Fórmulas. Fórmulas Diapositiva 1

Transcripción

1 Fórmulas Referencias relativas Referencias absolutas Referencias mixtas Referencias a otras hojas o a otro libro Referencias externas: vínculos Referencias tridimensionales Referencias circulares Referencias circulares intencionales Fórmulas Matriciales Utilizar nombres de celdas en las fórmulas Auditoria Auditoria: Corregir errores en las fórmulas de uno en uno Auditoria: Rastreas precedentes y dependientes Auditoria: Rastreas precedentes y dependientes a otras hojas o libros Evaluar una formula paso a paso Inspeccionar una formula y su resultado Mostrar fórmulas Corregir un valor de error Fórmulas Diapositiva 1

2 Referencia relativa Se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma B2 Al rellenar hacia abajo se aumenta la fila hacia arriba se disminuye la fila hacia la derecha se incrementa la columna hacia la izquierda se disminuye la columna Fórmulas Diapositiva 2

3 Referencia absoluta Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Para escribir una referencia a una celda como referencia absoluta, escriba $ antes del nombre de la columna y el número de fila (por ejemplo: $C$14). También puede utilizar la tecla F4 para cambiar una referencia Relativa a Absoluta o a Mixtas. Fórmulas Diapositiva 3

4 Referencia mixta Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia mixta con columna absoluta adopta la forma $A1, una referencia mixta con fila absoluta es B$8. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Ejemplo de su uso, para tablas que varían por fila y columna a la vez. Recuerde que puede utilizar la tecla F4 para cambiar una referencia Relativa a Absoluta o a Mixtas. Fórmulas Diapositiva 4

5 Referencias a otras hojas o libros Si en una fórmula o celda desea hacer referencia en una celda o rango de otra hoja, utilice la referencia a otras hojas, precediendo al rango, el nombre de hoja de cálculo. Sintaxis NombreHoja!Ref, por ejemplo Hoja3!A4:D8 Al construir la fórmula, seleccionar la hoja que contiene la referencia y luego seleccione la celda o rango. Se ingresa la referencia a otra hoja automáticamente. Si en una fórmula o celda desea hacer referencia en una celda o rango de otro libro, utilice la referencia a otros libros, precediendo al rango, el nombre del libro y nombre de la hoja de cálculo. Sintaxis [NombreLibro]NombreHoja!Ref, por ejemplo [Libro2]Hoja3!$B4 Fórmulas Diapositiva 5

6 Referencia externa: vínculov Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa. También es posible establecer un vínculo con otro programa (referencias remotas). Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos del primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos: Actualizar o no, Romper los vínculos. En la pestaña Archivo, en la opción Información del libro, podrá Editar los vínculos a archivos. Fórmulas Diapositiva 6

7 Referencias tridimensionales Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Por ejemplo =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5), suma todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. Procedimiento: Inserte la fórmula Cree el grupo de hojas (sólo consecutivo) Elija rango en una de las hojas del grupo Confirme la fórmula Fórmulas Diapositiva 7

8 Referencias circulares Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia circular. Si al editar una fórmula aparece un mensaje de error acerca de la creación de una referencia circular, es probable que se haya creado inadvertidamente una referencia circular. En este caso, la referencia incorrecta se puede encontrar y quitar. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, en el botón agrupado Comprobación de errores, elija Referencias circulares y, a continuación, haga clic en la primera celda que aparece en el submenú, entonces revise la fórmula en la celda. Si no puede determinar si la celda es la causa de la referencia circular, haga clic en la siguiente celda en el submenú Referencias circulares. En la barra de estado aparecerá la expresión "Referencias circulares", seguida por una referencia a una de las celdas de la referencia circular. Continúe revisando y corrija la referencia circular hasta que en la barra de estado ya no aparezca "Referencias circulares". Fórmulas Diapositiva 8

9 Referencias circulares intencionales Si desea conservar la referencia circular, puede habilitar los cálculos iterativos, pero debe determinar la cantidad de veces que se volverá a calcular la fórmula. Si activa los cálculos iterativos sin cambiar los valores correspondientes a la cantidad máxima de iteraciones o el cambio máximo, Office Excel detendrá los cálculos después de 100 iteraciones o después de que todos los valores en la referencia circular cambien por menos de 0,001 entre iteraciones (lo que suceda primero). Sin embargo, puede controlar el número máximo de iteraciones y la cantidad aceptable de cambios. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en Fórmulas. En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación Habilitar cálculo iterativo. Ejemplo en la celda A4 introduzca el valor 2; en A5 la fórmula =1*A3; y en A3 la fórmula =A4+A5 Si en la barra de estado se visualiza Calcular, puede pulsar la tecla F9 para realizar otro ciclo de iteraciones. Fórmulas Diapositiva 9

10 Fórmulas Matriciales Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Un rango matricial es un bloque de celdas que comparten una fórmula de matriz. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Una constante matricial es una lista organizada de valores constantes que podemos utilizar como argumentos en nuestras fórmulas matriciales. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea introducir el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Fórmulas Diapositiva 10

11 Fórmulas Matriciales Elija la celda o matriz resultado Inserte fórmula matricial Presione SHIFT+CTRL+ENTER para confirmar, Excel inserta la fórmula automáticamente entre { } (llaves). Cuando edite la fórmula de matriz, las llaves ({ }) no aparecen en la fórmula de matriz y debe presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR de nuevo para incorporar los cambios en una fórmula de matriz y se agreguen las llaves. Fórmulas Diapositiva 11

12 Fórmulas Matriciales Los argumentos de las fórmulas o funciones matriciales pueden ser matrices de dos dimensiones. Pueden también generarse matrices constantes, utilizando (;) separador de fila y (\) separador de columna Fórmulas Diapositiva 12

13 Fórmulas Matriciales Calcular un solo resultado: Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial. Calcular varios resultados: Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. Fórmulas Diapositiva 13

14 Utilizar nombres de celdas en la fórmulasf Puede definir nombres para celdas y rangos de la hoja de cálculo y utilizar luego estos nombres para hacer referencia fácilmente a la celda o rango. Para definir un nombre: seleccione la celda o rango, escriba el nombre en el Cuadro de nombre y presione ENTER. Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres de la pestaña Fórmulas para trabajar con todos los nombres definidos, desde allí podrá definir nuevos nombres, modificar y eliminar los nombres existentes. Fórmulas Diapositiva 14

15 Auditoria Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en fórmulas. Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno o en el momento en que ocurre el error en la hoja de cálculo a medida que escribe los datos Para activar o desactivar reglas de revisión de errores, haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría Fórmulas. En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las reglas. Fórmulas Diapositiva 15

16 Auditoria: Corregir errores en las fórmulas f de uno en uno En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en el botón de grupo Comprobación de errores. El cuadro de diálogo Comprobación de errores se muestra cuando se encuentran errores. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo lo siguiente: Haga clic en Opciones. En la sección Comprobación de errores, haga clic en Restablecer errores omitidos. Haga clic en Aceptar y luego en Reanudar. Nota: Al restablecer los errores omitidos se restablecerán todos los errores en todas las hojas del libro activo. Fórmulas Diapositiva 16

17 Auditoria: Rastrear precedentes y dependientes. Para facilitar la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma gráfica o seguir paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con flechas de seguimiento. Dependientes: Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Precedentes: Celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Para eliminar las flechas utilice el botón Quitar flechas. Fórmulas Diapositiva 17

18 Auditoria: Rastrear precedentes y dependientes a otras hojas o libros Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de cálculo. El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes. Fórmulas Diapositiva 18

19 Evaluar una fórmula f paso a paso A veces resulta difícil comprender cómo se calcula el resultado final de una fórmula porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una fórmula anidada evaluados en el orden en que la fórmula se calcula. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez. En el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la opción Evaluar fórmula. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluación se muestra en cursiva. Fórmulas Diapositiva 19

20 Inspeccionar una fórmula f y su resultado La ventana Inspección es útil para revisar, controlar o confirmar el cálculo de fórmulas y los resultados en hojas de cálculo grandes. Con el uso de la ventana Inspección, no necesitará desplazarse a distintas partes de su hoja de cálculo. Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar como cualquier otra barra de herramientas. Seleccione las celdas que desee inspeccionar, y seleccione Ventana de Inspección del grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. Haga clic en Agregar inspección y luego en Agregar. Para activar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada. Fórmulas Diapositiva 20

21 Mostrar fórmulasf El botón Mostrar Fórmula del grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, permite ver en cada una de las celdas la fórmula asignada y oculta momentáneamente su resultado. Fórmulas Diapositiva 21

22 Corregir un valor de error Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error, como #####, # DIV/0!, #N/A, # NOMBRE?, # NULO!, # NÚM!, # REF! y # VALOR!. Cada tipo de error tiene diversas causas y soluciones diferentes. #####: cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o cuando una celda incluye valores negativos en la fecha o la hora. # DIV/0!: cuando un número se divide por cero (0) o por una celda que no contiene ningún valor. #N/A: cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. # NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de una fórmula. Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de una función puede estar mal escrito. # NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no forman intersección (no se cruzan). # NÚM!: cuando una fórmula o función contiene valores numéricos no válidos. # REF!: cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que otras fórmulas hacían referencia o se pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se hacía referencia en otras fórmulas. # VALOR!: si la fórmula incluye celdas que contienen tipos de datos diferentes. Si se habilita la comprobación errores, la información en pantalla muestra el mensaje "Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos erróneo". Fórmulas Diapositiva 22