Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme

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1 nuevas tecnologías Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme El uso del estándar XBRL trae consigo múltiples ventajas. La clave del éxito en su implantación es la adopción del mismo por parte de los reguladores y la banca, ofreciendo ventajas a la pyme cuando ésta lo utilice. A las compañías informáticas les compete adaptar las aplicaciones ERP para poder hacer uso de esta tecnología de forma ágil y sencilla 28

2 Juan Andujar Responsable de Calidad del Software Santiago Ortega Arquitecto de Software Sage España En los últimos años ha aumentado mucho la inversión en tecnología en las pequeñas y medianas empresas (pymes). En ocasiones ésta no resulta adecuada a la naturaleza del negocio, pues se adquiere ignorando sus posibilidades, o aún peor, sin saber utilizarlas. Afortunadamente, existen innovaciones como XBRL (extensible Markup Language), que debidamente utilizado supondrá un gran beneficio para las pymes, cuando se popularice su empleo. Desde nuestra perspectiva como fabricantes de aplicaciones informáticas (ERPs - Enterprise Resource Planning - aplicaciones informáticas de gestión empresarial), recordamos siempre que el objetivo de las mismas es satisfacer las necesidades de las pymes. Creemos que XBRL es una tecnología que conseguirá una gran mejora de los flujos fiscales y financieros. El título de este artículo se compone de tres acrónimos, dos de ellos -ERP y XBRLasociados indiscutiblemente a la tecnología y a su evolución. El objetivo de este trabajo es dar una visión de cómo se relacionan entre sí desde distintas ópticas. Desde el punto de vista técnico, XBRL no es más que una especificación tecnológica, que permite presentar contenidos -información- de una forma estructurada y fácilmente identificables por sistemas informáticos. Una especificación es un conjunto de reglas y patrones que se deben seguir para construir un objeto, que en nuestro caso es un informe. Esto de por sí ya es interesante, puesto que va a permitir que dos sistemas que conozcan y cumplan dichas reglas se comuniquen. El conjunto de reglas específicas para un determinado documento lo llamamos taxonomía. Existen múltiples taxonomías construidas sobre la especificación XBRL. La que ahora nos ineresa es la asociada al nuevo Plan General de Contabilidad de 2007 (PGC2007). FICHA RESUMEN Autores: Juan Andujar y Santiago Ortega Título: Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme Fuente: Partida Doble, núm. 204, inas 28 a 35, noviembre 2008 Localización: PD Resumen: El objetivo de este trabajo es dar una visión de cómo se relacionan entre sí las aplicaciones informáticas ERP, con el estándar XBRL y las pequeñas y medianas empresas. Haciendo hincapié en la taxonomía asociada al nuevo Plan General de Contabilidad de 2007 (PGC2007), como medio de comunicación de las pymes con terceros para presentar y recoger información financiera; así como en la integración de XBRL en las aplicaciones ERP. Descriptores ICALI: XBRL. Tecnología. Sistemas integrados de gestión. Reforma contable. 29

3 nuevas tecnologías nº 204 noviembre 2008 TABLA 1 Los ERP s tienen la capacidad de tratar automáticamente la información contenida en un informe XBRL, por lo que a medida que se popularice la taxonomía PGC2007, las pymes -y el resto de empresas- dispondrán de un medio de comunicación con terceros para presentar o recoger información financiera. Esto permitirá agilizar trámites y flujos financieros con reguladores y banca. Facilitará el intercambio de información entre compañías del mismo grupo. Será más sencillo crear procesos de comparación y análisis, tanto para las empresas proveedoras de informes financieros, como las de análisis de riesgos. Una de las ventajas más importantes es la reducción en la manipulación de los datos, lo que minimiza el riesgo de errores, y posibilita procesos repetibles con gran fiabilidad. En definitiva, la facilidad de proceso y la objetividad en la categorización de los contenidos abre un amplio abanico de escenarios de uso para esta tecnología. En el presente artículo vamos a dar un breve repaso a los tres elementos en juego, luego veremos el contenido de la taxonomía PGC2007 y, por último, cómo va a integrarse XBRL en las aplicaciones ERP. QUÉ ES? Pyme Según recomendación de la Comisión de la Unión Europea, es la unidad económica con personalidad física o jurídica que reúne los siguientes requisitos: Emplear menos de 250 trabajadores Tener un volumen de negocio inferior a 50 millones de euros o un balance general inferior a 43 millones de euros y Categoría de empresa según sus características Categoría de empresa Trabajadores Volumen de negocio Balance general Mediana <250 <= 50 m e <= 43 m e Pequeña <50 <= 10 m e <= 10 m e Micro <10 <= 2 m e <= 2 m e No estar participada en un 25% o más por una empresa que no cumpla estos requisitos. En este artículo nos referimos a las pymes porque en esta categoría se engloba el grueso del tejido empresarial en España, y porque será el cliente objetivo al adecuar las aplicaciones informáticas a la generación de informes XBRL. Una característica importante de la pyme es su capacidad de adopción de tecnología siempre que esta sea fácil de utilizar y le reporte beneficios tangibles. De lo contrario el rechazo es evidente, y es prácticamente imposible involucrarla. Nuestra experiencia implementando soluciones informáticas para pymes nos ha demostrado que es fundamental que el usuario final no perciba la complejidad de la tecnología subyacente. Por lo tanto, una clave de éxito será simplificar la ejecución presentándola como una opción más dentro del proceso ya existente. Por otro lado, los organismos reguladores y la banca deben proporcionar ventajas competitivas cuando se utilice esta tecnología por parte de las empresas. Esto impulsará definitivamente este estándar. ERP Sistema de información integrado que sirve para gestionar de forma eficaz e integrada las partes más importantes del negocio. Presenta una arquitectura modular generalmente con los siguientes módulos principales: Finanzas, Producción, Logística, Ventas y Marketing y Recursos Humanos. Este acrónimo engloba a la mayoría de soluciones informáticas y cuando nos referimos a él incluimos tanto a las soluciones integradas modulares, como a las aplicaciones específicas del área de gestión financiera como programas de Contabilidad, Analítica, etc. XBRL Las aplicaciones informáticas prefieren trabajar con información estructurada, en la que queda perfectamente identificado cada contenido y su relación con el conjunto de la información. Este principio es básico para poder gestionar información de forma automática. Los procesos informáticos utilizan múltiples estrategias para almacenar información, 30

4 Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme y permitir su tratamiento, pero una de las más usuales en los últimos tiempos es la utilización de lenguajes de marcación. XML (extensible Markup Language) es un metalenguaje extensible de etiquetas que permite definir cualquier estructura de información de una forma fácil, legible por personas, y sobre todo fácilmente procesable por un ordenador. A continuación presentamos un ejemplo de cómo se puede representar un conjunto de datos relacionados con un artículo. Artículo: TORNRO10 Descripción: Tornillo Rosca 10 Precio: 0.02 Stock: Tipos: Allen y Estrella Se podría representar en XML como: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <articulo> <idarticulo>tornro10</idarticulo> <descripcion>tornillo Rosca 10</descripcion> <precio>0.02</precio> <stock>10000</stock> <tipos> <tipo>allen</tipo> <tipo>estrella</tipo> </tipos> </articulo> Esta información marcada permite almacenar información de estructuras complejas, y poder intercambiarla entre sistemas heterogéneos, haciéndola fácilmente tratable, ya que aporta el conocimiento necesario para reconocer los contenidos. Esta misma información podría representarse en XML de múltiples distintas formas. Esto que es una ventaja en términos de flexibilidad, puede representar una dificultad si pensamos en la comunicación entre dos sistemas. Según el modelo de comunicación de Jakobson entre un emisor y un receptor, precisamos de un mensaje y un canal por donde transmitiremos el mensaje. Pero aparece un tercer elemento que es el código lingüístico que consiste en "un conjunto organizado de unidades y reglas que deberán conocer a la perfección emisor y receptor, y que debe cumplir el mensaje. Nuestro escenario precisa que sistemas heterogéneos, como pueden ser el módulo financiero de una aplicación ERP y un aplicativo específico de banca, se comuniquen compartiendo información financiera. Los mensajes se describirán en lenguaje XML, pero necesitamos una sintaxis específica para representar los conceptos de negocio y sus relaciones. Esta sintaxis específica se llama Taxonomía, y se expresa mediante un metalenguaje que llamamos XBRL. XBRL es un buen ejemplo de un lenguaje estándar abierto que está basado en XML. figura 1 Elementos de diseño en los informes xbrl Especificación XML Especificación XBRL Informe XBRL Taxonomía 31

5 nuevas tecnologías nº 204 noviembre 2008 «El empleo de la taxonomía PGC2007 agilizará trámites y flujos financieros con reguladores y banca, además de facilitar el intercambio» de información entre compañías XBRL aporta básicamente dos tipos de información: Definición de los Contenidos de Negocio (Taxonomía) Representación de los Contenidos de Negocio (Informe) Por lo tanto podemos ver en la figura 1 los elementos que intervienen en el diseño y creación de los Informes XBRL. XBRL identifica mediante etiquetas los distintos elementos que componen la información financiera. Estas etiquetas proporcionan además atributos de dichos conceptos, como puede ser el tipo -monetario, fracción, porcentaje, -, o referencias a otras informaciones como puede ser el identificador en distintos idiomas, o incluso la relación entre distintos elementos de la misma taxonomía. Permite agrupar información y relacionarla para realizar cálculos. Una de las características más relevantes de XBRL es su capacidad de ser extensible. Esto permite realizar adaptaciones concretas a estructuras particulares. Permite diseñar conceptos complejos partiendo de grupos de conceptos básicos, y permite la reutilización de taxonomías existentes, o parte de ellas. XBRL usa tecnologías relacionadas con el estándar XML, como XML Schema, XLink, XPath y Namespaces, que hace posible definir una semántica rica y extensible para los informes financieros. Como hemos comentado, XBRL consiste en un informe que contendrá los datos de negocio hechos- que deben reportarse, y un DTS -Discoverable Taxonomy Set- que agrupa las definiciones necesarias para identifica los datos, sus características y la relación entre ellos. Un informe XBRL contendrá los Estados de las Cuentas Anuales para una compañía, representado mediante: Hechos: Valores simples asociados a un elemento, o valores múltiples representado mediantes tuplas y dimensiones. Contextos: Como la compañía, el periodo de validez de los hechos, y los posibles escenarios contextuales como real, previsto, presupuestado, etc. Unidades: usadas para los valores numéricos como euro u otras. La taxonomía contendrá esquemas con etiquetas que identifican conceptos de negocio, y las linkbases que nos permiten relacionar etiquetas con documentos externos que pueden contener información como: Esquema: El conjunto de elementos que pueden aparecer en los informes y la estructura de los mismos. Este conjunto lo denominaremos el diccionario de términos definido. Etiquetas de idiomas: Permite establecer la etiqueta que se mostrará para cada uno de los elementos de la taxonomía, en cada uno de los idiomas en los que sea necesario definirla. Referencias: Relaciona un concepto XBRL con documentación específica, generalmente de carácter legal, donde se define, explica o aclara el concepto referido. Se indica el lugar exacto mediante una estructura definible -por ejemplo: Documento, Número, Página, Párrafo-. Definición: Representa las relaciones estructurales entre los elementos de una taxonomía, tales como relaciones padrehijo, general-específico, etc. También permite mediante XDT, declarar la información bajo un enfoque dimensional, utilizando relaciones de tipo domain-member, has-hypercube, etc. Presentación: Establece el orden y la estructura en la que se mostrarán los elementos en un informe XBRL. Este linkbase facilita la compresión a un usuario en la lectura del documento. 32

6 Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme Cálculos: Está diseñado para permitir una serie de comprobaciones o validaciones básicas sobre los elementos de una taxonomía. Sólo permite sumas y la ponderación mediante la asignación de pesos a los elementos. TAXONOMÍA PGC2007 Existen distintas implementaciones de taxonomías como la DGI del Colegio de Registradores, la ES-BE-FS del Banco de España, la PGC90 del ICAC, la US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), o la XBRL-GL (General Ledger). Relacionada con el Nuevo Plan General Contable se ha desarrollado la taxonomía PGC2007 publicada por el ICAC. Qué incluye...? La taxonomía PGC2007 está dividida en dos partes: Cuentas anuales y Memoria. Cada una de ellas está caracterizada para cada tipo existente de las mismas: Normal, Abreviado y de Pymes. Modelo Normal: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Estado de Flujos de Efectivo Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Memoria normal Modelo Abreviado: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Memoria abreviada Modelo Pymes: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Memoria pymes Quién la utilizará...? Según se comenta en la descripción de la taxonomía en el portal Esta taxonomía se utiliza en el formato electrónico que las empresas obligadas a depositar sus cuentas anuales individuales en el Registro Mercantil, realicen con el tratamiento contable de la información que han de incorporar relativa a los modelos de cuentas atendiendo al Nuevo Plan General de Contabilidad de 2007, con entrada en vigor a partir del 1 de enero de 2008 El primer objetivo será permitir a las empresas que depositan cuentas anuales, la posibilidad de realizarlo a través de informes XBRL. Para esto podrán utilizar la aplicación D2 que pondrá a disposición el Registro Mercantil, o utilizar las aplicaciones informáticas que utilizan habitualmente, a medida que éstas se adapten a la nueva tecnología. ERP Y LA TAXONOMÍA PGC2007 Los usuarios de las aplicaciones informáticas financieras no tienen porqué conocer los aspectos técnicos que hemos ido repasando a lo largo de este artículo. Si las aplicaciones están bien diseñadas, la creación, validación o importación de informes XBRL deberá ser tan sencillo como elegir un formato de salida cuando se vaya a realizar un informe -impresora, f, XBRL, -. Serán las empresas de informática, los reguladores, banca, etc. quienes deberán tener en cuenta la arquitectura de las taxonomías y las estructuras de los informes que se generan. Existirán varios escenarios de uso en donde encajará la implementación de la taxonomía PGC2007 en particular, y de informes XBRL en general. Como se comentaba en la introducción, esta implementación permitirá agilizar trámites y flujos financieros con reguladores y banca como un primer objetivo. Pero también permitirá el intercambio de información entre compañías del mismo grupo, y simplificará la creación de procesos de comparación y análisis, tanto para 33

7 nuevas tecnologías nº 204 noviembre 2008 las empresas proveedoras de informes financieros, como las de análisis de riesgos. En definitiva el primer objetivo de las aplicaciones será abstraer al usuario de la complejidad de XBRL, permitiendo crear los informes de forma automática. Si factorizamos entre los distintos escenarios observamos funcionalidades básicas que se deberán implementar: Creación de Informes XBRL a partir de los datos Financieros almacenados en las aplicaciones ERP. Transmisión, almacenamiento y gestión de los informes generados. Recepción e interpretación de informes recibidos. Validación de los informes. Visualización de los informes Los módulos financieros de las ERP s actuales procesan la información necesaria para crear los informes previstos en la taxonomía. La estructura interna de los datos no tiene porqué estar alineada con el diseño propuesto por ésta. Por lo tanto existirán dos estrategias: Adaptar la estructura de datos a la especificación de la taxonomía. Realizar un módulo conversor que permita generar los informes partiendo de las estructuras propias de la aplicación. La primera aproximación será más efectiva a la larga, al no tener que realizar procesos intermedios. A medida que se avance en la adopción de la taxonomía será la solución que aplicarán la mayoría de las ERP s. Inicialmente se crearán módulos conversores que permitirán realizar la transición entre información interna y estructura de la taxonomía. Este proceso no tiene porqué ser evidente para el usuario de la aplicación, por lo que no debe complicar el proceso de la generación. La figura 2 muestra una pantalla de preparación previa a la generación de las Cuentas Anuales de un ERP de Sage. En la implementación de informes XBRL esta pantalla no deberá variar prácticamente, por lo que el usuario final tendrá la misma experiencia que con la funcionalidad actual. figura 2 Generación de cuentas anuales en una ERP de Sage 34

8 Impacto de XBRL en aplicaciones ERP para la pyme figura 3 Componentes necesarios para el tratamiento de informes xbrl en la erp ERP Creación informes Transmisión XBRL Datos ERP Validación Almacenamiento Receptor Visualización Interpretación Recepción Otros Los primeros requisitos de implementación serán los de crear informes, validarlos y visualizarlos. Con éstas funcionalidades las aplicaciones tendrán la capacidad de emitir las Cuentas Anuales al Registro Mercantil. El escenario de uso para el que se precisa la recepción e interpretación quedará inicialmente fuera del ámbito de las ERP s estándares, y se dirigirá a las aplicaciones especializadas en análisis financieros, reguladoras y banca. 5. CONCLUSIONES En este artículo hemos realizado un repaso a los conceptos básicos que aparecen asociados a los informes XBRL, y más concretamente a la taxonomía PGC2007. Hemos visto su relación con las aplicaciones ERP y como las empresas van a poder utilizar esta tecnología sin tener que conocer los detalles técnicos en los que se basa. Como resumen de las ventajas identificadas mencionaremos: Reducción en la manipulación de los datos, lo que disminuye el riesgo de errores, y posibilita procesos repetibles con gran fiabilidad. Las ERP s implementarán esta funcionalidad de forma transparente para el usuario final. Al categorizar la información e identificar de forma homogénea los datos, permite procesar multitud de informes, pudiendo realizar procesos de comparación y análisis de forma objetiva. Su empleo agilizará trámites y flujos financieros con reguladores y banca. Facilitará el intercambio de información entre compañías del mismo grupo. La clave del éxito residirá en la adopción de XBRL por parte de los reguladores y la banca, ofreciendo ventajas a la pyme cuando ésta lo utilice. De esta forma las compañías informáticas adaptarán sus aplicaciones ERP para satisfacer la demanda de sus clientes. REFERENCIAS PÁGINAS WEB de Fundetec. y de XBRL España. del ICAC. del Colegio de Registradores. de Sage España. 35

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