és? És un document electrònic que: Viatja per mitjans electrònics Garanteix l autenticitat de l origen Garanteix la integritat it