Instructivo de uso. Inventarios (INV) SISTEMA ERP V12.

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1 Instructivo de uso Inventarios ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Responsabilidades Menú principal del Módulo de Inventarios (Navegador) Barra de Menú del Sistema Mantenimiento al Catálogo de Artículos Alta de Artículos (Manejar ejemplos de todos los tipos de artículos venta, compra, activo, etc.) Baja de Artículos Asignación de Artículos a las Organizaciones de Inventario Transacciones Manuales Transacciones de Recepción de OC Transacciones de Entradas Misceláneas Transacciones de Salidas Misceláneas Transacciones con Alias de Cuenta Reportes Reportes Estandard Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos Temas Abiertos de 32

3 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso del módulo de Inventarios en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Servicios Generales Gerencia de Contabilidad Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 3 de 32

4 1. Introducción El ciclo de Ingresos como se identifica a las funcionalidades de ventas y facturación comprende por 3 módulos principalmente los cuales son: Order Management (OM).- Se encarga de las funcionalidades de pedidos y envíos de la ventas de artículos inventariables Advanced Pricing (QP).- Es donde se controla las listas de precios y descuentos Account Receivables (AR).- Controla los procesos de facturación y cobranza. Aunque parte importante del Flujo de este modelo es el movimiento del Inventario en función a las salidas, esto involucra toda la parte de Envío y movimiento dentro del Almacen. Visto en forma de diagrama el ciclo de ingresos se puede ejemplificar involucrando todas las áreas de la siguiente manera: Este manual mostrará las actividades necesarias para el ciclo de Ingresos como funcionará en (ASA), dejando fuera toda funcionalidad de los módulos que no será utilizada de acuerdo al modelo. 4 de 32

5 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de prueba: Instancia de Producción: En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema. 5 de 32

6 2.1. Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una responsabilidad con la que podrán acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal de Inventarios. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle. 6 de 32

7 2.2. Menú principal del Módulo de Inventarios (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: 7 de 32

8 Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar de Traducir Campo Responsabilidad Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 8 de 32

9 3. Mantenimiento al Catálogo de Artículos Como requerimiento para ingresar cualquier operación en el Módulo es necesario la creación y mantenimiento de los artículos. Por ello es importante tener una óptima Administración del Catálogo, ya que es la base que nos permitirá tener el conjunto de atributos y/o características para explotar la información que se tiene sobre los Artículos que se manejan en el sistema 3.1. Alta de Artículos (Manejar ejemplos de todos los tipos de artículos venta, compra, activo, etc.) Como requerimiento principal para ingresar cualquier transacción es la creación de los artículos que se desean manejar en el sistema para venta y/o compra. La creación de estos se hace en la responsabilidad de INV en la siguiente ruta: Artículos > Principales de Artículos La pantalla como se muestra es la siguiente: 9 de 32

10 Los artículos de deben dar de alta el un maestro que estará asociado a una organización de Inventarios, la cual permitirá la mejor administración de cada una de las Claves que se den de alta. En este sentido el maestro de Articulos se realizará en ASA MAESTRA. La pantalla se deberá completar con los datos minimos requeridos para poder realizar el alta de un Artículo, estos son los campos en amarillo y ademas aquellos que nos especifican el uso del mismo. La descripción de los campos en el encabezado es: NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR USUARIO Organización ASA MAESTRA Muestra el nombre de la Organización que está asignada como maestro de Artículos. Artículo Descripción Ingresar el nombre que se le dará al Artículo Descripción del Artículo La descripción de los campos en Principal es: 10 de 32

11 NOMBRE EN PANTALLA Unidad de Medida Primaria VALORES ACCIONES POR USUARIO Se deberá ingresar la Unidad Primaria con la que se controlará el artículo en el sistema. Rastreo Primario Se indica el nivel de rastreo en el sistema de la unidad de medida Fijación de Precios Estado de Artículo Primaria / Secundaria Activo Muestra el nivel de la unidad de procesamiento para la Fijación de Precios. Es la referencia del estado del Artículo y el que determina si se encuentra Activo o Inactivo. Las pantallas de artículos están diseñadas para realizar cualquier tipo de especificaciones con respecto al producto que se va a dar de alta, en el puedes determinar por ejemplo los atributos físicos, el uso de Compra que se le dará, el uso de inventarios, uso para generación de Pedidos, datos específicos de facturación, niveles de control, etc Baja de Artículos Para realizar la baja de un Artículo es necesario entrar a la Responsabilidad de Inventarios en la pantalla de Principal de Artículos mediante la siguiente Ruta: Artículos > Principales de Artículos 11 de 32

12 La pantalla que se muestra es la Principal de Artículos Buscar artículo con icono de búsqueda, en donde se debe colocar el artículo a consultar y pulsar el botón Encontrar que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Despues de se mostrará la Pantalla principal de Articulos con los atributos del articulos que se especifico en la busqueda. 12 de 32

13 Una vez que se tiene el articulo se procede a modificar en el campo Estado de Articulo. En dicho campo es donde se sustituye el valor Activo por Inactivo para que aparezca como inactivo y de esta forma se deshabilita o da de baja su uso para cualquier transacción. Una vez asignado el valor Inactivo, se guardan los cambios con el Icono Grabar de la barra del Sistema. 13 de 32

14 3.3. Asignación de Artículos a las Organizaciones de Inventario Una vez que se han creado los artículos es necesario asignarlos a las Organizaciones de Inventarios en las que se van a utilizar, para dicha asignación se deberá seguir una serie de pasos antes de realizar cualquier transacción en el sistema. Para realizar la asignación de un Artículo es necesario entrar a la Responsabilidad de Inventarios en la pantalla de Principal de Artículos mediante la siguiente Ruta: Artículos > Principales de Artículos 14 de 32

15 Buscar artículo con icono de búsqueda Nos mostrara la pantalla de Encontrar Principales Articulos 15 de 32

16 Una vez que se tiene la pantalla con el articulo que se requiere asignar, en la pantalla del lado izquierdo se encuentra una opción que es Asignación Organización y es ahí donde se realizar+a dicha asignación. Una vez que se eliza la función de Asignacióm Organización se mostrará la siguiente pantalla con el listado de las Organizaciónes que se han creado en el Sistema. 16 de 32

17 Lo que se tiene que hacer en esta pantalla es seleccionar mediante el check box que esta a la derecha, la organización o las diferentes organizaciones en las que se va a utilizar el Artículo elegido y de esa forma se activará en cada una de ellas. Despues de que aparezca el indicador ( ) en las organizaciones elegidas se debe guardar el cambio mediante el icono Grabar que esta en la barra de Menú. Es importante aclarar que una vez que se guardan los cambios de asignación ya no se puede reversar dicha asignación. 17 de 32

18 4. Transacciones Manuales Las transacciones manuales son aquellas que requieren intervención del usuario para poderse realizar, en el Modulo de Inventarios nos referimos específicamente a 3 que se estarán utilizando en ASA y son las siguientes: Recepciones de Órdenes de Compra. Movimientos Misceláneos (Entradas y salidas). Alias de Cuenta Transacciones de Recepción de OC Las Transacciones de recepción de Órdenes de Compra se utilizan para ingresar en el sistema las Órdenes de compra que se reciben del proveedor y para las cuales se tiene una OC en el módulo de Compras, mediante esta transacción se facilita la recepción de bienes y/o productos ya que se muestra información capturada en la Orden de compra y en función a dicha información se realiza el ingreso en el almacén. La pantalla para ingresar transacciones de Recepción de OC se encuentra en el Modulo de Inventarios en la siguiente Ruta: Transacciones > Recepción > Recibos 18 de 32

19 Una vez que se selecciona la Función de Recibos se muestra la pantalla de Encontrar recepciones esperadas En esta pantalla de búsqueda se pueden utilizar los campos que se muestras como filtros para la búsqueda de Recepciones, por ejemplo se puede buscar por Orden de Compra, Proveedor, Artículo, etc. Una vez que se establecen los datos de filtro para la búsqueda se pulsa el botón Encontrar y se mostrará lo que es la Cabecera de recepción. En la pantalla de Recepciones se muestra la información generada desde la Orden de Compra que esta en espera de recepción. En la pantalla se indica la linea a recibir de la Orden de Compra activando el Check box que esta a la izquierda y se validan los datos. 19 de 32

20 Se confirma la cantidad a Recibir, si esta es menor a la que se muestra por default se puede modificar para que solo se reciba en sistema lo que esta llegando fisicamente del Proveedor. Después de capturada la cantidad a recibir se especifica en el campo Subinventario el nombre del lugar en que se registrará el ingreso del artículo. 20 de 32

21 Una vez asignado el subinventario se graba el registro, ya que se guardó el Registro se informa en la parte inferior de la pantalla y entonces se puede Validar el número de Recepción generado. 21 de 32

22 Para visualizar el numero de recibo se hace mediante el boton de Cabecera de la pantalla, en esta se mostrarán los datos asociados al Recibo realizado y se podrá consultar posteriormente mediante el Numero de recepción asignado Transacciones de Entradas Misceláneas Existen transacciones que permiten ingreso de existencia de Artículos que no están asociadas directamente a Órdenes de Compra, que se ingresan por conceptos diferentes, estas son las Entradas Misceláneas (Miscellaneous Recpt(RG Update)), que para su uso en ASA están definidas como tipos específicos. La pantalla para ingresar dichas transacciones manuales se encuentra en el Módulo de Inventarios en la siguiente Ruta: Transacciones > Transacciones Varias Una vez que se ingresa en la ruta indicada se muestra la Siguiente pantalla en donde se deberá indicar el Tipo que se va a utilizar, en este caso Entrada Miscelánea 22 de 32

23 También se deberá capturar la Cuenta Contable con la que se va a registrar el movimiento, este se define en el campo Cuenta. Una vez asignada la cuenta continuamos con el detalle de líneas mediante el boton Líneas transacción, en donde se especificarán los articulos a transaccionar. En la pantalla de Entradas Misceláneas se deberá ingresar algunos datos obligatorios para poder realizar la transacción, el primer es el Artículo que se va a procesar. 23 de 32

24 Despues de asignar el Articuló se activan los campos de Subinventario y Cantidad, mismos en donde se deben ingresar los datos especificos para la entrada del Artículo, que son el almacen de donde ingresará y la cantidad que se sumará a ese almacen respectivamente. Este proceso se realiza para cada artículo que se especifique para Entrada. Ya que se asignaron los valores a cada campo solo se guarda el registro con el boton Grabar de la barra de menú Transacciones de Salidas Misceláneas También es posible generar transacciones como salidas por conceptos diferentes, estas transacciones son conocidas como Salidas Misceláneas (Miscellaneous Issue(RG Update)), que para su uso en ASA están definidas como tipos específicos. La pantalla para ingresar transacciones manuales se encuentra en: Transacciones > Transacciones Varias Una vez que se ingresa en la ruta indicada se muestra la Siguiente pantalla en donde se deberá indicar el Tipo que se va a utilizar, en este caso Salida Miscelánea. 24 de 32

25 También se deberá capturar la Cuenta Contable con la que se va a registrar el movimiento, este se define en el campo Cuenta. Una vez asignada la cuenta contable de ingresa al detalle de líneas mediante el boton Líneas transacción, en donde se especificarán los articulos a transaccionar. En la pantalla de Salidas Misceláneas se deberá ingresar primero el Artículo que se va a procesar 25 de 32

26 Despues de asignar el Articuló se activan los campos de Subinventario y Cantidad, mismos en donde se deben ingresar los datos especificos para la Salida del Artículo, que son el almacen de donde saldra y la cantidad que se descontará de ese almacen respectivamente. Este proceso se realiza para cada articulo que se especifique para salida. Ya que se asignaron los valores a cada campo solo se guarda el registro con el boton Grabar de la barra de menú Transacciones con Alias de Cuenta Otra forma de utilizar las Transacciones misceláneas es haciendo uso de Alias de Cuenta, en donde previamente se definen las cuentas contables que afectará cada transacción y solamente al generar la transacción se utiliza el nombre asignado (Alias de Cuenta). La pantalla para ingresar transacciones con Alias de cuenta se encuentra en la responsabilidad de Inventarios en la siguiente Ruta: Transacciones > Transacciones Varias 26 de 32

27 La pantalla que se utilza es exactamente la misma que se tiene para Miscelaneas, solo que se especifica el alias que se va a utilizar. Se define la Fecha de transacción y en el campo Tipo se especifica el Tipo de Transacción que se va a utilizar, esta también puede ser una definida para cada movimiento. Ahora se ingresa el Origen de la transacción según la lista de valores, mismo que será definido como Alias de Cuenta. La definición de Alias está en Función a las diferentes Estaciones y Aeropuertos que se tienen en el Sistema los cuales harán referencia a una cuenta contable diferente. 27 de 32

28 Una vez asignados los valores de la Cabecera de la transacción se ingresa a las Líneas Transacción, en donde se especificarán los artículos que se van a procesar. Se asigna el Artículo en el campo con el mismo nombre, para continuar con la captura. Despues de asignar el Articuló se activan los campos de Subinventario y Cantidad, mismos en donde se deben ingresar los datos especificos para la Salida del Artículo, que son el almacen de donde saldra y la cantidad que se descontará de ese almacen respectivamente. Este proceso se realiza para cada articulo que se especifique para salida. Ya que se asignaron los valores a cada campo solo se guarda el registro con el boton Grabar de la barra de menú. 28 de 32

29 Ya que se guardó el Registro se informa en la parte inferior de la pantalla 5. Reportes El sistema cuenta con Reportes estándar que son de ayuda para dar seguimiento a las transacciones realizadas directamente en el Módulo de Inventarios y también con respecto a aquellas transacciones que afectan de alguna manera el módulo Reportes Estandard La forma de ingresar a dichos reportes es mediante el Menú de funciones del menú principal de la Responsabilidades, en la Función Informes. 29 de 32

30 En el Navegador al elegir la opción de Informes podras ver que se tienen varias opciones y esto hace referencia a la clasificación de reportes que podemos encontrar y por tal motivo estan seccionados. Los reportes que se revisaron estan en el apartado de Transacciones. Uno de los reportes revisados es el de Registro de Transacciones, en este reporte podemos encontrar todas las transacciones que se realizaron afectando el modulo de Inventarios y se puede limitar filtrandolo con los parametros que ofrce el mismo reporte. Una vez que se asignan los parametros se pulsa Aceptar y se ejecuta el Reporte, Para visualizarlo se ingresa al ID con el que se generó el Reporte y se ingresa con el boton Visualizar Output 30 de 32

31 Otro reporte que se estuvo revisando es el Registro de Transacciones de Recepción Una vez que se asignan los parametros se pulsa Aceptar y se ejecuta el Reporte, Para visualizarlo se ingresa al ID con el que se generó el Reporte y se ingresa con el boton Visualizar Output 31 de 32

32 6. Temas Abiertos y Cerrados 6.1. Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica de 32

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