ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y OPERACIONES

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1 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y OPERACIONES DEFINICION DE UN PROYECTO 2º SEMESTRE DE 2006 Facultad de Ingeniería Universidad Nacional de Cuyo Ing. Jorge Luis Moreno S. Areas de conocimiento de la Gestión de Proyectos (PMI, 2004) Gestión de la integración del proyecto Gestión del alcance Gestión del tiempo Gestión del costo Gestión de la calidad Gestión de los recursos humanos Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de las adquisiciones 1

2 Áreas de conocimiento de la DP (PMI) Gestión del alcance Calidad Especificaciones, QA, QC Alcance Requerimientos Cambios Información Comunicación Datos, coordinación Tiempo Control, atrasos Integración Habilidades Personal Recurso Humano Costo Presupuestos, control Problemas, soluciones Riesgo Servicios, maquinaria materiales Contratos Adquisiciones Referencias sobre el Alcance Alcance del Producto Corresponde a las características y funciones que estarán incluidas en un producto o servicio El cumplimiento del alcance del producto se mide en relación a los requerimientos Alcance del Proyecto Corresponde al trabajo que debe ser hecho con el fin de entregar un producto con características y funciones especificadas El cumplimiento del alcance del proyecto se mide contra el plan. Ambos tipos de gestión de alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto tenga como resultado la entrega del producto definido. 2

3 Alcance del Proyecto y del Producto Objetivos Características y funciones Producto Solución Proyecto Trabajo requerido Gestión del Alcance del proyecto Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. Se refiere básicamente a la definición y el control de lo que está o no está incluido en el proyecto Pautas Se realiza únicamente el trabajo suficiente o adecuado a los fines previstos. Todo trabajo no necesario no se realiza. El trabajo que se realiza debe entregar el resultado especificado para el proyecto. 3

4 GRUPOS DE PROCESOS EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMI) Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Planificación Procesos de Iniciación Procesos de Cierre Procesos de Ejecución PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Esquema de la Metodología propuesta para la DP Gestión de cada Área de conocimiento de la DP Procesos y actividades Entradas documentos o información resultados de procesos anteriores Herramientas y técnicas mecanismos para generar los resultados. Salidas documentos o información resultados para procesos siguientes Alcance, costo, plazo, calidad, riesgo, RRHH, comunicación e información, suministros, contratos, etc. PROCESOS DE CADA ETAPA iniciación planificación ejecución control cierre ETAPAS concepción diseño implementación cierre 4

5 Gestión del Alcance: procesos principales PMI Planificación del Alcance Definición del Alcance Crear EDT Verificación del Alcance Entradas Herramientas y técnicas Salidas Control del Alcance Gestión del Alcance: Planificación del Alcance La Planificación del Alcance es el proceso progresivo de desarrollo del alcance del proyecto (trabajos constitutivos) como base para la toma de futuras decisiones del proyecto Considera la enunciación del alcance, base del acuerdo entre el equipo de proyecto y el cliente. Incluye la identificación de los objetivos del proyecto y sus principales componentes (entregables). Incluye el criterio que se usará para determinar si el proyecto o fase se ha completado exitosamente. Según los niveles de descomposición del proyecto (EDT) (ESP), puede requerir múltiples declaraciones de alcance. 5

6 Gestión del Alcance: procesos principales 1- Planificación del Alcance Crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1 Factores ambientales de la empresa.2 Activos de los procesos de la organización.3 Acta de constitución del proyecto.4 Enunciado preliminar alcance del proyecto.5 Plan de Gestión del proyecto.1 Juicio de expertos.2 Plantillas, formularios, normas.1 Plan de Gestión del Alcance del proyecto Gestión del Alcance: Planificación del Alcance Acta de constitución del proyecto Es el documento que autoriza formalmente un proyecto. Debe comprender (directa o mediante referencia a otros documentos): - Requisitos a satisfacer (s/necesidades, deseos y expectativas) - Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del producto del proyecto - Finalidad o justificación del proyecto - Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad - Resumen del cronograma de hitos - Influencias de los interesados - Organizaciones funcionales y su participación - Asunciones de la organización, ambientales y externas - Restricciones de la organización, ambientales y externas - Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto. - Presupuesto resumido. 6

7 Acta de constitución del proyecto (ejemplo) Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) A. Antecedentes Generales Nombre del Proyecto:... Contactos:... Cargo Nombre Jefe de Proyecto Representante del Cliente B. Propósito del Proyecto D. Descripción del Proyecto E. Hitos Principales Actividad Fecha Estimada Duración Estimada F. Organización del Proyecto Enunciado preliminar del alcance del proyecto Es la definición del proyecto, sus características y límites, indicando los objetivos que deben cumplirse, sus productos y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control del alcance. Objetivos del proyecto y del producto. Límites del proyecto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto (supuestos) Organización inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EDT inicial Estimación de costos de orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación 7

8 Gestión del Alcance: Planificación del Alcance Plan de Gestión del proyecto Es el proceso que incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un único plan de gestión del proyecto. Los procesos de Dirección de Proyectos seleccionados por el EqDP El nivel de implementación de cada proceso seleccionado Las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán. Cómo se utilizarán los procesos seleccionados para dirigir el proyecto. Cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto Cómo se supervisarán y controlarán los cambios Cómo se realizará la gestión de la configuración Cómo se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la medición del rendimiento Técnicas para la comunicación El ciclo de vida del proyecto: Fases constitutivas. Revisiones clave. Gestión del Alcance: Planificación del Alcance Plan de Gestión del Alcance Proporciona orientación sobre cómo el equipo de la dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto. Componentes: Un proceso para preparar un enunciado del alcance detallado del proyecto basado en elenunciado del alcance del proyecto preliminar Un proceso que permite la creación de la EDT (a partir del enunciado del alcance detallado del proyecto), y establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT. Un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto Un proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado (directamente vinculado con el proceso de control integrado de cambios). 8

9 Gestión del Alcance: procesos principales 2- Definición del Alcance Desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto sobre la base de los principales productos entregables, supuestos y restricciones, y el enunciado del alcance preliminar del proyecto. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1 Activos de procesos de la organización.2 Acta de constitución del proyecto.3 Enunciado preliminar alcance del proyecto.4 Plan de Gestión del Alcance del proyecto.5 Solicitudes de cambio aprobadas.1 Análisis de producto.2 Identificación de alternativas.3 Juicio de expertos.4 Análisis de los interesados.1 Enunciado del alcance del proyecto.2 Cambios solicitados.3 Plan de Gestión del Alcance del proyecto (actualizaciones) Gestión del Alcance: Definición del Alcance La definición del alcance incluye la subdivisión de los componentes entregables mayores del proyecto en componentes más pequeños y manejables con el fin de: Mejorar la precisión de la estimación de los costos, tiempos y recursos. Posibilitar medir y controlar el desempeño Facilitar la asignación de responsabilidades Una apropiada definición de alcance es crítica para el éxito del proyecto. Una pobre definición del alcance puede producir: mayores costos, atrasos, rehacer trabajos, menor productividad, etc. 9

10 Gestión del Alcance: procesos principales 2- Definición del Alcance Enunciado del Alcance del Proyecto: descripción detallada de los productos entregables del proyecto y del trabajo necesario para crearlos. - Objetivos del proyecto. - Descripción del alcance: características del producto, servicio o resultado para el cual se creó el proyecto. - Requisitos del proyecto: condiciones o capacidades que deben tener los productos entregables del proyecto para satisfacer los requerimientos (contratos, normativas, especificaciones, etc.) - Límites del proyecto (qué está incluido y qué no). - Criterios de aceptación del producto. - Restricciones y supuestos del alcance del proyecto. 2- Definición del Alcance Gestión del Alcance: procesos principales Enunciado del Alcance del Proyecto: (continuación) - Organización inicial del proyecto (EqP, interesados). - Riesgos iniciales (identificados). - Hitos del cronograma. - Disponibilidad de fondos (límites de financiación del proyecto) - Estimación del costo: costo total esperado (grado de exactitud de la estimación). - Especificaciones del proyecto (documentadas) - Requisitos de aprobación. 10

11 Gestión del Alcance: procesos principales 3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1 Activos deprocesos de la organización.2 Enunciado del alcance del proyecto.3 Plan de Gestión del Alcance del proyecto.4 Solicitudes de cambio aprobadas.1 Plantillas de EDT.2 Descomposición.1 Enunciado del alcance del proyecto (actualiz).2 EDT.3 Diccionario de la EDT.4 Línea base del alcance.5 Plan de Gestión del Alcance del proyecto (actualizaciones).6 Cambios solicitados Gestión del Alcance: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) Es una herramienta orientada a definir y ordenar el trabajo comprendido en el proyecto y/o las partes del proyecto que deben ser administradas. El trabajo del proyecto es subdividido en forma progresiva, hasta el nivel de detalle, de forma tal que permita definir tareas manejables a los efectos de planificación y control, manteniendo una visión integrada del proyecto. (descomposición) Requiere de la descomposición u subdivisión de los productos entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar (hasta el nivel del paquete de trabajo, es decir cuándo el costo y el plazo para el trabajo pueden estimarse de forma fiable). Se puede asignar, a cada componente (incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control), un identificador único de un código de cuentas. 11

12 Gestión del Alcance: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Todo trabajo no incluido en la EDT (ESP) (WBS) está fuera del alcance del proyecto. Posibilita el entendimiento común del alcance del proyecto entre todos los involucrados. Cada nivel descendente representa un incremento de descripción detallada de los elementos del proyecto. Generalmente incluye otras informaciones (fechas, presupuestos, personal asignado). Diccionario de la EDT (documento de respaldo). Detalla los componentes que se incluyen en una EDT (paquetes de trabajo, cuentas de control, identificador de código de cuenta, enunciado del trabajo, organización responsable, lista de hitos del cronograma, información sobre contratos, requisitos de calidad, referencias técnicas, lista de las actividades del cronograma l i d i ti ió d t ) Gestión del Alcance: componentesprincipales Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Organiza y define el alcance total del proyecto Permite establecer, para cada parte o subdivisión establecida, el alcance, costo, plazo, calidad y riesgo. Facilita la planificación, programación y presupuesto (a través del identificador único de cada paquete de trabajo). Permite establecer responsabilidades. Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes, y la medición de desempeño. Ayuda a la comunicación e integración de la información. Permite estimar recursos y gestionar las adquisiciones. Permite determinar lo que realmente comprende el proyecto. Subdividir un proyecto no significa que cada paquete de trabajo es independiente de todo el resto. 12

13 Gestión del Alcance: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Considere la forma más probable de desarrollo, manejo y control del proyecto. Subdivida el proyecto en forma progresiva hasta el nivel al cual el trabajo será controlado y/o ejecutado. Asegure que c/elem. o partida sea un segmento único y definible. Asegure que cada elemento de la EDT sea un grupo de tareas relacionadas y capaces de ser sumadas, proporcionando un alcance, programa y costo definido para todos los elementos de la estructura. Incluya elem. de apoyo a la ejecución del proyecto, aún cuando no estén directamente relacionados con el producto del proyecto. Asigne códigos estructurados a cada elemento de la estructura. Estructura típica de subdivisión Elemento de trabajo Resultado Duración Programa Estrategia corporativa 5-10 años Proyecto Cambio especificado 9-18 meses Areas de trabajo Productos intermedios 6-18 meses Paquetes de trabajo Cumplimiento de hitos 1-3 meses Actividad Resultado medible 1-3 semanas Tarea - Dias Item - Horas Paso

14 Gestión del Alcance: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Tamaño, tipo y duración del proyecto Propósito de la subdivisión Costo Duración (Plazo) Riesgo Etapa en el ciclo de vida del proyecto Requerimientos de control EDT (ejemplo) 14

15 Gestión del Alcance: componentesprincipales Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Gestión del Alcance: componentesprincipales Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 15

16 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Proyecto casa Nivel 1 Preparación terreno Fundaciones Obra gruesa Limpieza terreno replanteo Albañilería muros Nivel 2 Nivelación Excavación Hormigonado columnas y vigas Colocación de Fe Hormigonado losa Hormigonado Contrapisos Gestión del Alcance: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Proyecto Aducción Estero Blanco Dirección del Proyecto Permisos y otros Diseño Adquisiciones Construcción Puesta Marcha Planificación Adquisic. terrenos Bocatoma Compuertas Bocatoma Manuales Control Derechos agua Aducción Motores Aducción Entrenamiento Reclutamiento Permisos ambientales Planta tratamiento Tuberías Planta tratamiento Pruebas vacío Servidumbres Estanque regulación Planta tratamiento Estanque regulación Pruebas con carga Permisos construcción Suministro energía Estructuras Suministro energía Licitac. construcción 16

17 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Diseño y Construción Minicentral en Canal Matriz San Martín del río Construcción Cámara de Carga Casa de máquinas Cuenco disipador Accesos Tubería Forzada Demoliciones Limpieza Terreno Demoliciones Demoliciones Apoyos y Anclajes Limpieza Terreno Excavaciones Limpieza Terreno Limpieza Terreno Montaje Tubos Excavaciones Fundaciones Armado Fe Armado Fe Montaje Válvulas Fundaciones Armado Fe Encofrados Encofrados Armado Fe Encofrados Hormigonados Hormigonados Encofrados Hormigonados Hormigonados Est metálicas (techo) Reja de Limpieza Adm. Proy. Relación Estructura Organizacional (ESO) y Estructura Desglose del Trabajo (EDT) EDT: Def. física del proyecto en función de los pplales componentes o sistemas Ing. Proy Civil Mecán. Eléctr. Control Part. A1 El. A Act. A21 Part. A2 Act. A22 Proyecto Part. B1 Act. A23 El. B Part. B2 Act. A24 Presupuesto por actividad y por disciplina Act. A21 Plan Civil Mec. Eléc. Act. A22 Act. A23 Programa de recursos Flujo de caja total Act. A24 ESO: Def.de la responsabilidad organizacional de la ejecución de las partes físicas del proyecto 17

18 Gestión del Alcance: procesos principales 4- Verificación del Alcance Es el proceso de obtener la aceptación formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1Enunciado del alcance del proyecto.2 Diccionario de la EDT.3 Plan de Gestión del Alcance del proyecto.4 Productos entregables.1 Inspección, revisión, auditorias.1 Productos entregables aceptados.2 Cambios solicitados.3 Acciones correctivas recomendadas Gestión del Alcance: procesos principales 5- Control del Alcance El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1Enunciado del alcance del proyecto.2 EDT.3 Diccionario de la EDT.4 Plan de Gestión del Alcance del proyecto.5 Informes de rendimiento.6 Solicitudes de cambio aprobadas.7 Información sobre el rendimiento del trabajo.1 Sistema de Control de Cambios.2 Análisis de Variación.3 Replanificación.4 Sistema de Gestión de la Configuración.1 Enunciado del Alcance del Proyecto (actualiz.).2 EDT (actualizaciones).3 Diccionario EDT (act.).4 Línea Base del Alcance (actualizaciones).5 Cambios Solicitados :.6 Acciones correctivas recomendadas.7 Activos de procesos de la organiz. (actualiz).8 Plan de Gestión del Proyecto (actualiz.) 18

19 Gestión del Alcance: Control de Cambios El control del cambios de alcance considera: Los factores que ocasionan los cambios de alcance. La identificación de cambios en el alcance. La gestión de los cambios reales (cuando ellos ocurren). Influir en los factores que producen cambios en el alcance Determinar cuándo se producen esos cambios. Dirigir los cambios de alcance El control del cambios de alcance debe estar completamente integrado con los otros procesos de control (control de plazo, costos, calidad, etc.) Gestión del Alcance: Control de cambios en el alcance Ficha de Cambios Nº Proyecto: Minicentral CL San Martín... Director:...Ing Francisco Domínguez... Quien sugiere el cambio:.ingeniería... Fecha:.05./.06./.06 Detalle del cambio... Eliminación puente grúa. Cambio por techo corredizo Detalle del impacto que produce y a quien o que afecta Modificación... plazos, reducción costo. Afecta a Obras, construcción y subcontratistas... Revisado por Ejecuta Fecha /.06./.06 Ing Diego Ruiz Ingeniería Firma: Aprobado / NO Aprobado... Comunicar a: Fecha /.06./.06 Dir:..Ing Francisco Domínguez... Obras, construcción Firma:... 19

20 FIN El programa maestro Muestra el objetivo o producto final del proyecto, y los productos intermedios para lograrlo. Provee una visión común de los logros del proyecto. Controla la evolución del alcance para todos los participantes del proyecto. Provee elementos tangibles de control asociado a los logros del proyecto. 20

21 Programa de Hitos del Proyecto Camino a resultado (Areas de Trabajo) Actividades Inicio Actividades Meta Hito del Proyecto Curva S Actividades Diseño Licitación Adquisiciones Construcción $ 0 21

22 Gráfico de flujos de caja Año Gráfico de egreso e ingreso de caja 200 $ Ingreso acumulado Costo acumulado Meses 22

23 Curva de requerimientos de caja $ Meses 23