Modelo de Servicio Personales

Transcripción

1 Modelo de Servicio Personales Líneas Año 2011.

2 TEMAS PÁGS. OBJETIVO 26 ANTECEDENTES 26 IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE PERSONAS FISICAS PERSONAS MORALES COTEJO DE DOCUMENTOS 33 CÓDIGO DE CLIENTES Y CÓDIGO DE COLORES 36 SANCIONES EN CASO DE INCLUMPLIMIENTO AL ART 14º 38 VALIDACIÓN DEL CLIENTE EN EL SISTEMA 39 ALTA DE DOCUMENTOS 56 ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS 60

3 1. ARTÍCULO OBJETIVOS Al término de esta guía, serás capaz de: Identificar correctamente un cliente. Actualizar los datos de tu cliente. Dar de alta un cliente en el Portal Consultar el estatus de tu cliente en el Portal 1.2. ANTECEDENTES A partir del 16 de agosto de 2004, entraron en vigor las disposiciones a las que se refiere el Artículo 140 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros (LGISMS), el cual se refiere al proceso de identificación del cliente para prevenir el lavado de dinero. El lavado de dinero es cualquier tentativa por ocultar o disfrazar la identidad de los fondos obtenidos ilegalmente de manera que aparezcan como originados en fuentes legitimas. Algunas actividades ilícitas de las cuales se obtiene dinero para posteriormente ser lavado son: corrupción, trata de personas, tráfico de armas, narcotráfico, secuestro, etc. Por lo anterior, es indispensable tomar en cuenta que, debido al importante papel de intermediario (entre el Cliente y la Compañía) que desempeñas, deberás recopilar la información y documentación necesarias para cumplir con la legislación mencionada IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Significa obtener DATOS y DOCUMENTOS de la persona que vaya a realizar la emisión ó movimiento de una póliza, sin importar su personalidad fiscal (física ó moral).

4 La principal medida para prevenir las operaciones con recursos de procedencia ilícita es tener un adecuado conocimiento del cliente, labor en la que la participación del agente es fundamental, ya que es nuestro punto de contacto con los clientes. Este conocimiento implica saber cuáles son sus antecedentes, profesión u ocupación, actividades o giro de su negocio, origen de sus recursos, etc. Para esto es indispensable tener un expediente que esté integrado con sus datos y documentos que permitan verificar la información que nos proporcionó. Dicho expediente debe ser integrado al inicio de la relación comercial. Los datos y documentos requeridos para la identificación de un cliente son diferentes en personas físicas y personas Morales DATOS Y DOCUMENTOS PERSONAS FÍSICAS Una persona física es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer derechos. Los DATOS y DOCUMENTOS para identificarla son: NOTA: Para el Representante Legal solo es obligatoria la entrega de una copia de su ID Oficial.

5 Éstos se encuentran contenidos en la sección del contratante. Por lo mismo, deberán ser requisitados en su totalidad y legiblemente. Si el contratante es igual al solicitante, basta con llenar la sección del solicitante DATOS Y DOCUMENTOS PERSONAS MORALES Una persona moral es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil o una asociación civil.

6 Los DATOS y DOCUMENTOS para identificarla son:

7 CONSIDERACIONES La documentación se debe enviar completa. Las copias fotostáticas deben ser claras y legibles, para identificar las fotografías y los datos que contenga la identificación o documento, ejemplos: Identificación Oficial Nos referimos a documentos originales emitidos por autoridades competentes, que se encuentren vigentes y cuenten con fotografía, domicilio y firma del portador como: Credencial para votar con fotografía emitida por el Instituto Federal Electoral (IFE) o por el Instituto Electoral Estatal (IEE). Pasaporte Vigente expedido por la Secretaria de Relaciones Exteriores (SRE). Cédula Profesional. Cartilla Militar. Tarjeta Única de Identidad Militar. Tarjeta de Afiliación al Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores. Credenciales y Carnets de Identificación expedidos por el IMSS. Licencia de Conducir Vigente. Certificado de Matrícula Consular. Credenciales vigentes de Instituciones Públicas de Educación Media Superior y Superior. Cualquier otro que sea expedida por autoridad competente para obtener recursos o apoyos de programas federales, estatales y/o municipales.

8 Ejemplo: 1) Se trata de una copia de identificación legible y clara, pero la vigencia de la misma ya expiró, por lo que será necesario solicitar otra identificación. Se debe enviar copia de la identificación oficial por ambos lados. En el caso de la credencial de Elector, es obligatorio que se aprecie claramente el No. de credencial que aparece al reverso, así como la firma del contratante. Egresos: para cualquier egreso diferente a pago de siniestros (por ejemplo: retiro parcial, rescate, préstamo, etcétera), será necesario identificar al cliente con datos y documentos sin importar el monto o el conducto de cobro. Vida inversión: por la naturaleza del producto y para que el cliente pueda gozar de los beneficios del mismo se deberá entregar copia de identificación y comprobante de domicilio cotejados junto con la solicitud. Comprobante de domicilio: Sólo se puede omitir este documento si la Identificación Oficial coincide con el domicilio manifestado en la solicitud, en cualquier situación diferente a esta debe ser entregado. Los documentos que se considerarán como comprobantes de domicilio válidos son los siguientes: Gas Natural. Energía Eléctrica. Servicio de Telefonía fija. Agua Potable. Impuesto Predial. Estado de Cuenta Bancario. Contrato de arrendamiento registrado ante la Autoridad Fiscal.

9 Serán válidos aquellos documentos en los cuáles se haga constar la contratación de un servicio directamente relacionado con el inmueble o aquellos expedidos por una autoridad competente, siempre y cuando viajen vía correo tradicional. NOTA: Recuerda que la fecha de expedición de los documentos no debe ser mayor de tres meses. Ejemplo de Comprobante de Domicilio: NOTA: En los Recibos expedidos por TELMEX, la fecha a verificar para efectos de la validación de la antigüedad, es la fecha de expedición y no la fecha límite de pago.

10 1.4. COTEJO DE DOCUMENTOS El cotejo de Documentos consiste en comparar las copias entregadas por el tramitante con sus originales, y dejar una constancia escrita de que cumplen con los requisitos para ser considerados semejantes. Características: El cotejo no puede ser realizado por el propio asegurado, aunque éste actúe como agente. El nombre de quien cotejó debe ser legible. Consideraciones: Tanto el agente como la institución están obligados a proteger la información que reciban de los clientes para asegurar que se mantenga confidencial CÓMO REALIZAR UN COTEJO Todos los documentos para personas físicas y morales deben estar cotejados mediante la leyenda: Incluyendo: "Se hace constar que la presente copia coincide con el original que se tuvo a la vista". Fecha. Nombre Completo sin abreviaturas (Nombre(s), Apellido Paterno, Apellido Materno). Firma del responsable. En caso de que la persona que coteja firme con su nombre, éste deberá aparecer dos veces en el documento. En el caso del COTEJO DE ACTA CONSTITUTIVA se deberá estampar en la primera página (donde aparecen los Datos de la escritura, notaría y otorgantes), la siguiente leyenda: "Se hace constar que la presente copia, que consta de (se debe escribir el número de fojas u hojas) páginas, coincide con el original que se tuvo a la vista. Ejemplo de cotejo:

11 EJEMPLO DE UN COTEJO CORRECTO DE DOCUMENTOS

12 PRIMER EJEMPLO DE UN COTEJO INCORRECTO DE DOCUMENTOS SEGUNDO EJEMPLO DE UN COTEJO INCORRECTO DE DOCUMENTOS

13 1.5. CÓDIGO DE CLIENTES Y CÓDIGO DE COLORES Tú puedes validar el estatus de tu cliente con respecto al artículo 140 a través de: A continuación se muestra el código de colores asignado por GNP para identificar el estatus de tu trámite: Se cuenta con todos los datos del cliente para el Art. 140º, así como datos adicionales Cuenta con todos los datos del cliente para el Art. 140º No se cuenta con alguno o ningún dato requerido para el cumplimiento del Art. 140º, es necesario anexar los datos a la O.T. Se tienen los documentos del cliente para el cumplimiento del Art. 140º Algunos de los datos del cliente son incorrectos o incongruentes en relación con otros datos. El C.N.O. corrige el dato y de ser necesario activa la O.T.

14 NOTA: Independientemente del importe de la prima, te sugerimos identificar a tu cliente con datos y documentos desde el principio del trámite. NOTA: Los documentos van asociados al código de cliente. NOTA: El código de colores se asigna a cada código de cliente SANCIONES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO AL ARTÍCULO 140 A continuación se explican las sanciones a las que puede hacerse acreedora la persona que no cumpla con lo dispuesto por el Artículo 140 :

15 1.7. VALIDACIÓN DE ARTÍCULO 140 DE UN CLIENTE Antes de generar algún trámite, el Coordinador debe identificar que el contratante cumpla con el Artículo 140, para lo que debe llevar a cabo los siguientes pasos:

16 NOTA: Si diste de alta un nuevo código de cliente debes informárselo al contratante para que en caso de solicitar algún movimiento ó realice el alta de otro negocio utilice el mismo VALIDACIÓN DE CLIENTE EN EL SISTEMA Para saber si un contratante cuenta con código de cliente y puedas conocer el estatus que tiene con respecto al Art. 140º (es decir revisar el código de colores que tiene asignado) se deben seguir los siguientes pasos.

17 RESULTADOS DE LA BÚSQUEDA Mediante este tipo de búsqueda tienes la opción de convertir el listado de clientes a formato Excel en caso que sea grande para facilitar la búsqueda, a formato PDF y a un formato de texto. Una vez que te aparezca el listado, debes dar clic en el formato deseado para hacer la conversión.

18 Después de realizar la búsqueda: En caso NO haber encontrado código de cliente para el contratante deberás darlo de alta en el sistema. En caso de SI encontrarlo se podrán presentar diferentes combinaciones en cuanto al código de colores. A continuación te explicamos cada una de las situaciones ALTA DE CÓDIGO DE CLIENTES (DATOS) En caso de que el contratante no cuente con Código de Cliente asignado, se tendrá que dar de alta en el sistema. Existen dos formas de dar de alta los datos tanto para Personas Físicas como para Personas Morales: ALTA POR MEDIO DEL WORKFLOW

19 ALTA POR MEDIO DE COTIZADORES DEL PORTAL COTIZADOR DAÑOS

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24 COTIZADOR VIDA

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26 CÓDIGO DE CLIENTE EXISTENTE En caso de que el contratante ya tenga código de cliente asignado el resultado de la búsqueda puede mostrarse con: Muñeco: Verde significa que cuenta con los datos del Art. 140º más datos adicionales, pero no con documentos, los cuales deben ser enviados. Amarillo significa que cuenta con los datos del Art. 140º. pero no con documentos, los cuales deben ser enviados.

27 Rojo significa que no cuenta con datos y documentos para el cumplimiento del Art. 140º y debe ser actualizado. O con: Cruz significa que algunos de los datos del cliente son incorrectos o incongruentes en relación a otros datos. Palomita Verde significa que se tienen los documentos del cliente para el cumplimiento del artículo 140. En base a esto el código de cliente puede aparecer combinado con: Muñeco Amarillo y palomita verde: significa que cuenta con datos y documentos para el cumplimiento del Art. 140º (Estatus recomendado). Muñeco Verde y palomita verde: significa que cuenta con datos y documentos para el cumplimiento del Art. 140º, más algunos datos adicionales (Estatus Recomendado). Muñeco Rojo y cruz: significa que no cuenta con datos y documentos para el cumplimiento del Art. 140º y además alguno de los datos es incongruente por ejemplo: que haya nacido el y que en el R.F.C. tenga AVCA

28 Muñeco Rojo y palomita verde: significa que el cliente está identificado con documentos, pero hacen falta datos para el cumplimiento del Art. 140º VALIDACIÓN DE DOMICILIOS DEL CLIENTE Puede ser que tu cliente tenga un código de cliente mediante el cual se hayan emitido varias pólizas pero con diferentes domicilios, es decir, que existe un sólo código con varios domicilios asociados, esto se hace con el fin de no saturar la base de datos. Para saber si tu cliente tiene varios domicilios, debes realizar la consulta del mismo por medio del Portal siguiendo estos pasos:

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33 1.9. ALTA DE DOCUMENTOS Además de los datos se debe identificar al contratante con documentos para que cumpla con el Art. 140 en su totalidad y su código de color aparezca en cualquiera de las siguientes formas: PERSONAS FÍSICAS Los documentos se deben enviar digitalizados adjuntos al momento de levanta la O.T. como se menciona a continuación:

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35 PERSONAS MORALES En el caso de personas morales debido a que los documentos que se deben enviar son grandes en su contenido, es conveniente realizar el envío FISICO de los mismos.

36 1.10. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS En el caso de que el código de colores de tu cliente contenga: ó ó le falten Documentos Se deben actualizar los datos y/o documentos según sea el caso, para realizarlo, es necesario seguir estas instrucciones PERSONAS FÍSICAS

37 PERSONAS MORALES UNIFICACIÓN DE CÓDIGO DE CLIENTE Una vez que hayas realizado la búsqueda de tu cliente en el Workflow puede que aparezcan varias personas con el mismo nombre, en ese caso debes verificar que coincida con la persona buscada: El nombre completo del cliente. El R.F.C. El código postal El sistema te mostrará de manera automática cual de los códigos repetidos es el más completo, con el siguiente icono en la columna de Principal.

38 Esto significa que el código ya tendrá agrupados todos los registros que dupliquen a la persona. Si observas que existen más datos iguales al código de tu cliente aunque alguno ya contenga el icono deberás solicitar al área de CRM la unificación de los códigos. Para realizarlo debes llevar a cabo los siguientes pasos: