Manual para Proveedores. Introducción...2. Acceso al Sistema...3. Módulo de Certificación de Obras y Servicios...5

Transcripción

1 Certificación JUNIO Introducción...2 Acceso al Sistema...3 Módulo de Certificación de Obras y Servicios...5 CIRCUITO BÁSICO DE CERTIFICACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS... 6 Crear un nuevo Certificado... 7 Cargar datos en un Certificado... 9 Publicar un Certificado Control de Certificaciones CANAL DE COMUNICACIÓN VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EDITAR UN CERTIFICADO EXISTENTE Rechazo de Certificados Adjuntar documentación adicional en la Extranet Página 1 de 26

2 Certificación JUNIO INTRODUCCIÓN Que es la Extranet para proveedores? Es un servicio para proveedores que les permitirá a los mismos realizar ofertas, ingresar certificados de servicios, realizar el ingreso de remitos y consultar el estado de su cuenta corriente a través de Internet. Principales características: Su utilización es muy fácil, y no requiere altos conocimientos de PC. Su objetivo es reducir el tiempo de gestión y mejorar la calidad del seguimiento. Acceso seguro, se mantiene la privacidad de la información de las transacciones. Se implementaron controles, a través de definición de perfiles de acceso y la instalación de equipos, que protegen la información, de actividades no autorizadas. Página 2 de 26

3 Certificación JUNIO A CCESO AL S ISTEMA Como ingresar al sistema? Conectarse a Internet y desde el browser tipear la siguiente dirección: o ingresar a nuestra página institucional: y seleccionar la opción "Extranet Proveedores" Se presentará la página inicial de la Extranet, en donde deberá ingresar el usuario y contraseña personal. El usuario y la contraseña le será enviada por . Cada proveedor podrá consultar en el sistema solamente su información, mediante la validación inicial del usuario y contraseña, por lo tanto se debe mantener estos datos en total reserva. Ante cualquier duda comuníquese con su representante de Compras o por a: extranet.prv@tecpetrol.com Página 3 de 26

4 Certificación JUNIO En la aplicación tendrán, íconos comunes para todas las pantallas Menú Principal Ayuda Logoff Documentación Ayuda: Tendrá requerimientos de software y manuales de ayuda de distintos módulos Documentación: Condiciones generales de contratación. Menú Principal: Direcciona al menú Principal Logoff: Salir de la aplicación 2) Las pantallas con opciones de búsqueda tendrán este icono, que les permite filtrar información para buscar datos aplicando distintos criterios. FILTRO 3) Para poder imprimir tendrán este Icono. 4) Cuando hay más de 10 items disponibles se habilita la opción de Paginación (cada página contiene 10 items) en estos casos tenemos la posibilidad de navegar con las flechas para recorrer todos los items. Página Anterior Página Siguiente Primer Página Ultima Página 5) El Icono que representa datos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden ser Word, Excel, Txt, adjuntados por el proveedor o por el comprador. 6) Para poder volver a la pantalla anterior Página 4 de 26

5 Certificación JUNIO M ÓDULO DE C ERTIFICACIÓN DE OBRAS Y S ERVICIOS La Extranet permite la publicación de Notas de Pedido y Listas de Precios de Obras y Servicios, con el fin de que los proveedores y contratistas puedan certificar sus entregas. Los contratistas generan certificados en la Extranet, cargando en los mismos los servicios realizados. Una vez finalizada la carga de los datos del certificado, se debe publicar (liberar) el mismo para su aprobación. Se avisa al usuario adecuado de que tiene nuevos certificados para aprobar. Una vez aprobados por el usuario, la Extranet notifica al contratista que puede facturar por las obras y servicios certificados. Los proveedores pueden adjuntar información digital; esta información queda disponible para ser impresa o consultada en la Extranet, tanto por los proveedores como por los usuarios. Existe un canal de comunicación entre proveedores y usuarios a fin de agilizar consultas. Se avisará mediante s la existencia de nuevas preguntas y respuestas. Página 5 de 26

6 Circuito Básico de Certificación de Obras y Servicios Las Notas de Pedido Cerradas / Listas de Precios se publicarán en la Extranet. Los proveedores de Servicios realizan la certificación de Servicios en la Extranet. Los usuarios autorizan o rechazan la certificación en la Extranet. Una vez aprobado el certificado, el proveedor puede facturar. Comprador Creación Nota de Pedido Cerrada / Lista de Precios Usuario automático automático Preguntas / Respuestas automático Aprueba Firma A o Firma A + B Extranet Se publican en la Extranet A automático Recordatorio pendiente de aprobación CUPA Proveedor automático Certificación de servicios Preguntas / Respuestas automático Control de Certificado y envío de Factura Página 6 de 26

7 Crear un nuevo Certificado Se ingresa a través del menú denominado "Certificación de Obras y Servicios" Se le presenta al Contratista todos sus Notas de Pedido y/o Listas de Precios vigentes. Número de NP/NPA/LP Concepto de la Nota de Pedido Fecha de creación del documento Centro de la Nota de Pedido Responsable de Compras de la Nota de Pedido Al hacer un click en el botón "Crear Certificados", se pasa a la pantalla de creación de un nuevo Certificado: Presione aquí para crear un nuevo Certificado Página 7 de 26

8 Los datos a cargar son los siguientes: Número de Certificado: Número de identificación del Certificado para el proveedor. Locación: Lugar de prestación de la Obra y/o Servicio realizado por el proveedor. Fecha desde: Fecha de inicio de la prestación de la Obra y/o Servicio. Fecha hasta: Fecha de finalización de la prestación de la Obra y/o Servicio. Usuario solicitante: Persona que solicitó la prestación de la Obra y/o Servicio. Responsable contratista: Personal del contratista Responsable por la prestación de la Obra y/o Servicio. Número de Certificado Locación de la obra y/o servicio Fecha de inicio de la obra y/o servicio Usuario solicitante Responsable de entregar el Servicio. Fecha de finalización de la obra y/o servicio. Presione aquí para grabar el Certificado Luego de completar los campos de cabecera, se debe presionar el botón "Grabar Datos", para pasar a la pantalla del detalle del Certificado (donde el proveedor deberá cargar los datos). Página 8 de 26

9 Cargar datos en un Certificado En el encabezado también se permite realizar impresiones, adjuntar información y publicar un Certificado. En el cuerpo de la pantalla se presenta el listado de los ítems: Datos de cabecera de la NP / LP y del Certificado Impresión del Certificado Descripción del ítem Publicación del Certificado Fecha de entrega (solo aplicable a Notas de Pedido cerradas) Adjuntar información al Certificado Presione aquí para cargar las cant. a certificar Haciendo un click en la descripción del ítem, se muestra información adicional de Tecpetrol: Página 9 de 26

10 Seleccionando, p. ej., el ítem "SERVICIO: Membrana 345.": Descripción servicio Monto certificado actual Numero de Línea Precio Reajustado Cantidad entregada total Cantidad entregada actual (dato a cargar) Cantidad entregada Anterior. Cantidad Entregada Anterior (PRV): Dato presentado por la Extranet, es la cantidad ya entregada (publicada). Haciendo click en el mismo, se presenta información adicional sobre las entregas anteriores: Página 10 de 26

11 Es posible que las entregas anteriores estén: Pendientes de aprobación: es el caso en que el Certificado asociado ha sido publicado y aún no ha sido aprobado por el usuario responsable. Aprobadas por el usuario: es el caso en que el Certificado asociado ha sido aprobado por los usuarios. Cantidad Entregada Actual: Dato a ingresar por el proveedor, es la cantidad de obra / servicio que está certificando actualmente. Cantidad Entregada Total: Dato presentado por la Extranet, es la suma de las cantidades anteriores. Cantidad Entregada Total = Cantidad Entregada Anterior (PRV) + Cantidad Entregada Actual Precio Neto: Dato presentado por la Extranet, es el precio neto unitario del ítem. Haciendo click en el mismo, se presenta al precio bruto y el descuento: Monto Certificado Actual: Dato presentado por la Extranet, es el producto de la Cantidad Entregada Actual por el Precio Neto. Una vez ingresados los valores a certificar, se debe presionar el botón "Grabar Datos" Página 11 de 26

12 Vuelve al listado de ítems Imprimir Certificado o Monto total de la posición Presionar aquí para grabar los datos Ingrese aquí las cantidades Para cargar datos en una sublínea, se debe seleccionar el botón correspondiente de la derecha; p. Ej., para ver las sublíneas correspondientes a la línea 1 "Cemento": Posición de la Nota de Pedido / Lista de Precio Acceso a las sublíneas de la línea 1 y 2. Los datos se cargan de igual forma; se debe presionar "Grabar Datos" al finalizar: Vuelve al listado de líneas Cantidad entregada N de Sublínea Presionar aquí para grabar los datos Página 12 de 26

13 Publicar un Certificado Una vez finalizada la carga de los datos (y, si lo desea el proveedor, con información adicional ya adjuntada al Certificado), es necesario publicar el Certificado a fin que el usuario responsable apruebe. Desde la pantalla de listado de ítems, se debe seleccionar el botón "Publicar Certificado". Presionar aquí para publicar el Certificado Se le pedirá una confirmación final al proveedor para publicar el Certificado Una vez que se confirma la acción de publicar, el Certificado no puede ser modificado de ninguna forma, y pasa al estado Pendiente, a la espera que el usuario responsable lo apruebe. Si la Cantidad cargada del certificado es igual a 0 no se puede Publicar. Página 13 de 26

14 Control de Certificaciones Accediendo al botón "Control de Certificaciones" es posible verificar el estado de los certificados publicados. Existen dos estados: Pendiente: el Certificado ha sido publicado y aún no ha sido aprobado por el usuario responsable. Aprobado: el Certificado ha sido aprobado por los usuarios; el proveedor puede facturar la obra y/o servicio realizado, utilizando como referencia los números de Hoja de Servicios Presione aquí para ver el estado de los Certificados publicados Distintas formas de filtrar un Certificado Publicado Filtro por Fecha desde a Fecha Hasta-: Este filtro acciona sobre el período de prestación del servicio (cargado en la cabecera del certificado). Para que la búsqueda traiga el certificado, el período Fecha desde a Fecha hasta del certificado debe estar contenido en el período del filtro. Página 14 de 26

15 Se presenta una lista de los Certificados publicados y su estado: Seleccione las fechas y /o estado de los certificados a visualizar.... y presione "Filtrar" para activar el filtro Presione aquí para imprimir el Certificado Estado del Certificado Al seleccionar el botón de "Impresión", se presenta una vista preliminar del Certificado y la posibilidad de imprimirlo: Presione aquí para imprimir el Certificado Pendiente. Página 15 de 26

16 Una vez que el usuario responsable aprueba el Certificado, la Extranet notifica al proveedor mediante un Al volver a consultar el "Control de Certificaciones", el proveedor lo encontrará en estado Aprobado: Ingresar el Numero de Factura Aprobada. Página 16 de 26

17 Haciendo un click en el estado, la Extranet presenta el número de la Hoja de Servicio: Una vez en estado "Aprobado", y a modo de control interno, el proveedor puede ingresar el número de su factura en el campo "Factura Prv.", debiendo presionar "Grabar Datos" al finalizar. En la pantalla de impresión también se muestra el número de la Hoja de Servicio: Número de la Factura Aprobada. Página 17 de 26

18 Canal de Comunicación Para poder realizar una consulta, el proveedor debe presionar el botón "Preguntas y Respuestas", en la esquina inferior derecha de la pantalla: Presionar para ingresar al Canal de Comunicación La siguiente pantalla muestra las Notas de Pedidos / Lista de Precios, y se debe seleccionar la acción: Presionar para realizar una pregunta Presionar para revisar las preguntas y respuestas Canal de dialogo Página 18 de 26

19 Al presionar el botón "Nueva Pregunta" se presenta la pantalla en la que debe ingresar la consulta. Luego de ingresar la consulta, presionar el botón "Enviar esta Pregunta". Ingresar aquí la consulta Presionar para enviar la consulta Cuando se publique una respuesta en la Extranet, el proveedor recibirá una notificación por correo electrónico: Página 19 de 26

20 A través de la Extranet, presionando Preguntas y Respuestas podrá consultar la respuesta del usuario responsable: Respuesta Visualización de Documentos Con el botón de "Documentos Vigentes" es posible visualizar el detalle de las Notas de Pedido / Listas de Precios vigentes, e incluso filtrarlas por Centro. Filtrar por centro Haciendo click en el N de la Nota de pedido se tiene mas detalles. Haciendo click en la Lupa se tiene mas detalles. Página 20 de 26

21 Haciendo click en detalles, podra acceder a mas informacion. Tendremos un informe actualizado de: Cant.Req., Cant.Ent., Unidades y Descripción. Número de Nota de Pedido /Lista de Precios Presionando el botón "Documentos Históricos" se presenta una lista informativa de los NP/NPA/LP no vigentes, en la Extranet. Filtros Documento Históricos Haciendo click en el N de la Nota de pedido se puede acceder a más detalles. Haciendo click en la Lupa se se puede acceder a mas detalles. Página 21 de 26

22 Editar un Certificado existente Los certificados aún no publicados y los rechazados por el usuario se pueden modificar mediante su edición: Presione aquí para acceder al listado de certificados editables correspondientes a esta Nota de Pedido / Lista de Precios En el listado de Certificados editables, se deberá seleccionar el Certificado a modificar, haciendo click en su Número de Certificado o sobre el icono de Editar Cert: Cabecera de la Nota de Pedido / Lista de Precios Imprimir Certificado Publicar Certificado Haga click sobre el Certificado a modificar Adjuntar información al Certificado Haga click sobre el Certificado a modificar Página 22 de 26

23 Salvo el "Nro de Certificado", es posible editar todos los campos del Certificado. Luego de "Aceptar", se pasa al detalle del Certificado, donde pueden modificarse todas los datos previamente cargados. Presione aquí para salvar los cambios y continuar la edición Rechazo de Certificados Si el usuario responsable rechaza el Certificado, la Extranet notifica al proveedor mediante un . Página 23 de 26

24 El Certificado vuelve a aparecer en el listado de "Documentos Pendientes". Los Certificados rechazados tienen una marca de rechazo, siendo posible revisar las razones del mismo: Presione aquí para revisar las razones del rechazo del Certificado El proveedor deberá modificar el Certificado y volver a publicarlo para obtener su aprobación. Página 24 de 26

25 Adjuntar documentación adicional en la Extranet Para adjuntar información adicional sobre un Certificado, el oferente debe ingresar a visualizar la lista de Certificados: Presione aquí para adjuntar información Se muestra la información del comprador adjunta a la Nota de Pedido / Lista de Precio y el proveedor tiene la posibilidad de adjuntar información a su Certificado: Presione aquí para adjuntar información al Certificado Página 25 de 26

26 Se presentará una nueva pantalla utilizada para adjuntar la información: Ingrese un título en este espacio Utilice este botón para seleccionar el archivo a adjuntar Una vez seleccionado el archivo, se debe terminar presionando el botón "Subir": Botón de Búsqueda de Archivos Utilice este botón para terminar la operación Página 26 de 26