Material de Capacitación para las Brigadas de Emergencias de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia y Almacafe S. A.

Transcripción

1 Material de Capacitación para las Brigadas de Emergencias de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia y Almacafe S. A. Preparado por: La Brigada de Emergencias de Federación y Almacafe S.A Aprobado Por: José Humberto Devia Sepúlveda Coordinador de Servicios de Salud Versión 2 JUNIO 2015

2 CONTENIDO JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS GENERALES 1. ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS 1.1 OBJETIVO ESPECIFICO 1.2 MANDATO LEGAL 1.3 CONCEPTOS GENERALES 1.4 INVENTARIO DE RIESGOS 1.5 PLAN DE EMERGENCIAS

3 JUSTIFICACIÓN El funcionamiento de una empresa se establece dentro del concepto de Sistema en el cual cada uno de sus componentes (recursos humanos, materiales, financieros, mercado etc.) interactúa en busca de un objetivo común. Como parte de su organización, las empresas comúnmente disponen de recursos y medios que se consideran rutinarias, para permitir un desarrollo tecnológico mucho más hábil y dinámico, lo cual motiva a las empresas en visualizar e implementar en su estructura organizacional, políticas nacionales e internacionales que rigen todos los procesos empresariales. Por esta razón y de acuerdo a esas políticas, las empresas deben establecer como parte de su desarrollo tecnológico la implementación de procedimientos para la atención de las emergencias, lo que permitirá si es el caso mitigar su efecto, pero más importante que esto, es la prevención como soporte fundamental en todos las actividades propias de la empresa. Es evidente que una situación de emergencia requiere de un manejo que se sale de los procedimientos normales de una organización, y puede requerir así mismo la utilización de recursos internos y externos, y sobre todo, necesita poseer las herramientas y una metodología que posibilite su manejo en el menor tiempo posible. Por no tenerlas, muchas empresas no han podido sobrevivir a las consecuencias de un incendio u otra emergencia. Teniendo en cuenta lo anterior, existe la posibilidad que se presenten situaciones que no puedan manejarse dentro de un esquema relativamente normal, porque representan una amenaza potencial a la estabilidad del sistema y/o pueden requerir de procedimientos o recursos que superen los propios, dando origen a una Emergencia. Las emergencias por sus características e implicaciones deben manejarse dentro de esquemas de organización "no normales" que faciliten respuestas oportunas y eficaces. La rigidez organizacional de las empresas y la falta de planeación las llevan a tratar de manejar las emergencias dentro de unos esquemas diseñados específicamente para tiempos normales, donde las jerarquías, funciones y responsabilidades obedecen a situaciones que permitan operar dentro de un ambiente exento de premuras críticas, en donde las metas son a mediano y largo plazo. Como resultado de este manejo pueden llegar a presentarse decisiones inadecuadas o

4 inoportunas. Por lo anterior y con el propósito de maximizar los recursos humanos empresariales, el presente programa tiene por objeto capacitar y entrenar, a los colaboradores con un perfil tal que les permita desarrollar actividades de prevención y diseño con base en el levantamiento de inventarios de riesgos y análisis de vulnerabilidad, así mismo desarrollo de procedimientos para la atención de emergencias.

5 OBJETIVOS GENERALES Brindar al grupo de participantes los conocimientos teórico-prácticos actualizados para actuar en caso de emergencias, brindando las técnicas adecuadas y necesarias para afrontar los accidentes e incidentes que se puedan presentar dentro y fuera de la empresa. Enriquecer la capacitación con aportes y experiencias, a través de la interacción Brigadista - Participante, empleando técnicas participativas y actividades preestablecidas.

6 ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS 1.1. OBJETIVO ESPECIFICO Dar herramientas y parámetros para el manejo administrativo de las emergencias antes, durante y después, con base en el estudio de sus áreas de trabajo teniendo en cuenta el documento Plan de Emergencia, el cual debe contemplar el análisis de vulnerabilidad y los procedimientos para la atención de desastres, sean de tipo antrópico o natural. Todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño o actividad, deben contar con un Sistema de Gestión en la seguridad y Salud en el Trabajo, para proteger la salud de los trabajadores, es un deber moral y obligación legal señalada por varias normas jurídicas de imperativo cumplimiento. Un buen programa contribuye a mejorar la productividad de las empresas y reporta beneficios múltiples MANDATO LEGAL Varias normas legales, que van desde la Constitución, pasando por el Código del Trabajo, la ley 100 de seguridad social, hasta los decretos 614 de 1.984, la Resolución 1016 de y el Decreto 1295 de 1.994, obligan de manera perentoria a los empleadores a asegurar a sus trabajadores contra los riesgos profesionales y a que adopten y desarrollen un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. Si no los afilian serán responsables directos de los riesgos que ocurran, además de las sanciones previstas. De igual manera, esta norma establece que "los empleadores, además de la obligación de establecer y ejecutar en forma permanente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, según lo establecido en las normas vigentes, son responsables de los riesgos originados en su ambiente de trabajo." 1.3. CONCEPTOS GENERALES Emergencia: Situación que implica el estado de perturbación parcial o total de una empresa, generalmente ocasionado por la posibilidad o real ocurrencia de un evento no deseado. Por su magnitud, puede requerir ayuda superior y la adopción de procedimientos especiales. Las emergencias se clasifican por su origen, de la siguiente manera:

7 Técnico: Incendio, explosión, escape de vapores tóxicos, contaminación radiactiva, fallas estructurales, de equipos y sistemas, accidentes de tránsito, concentración de personas e intoxicaciones alimenticias. Social: Desorden civil, atentados, asaltos. Natural: Terremoto, maremoto, inundación, huracán, erupción volcánica y deslizamientos de tierra. Vulnerabilidad: Factor del riesgo mediante el cual se determina el nivel de exposición a la posibilidad de estar afectados por una amenaza inminente Clases: Ambientales Económicas Físicas Sociales. Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un evento que pueda generar pérdidas y daños. Características del riesgo: Dinámico: Posible acción. Cambiante: Factor movimiento INVENTARIO DE RIESGOS Se elabora para que la empresa pueda responder acertadamente en caso de ocurrencia de eventos de emergencia colectiva que afecten sus integrantes y/o instalaciones, mediante la activación de funciones y acciones rápidas, coordinadas y confiables. Sus objetivos son: Minimizar el tiempo de reacción, movilización y salida de los ocupantes de las instalaciones en caso de una emergencia. Evitar o minimizar las lesiones que puedan sufrir los ocupantes de las instalaciones en caso de un siniestro. Generar entre los ocupantes condiciones de destreza y confianza para motivar su participación en las acciones de emergencia. Cumplir con los requerimientos establecidos por la Legislación Colombiana en materia de Seguridad e Higiene Ocupacional, particularmente la Resolución 1016 de 1989, Ley 46 de 1988, Decreto 919 de 1989, con las políticas establecidas por la empresa y las autoridades de la ciudad sobre Seguridad y Emergencias.

8 Regular y coordinar la intervención de los grupos internos (Brigadas de emergencia, vigilancia, mantenimiento, etc.) y organismos externos de socorro para lograr el cumplimiento de los objetivos planteados de antemano durante la ocurrencia de una situación de emergencia. Permitir el regreso a las actividades normales en el menor tiempo posible, luego de presentarse una situación de emergencia teniendo siempre como prioridad el control sobre los factores agravantes de una emergencia. Servir de guía para la realización de simulacros y prácticas con los ocupantes. Los errores cometidos en los simulacros dan una segunda oportunidad, aquellos que se presentan en emergencias reales generalmente son catastróficos, por lo tanto hay que planear y practicar Estructuración del Inventario de Riesgos La Vulnerabilidad está definida como la medida o grado de debilidad o sensibilidad de ser afectado por amenazas o riesgos, en función de la frecuencia y severidad de los mismos, esta predisposición será mayor o menor dependiendo de los factores de índole físico, cultural, económico, social y estructural de la comunidad. Este último se relaciona con las especificaciones constructivas y de cimentación y soporte de la estructura de las instalaciones físicas. La vulnerabilidad depende de la posibilidad de ocurrencia o frecuencia del evento y de las medidas preventivas adoptadas, la factibilidad de propagación y dificultad en el control, condicionada esta gravedad por las protecciones pasivas o activas aplicadas Previo a cualquier toma de decisiones en materia de emergencias, se requiere aplicar el análisis de la vulnerabilidad de la empresa, mediante la identificación de las amenazas presentes o potenciales, el levantamiento del inventario de recursos físicos, técnicos y humanos existentes para hacerles frente, la determinación de los posibles efectos y de la manera fiable de dar respuesta con el mínimo o la eliminación de pérdidas o daños. Es necesario establecer los aspectos débiles de la preparación, organización e infraestructura para emergencias y aplicar las estrategias de mejoramiento en este sentido. Con el análisis de vulnerabilidad se conoce el estado actual de las amenazas o riesgos y permite validar la eficacia de las protecciones existentes.

9 La identificación de amenazas y factores de riesgo, al igual que la detección de concentraciones de personas y de los elementos amenazados, se pondera con mayor facilidad con la realización de un mapa y un panorama de amenazas por sitios y áreas de trabajo, los cuales permiten evaluar y analizar la vulnerabilidad y estimar las pérdidas potenciales. Al autoevaluarse la empresa y encontrar que la vulnerabilidad es alta, implica, por ejemplo, que el Plan de Emergencias es deficiente o inexistente y requiere de acciones inmediatas al respecto. Si es mínima, quiere decir que el Plan de Emergencia debe continuar su aplicación y actualización permanente. En los demás casos, no obstante que se encuentre el Plan de Emergencias incompleto o aplicado parcialmente, requiere su reactivación y optimización Factores que se deben tener en cuenta: o o o Ocurrencia o frecuencia del evento Medidas preventivas adoptadas La factibilidad de propagación y dificultad en el control Previo a cualquier toma de decisiones en materia de emergencias se requiere aplicar el análisis de vulnerabilidad de la empresa: Identificación de las amenazas presentes o potenciales Levantamiento del inventario de recursos físicos, técnicos y humanos Determinación de los posibles efectos Respuesta con el mínimo o la eliminación de pérdidas o daños. Debilidades en la preparación, organización e infraestructura: Aplicar las estrategias de mejoramiento en este sentido. La identificación de amenazas y factores de riesgo. Concentraciones de personas y de los elementos amenazados. Panorama de amenazas por sitios y áreas de trabajo Evaluar y analizar la vulnerabilidad y estimar las pérdidas potenciales EL PLAN DE EMERGENCIAS Es un documento diseñado para difundir los procedimientos de prevención y atención de emergencias, que se puedan presentar en la empresa.

10 Estructura Propuesta para la Implementación del Plan de Emergencias La estructura para la implementación del plan de emergencia se basa en: Un Comité de Emergencias, Las Brigadas de Emergencia y los Coordinadores del proceso de evacuación de las instalaciones. a. Comité de Emergencias. Integrado por directivos y empleados de alta jerarquía con el siguiente perfil: Manejo y conocimiento del funcionamiento administrativo de la empresa, de los riesgos y los recursos disponibles para actuar en caso de emergencia. Jerarquía formal dentro de la empresa, con atribución para decidir sobre actividades y recursos en el momento de una emergencia y liderazgo personal. Claridad de su responsabilidad frente a los directivos de la empresa en una situación de emergencia Excelente conocimiento del Plan de Emergencia. Permanencia física en las instalaciones. Interés por los temas relacionados con la seguridad y las emergencias. Las funciones que desempeña el comité de emergencia son las siguientes: Señalar pautas y orientaciones para la elaboración del plan de emergencia. Aprobar el plan, los programas y proyectos de inversión derivados del mismo. Definir los principales mecanismos para la ejecución, seguimiento y evaluación del Plan. Señalar pautas y aprobar los planes de contingencia para la atención inmediata de emergencias, según el carácter y gravedad de éstas. Integrar grupos especiales de trabajo para los efectos del ejercicio de las funciones anteriores. Promover estudios e investigaciones sobre la ocurrencia de emergencias. Impulsar y orientar estudios sobre amenazas, análisis de condiciones de vulnerabilidad y de evaluación de riesgos. Brindar toda la información y el apoyo indispensables para la atención de situaciones de emergencia y desastre. Determinar las orientaciones básicas para la atención de

11 emergencias. b. Brigadas de Emergencias: Organización compuesta por personas debidamente motivadas, entrenadas y capacitadas, que en razón de su permanencia y nivel de responsabilidad asumen la ejecución de procedimientos administrativos u operativos necesarios para prevenir o controlar la emergencia. Actúan en forma oportuna y eficaz ante la emergencia, con el objeto de minimizar sus efectos. Entre sus integrantes se recomienda no se encuentren los mismos del comité paritario de salud ocupacional, con el objeto de evitar distorsiones en ambas organizaciones. La brigada de emergencia si bien apoya las actividades de prevención de desastres y accidentes en la empresa, no reemplaza la organización propia requerida para el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. Se constituye, en consecuencia, en un recurso expedito para la prevención, actuación y mitigación de emergencias. c. Objetivos de las Brigadas de Emergencias Informar a las directivas y los trabajadores sobre la legislación que reglamenta la institucionalización de la brigada de emergencia en la empresa. Instruir a las directivas y trabajadores de la empresa acerca de la importancia y los beneficios que conlleva el establecimiento de las brigadas de emergencia de la empresa. Orientar a la empresa y los trabajadores en relación con la creación y el funcionamiento de la brigada de emergencia. Capacitar al personal de la empresa en el conocimiento de las condiciones de trabajo potencialmente lesivas o peligrosas. Con base en un programa y mapa de amenazas potenciales de emergencia, con su respectivo análisis de vulnerabilidad, valorar los sucesos desastrosos con el objeto de prepararse anticipadamente en la forma adecuada de evitarlos y controlarlos. Establecer procedimientos sobre la organización y el funcionamiento de la brigada de emergencia, para su promoción y difusión en las empresas. Informar y familiarizar a las personas en lo concerniente al plan de emergencia empresarial y de aquellos específicos por sitios y áreas de trabajo, tendientes a la evacuación. Así mismo, en relación a las señales y alarmas que indican el procedimiento a seguir en el evento de la emergencia. Fomentar la prevención de desastres y la actitud positiva de anticiparse a las posibles consecuencias, prepararse de manera

12 suficiente y actuar acertadamente antes, durante y después de la emergencia. Esta preparación se hace extensiva al control del pánico, el cual en la práctica suele potenciar los efectos no deseables de la emergencia. Capacitar a los directivos y los trabajadores en relación con la organización y prestación de los primeros auxilios en la empresa, acorde con las necesidades y aspectos específicos derivados de la actividad económica de la misma. Así mismo, en relación con la prevención y control de incendios, los métodos y sistemas manuales y automáticos de extinción, los sistemas de alarma y planes de evacuación y las maniobras de rescate y de transporte de personas, además de pautas tendientes al salvamento de bienes. Conformar, capacitar a la brigada de emergencias para minimizar lesiones y pérdidas derivadas como consecuencias de las emergencias, desarrollando acciones inmediatas que permitan suprimir o controlar las amenazas y coordinar con cuerpo de socorro, ayuda y salvamento. d. Composición General de las Brigadas El establecimiento de una organización es el punto de partida en la conformación, organización y funcionamiento de una Brigada de Emergencias. Un estamento directivo quien elabora y administra el plan y toma decisiones durante las emergencias. Otro operativo que aplica las acciones de protección a personas y bienes en caso de emergencias. Grupos de apoyo, adicionales, podrán articularse para atender servicios especiales de vigilancia, transporte, mantenimiento y de salud. En función de los riesgos que se deben atender, de las características administrativas y operativas de la empresa, y con miras a lograr una respuesta oportuna y eficiente, cada sede deberá tener una Brigada para Emergencias compuesta así: Un (1) Jefe de Emergencias. Un (1) Coordinador de piso y su respectivo suplente. Un (1) Grupo de Brigadistas distribuidos e n grupos de acción específicos que permanezcan durante toda la jornada de trabajo y que se encuentren capacitados en primeros auxilios, control de incendios, evacuación y rescate. Jefe de Emergencias El Jefe de Emergencias asume con su designación la responsabilidad en el establecimiento de los procedimientos y definición de las competencias de actuación frente a las emergencias. Debido a la importancia de tal encargo, la selección de esta persona en cada

13 empresa, debe estar acorde con el siguiente perfil: Capacidad ejecutiva, de organización y de liderazgo Don de mando Conocimiento y habilidad sobre la organización y el manejo operativo de la brigada Optima salud física y mental Respaldo incondicional de las directivas de la empresa Distribución de las Brigadas de Emergencia: Brigada de prevención y atención de emergencias Brigada de Rescate y Primeros Auxilios Brigada de evacuación de personas Brigada de Comunicaciones Cada una de las unidades tiene responsabilidades y funciones que cumplir antes, durante y después de la emergencia, accidente o desastre. El número de integrantes varía de acuerdo al tamaño de la empresa u organización, turno de trabajo y las condiciones concretas de trabajo que debe estar representado en la Matriz de peligros y riesgos. e. Perfil del Brigadista: El Brigadista deberá cumplir con las siguientes condiciones: Tener capacidad de liderazgo y toma de decisiones. Tener voluntad, mística y espíritu de colaboración Tener conocimiento sobre evacuación, rescate, primeros auxilios, control de derrames e incendios. Tener buenas condiciones físicas y psicológicas para participar en las operaciones de la brigada y en las prácticas y sesiones de entrenamiento. Estar siempre en condiciones de abandonar rápidamente los sitios ordinarios de trabajo y no regresar hasta que la emergencia haya pasado. Una brigada debe estar conformada por un número suficiente de miembros, que garanticen atender con posibilidades de éxito, los eventos típicos esperados en la empresa. En caso de no contar con el número de brigadistas adecuado, podría ocasionar que no se logre el control de la situación y el paso a un nivel de emergencia en donde es más difícil cualquier intervención Desarrollo del Plan de Emergencias La ejecución e implementación del plan de emergencias que hace

14 parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, debe hacerse a través de programas y proyectos específicos que desarrollen la política y los objetivos propuestos. Los programas están principalmente enfocados en la formación y capacitación, en la dotación y mantenimiento de recursos, en la señalización y en la prueba de los procedimientos establecidos a través de prácticas y simulacros. Los programas que se propone sean implementados en la empresa son los siguientes: a. Programa de sensibilización y motivación. Una vez adoptado el plan de emergencia por la Gerencia y el Comité de Emergencia se debe adelantar un programa de sensibilización y motivación dirigido a todo el personal, con el fin de presentarles el contenido del plan y las decisiones adoptadas en relación con la implementación del mismo. Este programa puede ser ejecutado por grupos o jornadas de trabajo y debe dirigirse a todo el personal, pero con particular énfasis a los integrantes propuestos para el comité de emergencia y la brigada de emergencia. En el mejor de los casos la sensibilización y motivación puede hacerse de manera diferencial, una intensa al comité de emergencia y la brigada de emergencia y otra general al personal de la empresa. b. Programa de formación y capacitación Una vez identificados riesgos y analizada la vulnerabilidad de la empresa, se recomienda realizar un programa de formación y capacitación, cuyo propósito sea brindar a todos los ocupantes de la empresa los conocimientos básicos en el campo de la preparación para emergencias, con el fin que puedan reaccionar adecuadamente y contribuir de esta forma a su seguridad personal y a la de toda la población. Este plan de actividades formativas está basado en las siguientes dos etapas: Capacitación colectiva: Orientada a todo el personal de la empresa y enfocada a establecer la manera correcta como cada uno debe auto protegerse en caso de ocurrencia de una emergencia, bien sea ocasionada por un incendio, movimientos sísmicos, atentados o accidente tecnológico. Y además conocer la forma correcta como deben evacuarse las diversas áreas de la empresa. Capacitación especializada: Para grupos específicos de trabajo como el Comité de emergencia, la brigada de emergencia, los

15 coordinadores de evacuación, grupo de vigilancia y comunicaciones entre otros. Los temas básicos que deben ser objeto de esta capitación son: atención de emergencias, primeros auxilios, técnicas de extinción de incendios y evacuación y rescate. En particular el programa de capacitación para la Brigada se debe desarrollar en las siguientes 3 fases: Fase de formación: En esta primera fase se desarrolla un entrenamiento inicial con alta intensidad, que debe limitarse a los conocimientos indispensables para el buen desarrollo y actuación en operaciones de emergencia, de acuerdo a las necesidades y condiciones de la empresa (de 16 a 20 horas). Fase de Mantenimiento: En esta segunda fase se recomienda el desarrollo de un entrenamiento de refuerzo y destrezas, que generalmente se refiere a la organización y repetición de los procedimientos operativos que se deben establecer dentro de la empresa por medio de entrenamientos prácticos (de 4 a 8horas al mes). Fase de Complementación: En la tercera fase se debe desarrollar un programa de formación teórico-práctica con la inclusión de nuevos temas, que permitan una ampliación de los conocimientos ya adquiridos, y que esté orientada fundamentalmente a la motivación del personal. El diseño y aplicación integral del Plan de Emergencias permite la disminución de daños potenciales a los colaboradores, maquinaria, equipos e instalaciones; el establecimiento oportuno de condiciones seguras de trabajo; la aplicación de medidas tendientes a evitar y controlar la repetición de la emergencia. En síntesis, fortalece la prevención, preparación, organización y respuesta de la empresa frente a eventos de emergencia.