Modelo de Operación por Procesos Departamento Administrativo de la Función Pública. Fecha: Julio de 2016

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3 Modelo de Operación por Procesos Departamento Administrativo de la Función Pública. Fecha: Julio de 2016

4 Agenda Objetivos de la Sesión Referente Normativo Conceptualización Modelo de Operación por Procesos - Metodología Procedimientos - Metodología 5 Taller Aplicado

5 1 Objetivos de la Sesión

6 1. Objetivos de la Sesión Transferir los conceptos y metodología necesarios para el desarrollo del modelo de operación por procesos. Transferir los conceptos y metodología necesarios para el levantamiento de los procedimientos de los procesos. Identificar las Etapas básicas para el modelamiento de procesos, base de otras metodologías (riesgos, indicadores). Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los conceptos en sus entidades.

7 2 Referente Normativo

8 Constitución Política 2. Referente Normativo Ley 87 de 1993 Artículos 209 y 269 Todas las entidades públicas en sus diferentes ordenes y niveles deben contar con métodos y procedimientos de control interno Determina el marco general para el desarrollo de la política en todas las entidades 1993 Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO: ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO

9 2. Referente Normativo Decreto 1083 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública ARTÍCULO De las oficinas de control interno. ( ) en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos. (Decreto 1537 de 2001, art. 3) CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI). ARTÍCULO Objeto. Adóptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), (...) El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado. (Decreto 943 de 2014, art. 1)

10 Sistema de Control Interno Institucional Definición Propósito El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad. Fortalecer a las entidades públicas para que establezcan en su interior mecanismos preventivos que permitan proporcionar una seguridad razonable acerca del logro de las metas y objetivos institucionales trazados por la dirección, de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes. Objetivos Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de la organización Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la información en los reportes de carácter contable y financiero Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización ante posibles riesgos que los afecten

11 Modelo Estándar de Control Interno MECI El Modelo Estándar de Control Interno MECI es la herramienta de control que permite a las entidades la implementación y fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus objetivos

12 Modelo Estándar de Control Interno MECI Módulo de Planeación y Gestión Módulo de Evaluación y Seguimiento Eje Transversal de Información y Comunicación Es módulo agrupa los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tendrán los controles necesarios para su realización. Es módulo agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento. La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental, por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos.

13 3 Conceptualización Modelo de Operación por Procesos - Metodología

14 Tener en cuenta: Mandato constitucional Normas que regulan la entidad Quienes somos? Que hacemos? Quienes son nuestros clientes y/o grupos de interés? Hacia donde nos dirigimos? Cual es la medida de cumplimiento? (objetivos y metas institucionales) PRODUCTOS Y SERVICIOS MAPA DE PROCESOS 1. Preceptos Constitucionales y Legales 2. Grupos de Interés (análisis de necesidades) 3. Planes, Programas, Estructura organizacional Modelo de Operación 4. Cadena de Valor (La interrelación de los procesos misionales dirigidos a satisfacer las necesidades y requisitos de los usuarios) INSUMOS Misión Visión

15 Proceso Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados (productos/servicios) de acuerdo a los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas. Caracterizar un proceso Consiste en definir los rasgos diferenciadores de los procesos (insumos, salidas, proveedores, clientes y riesgos asociados). Permite ver de manera integral y secuencial la esencia del proceso y el aporte que hace a los objetivos institucionales. REQUISITOS EXPECTATIVAS DEL USUARIO Entrada (Insumos que responden a los requisitos) Transformación (Planeación Diseño y control) Bienes y Servicios Finales (Cumplen requisitos y expectativas) USUARIO

16 Proceso REQUISITOS EXPECTATIVAS DEL USUARIO Entrada (Insumos que responden a los requisitos) Transformación (Planeación Diseño y control) Bienes y Servicios Finales (Cumplen requisitos y expectativas) USUARIO

17 Requisitos y Expectativas de los Usuarios CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS: Es la descripción de un usuario o conjunto de usuarios por medio de variables demográficas, geográficas, intrínsecas (característico o esencial de un grupo particular) y de comportamiento, con el fin de identificar las necesidades y motivaciones de los mismos al acceder al servicio. Fuente: Guía para la Caracterización de Usuarios de las entidades públicas. Min TIC. GEOGRÁFICOS DEMOGRÁFICOS INTRÍNSECOS COMPORTAMIENTOS Ubicación Población Densidad poblacional Clima Edad Género Tamaño familiar Estado de ciclo familiar (Ejemplo: soltero, unión libre, casados sin hijos, casados con hijos independientes, viudo, pensionados, jóvenes) Ocupación Educación Ingresos Lenguajes/Razas Estrato Socioeconómico Vulnerabilidad Intereses Lugares de encuentro Acceso a canales Uso de canales Conocimientos Niveles de uso Estatus del usuario Beneficios buscados Eventos

19 Insumo Son entradas que deben ser transformadas en el proceso (información, documentación, u otros mecanismos necesarios para el proceso. Proveedor Proceso interno o entidad externa a la entidad que proporciona información sobre los insumos entregados al proceso. Internos Procesos dentro de la entidad que suministran información u otros insumos a un proceso al interior de la entidad. Externos Normatividad, Requisitos de los usuarios de la entidad u otras instancias externas que suministran información necesaria para el proceso.

21 Transformación 4. ACTUAR 1. PLANEAR 3. VERIFICAR 2. HACER Los procesos representan actividades homogéneas, cuya articulación permite garantizar el cumplimiento de los propósitos institucionales. Es importante tener en cuenta que en un proceso pueden participar varias dependencias

23 Productos y/o Servicios Resultado de un proceso o un conjunto de procesos Internos Procesos dentro de la entidad que se ejecutan generando un producto o servicio para otro proceso al interior de la entidad. Externos Aquel que recibe el servicio final

24 CÓMO DETERMINAR LOS TIPOS DE PROCESOS? Iniciar por identificar la cadena de valor, teniendo en cuenta siempre el direccionamiento estratégico de la entidad. Determinar los tipos de clientes y productos finales, y devolverse a los procesos que los generan. No pensar en el organigrama, sino en secuencias completas y productos (salidas) especificados. Debe ser elaborado por grupos interdisciplinarios, quienes desarrollan las actividades, con el acompañamiento de los equipos MECI-Calidad o el grupo que determine la entidad. Adoptar un formato amigable para la entidad.

25 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS? ESTRATÉGICOS Tienen como tarea primordial el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos necesarios, facilitan el seguimiento y la mejora. MISIONALES Cadena de valor que permite obtener el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. APOYO Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. EVALUACIÓN Necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia de la entidad.

26 Tener en cuenta: Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos, se estará corriendo el riesgo de afectar el desempeño de la entidad, es necesario tener una visión sistémica. Esa visión sistémica implica analizar la secuencia lógica existente entre las operaciones o actividades de la entidad, con el fin de poder determinar los procesos y éstos se constituyen en la base para la mejora continua.

27 Metodología Caracterización de Procesos

28 Objetivo y Alcance OBJETIVO ALCANCE Resultados que la entidad espera lograr para cumplir la misión y visión. Determina el cómo logro la política trazada y el aporte que se hace a los objetivos institucionales. Determina desde donde se inicia el proceso y los principales productos que va a generar, lo que va a definir sus límites, responsables e involucrados frente a su desarrollo.

29 Tener en cuenta: Un objetivo es un enunciado que expresa una acción por lo tanto debe iniciarse con un verbo fuerte Establecer Identificar Recopilar Investigar Buscar Registrar Los objetivos deben ser: Medibles, realistas y se deben evitar frases subjetivas.

30 Para construir objetivos utilizo las preguntas: Considerar el orden y los necesarios para el cumplimiento de la misión

31 Qué es caracterizar un proceso? La Caracterización del proceso responde a las siguientes preguntas: 1. Cuales son las entradas o insumos? 2. Que características o especificaciones deben cumplir los insumos? 3. Quienes son los proveedores de cada insumo? 4. Cuales son las salidas, beneficios o servicios? 5. Que características deben cumplir los beneficios o servicios? 6. Quienes servicio? son los clientes o beneficiarios de cada productos o 7. Cuales con los recursos requeridos? 8. Cuales son los puntos de control, indicadores y responsables?

32 Qué es caracterizar un proceso? 1. Identificar los procesos de la entidad. 2. Identificar a los dueños de los procesos. 3. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman su proceso. 4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso. 5. Identificar las interrelaciones entre los procesos

33 Qué es un mapa de procesos? Representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera para conocer y para satisfacer las necesidades de sus clientes. Debe mostrar la secuencia de los procesos, es decir la(s) cadena(s) de valor de la organización. Permite comprender cómo el trabajo de unos afecta el de otros y la satisfacción del cliente.

34 Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

35 Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

36 Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso Alcaldía de Nechí

37 Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso ICA

38 4 Procedimientos - Metodología

39 Qué es un Procedimiento? Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Se deben levantar a procedimientos actividades vitales para la entidad, de la cuales se requiere preservar el conocimiento.

40 Metodología para diseñar procedimientos Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades se elaboran los diagramas de flujo, los cuales permiten: Identificar las actividades. Las áreas que participan. Valida el flujo de información. Permite detectar desviaciones para establecer soluciones en forma proactiva.

41 Metodología - Diagramas de Flujo También denominados flujogramas, son esquemas que utilizan símbolos gráficos para su construcción y facilitan establecer una secuencia de actividades. Favorecen la comprensión del procedimiento al mostrarlo como un dibujo. (El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos, un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto).

42 Metodología - Diagramas de Flujo 1. Identificar los dueños de los procesos o del equipo. 2. Identificar quién lo empleará y cómo. 3. Establecer el nivel de detalle requerido y los límites del procedimiento (alcance) 4. Listar actividades, puntos de decisión y control. 5. Identificar las interrelaciones entre los procesos

43 Metodología - Diagramas de Flujo Simbología Proceso Proceso alternativo Decisión Datos Proceso predefinido Documento Inicio / Termino Conector página Conector fuera de página Almacenamiento de datos Extracción de datos Retraso Pantalla Conector de flecha Transportación

44 Ejemplo Formato Procedimiento N ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN INICIO 1 Operación o actividad 2 Operación o actividad 3 Operación o actividad Documento 4 Operación o actividad 5 Operación o actividad 6 Decisión NO SI 7 Operación o actividad 1 8 Operación o actividad 9 Operación o actividad A

45 Taller Aplicado 1. Formar grupos por entidad. 2. Establecer un proceso para trabajar misional, de apoyo o de evaluación) el taller (estratégico, 3. Determine de acuerdo al formato suministrado: a) Nombre del proceso b) Objetivo del proceso c) Alcance d) Líder del proceso e) Desarrolle las actividades pertinentes para generar una salida o producto final y establezca a cuál proceso estaría dirigido. 4. Para el proceso caracterizado, levante acuerdo a los lineamientos del formato. un procedimiento de

46 Dirección de Gestión y Desempeño Institucional Teléfono: ext. 165, 146, 135, 213/ Tel. Directo