Probús, ERP para las empresas de autotransporte.

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1 E5Software Probús, ERP para las empresas de autotransporte. Herramienta especializada para la empresa del autotransporte. Miguel Guzmán Guerrero 01/02/2010

2 Introducción El sistema Probús nace como una respuesta ante la necesidad de un software integral de operación y administración de empresas de transporte, ante la falta de sistemas de cómputo adecuados para esta industria y el hecho de que no existe un producto comercial que se ajuste a este sector y la realidad de que es sumamente caro y riesgoso el contratar el servicio de desarrollo debido al gran tamaño de la herramienta y por lo tanto muy costoso de elaborar. Con Probús nos propusimos el crear un software que ayude a las empresas a reducir gastos, aumentar ingresos e incrementar la utilidad, contando con un sistema adecuado, fiable y económico que apoye las operaciones administrativas y operativas de la empresa. El sistema cuenta con los siguientes macro procesos: Secretaría y configuración general Catálogo de autobuses Personal de abordo Almacenes de refacciones Almacenes de boletos Mantenimiento preventivo Servicios y roles Liquidación a operadores Estado de resultados Los cuales se encuentran ligados de la siguiente forma: 2

3 Módulos del sistema Liquidación a conductores El Módulo de liquidación a conductores es una de los puntos finales del sistema, sin embargo es de los más importantes por su impacto en la recuperación de ingresos, por este motivo lo mencionamos al principio. La imagen muestra la pantalla de liquidación a conductores mientras se está liquidando una cuenta: Veamos por partes la información que contiene: 3

4 Encabezado: Incluye información de la orden de viaje a liquidar (cada liquidación debe provenir de una orden de viaje generada previamente en las áreas de servicio), autobús, rol, viaje y conductores. Así como la regla de pago que se aplicará para liquidar esta cuenta. También se incluye la información de la fecha de inicio y fin de viaje. Ingresos En la sección de ingresos se detallan los diferentes ingresos que tuvo el conductor para este viaje, se pueden configurar ingresos de taquilla, abordo, viajes especiales y otros ingresos de acuerdo a las necesidades de su empresa. Boletos de abordo El sistema Probús cuenta con un Kardex de boletos multialmacén, en el cual podemos controlar el inventario de boletos de cada de conductor, el módulo de liquidación está conectado con el almacén del conductor para permitir la liquidación de los boletos de abordo que se hayan vendido en el viaje. Con su inteligente interface, Probús hace que la liquidación de boletos sea muy sencilla. Como se puede ver, los boletos liquidados pasan automáticamente a la sección de ingresos. 4

5 Retenciones El módulo de retenciones se conecta con el módulo de cuentas por cobrar, para de manera automática realice retenciones a los conductores, se pueden configurar las retenciones para la cuotas sindicales, seguro social, Infonavit, préstamos personales, adeudos con la empresa y cualquier tipo de cuentas por cobrar que permitan en su empresa. Gastos En este caso, al conductor se le hace retención por un préstamo y por Infonavit. En las cuentas de liquidación se pueden recibir gastos, tanto en efectivo como en vales, de tal forma que afecten a la utilidad del viaje pero no al flujo de efectivo de la cuenta actual. Sueldos El sistema calcula de manera automática el sueldo a pagar al conductor y también la forma de pago del mismo, si es en efectivo o vía nómina. 5

6 Totales En la parte inferior de la pantalla se muestran los totales de la cuenta, los ingresos, gastos flujos de efectivo correspondientes, así como el total a pagar o cobrar al conductor. La cuenta se puede imprimir en cualquier tipo de impresora, recomendamos una impresora térmica de rollo para reducir costos de impresión. Contabilización automática Una de las características más importantes del sistema Probús es su sistema integrado de contabilidad y la generación automática de pólizas contables para los movimientos del sistema. En el caso anterior, el sistema generó la póliza que muestra abajo: 6

7 Estado de resultados Como se puede ver se distribuyen los ingresos y gastos a las cuentas contables que fueron configuradas para tal fin, esto trae un beneficio importante: Generación automática de estados de resultados. Al generar movimientos de gastos del autobús, ya sea mediante el consumo de refacciones o el cargo por servicios realizados el sistema tiene la capacidad de generar estados de resultados de manera automática, veamos el estado de resultados del mes actual para el autobús que liquidó la cuenta: Se puede ver que se incluyen los ingresos del autobús, así como los gastos correspondientes y se generan de manera automática indicadores del rendimiento del autobús. Obviamente, se puede generar un estado de resultados de todos los autobuses, lo que generaría un reporte como el siguiente: 7

8 El sistema genera algunos reportes de liquidación muy interesantes, como el siguiente: 8

9 Utilidad por equipo por periodo Estos reportes se pueden estar consultando diariamente para saber cómo evolucionan los ingresos, gastos y utilidad de los autobuses en operación. 9

10 Integración Como se pudo ver, el sistema contiene varios módulos para una operación integral, por ejemplo para liquidar un viaje se requiere contar con roles, reglas de pago y ordenes de viaje. Veamos algunas de estas pantallas Roles En la pantalla de roles se definen los viajes y horarios que se cubrirán en el sistema: Reglas de Pago Una regla de pago es la normalización de las condiciones de pago a los conductores que tiene en la empresa, las reglas de pago se pueden definir para pagar a los conductores por porcentaje de ingresos, por kilómetros recorridos, por vueltas, por día de trabajo o por cuota fija. Los cuales pueden ser configurados por día de la semana y diversos factores. 10

11 Además permite restringir los gastos e ingresos que puede reportar un conductor, así como establecer el manejo contable que se hará a las liquidaciones recibidas para esta regla. Las reglas de pago son el mecanismo ideal para evitar que los cajeros de liquidación pueden negociar con los conductores el manejo de ingresos, retenciones y forma de pago de sueldo, ya que el sistema es quien determina los importes a retener o pagar al conductor. Incluimos algunas pantallas con ejemplos de reglas de pago: 11

12 Órdenes de Viajes La orden de viaje representa las instrucciones del área de servicio para que el conductor realice los viajes programados por la empresa. 12

13 Las órdenes de viaje pueden manejar la asignación de viajes por rol normal o por rol cadena para apoyar las operaciones de la empresa en circunstancias especiales como temporadas altas y mal funcionamiento de los autobuses. 13

14 Abastecimiento El módulo de abastecimiento le permite manejar múltiples almacenes y realizar operaciones de procuración de materiales, desde solicitar cotizaciones a los proveedores, girarles órdenes de compra, compras y devoluciones a proveedores, la pantalla de compras tiene la siguiente apariencia: 14

15 En la parte de ventas, se incluyen también los procesos necesarios para este fin, como son cotizaciones, pedidos, facturación y devoluciones de cliente, la pantalla de ventas tiene esta forma: Como se comentó, estos movimientos generan los movimientos contables necesarios para el estado de resultados del autobús, así como el manejo de cuentas por pagar y por cobrar. Un reporte muy interesante de este módulo es la relación de consumo de refacciones por autobús, el cual mostramos a continuación. 15

16 Mantenimiento El módulo de mantenimiento le permite programar de manera efectiva el mantenimiento preventivo de los autobuses, generar órdenes de trabajo a las cuales se le puede incluir el consumo de refacciones de la misma, asignar cargos por servicios externos realizados al autobús y monitorear el trabajo de los mecánicos en cada uno de los talleres de la empresa. 16

17 En los ejemplos, vemos la pantalla de orden de trabajo y la impresión de la misma. 17

18 Catálogos del sistema El sistema cuenta con una gran cantidad de catálogos para clasificar la información correctamente, entre los más significativos mencionamos los siguientes: Equipos y Autobuses El catálogo de autobuses tiene una gran cantidad de información, donde podrá clasificar correctamente los datos más importantes de cada unidad. 18

19 Conductores La pantalla de conductores, le permite llevar en orden los datos laborales y operativos del conductor. Se pueden incluir fotografías e información sobre el cambio de estatus del conductor, los autobuses en que ha estado operando, incidencias y reportes, etc. 19

20 Módulos del sistema La relación siguiente muestra un panorama más amplio de los módulos del sistema: Secretaría Catálogo de Autobuses Altas y bajas Tenencias Permisos de operación Tarjetas de circulación Accidentes Catálogo de socios Vehículos utilitarios Inmuebles Participaciones accionarías Personal de Abordo Administración de conductores Contratación Datos generales Cambios de tripulación Bitácora de conductores Permisos Sanciones Catálogo de empleados administrativos Almacenes Almacén de partes Cotizaciones Pedidos Entradas y Salidas, Traspasos Facturación y Compras Almacén de Boletos Controla todo tipo de boletos, vales y documentos foliados Entradas, Salidas Multialmacén Operación de servicios Catálogo de nodos Roles de trabajo Definición de reglas de pago Ordenes de viaje Pizarrón diario de servicios Horarios cubiertos Descubiertos Cancelados Reportes de cobertura de servicio Liquidación a conductores Liquidación/Pago a operadores con reglas por: Porcentaje de ingresos Vueltas Días de trabajo Kms Retenciones (IMSS, Infonavit, Fonacot) Cálculo automático de sueldos Turnos por cajero Cierres diarios por múltiples oficinas Finanzas y control de caja Sistema de liquidación a socios integrado con estados de resultados de la empresa Cuentas por cobrar y por pagar Control de cajeros y flujos de efectivo Sistema de contabilidad integrado Mantenimiento preventivo / correctivo Catálogo de tareas de mantenimiento, dinámico y estático Definición de plantillas por tipo de equipo Ordenes de trabajo (Internas y Externas) Calendario de trabajo Programación de servicios por realizar en semanas inmediatas 20

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