INDICE MANUAL ERP AS2 WEB

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1 PÁGINA: 1 de 73 Elaborado por: Juan Morales Revisado por: Juan Morales Aprobado por: Yolanda Guijarro INDICE MANUAL ERP AS2 WEB 1. INICIO CONFIGURACIÓN BASE ORGANIZACIÓN SUCURSAL PUNTO DE VENTA TIPO DE IDENTIFICACIÓN BANCO CONFIGURACIÓN PAÍS TIPO DE CUENTA BANCARIA DATOS BASE EMPRESA CATEGORÍA DE EMPRESA DOCUMENTOS SECUENCIAS CONDICION DE PAGO FORMA DE PAGO RESPONSABLE SALIDA DE MERCADERÍA... 19

2 PÁGINA: 2 de LISTA DE PRECIOS MIGRACIÓN DEPARTAMENTO FINANCIERO COBROS Configuración Motivo Nota de Crédito Procesos Cobros Anticipo Clientes Notas de Crédito Clientes Cheques posfechados PAGOS Configuración Motivo Nota Crédito Proveedor Procesos Pagos Anticipo Proveedor Nota Débito y Crédito (Proveedor) Pago Cash Pago Empleados CONTABILIDAD Configuración

3 PÁGINA: 3 de Nivel Plan de Cuentas Cuenta Contable. (Plan de Cuentas) Nivel Centro de Costos Centros de Costos Tipo de Asiento Impuestos Categoría Impuesto Concepto Contable Procesos Carga Asiento Contable Asientos Contables Cuenta Pagos Conciliación Bancaria Mayorizar Ejercicio Interfaz Contable Ventas PRESUPUESTO SRI Configuración Gastos Deducible SRI Concepto de Retención Categoría de Retención Porcentaje Impuesto Renta Anual

4 PÁGINA: 4 de Anulados SRI Crédito Tributario SRI ACTIVOS FIJOS Inventario Configuración Producto Categoría de Producto Subcategoría de Producto Producto Compras Configuración Tipo Operación Procesos Pedido Proveedor Generación Cuenta Por Pagar Recepción Proveedor Ventas Configuración Canal Zona Facturación Clientes Nómina Configuración

5 PÁGINA: 5 de 73 MANUAL ERP AS2 web 1. INICIO. Se ingresa al Sistema a través de cualquier navegador web por ejemplo: Internet Explorer, Safari, Google Chrome, Mozilla (recomendado), etc. En la barra de la dirección del navegador ingresar el URL de acceso al Sistema provisto por el Departamento Técnico de ASINFO. Le aparecerá la siguiente pantalla: Se ingresa el nombre de usuario y contraseña que previamente ha sido definido por el Administrador del Sistema a través del perfil. Ver paso XXX. A continuación se desplegará la siguiente pantalla: 5

6 PÁGINA: 6 de 73 Se escoge la Organización, Sucursal, Punto de Venta, Caja, Bodega en la cual se trabajará en el Sistema, estas opciones ya están definidas previamente por el perfil. Una vez que ingresamos en el Sistema nos aparecerá el menú al cual tendremos acceso, este menú puede tener restricciones de acuerdo al perfil asignado, les puede aparecer un menú parecido al siguiente: La barra que se utilizará en todos los módulos del sistema será parecida a la siguiente: Esta barra podrá cambiar de acuerdo al proceso que se esté navegando en el Sistema. 2. CONFIGURACIÓN BASE. En esta primera pestaña del Sistema se encuentran la configuración inicial que se le debe realizar al Sistema para su correcto funcionamiento, es muy importante tomar en cuenta todos los campos de la configuración base para el buen funcionamiento del ERP AS2 web. 6

7 PÁGINA: 7 de ORGANIZACIÓN. Se ingresan datos de la Empresa que utilizará el Sistema, esta información será la que se envía en los Anexos al SRI, por lo que la información debe ser correctamente ingresada. Adicionalmente también se puede cargar el logo de la empresa, este tiene que estar en formato.jpg en tamaño 140x60. Los datos siguientes son de suma importancia para la implementación de una nueva organización estos son: Razón Social, Nombre del Representante Legal, Cédula del Representante Legal, RUC de la organización, RUC del Contador y Logo de la Empresa. 7

8 PÁGINA: 8 de SUCURSAL. De acuerdo a las sucursales que tenga la Organización autorizadas por el SRI, en este punto se crean con su respectiva información. El código debe ser el autorizado por el SRI para la emisión de facturas, retenciones, etc PUNTO DE VENTA. De acuerdo a los puntos de venta que tenga la Organización autorizadas por el SRI, en este punto se crean con su respectiva información. El código debe ser el autorizado por el SRI para la emisión de Facturas, retenciones, etc. Adicionalmente en este punto se crean las cajas que tendrá cada punto de venta. 8

9 PÁGINA: 9 de TIPO DE IDENTIFICACIÓN. El sistema permite crear tantos tipos de identificación sean necesarios de acuerdo a la necesidad de la Organización. Escogemos de acuerdo a cada cliente. A cada tipo de identificación que se cree, se podrá activar el validador del SRI, es importante tomar en cuenta que si este validador no está activo, el sistema permitirá que se ingrese cualquier tipo de identificación al crear clientes, proveedores, empleados BANCO. Se crea la tabla de todos los bancos con los cuales trabaja la organización. El código que se ingresa por Banco debe ser el código establecido por el Banco Central para esa institución financiera, ya que después para el pago CASH MANAGEMENT el sistema tomará este código para el Banco. Se debe crear algunos bancos para que estén guardados. 9

10 PÁGINA: 10 de CONFIGURACIÓN PAÍS. En este catálogo se crean todos los países de los cuales la organización realiza importaciones y/o exportaciones. A cada país se le creará provincias y ciudades, esto nos servirá para a cada dirección de clientes, proveedores, empleados atarle la ciudad a la que pertenece TIPO DE CUENTA BANCARIA. En esta pantalla se definirán los tipos de cuentas bancarias que serán los que puede tener la Organización. 10

11 PÁGINA: 11 de 73 Ver paso. XXX 3. DATOS BASE. En esta pestaña se definirán algunas configuraciones necesarias para el correcto funcionamiento del sistema y que impactan en otros procesos EMPRESA. En el catálogo de empresa se ingresa la información de Clientes y Proveedores. Es importante que para la creación de este catálogo previamente ya estén definidos los siguientes puntos: Ver punto 2.4. Ver punto xxx. Recaudador Ver punto 2.8. Ver Punto xxx. Agente Comercial. Ver Punto 3.2. Categoría de Empresa Ver Punto xxx. Lista de Precio. Ver Punto xxx. Zona Ver Punto Categoría de retención En esta pantalla es indispensable registrar toda la información requerida. Tipo de Identificación.- Existen 3 tipos de acuerdo a lo definido por el SRI. o RUC, Cédula de Identidad, Pasaporte. Categoría de Empresa.- En la categoría de empresa se definen las cuentas contables las cuales tendrá el cliente/proveedor. (Ver paso 3.2.) Tipo de Empresa.- Existen 2 tipos de acuerdo a lo definido por el SRI. o Natural, Jurídica. 11

12 PÁGINA: 12 de 73 Se ingresa toda la información de cabecera y se selecciona si es Cliente y/o Proveedor. CLIENTE.- En el caso de cliente, se ingresa toda la información requerida. o Tipo de Cliente: Esta opción sirve para a un cliente poder atarle subclientes (solo informativo). Por ejemplo una empresa de Publicidad que vende sus servicios a la Empresa XY, sin embargo quién realmente recibe el beneficio del servicio es la Empresa JJ, en el sistema se definirá la Empresa XY como tipo de cliente AMBOS, y en la pestaña de subclientes se ingresará la información de la Empresa JJ. o Agente Comercial: Vendedor que se le asigna a un cliente. o Forma de Cobro: Forma de cobro predeterminada que tiene un cliente, esto puede cambiarse al momento de emitir la factura. o Número de cuotas: # de cuotas predeterminadas por factura, se toma en cuenta desde el día de emisión de factura, esto puede cambiarse al momento de emitir una factura. o Lista de Precios: Lista de precios predeterminada para el cliente. (Ver paso XXX) o Zona: Zona predeterminada por cliente. (Ver paso XXX) 12

13 PÁGINA: 13 de 73 o Recaudador: Recaudador predeterminado por cliente, si no existe dejar en blanco. (Ver paso XXX) o Condición de Cobro: Días de crédito predeterminados para un cliente (Ver paso XXX) o Método de facturación: Depende del procedimiento que tenga la empresa para un cliente determinado, existen 2 opciones: Pedido Factura Despacho. Pedido Despacho Factura. o Crédito máximo: Valor de crédito máximo otorgado a un cliente, si el cliente no realizase el pago de facturas y el valor del crédito máximo se ve reducido, el sistema no le permitirá facturar a ese cliente. PROVEEDORES.- o Forma de Pago: Forma de pago predeterminada para el proveedor. Esto puede ser cambiado al momento de ingresar la factura de compra. o Condición de pago: Días predeterminados de cobro a partir de la fecha de registro de la factura de compra. o Categoría de Retención: Se selecciona la categoría de retención predeterminada que tendrá un proveedor, esto servirá para que al momento de emitir una retención a un proveedor, el sistema calcule automáticamente el valor de los códigos de retención. (Ver paso XXX) o Pago cash: Si se selecciona este combo, los pagos de este proveedor pasarán al módulo de cash Management. El módulo 3 de datos base en la parte de empresa se registra los clientes y los proveedores. CUENTAS BANCARIAS.- o Aplica solo para proveedores con pago cash, se ingresan las cuentas bancarias a la cual se le realizará el pago a través del módulo cash Management. DIRECCIÓN.- 13

14 PÁGINA: 14 de 73 o Se ingresan las direcciones del cliente/proveedor, la dirección que se ingresé como principal será la que aparezca como default al ingresar una compra o emitir una factura. o Las direcciones que se ingresen como envío serán las que aparezcan para emitir la guía de remisión. SRI.- o En el caso de ser proveedor se ingresa en este campo la información del SRI de la factura del proveedor. SUBCLIENTES.- o Si el cliente a ser ingresado va a tener subclientes en esta pantalla se ingresa la información. FORMA DE PAGO SRI.- o Se ingresa una forma de pago SRI, esta información será la que se envíe al ATS del SRI CATEGORÍA DE EMPRESA. En esta opción se definen categorías de empresa, donde cada categoría se le parametrizan las siguientes cuentas contables. Cuenta Contable Clientes. Cuenta Contable Proveedores. Cuenta Contable Anticipo Clientes. 14

15 PÁGINA: 15 de 73 Cuenta Contable Anticipo Proveedores. Cuenta de Sueldos por pagar. Pueden existir N categorías de Empresa, cada cliente/proveedor, empleado puede tener una sola categoría de Empresa asignada DOCUMENTOS. Esta opción es la principal a ser parametrizada antes de poder realizar cualquier proceso en el sistema. Por cada proceso en el sistema se debe definir un documento. Por cada proceso pueden existir uno o varios documentos. Y por cada documento un secuencia. En la creación del documento se ingresará la siguiente información. Nombre del Documento (será el nombre que aparezca en cada proceso). Documento Base (es el proceso en el sistema) Secuencia (secuencia que se le asignará a un cliente) Tipo de Asiento (asiento contable en el cuál se generará la información del proceso) (Ver paso XXX) 15

16 PÁGINA: 16 de 73 Reporte (este campo se lo deja en blanco, o con el valor que venga por default). En el caso de que un Documento Base sea un proceso que se relaciona con el SRI, automáticamente aparecerá un combo de Documento Tributario, si se selecciona este combo se tendrá que seleccionar el Documento SRI al cuál este proceso está atado y se ingresa la información respectiva del documento tributario. Previo al ingreso de la información del documento tributario hay que crear la secuencia del mismo SECUENCIAS. Cada Documento y Asiento Contable en el Sistema requiere tener una secuencia. Las secuencias pueden estar compuestas por: un Prefijo (primera parte de la secuencia), por un Sufijo (última parte de la secuencia), tiene una longitud (esta longitud debe contener el número de caracteres que tengan el Prefijo y Sufijo), tiene rango en: numeración y fecha. El campo número define el valor donde actualmente se encuentra la secuencia. 16

17 PÁGINA: 17 de 73 Por Ejemplo: Nombre: Compra Prefijo: COM- Sufijo: Longitud: 13 Número: Desde: Hasta Fecha Desde: 01/01/2013 Fecha Hasta: 31/12/2014 Prefijo Sufijo COM LONGITUD 3.5. CONDICION DE PAGO. Se crea el catálogo de condiciones de pago, de acuerdo como esté creado este catálogo y la asignación que se de en las creación de Clientes y Proveedores se generará la cartera vencida por cobrar y por pagar. 17

18 PÁGINA: 18 de 73 En el caso de que la condición de cobro sea una fecha fija, se selecciona el día de vencimiento. (por ejemplo CNT pago fijo 10 de cada mes) 3.6. FORMA DE PAGO. En este catálogo se crean las diferentes formas de pago que tiene el Sistema. Es importante tomar en cuenta que de acuerdo a la forma de pago que se cree hay que seleccionar el tipo. Los tipos son: Retención fuente: Se tiene que crear una forma de pago para el cobro de retención en la fuente. Retención IVA: Se tiene que crear una forma de pago para el cobro de las retenciones de IVA. Depósito automático: Si la forma de pago creada es depósito automático, esto quiere decir que el valor cobrado no pasa por CAJA y tiene afectación directa a la cuenta contable que se seleccione. Cheque: Si la forma de pago tiene esta opción el cobro podrá ser protestado. Tarjeta de crédito: En caso de tener esta opción, todos los cobros se irán al módulo de tarjetas de crédito para después ser conciliados. (Ver Paso XXX) En este caso se debe digitar el valor del porcentaje de retención y porcentaje de comisión que se tiene con la tarjeta de crédito pagadora. Es necesario crear diferentes tarjetas de crédito de acuerdo a las cuentas pagadoras con las cuales trabaje la empresa. 18

19 PÁGINA: 19 de 73 Cada forma de pago creada puede tener uno o más tipos de acuerdo a la necesidad RESPONSABLE SALIDA DE MERCADERÍA En este catálogo se crean los responsables de la salida de mercadería, esta opción se utilizará al momento de realizar una despacho de mercadería LISTA DE PRECIOS. En el sistema se pueden definir N listas de precios. Las listas de precios tienen versiones, es decir están en un rango de fechas definidas. Las listas de precios se crean por Zonas, por tanto previamente deben estar definidas las Zonas (Ver Punto ). Y por cada Zona, se atan productos a la versión de lista de precios. 19

20 PÁGINA: 20 de 73 Una vez creada la versión de lista de precios de acuerdo a la zona, en la pestaña de Precios Productos se agregan los productos que tendrá una lista de precios. En el caso de empresas que tengan una cantidad amplia de productos y se dificulte el ingreso manual de la información la lista de precios puede ser migrada. Para esto se debe ir por la opción: DatosBase/Lista de Precio. Dar click sobre el botón sombreado de rojo y el sistema descargará a un Excel todos los productos por Zonas, se ingresan los valores, todos los campos deben ser definidos como tipo número. Posterior a eso dar click sobre el botón sombreado de verde y se vuelve a subir el mismo archivo antes descargado. Y el sistema creará automáticamente la lista de precios MIGRACIÓN. Llenando la tabla de maestros entregada por el personal de Asinfo, se podrá migrar la siguiente información al sistema. 20

21 PÁGINA: 21 de 73 La migración de estos catálogos se los debe realizar la primera vez antes de utilizar el sistema DEPARTAMENTO. En este catálogo se crean los departamentos que tiene la Empresa. Estos departamentos serán posteriormente parametrizados en la tabla de Empleados en Nómina de Pagos. 4. FINANCIERO. En esta pestaña se ejecutan los procesos relacionados al Departamento Financiero de la Empresa, en los cuales se incluye procesos como Tesorería, Contabilidad, Administración de Activos Fijos, 21

22 PÁGINA: 22 de 73 Procesos relacionados al SRI, Control Presupuestario COBROS. Los siguientes procesos deben estar completados para poder utilizar Cobros: Cuenta Pagos. Cuentas Contables en Categoría Empresa. Forma de Pagos Configuración Motivo Nota de Crédito. En esta pantalla se definen los motivos por notas de crédito financieras que la empresa puede emitir Procesos Cobros. En esta pantalla se registrarán los cobros de las facturas emitidas. 22

23 PÁGINA: 23 de 73 Es importante verificar la forma de cobro que se va a utilizar al momento de realizar el cobro ya que de acuerdo a esta se generará el asiento contable y el cobro pasará a otros procesos como (Ver Punto 3.6.): En caso de que la forma de cobro NO este configurada como depósito directo, el valor cobrado pasará al módulo de CAJA, para realizar el cierre de caja y posterior depósito de caja. En caso de que la forma de cobro sea tarjeta de crédito el valor pasará al módulo de tarjetas de crédito para ser conciliado. Si fuese una forma de cobro tipo retención el asiento contable se generará de acuerdo a las cuentas parametrizadas en la cuenta pagos. Si la forma de cobro SI está configurada como depósito directo, el valor cobrado afectará directamente las cuentas contables parametrizadas. En el caso de ser un cheque posfechado, la forma de cobro debe estar parametrizada como cheque, el Sistema activará un combo de cheque posfechado y se tiene que 23

24 PÁGINA: 24 de 73 ingresar los datos del Cheque. El ingreso de un cheque posfechado no disminuye la cartera del cliente. Para el cobro del cheque posfechado Ver Punto Si un cobro fuese a ser protestado, se debe tomar en cuenta que solo la forma de cobro cheque puede ser protestada. El valor del protesto se parametriza en la Cuenta Pagos en la cual se depositó el cheque. (Ver Punto ) El valor del protesto puede ser a cargo de la Organización (el valor se envía a la cuenta contable parametrizada en la Cuenta de Pagos), o cargo del cliente. (el sistema incrementa cartera por el valor del protesto al estado de cuenta del cliente) Anticipo Clientes. En este proceso se genera todos los anticipos que se reciba de los clientes. Una vez registrado el anticipo de cliente, se generará el asiento contable de acuerdo a las parametrización del cliente en la Categoría de Empresa. (Ver punto 3.2.) Cuando se ingresa la factura del cliente por el proceso normal de Facturación, la factura de ese cliente tiene que ser liquidada por el módulo de anticipo de clientes, esta factura puede ser liquidada parcial o de manera total. 24

25 PÁGINA: 25 de 73 De igual forma un anticipo de cliente puede ser devuelto. A través del mismo módulo encontraremos la opción de devolución. Si el anticipo previamente ya ha sido liquidado de manera parcial, la devolución se generará por la diferencia. Siempre la devolución del anticipo va a ser del valor total del saldo del anticipo Notas de Crédito Clientes. Una nota de crédito de clientes siempre tiene que ser asignada a una factura de un cliente. El sistema desplegará los productos que se le facturó y el usuario debe digitar el valor al producto al cual va a afectar la nota de crédito. El asiento contable se generará de acuerdo a la parametrización de la Categoría de Empresa que tenga asignado ese cliente (Ver punto 3.2.) Cheques posfechados. Una vez que se haya registrado un cheque posfechado en el módulo de cobros en este punto se procede a realizar el cobro final. 25

26 PÁGINA: 26 de 73 Si la forma de cobro del cheque SI es de depósito directo tiene afectación directa a la cuenta contable y no pasa por el módulo de cajas. Si la forma de cobro del cheque NO es de depósito directo, pasa por el módulo de cierre de caja y posterior depósito de caja PAGOS. Los siguientes procesos deben estar completados para poder utilizar Pagos: Cuenta Pagos. Cuentas Contables en Categoría Empresa. Forma de Pagos. Toda pago requiere de autorización en el Sistema Configuración Motivo Nota Crédito Proveedor. En esta pantalla se definen los motivos por notas de crédito financieras que la empresa puede recibir Procesos Pagos. En esta pantalla se genera los pagos a proveedores y otros pagos que se hayan registrado en el módulo de Compras. 26

27 PÁGINA: 27 de 73 Aparecerá el detalle del valor de cada cuota de la factura que se generó al momento de ser ingresada, es decir, si la factura de compra fue a 6 cuotas, en esta pantalla aparecerá cada cuota para ser cancelada. En la pestaña de forma de pagos se escogerá la cuenta de pagos con la cual se va a cancelar la factura. Todo pago generado en el sistema tiene que ser aprobado Anticipo Proveedor. En este proceso se genera todos los anticipos que se reciba de los proveedores. 27

28 PÁGINA: 28 de 73 Una vez registrado el anticipo de proveedor, se generará el asiento contable de acuerdo a las parametrización del proveedor en la Categoría de Empresa. (Ver punto 3.2.) Cuando se ingresa la factura del proveedor por el proceso normal de Compras, la factura de ese proveedor tiene que ser liquidada por el módulo de anticipo de clientes, esta factura puede ser liquidada parcial o de manera total. De igual forma un anticipo de proveedor puede ser devuelto. A través del mismo módulo encontraremos la opción de devolución. Si el anticipo previamente ya ha sido liquidado de manera parcial, la devolución se generará por la diferencia. Siempre la devolución del anticipo va a ser del valor total del saldo del anticipo. Todo anticipo generado a un proveedor tiene que ser aprobado Nota Débito y Crédito (Proveedor) Pago Cash. 28

29 PÁGINA: 29 de 73 En este módulo se ingresan los valores para pago a través del Cash Management de cualquier banco con el cual la organización trabaje. Previamente el proveedor tiene que tener como identificador pago cash, adicionalmente se tiene que ingresar la cuenta contable a la cual el dinero va a ser transferido. Se ingresa el valor a cancelar del proveedor/es. Posterior a esto el pago debe ser aprobado por el módulo y el sistema generará el asiento contable respectivo. A través de este módulo se pueden generar anticipos a proveedores Pago Empleados. 29

30 PÁGINA: 30 de 73 En esta opción se generan los pagos a los empleados. Este módulo va a servir para tener un control del pago a empleados. Se puede realizar un solo pago a varios empleados o uno por uno, el sistema controlará a que empleados se les ha cancelado. Previamente se debe escoger el banco del cual se va a realizar la transacción y la forma de pago, adicionalmente se selecciona la fecha del rol de pagos del que se va a proceder a cancelar. Una vez que se escoja el empleado/s a los que se va a cancelar, este pago debe ser aprobado por el mismo módulo y posteriormente el sistema generará el asiento respectivo. 30

31 PÁGINA: 31 de CONTABILIDAD. En el módulo de contabilidad es en donde generan todos los asientos contables de los procesos de los módulos del ERP. En este módulo tenemos las siguientes opciones: Configuración Nivel Plan de Cuentas. En esta opción se define los niveles que va a tener el plan de cuentas. A cada nivel se tiene que definir la longitud que va a tener en el Plan de Cuentas. En el ejemplo indicado la estructura del plan de cuentas será como se visualiza en el punto

32 PÁGINA: 32 de Cuenta Contable. (Plan de Cuentas) Esta es la primera configuración que se realiza en el ERP para su adecuado funcionamiento. En esta opción se parametriza el Plan de Cuentas. Una cuenta contable puede ser alfanumérica, esto lo define el cliente. A cada cuenta contable creada se le configura si es de movimiento, y distribuye centros de costos. Si una cuenta contable es de tipo banco esta podrá ser configurada como cuenta de pagos y de cobros. Ver Paso XXX. 32

33 PÁGINA: 33 de 73 Si es una cuenta tipo caja chica está podrá ser configurada para el módulo de cajas chicas. Al crear cada cuenta contable es necesario asignar de manera adecuada el tipo de cuenta que pertenece. Adicionalmente se tiene la opción de que una cuenta contable pueda ser de tipo de acceso libre o bloqueada. En el caso de ser de acceso libre esta podrá ser utilizada normalmente en un proceso de asientos contables manuales. En el caso de ser de acceso bloqueada solo se podrá utilizar desde los diferentes módulos del sistema, nunca desde un asiento contable manual Nivel Centro de Costos. Al igual que para configurar el Plan de cuentas, es necesario configurar los niveles que tendrán los centros de costos. Es necesario configurar los niveles que tendrán los centros de costos y la longitud de cada nivel Centros de Costos. Los centros de costos al igual que el plan de cuentas tienen una estructura jerárquica definida por los niveles de los centros de costos. La codificación de los centros de costos puede ser alfanumérica. 33

34 PÁGINA: 34 de 73 Al crear un centro de costos es necesario definir si es de movimiento o no. Solo las cuentas que estén definidas como de movimiento podrán ser utilizadas para distribución en los diferentes procesos del sistema Tipo de Asiento. El cliente puede definir la cantidad de tipos de asientos contables que considere necesario. 34

35 PÁGINA: 35 de 73 Para cada asiento contable que se desee crear es necesario previamente haber creado una secuencia. Ver Paso 3.4. En el caso de ser un tipo de asiento contable para ajustes NIIF se define en el tipo de asiento, de tal forma que posteriormente se pueda obtener Estados Financieros bajo NIIF Impuestos. La creación de los impuestos en el sistema está abierta para que sea definida por el cliente. Se pueden crear la cantidad de impuestos que el cliente considere necesarios. A cada Impuesto creado se debe definir lo siguiente: 35

36 PÁGINA: 36 de 73 Indicador de Impuesto Tributario: Si un impuesto tiene este indicador quiere decir que esta información será enviada al Anexo Transaccional. Impuesto ICE: Este es un tipo de impuesto especial que se enviará al Anexo Transaccional en el caso de tenga el indicador. No Objeto de IVA: En el caso de tener este indicador el valor se asignará al campo respectivo en el Anexo Transaccional. Cada impuesto creado en el Sistema tendrá una fecha de vigencia y se le indicará si es para compras o ventas. A cada impuesto se le asignará las cuentas contables respectivas Categoría Impuesto. Una vez que se crearon los diferentes Impuestos, en esta opción se los agrupa para el uso en los diferentes productos que maneja la Empresa. Posteriormente a cada producto se le asignará la categoría de impuesto que le corresponde. Ver Paso XXX. 36

37 PÁGINA: 37 de Concepto Contable. El Sistema tiene la alternativa de conceptos contables, donde se configura una cuenta contable de débito y una de crédito. Esto servirá para tener asientos contables definidos para pagos fijos que tiene la empresa los cuales se realizan por asientos contables. Por ejemplo: Pago SRI, IESS, etc. Esta Configuración después será utilizada en el proceso de Cuenta Pagos. Ver paso XXX Procesos Carga Asiento Contable. En este proceso se pueden migrar asientos contables desde una plantilla de Excel. 37

38 PÁGINA: 38 de 73 Esta plantilla es entregada por Dpto. Técnico de Asinfo Asientos Contables. En esta pantalla se reflejarán los asientos contables generados desde todos los módulos del sistema. Todos los asientos generados desde otros módulos en la columna de documento se puede verificar el proceso de donde se generó el asiento contable, en el caso de que sea un asiento contable manual este campo aparecerá vacío. Todo asiento contable generado desde los módulos debe ser anulado desde el proceso donde se generó, no se podrá anular asientos contables desde esta pantalla si proviene desde algún módulo. Solo se podrá anular asientos contables que se los haya realizado de forma manual. 38

39 PÁGINA: 39 de 73 En el caso de que se requiera eliminar un cheque que previamente haya sido generado desde el módulo de pagos y este pago se encuentre en estado anulado se lo puede realizar desde este proceso, se selecciona el egreso en el cual se generó el cheque y se presiona en el botón eliminar cheque Para la creación de asientos contables manuales se ingresa en la siguiente pantalla: Se selecciona el tipo de asiento en el cual se va a generar el asiento. Y se selecciona las cuentas contables. El texto que se escriba en el campo concepto será el que aparezca en la impresión del asiento contable. El texto que se ingrese en el campo nota será el que se pueda visualizar en el mayor por cuenta. 39

40 PÁGINA: 40 de 73 En el caso de seleccionar una cuenta contable de gasto y que ésta esté configurada para distribución de centros de costos se debe realizar la distribución en el botón ubicado en la parte derecha de la pantalla en forma de * que se habilita. En el caso de ser una cuenta contable bancaria y que ésta esté configurada en el plan de cuentas como cuenta tipo bancos se debe seleccionar la pestaña de Movimiento Bancario y registrar la información solicitada. 40

41 PÁGINA: 41 de 73 En un asiento contable se pueden crear N cuentas bancarias Cuenta Pagos. Configuraciones previas: Tipo de Cuenta Bancaria. Ver paso 2.8. País. Ver paso 2.7. Banco. Ver paso 2.5. Plan de Cuentas. Ver paso Forma de Pago. Ver paso 3.6. En esta pantalla se definirán todas las cuentas tanto de Cobros y Pagos que se utilizarán en el Sistema. Previamente esta cuenta tiene que estar en el plan de cuentas como tipo de cuenta Bancos. 41

42 PÁGINA: 42 de 73 Adicionalmente previamente a la creación en este catálogo la cuenta que se utilizará como gastos bancarios, debe estar en el plan de cuentas configurada como cuenta tipo gastos bancarios. En el caso de ser una cuenta para cruces se debe seleccionar el combo cruce y se tiene que ingresar la información en la pestaña Cuenta Contable Cruce Y se ingresan las cuentas contables para que serán de cruce. 42

43 PÁGINA: 43 de 73 El efecto de esta configuración es que cuando se esté realizando un proceso de cobro y pago, y se seleccione esta cuenta de cruce, el sistema les permitirá escoger cualquiera de las cuentas que se configuro. En el caso de ser una cuenta para cobros con tarjetas de crédito, se tendrá que seleccionar el proveedor de la tarjeta de crédito con el cual la Empresa tiene un convenio. Adicionalmente previamente se tiene que crear un producto en el inventario como tarjeta de crédito (Ver paso XXX). Finalmente se selecciona la cuenta contable de retenciones, donde se acumulará el valor que las tarjetas de crédito les retienen. Por cada cuenta de pagos creada se debe crear sus formas de pago, esto se lo hace en la pestaña de forma de pago. 43

44 PÁGINA: 44 de 73 En el caso de que existan formas de pago que se requiera tengan una secuencia atada como el caso de cheques, esta secuencia debe estar previamente creada (Ver paso 3.9.) Conciliación Bancaria. Para la Conciliación bancaria se selecciona la cuenta contable a ser conciliada y la fecha hasta donde se va a conciliar. El sistema despliega todos los asientos generados en esa cuenta tanto de crédito como débitos. 44

45 PÁGINA: 45 de 73 Se ingresa en el saldo del banco en el campo correspondiente para verificar que la conciliación ha sido cuadrada. En el caso de existir movimientos bancarios no contabilizados estos se ingresan en la pestaña Movimiento Bancario no registrado en libros Se selecciona el tipo de documento el cual tuvo que ser creado previamente (Ver punto 3.5), selecciona la fecha y el valor correspondiente al debe o haber. Este registro pasa automáticamente a los movimientos bancarios para ser conciliado Mayorizar. En este proceso se mayorizan los asientos contables para que estos sean visibles en los reportes Financieros. Este proceso puede ser de las siguientes formas: 45

46 PÁGINA: 46 de 73 En rango de fechas. Por tipo de asiento contable. El proceso de desmayorización es de la misma forma. Una vez que el proceso de mayorización ha sido ejecutado, ningún proceso relacionado a un asiento contable podrá ser modificado, anulado, eliminado. En el caso de que se requiera hacer cambios se debe desmayorizar para proceder Ejercicio. Para el uso del Sistema lo primero que se tiene que crear es un ejercicio contable. Este ejercicio tiene que estar compuesto por períodos, solo cuando el botón activo este habilitado se puede ingresar información en ese rango de fechas. 46

47 PÁGINA: 47 de 73 De esta manera una vez que un período ha sido finalizado se debe deshabilitar este botón para evitar que se hagan cambios en la información, no se podrá realizar ningún cambios en ningún proceso del sistema si un período no está habilitado en un rango de fechas determinado Interfaz Contable Ventas. En este proceso se generará el asiento contable de todas las ventas. El documento base (proceso), el documento (en el caso de tener sucursales) se debe seleccionar la sucursal, sino se selecciona se procesará la información de todas las sucursales y finalmente el rango de fechas en el cual se desea procesar la información y se da a click en el botón procesar, se pre visualiza el asiento contable y finalmente se da click en guardar y se genera el asiento contable PRESUPUESTO SRI. En este módulo se encuentra todo lo relacionado al Servicio de Rentas Internas. 47

48 PÁGINA: 48 de Configuración Gastos Deducible SRI. En esta pantalla se ingresan los Gastos deducibles de los empleados de la Empresa, es necesario el ingreso de esta información para el cálculo adecuado del impuesto a la renta. Se ingresa el valor del deducible por cada empleado y por grupo de gasto de acuerdo a lo establecido por el SRI: Alimentación, Educación, Salud, Vestimenta, Vivienda Concepto de Retención. Este es un catálogo de todos los conceptos de retención establecidos por el SRI. Este catálogo viene precargado en el sistema de acuerdo a la última publicación que tiene el SRI en su página web. 48

49 PÁGINA: 49 de 73 A cada concepto de Retención se le tiene que definir el porcentaje de retención y la cuenta contable a la cual se va a enviar la información cada que se emita una retención en el sistema. Un código de retención puede tener la alternativa de que el usuario ingrese el porcentaje de retención. Para esto tiene que tener habilitado el indicador de ingresa porcentaje, con esto al momento de emitir una retención será el usuario el que ingresa el valor correspondiente a la retención Categoría de Retención. La función de las categorías de retención es definir tipos de retención que se realiza a los proveedores, de tal forma que al emitir una retención a un proveedor específico el sistema genera la retención de forma automática, permitiéndole al usuario verificar los valores en pantalla y aumentar un código de retención si fuese necesario. Se podrá parametrizar tantas categorías de retención se requiera. 49

50 PÁGINA: 50 de 73 En cada categoría de retención se define los códigos de retención que tendrá. Posteriormente al crear un proveedor se le asigna una categoría de retención. Ver Paso Porcentaje Impuesto Renta Anual. En este proceso se define el porcentaje de Impuesto a la Renta para el año vigente, esto servirá para el cálculo correcto en la depreciación de activos fijos basado en NIIF Anulados SRI. Todos los documentos anulados que son tributarios pasan automáticamente a este proceso, estos documentos se enviarán posteriormente al anexo transaccional. En el caso de las retenciones que se anulan se deben ingresar en esta opción con todos sus datos. 50

51 PÁGINA: 51 de Crédito Tributario SRI. Este es un catálogo tomado desde la página web del SRI, este catálogo será utilizado al momento de emitir una retención se debe seleccionar el tipo de crédito tributario que pertenece a esa compra. El tipo de crédito tributario que esté asignado como predeterminado será el que aparezca por default al emitir una retención. Solo un tipo de crédito tributario puede estar como predeterminado ACTIVOS FIJOS. Los activos fijos es una parte fundamental de la empresa. 51

52 PÁGINA: 52 de Configuración. En este módulo se realiza la creación de activos fijos para la empresa seguir los siguientes pasos. Primero crear la categoría de activos fijos similar a la creación de productos, para poder crear los activos de la empresa. 5. Inventario. En este módulo se realiza el control de todo el inventario de la organización. 52

53 PÁGINA: 53 de Configuración. En esta configuración se realiza la creación de la estructura de productos de bienes y servicios Producto. La configuración de los productos está dividida en 3 grupos: 1. Categoría. 2. Subcategoría 3. Producto En este orden se debe realizar la estructura de los productos. Cada uno depende de otro. En el caso de Compras de servicios: Se puede crear de la siguiente forma: 1. Se podrá crear una sola categoría de Servicios 2. Se podrá crear una sola subcategoría denominada Servicios y en la Cuenta Contable de Gasto escoger la cuenta contable Se podrá creará un producto denominado: Compras 12% Compras 0% Compras No objeto de IVA. En el Caso de Ventas de Servicios. Se puede crear de la siguiente forma: De igual forma se tiene que crear una Categoría, Subcategoría y los productos asociados. 53

54 PÁGINA: 54 de Categoría de Producto. La categoría de productos es el primer escalón para la configuración del inventario. La categoría de productos se puede crear de acuerdo a la estructura que tenga la Empresa, posteriormente en el Sistema de Inteligencia de Negocios AS2 BI se podrá obtener reportes por categoría de productos Subcategoría de Producto. La subcategoría de productos es el siguiente escalón. En la subcategoría se definen las cuentas contables. En el caso de Subcategorías que tienen relación a productos de inventario se tienen que crear todas las cuentas contables, sin excepción. Cuenta Inventario: Cuenta contable de Inventario del producto. (Cuenta 1.) Cuenta Contable Costos: Cuenta contable de Costo del Producto. (Cuenta 5.) Cuenta Contable Gastos: Solo para el caso de servicios, se define la cuenta contable de servicios que afectarán a los productos, se puede definir una cuenta a nivel Principal (5.), a nivel de cuenta (5.1.), a nivel de mayor (5.1.1.) o movimiento ( ), mientras la cuenta sea de mayor nivel al momento de generar el asiento contable le permitirá escoger todas las cuentas hijas. 54

55 PÁGINA: 55 de 73 Cuenta Contable Ingreso: Cuenta contable donde se generará el ingreso al realizar una venta. (Cuenta 4.) Cuenta Contable mercadería pendiente por recibir: esta cuenta contables es transitoria, se generará cuando se realice un recepción de un producto del cual aún no se registra la factura de compra o viceversa. Cuenta Contable descuento en ventas. Cuenta Contable devolución en ventas. Cuenta contable descuento en compras. Cuenta contable devolución en compras Producto. En esta pantalla se creará todos los productos necesarios para los procesos de compras y ventas. En el caso de ventas: Previamente tiene que estar definidos las Categorías y Subcategorías con sus cuentas contables respectivas. 55

56 PÁGINA: 56 de 73 Previamente el ingreso de productos se tiene que tener creada la categoría de impuestos. Un producto puede ser de venta y/o compra a la vez, esto se define en este catálogo. 6. Compras. En este proceso se generarán todas las cuentas por pagar que posteriormente afectarán al módulo de Tesorería Configuración Tipo Operación. El tipo de operación es un parámetro para poder posteriormente sacar reportes de Compras. A cada compra ingresada se le podrá asignar un tipo de operación. 56

57 PÁGINA: 57 de Procesos. En el Proceso de Compras es necesario entender que existen 2 formas para alimentar el inventario: 1. Pedido Recepción Factura de Compra. 2. Pedido Factura de Compra Recepción. A través de cualquiera de estas formas el sistema controlará que este parcialmente recibido, parcialmente facturado Pedido Proveedor. En esta pantalla se genera los pedidos a proveedores, que posteriormente podrán realizarse una 57

58 PÁGINA: 58 de 73 recepción o generarse como compra. En cada pedido de proveedor se tendrá que ingresar toda la información solicitada. Para agregar un producto se puede utilizar el botón de Agregar detalle y el sistema creará una línea donde se tiene que ingresar el código del producto, en el caso de no conocer el código del producto se da click en el botón Listar Productos y el sistema desplegara el maestro de productos donde se puede buscar el producto y seleccionarlo. Por cada producto que se seleccione en ese momento se puede revisar el saldo en bodega, saldo por lote, productos sustitutos, si el producto está en proceso de importación se indicará el estado, Atributos, Imagen, Descripción. Cada pedido debe estar dirigido para una bodega de la organización. 58

59 PÁGINA: 59 de 73 Una vez que está guardado el pedido de proveedor este tiene que pasar por un nivel de aprobación. Para la aprobación se dará click sobre el Visto en la Columna de Procesar, en caso de negación se dará click sobre el botón de Cerrar. Solo si el pedido del proveedor es procesado este puede ser realizado el proceso de recepción o ingreso de factura de compra Generación Cuenta Por Pagar. En esta pantalla se ingresa toda la información que posteriormente pasará al módulo de tesorería. Pueden existir varios tipos de documentos para el ingreso de la información como: Factura Proveedor. Otras Cuentas por pagar. Gastos No deducibles. Etc. El usuario puede definir N tipo de documentos para el ingreso de la información. Ver paso

60 PÁGINA: 60 de 73 Al definir el tipo de documento se define si ese documento tiene afectación con el SRI, si fuese así se solicitará información del proveedor necesaria para el envío del ATS. En el caso de ser un tipo de documento que no tiene afectación al SRI el ingreso de información de la cabecera es menor, en este caso la información no se genera al ATS. 60

61 PÁGINA: 61 de 73 En el caso de que la compra provenga de un pedido, al escoger el proveedor el sistema permitirá seleccionar le número del pedido y se cargará toda la información de detalle ingresada en el pedido. Una vez ingresada la cabecera se ingresa la información de detalle. Existen varias opciones para el ingreso de esta información y depende de cómo estánconfigurados los productos del inventario. Ver paso XXX. En el caso de que no se vaya a tener inventario y los registros se afecten directamente a una cuenta de gasto, el producto debe ser configurado como servicio y en la SubCategoría escoger en la Cuenta Contable Gastos la cuenta 5 o 6. Revisar punto XXX. Si estuviese así configurado. En el módulo de Generación Cuenta por Pagar se escoge el producto de servicio creado y se ingresan los valores respectivos. Una vez ingresado el detallo de valores, en el caso de servicios, se pasa a la pestaña Contabilidad de Servicios. 61

62 PÁGINA: 62 de 73 Se selecciona o digita la cuenta contable y en el caso de que se vaya a enviar el gasto a un centro de costos en la casilla * se ingresa el centro de costos deseado. En el caso de ser un ingreso que afecte inventario, y se carga desde el pedido de compra se revisa los valores del precio unitario de cada producto. Si un ingreso proviene de un pedido, en pantalla se podrá visualizar el número de pedido. En el caso de que se genera la compra desde una recepción, se realiza desde la pantalla de Recepción Proveedor 62

63 PÁGINA: 63 de 73 Al dar click en el botón de Facturar el sistema a partir de la recepción generará la factura de forma automática Recepción Proveedor. En este proceso se realiza la recepción de productos al inventario, existen dos formas de recibir productos: 1. Desde un Pedido Proveedor. Al realizar la recepción desde un pedido de proveedor, desde la pantalla de pedido proveedor se hace referencia al número de recepción y se carga la información. 2. Desde una Factura de Compra. 63

64 PÁGINA: 64 de 73 Desde la Pantalla de compras, una vez ingresada la factura del proveedor, se da click sobre el botón recibir. Y el sistema cargará automáticamente la recepción de los productos, donde se deberá confirmar la cantidad de los mismos. 7. Ventas Configuración Se tienen que realizar configuraciones generales al módulo antes de ejecutar el proceso de ventas Canal. Este es un filtro para realizar una venta, al momento de realizar el proceso de ventas se escogerá el canal de venta, posteriormente se podrá obtener reporte de ventas por canal. 64

65 PÁGINA: 65 de Zona. Este es un filtro para realizar una venta, al momento de realizar el proceso de ventas se escogerá la zona de venta, posteriormente se podrá obtener reporte de ventas por zona. De acuerdo a la zona que se seleccione tendrá una lista de precios atada. Ver paso XXX Facturación Clientes. En este módulo se ingresan las facturas de venta que tiene la empresa. Tiene que estar configurado: Puntos de Venta. Ver Punto 2.3. Documentos de Factura Cliente. Secuencias por punto de venta. Listas de Precios. 65

66 PÁGINA: 66 de 73 Se ingresa los datos solicitados para le efectuar la factura. Es importante que antes de guardar la factura se revise todos los datos, como el número de factura, cliente, condición de cobro, detalle de la factura, etc. Una factura de cliente una vez que es guardada no se puede editar. 8. Nómina 8.1. Configuración. Primero se tiene que realizar las configuraciones generales para poder ingresar la nómina de los trabajadores de la empresa. En el proceso de nómina la configuración es el punto principal para la creación de los roles de pago de cada empleado. 66

67 PÁGINA: 67 de 73 A continuación se especifica los capos que tiene la configuración: Empleados. Damos en nuevo y se ingresa todo con respecto a los empleados de la empresa, códigos, identificación, nacionalidad, etc Cargas Familiares. Todas las cargas que tiene cada trabajador, esto ayuda para cada año se pague las utilidades. 67

68 PÁGINA: 68 de Estado Civil Si es soltero, casado etc. El empleado Cargo Empleado. Se registra todos los cargos o puestos de trabajo que hay en la empresa Tipo de Discapacidad. Se ingresa el tipo de discapacidad que tenga el empleado Título En este campo llenamos el título que obtuvo el empleado en su carrera Universitaria. 68

69 PÁGINA: 69 de Causa Salida de Empleo El motivo por cual salió el empleado de la empresa. La configuración de los rubros es importante para poder asignar a cada empleado los rubros que sean creados, esto se debe tomar en cuenta el rato de poner si son rubros variables o fijos. Los rubros a crear como por ejemplo son: Sueldo Unificado, Décimo Tercer Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo etc, estos son rubros fijos y como variables tenemos a fondos sociales, anticipos etc. Luego de ser creados los rubros se debe asignar estos rubros a cada uno de los empleados para que se pueda hacer el cálculo respectivo y se pueda generar el rol de pagos. Podemos ver el el cuadro los procesos: Quincena Se debe ingresar el tipo de Quincena al cuál va hacer el pago la empresa. 69

70 PÁGINA: 70 de Tipo de Préstamo Se registra el tipo de préstamo que tiene la empresa. Ejemplo: préstamo empresa, préstamo hipotecario etc Tipo de Subsidio Aquí registramos si el empleado tiene enfermedad, accidente, maternidad etc Tipo de Contrato. Se completa este campo dependiendo el tipo de contrato que tenga el empleado. Ejemplo: plazo fijo, medio tiempo etc Institución Educativa. Se llena en la institución que obtuvo el título el empleado. 70

71 PÁGINA: 71 de Impuesto Renta SRI. Registramos de acuerdo a la tabla actual del impuesto a la renta Tipo de Permiso Se llena cuando el empleado realiza un tipo de permiso que pide en la empresa. Ejemplo: personal, médico, etc. Registrado los campos de configuración procedemos a ingresar a cada empleado para poder realizar el pago de rol. Podemos ver el cuadro, nóminaprocesos-pago rol. 71

72 PÁGINA: 72 de 73 Generado ya el pago rol se debe dar clic en procesar, como podemos ver en cuadro el círculo en rojo para poder sacar el reporte sobre rol como podemos ver a continuación. El reporte sobre rol es el que podemos ver ya el rol de pagos de todos los empleados llenando los campos que podemos ver en cuadro de arriba. Este reporte se puede imprimir en PDF, RTF, Word etc. Cabe mencionar que en el proceso Nómina-Reporte se puede verificar los reportes que es sistema AS2 genera al realizar la nómina de los empleados de la empresa. 72

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