Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas

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1 Documento informativo de BPM Partners Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas Una inversión que tiene en cuenta el costo total de propiedad para las empresas medianas Agosto de 2013

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3 2013 BPM Partners, Inc. Todo el material contenido en este documento es propiedad de BPM Partners y no puede ser publicado ni reproducido sin el consentimiento expreso y por escrito de BPM Partners, Inc.

4 Índice Índice...2 Resumen ejecutivo...1 Antecedentes...2 Los costos y los riesgos son superiores cuando la BPM/EPM no se encuentra unificada...3 Deficiencias de TI... 3 Puntos problemáticos para los usuarios del negocio... 4 Ventajas para el negocio...6 Ventajas para el departamento de TI... 6 Ventajas para Finanzas/líneas de negocio/operaciones... 8 Pasos siguientes recomendados...10 Criterios de evaluación Conclusiones...11 Acerca de BPM Partners...11 Acerca de SAP...12 Agosto de 2008

5 Resumen ejecutivo A pesar de que la inversión de capital ha empezado a recuperarse, los costos siguen siendo una de las mayores preocupaciones en las empresas medianas. La concienciación con respecto a los factores que determinan el costo total de propiedad (TCO) de los sistemas de TI ha aumentado considerablemente. Por su parte, los sistemas de gestión del desempeño han ganado popularidad, ya que pueden ayudar a reducir los costos y a cumplir las obligaciones de generación de reportes y conformidad, al mismo tiempo que mejoran la calidad de los datos y los análisis para una gestión más ágil. Actualmente, las organizaciones tratan de optimizar estos sistemas, en cuyo centro se encuentran la consolidación financiera, la generación de reportes, la presupuestación y la planificación. La importancia de la gestión del desempeño para la gestión de la línea de negocio también goza de un gran reconocimiento, ya que un acceso más rápido a reportes y análisis confiables mejora la toma de decisiones. Para los departamentos financieros, optimizar los sistemas de gestión del desempeño significa maximizar las utilidades y minimizar la exposición y los riesgos empresariales. Para los departamentos de TI, el objetivo principal es el de reducir el costo de propiedad mientras se proporciona valor al negocio y se facilita la conformidad con unos estándares de generación de reportes de obligado cumplimiento cada vez más estrictos, así como con los estándares de control de los datos. Prácticamente todas las organizaciones cuentan con algún tipo de solución de gestión del desempeño. En la mayoría de las empresas, los procesos actuales de presupuestación, planificación, previsión, consolidación y generación de reportes aún se basan parcialmente en hojas de cálculo. No obstante, la utilización de docenas o cientos de hojas de cálculo desconectadas y departamentales dificulta la sincronización de las actividades, la identificación de los problemas y de las oportunidades potenciales, la evaluación de los distintos escenarios de comercialización y la garantía de cumplimiento y control. Por ello, la gestión del desempeño basada en hojas de cálculo es propensa a generar errores y requiere mucho tiempo. La encuesta Pulse Survey de BPM ha constatado repetidamente que, aproximadamente, el 80% de las organizaciones encuestadas que cuentan con paquetes de gestión del desempeño también utilizan hojas de cálculo para la presupuestación y la consolidación. Este hallazgo se reprodujo en la encuesta de Una parte considerable no utiliza paquetes de aplicaciones y, por su parte, el 22% de los encuestados todavía confían principalmente en las hojas de cálculo para su proceso de presupuestación. Una gestión del desempeño unificada hace referencia a sistemas que se han diseñado específicamente para la utilización de una plataforma común, una sola base de datos y una estructura de datos maestros con una interfaz de usuario común. Un tercio de los encuestados de la Pulse Survey de 2013 afirmaron que para ellos es importante disponer de un conjunto completo de funciones de gestión de procesos empresariales (BPM)/gestión del desempeño empresarial (EPM). El 60% afirmó que son necesarias todas las funciones operativa, estratégica y financiera (presupuestación, planificación y previsión). Este documento analiza la necesidad para las empresas medianas de añadir una gestión del desempeño a escala empresarial a su utilización de las hojas de cálculo y de evitar costosos problemas de integración en las disciplinas básicas de gestión del desempeño: la generación de reportes, la planificación y la consolidación financiera. Lógicamente, el enfoque aconsejado en la actualidad es mediante una solución unificada. Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 1 1

6 Antecedentes En la década de 1990, las primeras empresas en adoptar los sistemas financieros utilizaban programas de consolidación financiera basados en PC para generar reportes sobre sus resultados fiscales. La presupuestación, la planificación y la previsión eran procesos que distaban de la consolidación y la generación de reportes. Muchas empresas utilizaban hojas de cálculo, mientras que otras confiaban en procesos principalmente manuales. Con el tiempo, los programas de consolidación se volvieron cada vez más potentes para adaptarse a: requerimientos complejos de generación global de reportes estructuras organizacionales en constante cambio la presión para cerrar los ciclos con más rapidez la necesidad de reducir los costos demanda de análisis y reportes más oportunos basados en datos precisos y completos. Empezaron a ofrecerse productos independientes para apoyar la presupuestación, la planificación y la previsión. Los distintos procesos financieros se basaban en soluciones específicas para cada función y, con frecuencia, procedían de diferentes proveedores, con estructuras e interfaces de datos subyacentes diferentes. Los departamentos de TI o el personal financiero más experto técnicamente estaban muy ocupados cargando y extrayendo datos y creando interfaces de conversión de información. A medida que el sector del software maduraba, proveedores cada vez más grandes agruparon distintas soluciones y las combinaron en paquetes completos de soluciones para el departamento de finanzas con cierto grado de integración entre la consolidación, la presupuestación, la planificación, la previsión y los análisis y la generación de reportes, y quizás incluso herramientas de modelado o de gestión de la rentabilidad. Estas soluciones no se encontraban unificadas necesariamente según los criterios actuales. Aquellas con funciones que utilizan diferentes bases de datos propias incrementan la necesidad de asesoramiento y asistencia. Junto a estos desarrollos, los roles del director y del departamento financiero llegaron a ser estratégicos y operacionales, y fueron cada vez más vitales para las cuestiones legales y de continuación del negocio. Este hecho es importante porque, en el fondo, no se trata simplemente de buscar sistemas que puedan presentar sus números correctamente o combinar sus plantillas de presupuestos. Las crecientes presiones normativas y de la competencia, así como una mejor comprensión del costo total de propiedad, han creado la necesidad de disponer de una gestión del desempeño unificada. 2 Agosto de

7 Los costos y los riesgos son superiores cuando la BPM/EPM no se encuentra unificada Existen numerosos problemas y deficiencias derivados de las soluciones de presupuestación, previsión, consolidación y generación de reportes que requieren diversas aplicaciones y que afectan a las entidades básicas: al departamento de TI y a los usuarios en el campo de las finanzas y en las unidades de negocio que incluyen dichas operaciones. Deficiencias de TI Las soluciones con varias aplicaciones normalmente acarrean un costo de propiedad superior y un mayor riesgo que un enfoque unificado. Dichos riesgos y costos superiores provienen principalmente de las siguientes áreas: Aprovisionamiento y evaluación de productos La primera deficiencia de una solución con varias aplicaciones se encuentra en el aprovisionamiento. La adquisición de sistemas independientes para cada aplicación, como la consolidación, la presupuestación y la generación de reportes, requiere diversos ciclos de ventas para evaluar las distintas clases de productos. Tanto el trabajo como los riesgos relacionados con el aprovisionamiento se multiplican desde la selección de los proveedores hasta las negociaciones de los contratos, pasando por las renovaciones del mantenimiento, etcétera, etcétera. Incluso si las soluciones son del mismo proveedor, tendrá que evaluar igualmente diversos productos y negociar sus licencias. Mientras que las organizaciones grandes están acostumbradas a adquirir varios productos de software para distintas necesidades y departamentos, puede que las empresas medianas no dispongan de los recursos de personal, tiempo y capital necesarios para apoyar varias evaluaciones de productos y procesos de aprovisionamiento. Si a todo esto se añade la necesidad de mantener varios servidores y otros componentes de hardware para dar soporte a múltiples sistemas, el beneficio en términos de costos al adquirir una solución unificada se hace aún más evidente. Dificultades en la implementación Resulta obvio que la instalación y configuración de diversas aplicaciones requiere más tiempo. Estas implementaciones pueden correr a cargo de equipos diferentes, lo cual incrementa las probabilidades de que las aplicaciones independientes acaben convirtiéndose en silos útiles únicamente para los intereses de los departamentos o de que sufran una integración deficiente. Riesgos de la implementación Además del costo de mantenimiento, también hay que tener en cuenta la cuestión del entrenamiento. Desplegar varios sistemas implica más tiempo y dinero invertido para entrenar tanto a los administradores como a los usuarios finales. Y en el despliegue a nivel de usuario es donde estos costos pueden multiplicarse en términos de costos directos y pérdida de productividad. El soporte continuo a los usuarios finales, que Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 3 3

8 normalmente proporciona el departamento de TI, es otro costo que debemos tener en cuenta. Mantenimiento complicado, cambios y ampliaciones Desde el punto de vista del usuario, es probable que una solución formada por módulos independientes conserve los resultados financieros reales y los datos de los presupuestos en almacenes de datos separados. Independientemente de la integración y la conversión de los datos proporcionadas por el proveedor, esta separación de las bases de datos afectará al usuario, en especial cuando se cambian los metadatos, los planes contables y las estructuras de datos. Los administradores y los usuarios avanzados esperan, cada vez con más frecuencia, un único punto de mantenimiento y actualización para la gestión del desempeño. Puede que sea necesario un esfuerzo significativo para configurar y actualizar la conversión de datos con el fin de que las bases de datos puedan compartir datos. Las tablas de conversión deben actualizarse cada vez que se agrega una cuenta o se añade o elimina una entidad organizacional. En algunas empresas, este puede ser un proceso casi diario. Una vez configuradas las tablas de conversión, deben implantarse los procesos para ejecutar los procedimientos necesarios. Si la presupuestación y la previsión se realizan en un sistema distinto al utilizado para la consolidación, será necesario volcar los datos consolidados reales más recientes en el sistema utilizado para la planificación y la previsión. Puntos problemáticos para los usuarios del negocio Ahora que se concede una especial importancia al costo total de propiedad de la vida útil, las empresas medianas ponen en duda cada vez con más frecuencia el enfoque basado en varios proveedores o varias aplicaciones. Asimismo, las soluciones unificadas evitan a los usuarios del negocio ciertos inconvenientes en términos de desempeño de la empresa, entre los que se incluyen: Impacto sobre el desempeño El deseo de disponer de sistemas unificados refleja también su impacto estratégico sobre el negocio. Como norma, nadie desea que el ritmo de un negocio se vea desacelerado por el procesamiento de datos. Un sistema unificado debería reducir o eliminar el trabajo de back-end y el tiempo necesario para proporcionar las cifras de las fuentes de datos a un analista, responsable o ejecutivo que sepa cómo utilizarlas. Aprendizaje, adopción por parte de los usuarios y facilidad de uso Un problema importante es la fatiga del sistema entre los usuarios finales, lo que provoca una adopción poco entusiasta de parte de los mismos. Los usuarios no quieren verse obligados a aprender cómo funcionan distintos sistemas. La utilización de varias aplicaciones requiere que los administradores y los usuarios aprendan a utilizar distintas interfaces. En este entorno, son los usuarios quienes cargan 4 Agosto de

9 con el peso de entender sus roles y ser capaces de organizar las tareas que tienen que llevar a cabo en las distintas aplicaciones para poder desempeñar su trabajo. Es preferible disponer de un sistema diseñado para activar los procesos funcionales, como por ejemplo el ciclo de presupuestación y los cierres mensuales, mediante una interfaz consistente. Lo ideal es que esta interfaz se combine perfectamente con las herramientas que ya utiliza el departamento financiero, como Excel y PowerPoint. La encuesta Pulse Survey de BPM Partners muestra sistemáticamente que Excel sigue utilizándose de manera activa para las tareas de gestión del desempeño en, aproximadamente, el 80% de las organizaciones que han implementado paquetes de aplicaciones para los procesos de BPM/EPM. Excel sigue siendo parte integral Los usuarios deberían poder trabajar en el Excel nativo para aprovechar que están familiarizados con su interfaz y con sus funciones de gráficos y modelado, con funciones específicas de la aplicación suministradas en forma de add-in. Algunos ejemplos de ello serían las funciones de presupuestación, como los cálculos, las tendencias y la ponderación. Excel también desempeña un papel como vehículo de entrada; otra conclusión de la encuesta Pulse Survey de BPM Partners realizada en 2013 es que el 66% de las empresas extraen los datos de Excel para la generación de reportes. El 22% de los encuestados confían principalmente en Excel como su sistema de presupuestación. Idealmente, una solución de desempeño eliminará la necesidad de macros, así como de procesos de cortar y pegar y de vinculación entre distintas hojas de cálculo. Estas operaciones específicas introducen errores y reducen la calidad de los datos. Administración Un solo front end administrativo consistente es un plus importante, con una consola para la gestión de la seguridad, los reportes, las reglas y los modelos de datos. La herramienta debería apoyar el proceso en vez de tenerlo distribuido en distintas herramientas y documentación ecléctica. Calidad y control de los datos Las cuestiones relativas a la calidad y el control de los datos afectan el costo de propiedad, el desempeño de la empresa y el riesgo. Para integrar sistemas independientes de consolidación, generación de reportes y planificación, debe definirse y actualizarse la asignación de datos. A menudo, la mayor parte del trabajo debe asumirlo el departamento de finanzas, ya que es el propietario de los datos y, normalmente, el que debe definir su asignación. Una solución unificada debería proteger tanto a los usuarios del negocio como al personal de TI de estructuras de datos inconsistentes, como ocurre con las diferencias entre las estructuras de datos para la presupuestación (realizada fundamentalmente con fines de gestión) y la consolidación, que debe cumplir los requerimientos legales de generación de reportes. Esto puede conducir a distintos modelos de datos, lo que todavía dificulta más la comparación. Un ejemplo extremo sería realizar los presupuestos por línea de productos pero generar los reportes por zona geográfica. Sería ideal que las dos Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 5 5

10 aplicaciones tuvieran el mismo nivel de desglose para poderlas comparar pero, en la práctica, normalmente este no es el caso. Incluso si la estructura de datos es la misma o se parece mucho, los valores de datos introducidos pueden ser inconsistentes. Una sola versión de la verdad goza de un amplio reconocimiento como un punto esencial para la precisión y el control de los datos. La única forma de garantizarlos consiste en contar con una sola fuente para los datos. Obviamente, incluso si la estructura de datos y los valores de datos introducidos son consistentes, puede que las reglas del negocio aplicadas a los datos no lo sean. Algo muy probable si distintos equipos han creado los distintos sistemas. Las reglas del negocio deberían almacenarse centralmente y ser visibles y consistentes a través de las distintas funciones del sistema unificado. Riesgo y cumplimiento de normativas Una solución unificada reduce el riesgo derivado de las fases de evaluación y adquisición, durante la implementación y todo el ciclo de vida útil. Asimismo, ayuda a garantizar el control y el cumplimiento. La toma de decisiones y las reacciones precisas se ven respaldadas por un acceso más rápido a los datos y una mayor confianza en que las cifras sean completas y correctas. Los sistemas unificados eliminan pasos del proceso y mejoran la confianza y la colaboración. Un entorno compuesto por varias aplicaciones dificulta el seguimiento de los datos y la tarea de demostrar a los accionistas y a las autoridades competentes en materia de normativas que la empresa se rige por los principios de la eficiencia y la ética. Distintos almacenes de datos y una mayor complejidad de los procesos hacen que resulte difícil y costoso cumplir los requerimientos de cumplimiento regulatorio y de auditorías. La visibilidad de los eventos que tendrán un impacto material puede ser limitada. Es posible que no existan seguimientos de auditoría, que muestran quién ha modificado los datos y cuándo. De forma global, para la organización puede ser difícil demostrar los controles internos y la gestión de reportes necesarios para garantizar el cumplimiento de las normativas. Ventajas para el negocio Considerando las dificultades para el negocio asociadas a una solución de varias aplicaciones para la gestión del desempeño, sobre todo para la planificación y la consolidación, no hay duda de que un enfoque unificado ofrece muchas más ventajas para el departamento de TI y para sus usuarios. Ventajas para el departamento de TI Para el departamento de TI, la ventaja principal de la planificación y la consolidación unificadas es la reducción del costo de propiedad, además muchos de los factores que reducen los costos también aportan ventajas al negocio. Por ejemplo, una implementación más rápida requiere menos costos, pero también significa que el negocio se beneficiará de las ventajas de la gestión del desempeño mucho antes. 6 Agosto de

11 Ventajas de la gestión del desempeño unificada: departamentos de TI Ventajas con respecto a los costos y los riesgos Instalación más rápida Configuración más rápida y de menor costo Reducción de los costos de entrenamiento, despliegue más rápido y menos riesgos de actualización/ampliación Reducción de los costos de licencia y mantenimiento Reducción del costo de administración de la aplicación Reducción de los costos de soporte a los usuarios Un solo paquete de software para instalar, lo que reduce los costos y los riesgos de la instalación. Una aplicación que aprender e implementar. Menor cantidad de tiempo y reducción significativa de los riesgos de implementación. Tanto los administradores como los usuarios finales tienen que aprender a utilizar solo un sistema. Puede seguir creando y desplegando aplicaciones adicionales en la plataforma unificada con una curva de aprendizaje mínima. Esto depende de los precios que se ofrezcan, pero una solución unificada suele costar menos dinero, tanto de entrada como al renovar las licencias y el mantenimiento. Debido al poco tiempo necesario para la instalación, la configuración, la implantación y la administración continua, el costo total de propiedad es menor. Al eliminar la complejidad de múltiples interfaces administrativas, existe un menor riesgo de errores de administración que afecten los datos y la disponibilidad. Puesto que solo tienen que aprender el funcionamiento de un sistema, deben dedicarse menos recursos al soporte de los usuarios. Ventajas para el valor del negocio Adquisición más sencilla Implementación en menos tiempo Facilidad de uso, aceptación y adopción por parte de los usuarios finales y gestión del cambio Un ciclo de ventas/evaluación, un contrato que negociar, un proveedor con el que tratar. La instalación y la configuración más rápidas se suman a la capacidad de obtener el retorno de su inversión relativamente rápido. Una única interfaz estándar conlleva mayores aceptación y adopción, así como menor riesgo de rechazo por parte del usuario. Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 7 7

12 Ventajas para Finanzas/líneas de negocio/operaciones Las ventajas de la planificación y la consolidación unificadas para el usuario de finanzas o de línea de negocio (o LoB, una categoría que incluye a los gerentes operacionales y a los responsables de la toma de decisiones) incluyen la maximización de las utilidades y la minimización del riesgo. Los ingresos brutos mejoran al aumentar el desempeño; y los resultados también, al incrementar la productividad y reducir los costos. El riesgo se reduce mejorando la agilidad y el cumplimiento de normativas del negocio. Las ventajas se resumen en la tabla siguiente: Ventajas de la gestión del desempeño unificada: departamento financiero y usuarios del negocio Ventajas en la rentabilidad y el desempeño Flujo de trabajo simplificado, eficiencia en los procesos Mejor colaboración en la planificación (descendente y ascendente) Productividad del negocio Mejora de la precisión de las previsiones Ciclos de cierre más rápidos Los procesos financieros pueden vincularse en un flujo de trabajo coherente, incluidas las consolidaciones financieras y los cierres, los reportes legales y de gestión, la presupuestación y la previsión/previsión actualizada. Menor riesgo de procesos desconectados y errores. Una plataforma con acceso confiable a los datos reales y a los presupuestos facilita el intercambio de información a través de todas las funciones internas del negocio y con los integrantes externos como los proveedores y los asociados. Si los usuarios del negocio dedican menos tiempo a recuperar, gestionar y organizar datos, y a buscar y corregir los datos imprecisos, podrán dedicar más tiempo a gestionar el negocio. La unificación elimina la necesidad de realizar manualmente la reconciliación de los datos reales y planificados y acelera el análisis de las desviaciones. Si se utiliza la misma herramienta para ver los datos reales y para preparar las previsiones, puede estar seguro de que trabaja con los datos reales correctos y por lo tanto podrá crear modelos de escenarios más precisos, lo que aumenta la probabilidad de mejorar el desempeño. Disponer de un flujo de trabajo común que mejora los procesos financieros y de los datos reales y de presupuestos en un solo lugar facilita la obtención de reportes para la junta de forma rápida, ya que se va guiando a los usuarios durante todo el proceso y se simplifica el seguimiento de auditoría y de aprobación. (continúa en la página siguiente) 8 Agosto de

13 Ventajas con respecto al cumplimiento de normativas y los riesgos Mejora del cumplimiento de normativas, reducción del riesgo y de los costos de auditoría Toma de decisiones y análisis más oportunos Mayor agilidad para el negocio Mejora del análisis de los directores de línea de negocio y menor riesgo de error en la toma de decisiones Cuantos menos almacenes de datos tenga, más fácil será para los auditores realizar el seguimiento y verificar su proceso financiero, lo que permite un cumplimiento de normativas más estricto y por lo tanto reduce la exposición de la organización. Un sistema unificado puede eliminar en gran medida la manipulación de datos; el tiempo que se ahorra permite a los ejecutivos disponer de información útil mucho más rápidamente. Cuanto más rápida y precisa pueda ser su evaluación de los resultados y de las tendencias de su negocio, podrá responder más rápido y con más eficacia. Un acceso oportuno a datos precisos, con una comparación exhaustiva de reportes, permite a los directores mejorar el negocio de forma global. Todo lo dicho anteriormente puede resumirse en que los procesos financieros unificados ofrecen a las organizaciones la oportunidad de mejorar la gestión del desempeño, mientras controlan el costo total, para obtener resultados positivos del negocio. Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 9 9

14 Pasos siguientes recomendados Las organizaciones que están evaluando los sistemas de consolidación, así como aquellos de generación de reportes, presupuestación y planificación, deberían considerar una solución unificada de gestión del desempeño. Las ofertas de los proveedores respecto a la unificación deberían analizarse siguiendo los criterios que citamos más adelante. Las organizaciones que ya disponen de una solución puntual para una función de gestión del desempeño que funciona de forma satisfactoria deberían evaluar una solución unificada tomando como base sus necesidades actuales y futuras. La gestión del desempeño se está expandiendo de las finanzas a todas las operaciones y, sin una solución unificada, se producirán problemas en relación con la integración y la capacidad de respuesta del negocio que será necesario resolver. Criterios de evaluación Cómo puede evaluar si la oferta de un proveedor está unificada a nivel estructural o si se trata simplemente de una estrategia comercial? A continuación, presentamos algunos criterios. Unificación frente a integración: En primer lugar, fíjese bien en si se trata de una solución realmente unificada o simplemente integrada, ya que son dos cosas diferentes. La integración significa que se han agrupado varias aplicaciones (normalmente sistemas existentes) y que, a través de determinados medios, pueden funcionar conjuntamente. Esto no significa que la integración sea negativa, pero no es lo mismo que la unificación. Una cadena de restaurantes nacional se beneficia de una solución unificada Una cadena nacional de restaurantes informales valorada en 300 millones de dólares tuvo que enfrentar desafíos importantes, como el incremento del costo de los alimentos, menores gastos discrecionales y restricciones en los mercados de crédito. Las condiciones económicas exigían una reacción rápida y precisa a todos estos factores. Antes de adoptar la aplicación SAP Business Planning and Consolidation para la planificación y consolidación del negocio, la cadena no disponía de las herramientas necesarias para actualizar las previsiones y revisar los presupuestos sobre la marcha. Los costos de los alimentos, las ventas, el costo de las mercancías vendidas, las nuevas contrataciones y los cambios salariales se establecían mucho antes de emprender el proceso de presupuestación y previsión. El director financiero decidió sustituir los procesos financieros manuales basados en Excel por una plataforma de EPM multifuncional y de implementación rápida. La empresa evaluó los paquetes líderes antes de seleccionar la aplicación SAP Business Planning and Consolidation. La aplicación nos permitió automatizar la presupuestación, la previsión, las consolidaciones y la generación de reportes en una única plataforma con un soporte de TI mínimo, afirmó el director financiero. Ahora, el equipo directivo puede responder con rapidez a los cambios del mercado. Los procesos que antes requerían días, ahora se realizan en cuestión de minutos. Con las funciones de modelado de SAP, los responsables pueden crear diversos escenarios con rapidez y facilidad, así como analizar el efecto de los aumentos de los precios de los alimentos, el alcohol y la mano de obra sobre las pérdidas y las ganancias. La aplicación SAP Business Planning and Consolidation mejoró significativamente el proceso manual de generación de reportes financieros de fin de mes. Ahora, el equipo financiero puede acceder a los datos actuales e históricos mediante un front end basado en Excel con el que ya está familiarizado. Al aprovechar la flexibilidad dimensional de la aplicación, el equipo directivo puede adaptarse con facilidad a los cambios, como cierres de restaurantes y adquisiciones, mediante una generación de reportes a nivel de departamento, restaurante, región y concepto. Todos los factores clave relacionados con el presupuesto se han trasladado de hojas de cálculo de Excel vinculadas a una base de datos central. Ahora, el departamento financiero puede analizar los resultados e identificar las tendencias, en lugar de tener que ir de una hoja de cálculo a otra. El equipo revisa los resultados y puede volver a realizar las previsiones semanal o mensualmente. Procesos financieros básicos incluidos: Asegúrese de que incluya, como mínimo, las aplicaciones financieras básicas de presupuestación, planificación, previsión, consolidación y generación de reportes de 10 Agosto de

15 gestión y legales. Y, preferentemente, que también pueda gestionar un nivel de análisis operacional. Interfaz de usuario común con flujo de trabajo: El usuario debería disponer de una interfaz a través de la cual puedan ejecutarse todos los procesos financieros básicos y, como estamos hablando de usuarios financieros, la interfaz debería incluir Excel nativo y, si es posible, también otras aplicaciones de MS Office. Esto no hace referencia a un portal que tenga botones para iniciar distintas aplicaciones con distintas interfaces; es decir, no basta con el simple hecho de utilizar un motor de generación de reportes común para obtener datos de las diferentes aplicaciones. Debería existir únicamente una interfaz que aprender y el entorno debería controlar sus tareas diarias, semanales y mensuales. Modelo de datos y reglas empresariales comunes: Se trata de utilizar el mismo modelo de datos para la planificación y para la consolidación con reglas empresariales consistentes, lo que facilita las comparaciones de los datos y su obtención. Algunos sistemas que cuentan con una interfaz de usuario común pueden tener diferentes sistemas subyacentes con estructuras distintas. Otros quizás tengan almacenes de datos comunes, pero entonces tendrán interfaces de usuario separadas que se adaptan en función de las necesidades de los distintos usuarios. Almacenamiento de datos común: Los datos deberían constar en una plataforma de almacenamiento común y no existir en múltiples bases de datos donde deban sincronizarse los modelos de datos. Es preferible que el modelo de almacenamiento proporcione una arquitectura abierta que respete el almacén de datos de la organización. Unificación desde la fase inicial: El enfoque más sencillo y global consiste en contar con un sistema de gestión del desempeño verdaderamente unificado, creado desde el principio para que resulte unificado. Esto sucede con mayor frecuencia con las soluciones más nuevas. Conclusiones Las empresas medianas se enfrentan a los mismos desafíos empresariales que sus competidores de mayor tamaño, pero con menos recursos. Por ello, necesitan un enfoque de la gestión del desempeño más centrado en soluciones listas para su uso, en lugar de montar e integrar distintas soluciones puntuales. Por su parte, el costo total de propiedad continuo debe ser predecible y controlable. Dado que no hay lugar para errores, no pueden permitirse perder tiempo con soluciones que no aporten rápidamente valor al negocio, ni invertir dinero en aplicaciones que son difíciles de utilizar y mantener. En consecuencia, una solución unificada que apoye los procesos de presupuestación, planificación, previsión, consolidación y generación de reportes es una inversión acertada para las empresas medianas que necesitan mejorar la precisión y el control de sus datos, optimizar y automatizar sus procesos y gestionar mejor el desempeño. Acerca de BPM Partners BPM Partners es la autoridad independiente líder en soluciones de gestión del desempeño empresarial (BPM) y soluciones de Business Intelligence relacionadas. La empresa ayuda a las organizaciones a afrontar sus retos en materia de presupuestación, planificación, generación de reportes financieros, cumplimiento regulatorio, optimización Presupuestación, planificación, consolidación y generación de reportes unificadas 11 11

16 de la rentabilidad, desarrollo de indicadores clave del desempeño y desempeño operacional con expertos independientes con respecto a los proveedores que pueden orientar a las empresas a través de sus iniciativas de BPM desde el principio hasta el final, mientras les ayudan a reducir los riesgos y a minimizar los costos. Para obtener información adicional, visite el sitio web Siga a BPM Partners en Acerca de SAP Como líder del mercado del software de aplicaciones empresariales, SAP (NYSE: SAP) ayuda a empresas de todos los tamaños y sectores a funcionar mejor. Del back office a la sala de juntas, del almacén al mostrador de atención al público, del PC a su dispositivo móvil, SAP permite que personas y empresas trabajen conjuntamente de manera más eficiente y utilicen la información del negocio de forma más efectiva para superar a sus competidores. Las aplicaciones y servicios de SAP permiten a más de clientes trabajar de manera rentable, adaptarse continuamente y crecer de forma sostenible. Si desea obtener más información, visite Siga a SAP para las empresas medianas en 12 Agosto de

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