PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOCIALES EMPRESARIALES Y ESPECIALES

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOCIALES EMPRESARIALES Y ESPECIALES Página 1 de 6, y Turismo 1. OBJETIVO Determinar los lineamientos y condiciones a seguir para la organización de eventos sociales, empresariales y especiales en el parque de la Vida COFREM. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a la, y Turismo. 3. FUNCIONES Subdirector Servicios Sociales: Revisar y autorizar la realización de los eventos y el pago de egresos e impuestos derivados del mismo. Jefe de Deporte y Turismo: Presentar ante el Subdirector de Servicios Sociales y/o Consejo Directivo los proyectos que requieren de aprobación de tarifa. Jefe de Área de : Planear y elaborar el plan de eventos anual y determinar según la clase del evento el costo aprobado por el Consejo Directivo. Jefe ( Tesorería): Verificar consignación y dar Visto Bueno. Coordinador Administrativo y Financiero: Asignar los escenarios para alquiler de eventos, controlar los pagos. 4. DEFINICIONES Evento Social: Evento realizado con fines sociales. Evento Empresarial: Eventos realizados como capacitaciones, reuniones empresariales y demás eventos afines. Evento Especial: Eventos que se realizan de manera masiva (Ejemplo: conciertos) ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Cargo: Jefe Nombre: Carlos Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre: Henry, Deporte y Andrés Mesa Barbosa Corporativa Solano Novoa Rojas Betancourth Turismo. Nombre: Catherine Nombre: Jaime Pénate González. Alejandro Delgado Cifuentes DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 6, y Turismo 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Planear y elaborar Plan de eventos anual. DETALLE El Jefe de Área de y el Coordinador Administrativo y Financiero se reúnen y elaboran el Plan anual de eventos con el cual se establecen los eventos con fechas e información necesaria para relacionarlo en el Registro de eventos, cada proyecto de eventos debe enviarse con suficiente tiempo de antelación para sus respectivas aprobaciones y solicitudes. Una vez culminado el proyecto es enviado a la Subdirección de Servicios Sociales para su respectiva revisión y aprobación. Dirección Administrativa DEPENDENCIAS Subdirección de Servicios Sociales, y Turismo Coordinador Administrativo y Financiero. REGISTROS 1. Proyecto. 2. Oficio para aprobación de 3. Logística para Eventos. 4. Registro de eventos. 2. Revisar y aprobar 3. Revisar y aprobar El Subdirector de Servicios Sociales y el Jefe de la, Deporte y Turismo revisan el proyecto, si esta de acuerdo le da el Visto Bueno y lo envía a la Dirección Administrativa para revisión y aprobación. El Director Administrativo de la Caja revisa el proyecto y autoriza su ejecución, el proyecto aprobado es enviado a la, y Turismo para su respectiva ejecución. Subdirector Jefe de División Director 5. Oficio Vo.Bo. Proyecto. 6. Oficio autorización por la Dirección.

3 Página 3 de 6, y Turismo ACTIVIDAD 4. Organizar 5. Realizar evento. DETALLE Una vez aprobado el proyecto,el Jefe de Área de y el Coordinador Administrativo y Financiero del Centro Recreativo de la, y Turismo envían comunicado a la Secretaria de Gobierno de la Alcaldía Municipal para la solicitud del certificado expedido por este ente gubernamental para la realización de toda clase de eventos,si el evento es comercial con fin lucrativo debe enviar orden de pago para el pago del impuesto, en el caso que el evento no sea con el fin lucrativo de igual manera solicitar certificado. Se organiza agenda con los escenarios y fechas para el proyecto, para las compras preliminares es y el pago de impuestos se solicita un anticipo o avance a empleados el cual será soportado con los debidos anexos en la División de Tesorería por el funcionario responsable de este. Con los permisos aprobados y la logística necesaria, se da inicio al evento según lo programado en el DEPENDENCIAS, y Turismo Jefe de Área de Coordinador Administrativo y Financiero. Jefe de Área de REGISTROS 7. Avance de caja menor. 8. Permiso Alcaldía. Coordinador Administrativo y Financiero Organizador de eventos

4 Página 4 de 6, y Turismo ACTIVIDAD 6. Realizar informe final y cuentas de cobro. 7. Revisar y aprobar informe final y cuentas por pagar 8. Revisar y aprobar informe final y pago de cuentas. DETALLE Al finalizar el evento Coordinador de, Organizador de Eventos, realizan el informe final del evento con los ingresos y egresos del mismo, con el informe se anexa la orden de pago y las facturas soporte de cada cobro, este informe y adjuntos deben llevar el Vo.Bo. al Coordinador Administrativo y financiero para ser entregada al Coordinador de la, y Turismo, para realizar la causación contable y enviar al Jefe de la División de, y Turismo, y este a su vez al Subdirector de Servicios Sociales para su respectiva revisión y aprobación. El Jefe de, y Turismo y el Subdirector de Servicios Sociales revisan el informe final, el proyecto y las órdenes de pago y facturas con el fin de confrontarse con el proyecto, de estar acordes con lo presupuestado en el proyecto se aprueba y envía a la Dirección administrativa para su respectiva autorización. El Director Administrativo de la Caja revisa el proyecto, el informe final, los documentos adjuntos, si los valores corresponden y están los respectivo visto bueno, autoriza y envía a Auditoria para su respectivo control y posterior entrega a la Tesorería (Ver PD Pago de egresos para suministro y personal) Dirección Administrativa DEPENDENCIAS Subdirección de Servicios Sociales Subdirector, y Turismo Coordinador Coordinador de Organizador de eventos Jefe Director REGISTROS 9. Informe Final 10. Orden de pago o orden de compra 11. Factura de compra o cuenta de cobro 12. Autorización del proyecto por la Dirección. 13. Oficio de autorización a auditoria y a la Tesorería.

5 Página 5 de 6, y Turismo 6. REGISTROS RELACIONADOS No INFORMACION GENERAL Código del Registro Presentación (Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico 1 Formato Libre Proyecto 2 Formato Libre 3 PD F02 Oficio para aprobación de proyecto Formato Logística para eventos 4 PD F04 Formato Registro de Eventos 5 Formato Libre Oficio Vo.Bo. Proyecto 6 Formato Libre 7 PD F01 Oficio autorización por la Dirección Formato Avance de caja menor Dependencia de Almacenamiento Área de ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo Numérico

6 Página 6 de 6, y Turismo No INFORMACION GENERAL Código del Registro Presentación (Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico 8 Formato Externo Permiso Alcaldía 9 Formato Libre Informe Final 10 Formato Libre Orden de compra 11 Formato Externo 12 Formato Libre 13 Formato Libre Facturas de compra o cuenta de cobro Autorización del proyecto por la Dirección Oficio de autorización a Auditoria y a la Tesorería Dependencia de Almacenamiento Área de Área de Tesorería Tesorería Área de Área de ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo 2 Años 2 Años Jefe de Tesorería Numérico 1 Año Jefe de Tesorería Numérico 1 Año Siugear 1 Año 1 Año