Universidad del Turabo Centro Universitario de Yabucoa Propuesta de Título V Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología en la Sala de Clases

Transcripción

1 Universidad del Turabo Centro Universitario de Yabucoa Propuesta de Título V Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología en la Sala de Clases PROCESAMIENTO DE PALABRAS NIVEL AVANZADO PROF. CARMEN CARRILLO, MA Diseñadora de Currículo Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA

2 Tabla de Contenido Página Introducción...2 Creación de una tabla...3 Movimiento de texto dentro de la tabla...4 Eliminar filas o columnas...5 Eliminar líneas de la tabla...5 Eliminar contenido de la tabla...5 Fijar espacios entre líneas...5 Centrar la tabla horizontalmente...5 Centrar la tabla verticalmente...5 Mantenimiento de la tabla...6 Auto formato en tablas...9 Funciones Especiales...10 Tabuladores con puntos guías...13 Trabajando con Esquemas...15 Trabajar con Gráficos...17 Crear un Boletín...22 Apéndice...24 Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA ii

3 INTRODUCCIÓN En el nivel avanzado de Procesamiento de Palabras tenemos como objetivo primordial el relacionar al usuario con el uso de las funciones prácticas de la aplicación. La creación de tablas, esquemas, boletines y gráficos nos ayudan en la agilización del trabajo diario y nos sirven de herramientas para desarrollar la creatividad. Contaremos con el apoyo de ejercicios que nos ayudarán a reforzar el material discutido. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 2

4 Dentro de los documentos que podemos hacer con el programa de procesamiento de información está la creación de tablas. Las tablas nos sirven para guardar información en forma sencilla, objetiva y clara. La elaboración de las tablas es una tarea fácil y rápida. INSTRUCCIONES PARA TRABAJAR CON TABLAS CREACIÓN DE UNA TABLA 1. En la barra de menú selecciona la opción de Table. 2. Presiona Insert + Table 3. Selecciona el número de columnas (Serie vertical de celdas en una tabla) y el número de filas (Serie horizontal de celdas en una tabla). La Celda es el área rectangular en la intersección de una columna y una fila de la tabla, en la que se introducen los datos. Ilustración de una tabla Columna Fila Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 3

5 NOTA: Si la tabla tiene un título principal y no va dentro de la tabla recuerda que debes escribir el mismo antes de crear la tabla. 4. Presiona OK. Movimientos Dentro de la Tabla 1. Alt + Home Dirija el punto de inserción a la primera celda de la fila a la izquierda 2. Alt + End Dirija el punto de inserción a la última columna 3. Tab -Mueva de celda en celda (hacia la derecha) 4. Alt + 5- (Teclado numérico desactivado) Selecciona la tabla 5. Shift + Tab Dirija a la celda anterior (hacia la izquierda) Alinear Texto en las Celdas, Columnas o en la Tabla Completa 1. Selecciona el material a ser alineado 2. Clic en una de las siguientes opciones: Left Center Right Justify Insertar Filas o Columnas 1. Coloca el punto de inserción debajo de la fila que deseas insertar 2. Busca la opción de Table en la barra de Menú 3. Selecciona Insert 4. Selecciona la opción deseada: Columna a la izquierda Columna a la derecha Fila arriba Fila debajo Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 4

6 Eliminar filas o columnas (Ver ilustración insertar filas o columnas) 1. Coloca el punto de inserción debajo de la fila que deseas eliminar 2. Busca la opción de Table en la barra de Menú 3. Selecciona Delete 4. Selecciona la opción deseada Eliminar líneas de la Tabla 1. Selecciona Format en la barra de menú 2. Selecciona Borders and Shading 3. Borders 4. None 5. Ok Eliminar solo contenido de la Tabla 1. Sombrea toda la información que deseas eliminar 2. Oprima Delete y se borrará toda la información de la tabla Fijar Espacios entre Líneas 1. Sombrea la tabla 2. Presiona Ctrl + 1 para espacio sencillo, Ctrl + 2 para espacio doble, Ctrl + 5 para espacio y medio Centrar la tabla verticalmente en una hoja de papel 1. Coloca el cursor al principio de la tabla 2. Selecciona la opción de File + Page setup 3. Layout 4. Vertical Alignment 5. Center Centrar la tabla horizontalmente en una hoja de papel 1. Coloca el cursor al principio de la tabla 2. Selecciona la opción de File + Page setup 3. Orientation 4. Landscape 5. Ok Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 5

7 MANTENIMIENTO DE LA TABLA Añadir sombra 1. Selecciona la fila o columna que deseas afectar 2. Selecciona la opción de Format 3. Selecciona Borders and Shading 4. Selecciona Shading, el color de tu preferencia. 5. Ok Añadir Diseños ( Patterns ) a Celdas, Filas, Columnas o Tablas 1. Selecciona las celdas, filas, etc. 2. Format 3. Borders and Shading 4. Shading 5. Style 6. Selecciona el estilo deseado 7. Ok Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 6

8 Añadir Bordes a un documento 1. Format 2. Borders and Shading 3. Page Border 4. Art, selecciona el de tu preferencia 5. OK Unir Celdas (utilizando el menú) 1. Selecciona las celdas que desea unir 2. Table 3. Merge Cells Dividir Celdas (utilizando el menú) 1. Selecciona la o las celdas 2. Table 3. Split Cells 4. Escriba la cantidad de columnas o filas que desea 5. Ok Barra de Tablas y Bordes 1. Selecciona View en la barra de menú. 2. Toolbar 3. Tables and Borders, cuando seleccionamos la opción vemos la siguiente barra. Explicación: 1. Draw Table - Nos ayuda a dibujar la tabla 2. Eraser - Permite borrar líneas Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 7

9 3. Line Style - Permite seleccionar el tipo y el grueso de la línea deseado. ( Line Style ilustración) 4. Border Color - Permite dar color a las líneas de mis bordes. 5. Outside Borders - Permite trabajar con bordes fuera de la tabla. 6. Change Text Direction - Permite cambiar la dirección del texto dentro de la tabla. 7. Sort Ascending, Sort Descending -Coloca la información en orden ascendente o descendente. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 8

10 Auto formato en tablas Utiliza el auto formato para cambiar el estilo de la tabla y así darle una nueva apariencia a nuestra tabla. 1. En la barra de menú selecciona Table. 2. Insert - Table 3. Selecciona Autoformat 4. El programa presenta los distintos estilos de tablas y da un ejemplo de cada uno ellos. 5. Selecciona y presiona OK. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 9

11 FUNCIONES ESPECIALES 1. En las tablas podemos efectuar funciones matemáticas como sumar, restar, dividir y multiplicar. Pasos: a. Una vez escrita la tabla coloca el punto de inserción en el lugar donde quiere el resultado y escriba la fórmula que corresponde a la operación deseada. Las operaciones son las siguientes: Operación Símbolo Ejemplo Adición + =C2+D2 Substracción - =C2+D2 Multiplicación * =C2*D2 División / =C2/D2 Promedio Debes colocar paréntesis ( ) alrededor de las cantidades a ser divididas para sacar el promedio. =(C2+D2)/2 b. Busca la opción de Table en la barra de Menú y selecciona la opción de Fórmula y escriba la fórmula conforme a la operación que desee hacer en su tabla. Ejemplo 1: En la siguiente tabla suma hacia la izquierda SUM (LEFT) y suma las columnas hacia abajo SUM (ABOVE) para obtener el total. Columna A Columna B Columna C Columna D Columna E Employee January February March Total Katrin 2,000 2,045 2,010 6,055 Tenton 1,600 1,585 1,650 4,835 Rajeh 2,100 1,785 1,920 5,805 Total 5,700 5,415 5,580 16,695 Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 10

12 Ejemplo II: Para determinar el producto de Gross Revenues y Expenses escriba la siguiente fórmula (Recuerda que tienes que ir a Table + Formula ). Columna A Columna B Columna C Columna D Columna E Line Quarter Gross Revenue Expenses Net Profit 1 First 3,200 2,600 =C2*D2 2 Second 4,800 3, 200 =C3*D3 3 Third 5,100 3,650 =C4*D4 2. Podemos convertir una tabla a partir de una información que se nos da. Ejemplo: a. Escriba la siguiente información utilizando el botón de center en la barra de Formato. JUNE EXPENSES Account, Amount Office Supplies, Telephone Expense, Electricity, Petty Cash, Rent, b. Luego de escribir sombrea la información sin incluir el título principal. c. Selecciona en la barra de menú la opción Table + Convert + Text to Table. d. Selecciona el número de filas y columnas en la ventana de diálogo que presenta el programa. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 11

13 JUNE EXPENSES Account Amount Office Supplies Telephone Expense Electricity Petty Cash Rent e. Podemos hacer lo contrario y convertir una tabla en texto: Ejemplo: La siguiente tabla se puede convertir en texto: Form Name of File Subdirectory Invoice Invoice C:/Bus forms Purchase Order Preorder C:/Bus forms Medical Leave of Absence Midlevel C:/Personnel Cash Reimbursement Reimburse C:/Personnel Dental Insurance Dental C:/Personnel Resultado final: Form, Name of File, Subdirectory Invoice, Invoice, C:/Bus forms Purchase Order, Preorder, C:/Bus forms Medical Leave of Absence, Midlevel, C:/Personnel Cash Reimbursement, Reimburse, C:/Personnel Dental Insurance, Dental, C:/Personnel Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 12

14 TABULADORES CON PUNTOS GUÍAS Los puntos guías ayudan a cambiar la vista de un lado a otro dentro de un texto. Pasos a seguir: 1. Asegúrese de tener la regla en la pantalla de trabajo, de no tenerla recuerde buscarla en View + Toolbars marcado Ruler., debe tener 2. Establezca un tabulador en el lugar donde quiere que terminen los puntos de su tabla. 3. Busca Format + Tab, asegúrese no tener otros tabuladores en la regla y establezca en la ventana de diálogo el tabulador según lo desea. Tab Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 13

15 4. Una vez marcado el tabulador escriba la información y presione el tab, los puntos guías se extenderán de un lado a otro. Ejemplo: (Left tab) 5. 5 TABLE OF CONTENTS left margin Letter of Transmittal... ii Executive Summary... iv Assessing Customer Service Effectiveness... 1 Assessment basis for quality improvement program... 1 Client base defined... 2 External clients... 2 Internal clients... 4 Assessment plan... 7 Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 14 1 Tomado del libro South-Western College Keyboarding (Complete Course), Page 226.

16 TRABAJANDO CON ESQUEMAS Los esquemas son bosquejos que se utilizan para organizar la información de un material antes de empezar a escribir un informe o dar un discurso. Por su naturaleza los esquemas contienen muchos temas y subtemas que colocamos en niveles. La aplicación de Word da automáticamente un formato diferente, algunos reciben formato en negrita, otros cursiva y algunos en tamaño diferente de fuente. Utiliza el Tab para avanzar de un nivel a otro. Cada nivel va precedido para un símbolo de título ( +, - ) provee una barra con la que trabajamos esquemas, se llama Barra de Herramientas de Esquemas. (Ver ilustración) Diferentes niveles Mover hacia arriba y hacia abajo Aumentar nivel Disminuir nivel Símbolo de título Pasos a seguir: 1. Selecciona en la barra de menú View. 2. Selecciona Outline. 3. En la barra de menú selecciona la opción de Format + Bullets and Numbering, Outline Numbered y escoja el formato deseado. 4. Comienza a escribir la información y recuerda utilizar la tecla de Tab para los diferentes niveles en tu bosquejo. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 15

17 5. Podemos llevar la información del bosquejo a la aplicación de Power Point y hacer una presentación haciendo uso de la misma información, debe seguir los siguientes pasos: a. File b. Send to c. Microsoft office Power Point EJEMPLO DE UN ESQUEMA Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 16

18 TRABAJAR CON GRÁFICOS Cuando trabajamos con la aplicación de Microsoft Office se hace necesario trabajar con la opción de gráficos. Esta opción ayuda a que nuestro trabajo se vea atractivo y desarrolla nuestra creatividad. A continuación explicaremos cada una de las opciones más utilizadas: 1. Clip Art - Nos ofrece imágenes que representan una variedad de temas. Para acceder esta alternativa en la barra de menú selecciona Insert + Picture. Selecciona Clip Art, da un clic y verá al lado derecho de su pantalla de Word una ventana de diálogo, donde colocará en inglés el tema del cual desea buscar información, presiona Go. Inmediatamente verá los dibujos. Luego de seleccionar el dibujo que necesita da un right clic, Insert y llevará el dibujo a su documento. NOTAS: Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 17

19 Una vez en pantalla podemos: a. Cambiar el tamaño del dibujo-para esto da un clic en medio del Clip Art, que aparece con un right clic. Saldrán ocho puntos, agarre el dibujo con el Mouse por la parte inferior derecha y comience a agrandarlo o por el contrario a disminuirlo. b. Para mover el dibujo de lugar podemos utilizar los iconos de Center, Align left, Align right y lo colocamos en el lugar que queremos. c. Con la ayuda de la barra de picture, dando clic en el dibujo podemos: In Line with Text- Coloca el texto en línea con el dibujo. Square -La información queda a la par del dibujo. Tight - Escribir al lado del dibujo y debajo del mismo. Behind Text - Permite que la información se vea a través del dibujo. In Front of Text - Podemos mover el dibujo a través de la información. Top and Bottom -La información queda arriba o abajo del dibujo. Through -El dibujo queda entre la información. Edit Wrap Points - Editar los puntos que envuelven el dibujo. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 18

20 2. WordArt - Esta opción te brinda la oportunidad de seleccionar distintos formatos para presentar nuestro texto. Pasos a seguir: 1. Presiona Insert + Picture y Word Art. 2. Oprimima el incono, selecciona la opción deseada y presiona OK. NOTAS: Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 19

21 3. AutoShapes - Son figuras preestablecidas que se pueden cambiar de tamaño, cambiar de posición y combinar con otros objetos que hemos estudiado. a. Presiona View + Toolbars y Drawing. b. En la barra de dibujo presiona AutoShapes, aparecerá la ventana que se ilustra a continuación: c. En la ventana vemos unas flechas luego de cada opción, y éstas nos llevan a otras opciones adicionales. d. Selecciona la opción deseada y haciendo uso de la barra de dibujo puede hacer modificaciones en la figura. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 20

22 4. Shadow Style y 3-D Style - Para utilizar estas figuras primero creas un rectángulo y luego crea la figura dentro del mismo. Ejemplo: Shadow Style 3-D Style 5. Drop Cap - Para colocar una letra dentro del texto y que la misma sobresalga debemos utilizar la opción de Drop Cap. Pasos a seguir: a) Escriba la letra que desea agrandar y selecciona Format + Drop Cap, aparecerá la siguiente ventana para seleccionar el estilo deseado. NOTAS: Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 21

23 CREAR UN BOLETIN 2 Un boletín es el medio a través del cual una organización comunica información acerca de un suceso, noticias de interés general o información relativa a nuevos productos. El boletín se compone de cuatro partes: Placa de nombre-puede incluir el nombre del boletín, la organización que lo publica y/o el logotipo (un símbolo o estilo de escritura distintivo que se emplea para representar a la organización). Línea de la fecha-puede incluir el número del volumen y del ejemplar, así como la fecha. Título-el título que precede a cada artículo. Cuerpo del boletín-el texto del artículo. PASOS A SEGUIR PARA CREAR EL BOLETÍN 1. Comienza escribiendo el nombre del boletín, línea de la fecha y el título. 2. Selecciona en la barra de menú la opción de Format, Columns. 3. Selecciona Apply to : This point forward, para comenzar a trabajar con varias columnas. 4. Selecciona el número de columnas según la necesidad, OK 5. Otra opción para trabajar con boletines es utilizar la opción de Templates 2 Tomado del libro DDDC, Aprendiendo Microsoft Office 97 de Iris Blanc y Kathy Vento, págs. 162, 163. Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 22

24 6. Para tener acceso a esta opción selecciona File, New y a mano derecha encontrará el menú de New Document y la opción de trabajar con Templates on Office Online o On my computer. Selecciona de dónde desea obtener la información y una vez en el documento da un clic encima de la información que desea cambiar. (Ver ejemplos en el Apéndice.) Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 23

25 Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S Prof. Carmen Carrillo, MA 24