Funcionamiento del Teléfono IP 110 ShoreTel

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1 Funcionamiento del Teléfono IP 110 ShoreTel

2 Copyright de la documentación y del software Copyright por ShoreTel, Inc., Sunnyvale, California, EE.UU. Todos los derechos reservados. Impreso en los Estados Unidos de América. No está permitido reproducir ni transmitir en ningún formato ni a través de ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, el contenido de esta publicación para ninguna finalidad sin autorización previa por escrito de ShoreTel, Inc. ShoreTel, Inc. se reserva el derecho de realizar modificaciones sin previo aviso en las especificaciones y el material aquí contenido y no será responsable de ningún daño (incluidos los derivados) provocado por el material presentado, incluyendo (pero sin limitarse a) errores tipográficos, aritméticos o de enumeración. Marcas comerciales ShoreCare, ShoreWare y ShoreGear son marcas comerciales registradas de ShoreTel, Inc. en los Estados Unidos y/o en otros países. ShoreTel, ShoreTel6, ShorePhone, AnyPhone y ShoreTel Smart son marcas comerciales de ShoreTel, Inc. en los Estados Unidos y/o en otros países. Información sobre la versión Número de pieza: Interfaz telefónica de usuario del Teléfono IP 110: ShoreTel6 Versión: 1.0 Fecha: 1 de noviembre de 2005 Información corporativa ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California Teléfono: ó Fax:

3 Contenido PRIMEROS PASOS Acceso FUNCIONAMIENTO DEL TELÉFONO Realización de llamadas Realización de una llamada de conferencia Utilización del interfono Rellamada y comprobación de llamadas perdidas Cómo dejar un mensaje y opciones de los mensajes Busca Recepción de llamadas Contestación de llamadas en espera Captura del servicio nocturno Interacción con las llamadas Silenciar una llamada Activación y desactivación de llamadas en espera Transferencia de llamadas Aparcar y liberar llamadas Supervisión silenciosa/intervención Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío Cambio de asignación de extensión Cambio del estado del grupo de búsqueda CORREO DE VOZ Acceso al menú principal Acceso desde otra extensión Acceso desde un teléfono externo Escucha e interacción con mensajes nuevos Envío de mensajes desde el correo de voz SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Visualización de la información del teléfono Reinicio del teléfono REFERENCIA RÁPIDA DE LAS TAREAS MÁS COMUNES

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5 PRIMEROS PASOS Bienvenido al teléfono IP ShoreTel Auricular con reposadedos Pantalla LCD 1 x 16 caracteres Indicador LED La luz intermitente avisa al usuario de la existencia de llamadas entrantes y mensajes de voz no escuchados. Teclas de función Permiten llevar a cabo las funciones principales del teléfono. Transfe r Confe rence Inte rco m Redial Voice Mai l Hold Etiquetas de teclas de función Etiquetas superpuestas de vinilo con símbolos internacionales impresos. Teclado numérico Altavoz Para realizar llamadas, utilizar como busca o como interfono (modo único). Teclas de control de audio La tecla de silencio se ilumina cuando la función está activada. El botón de volumen controla el volumen del auricular y del timbre de llamada. Acceso Si utiliza el teléfono por primera vez, en la pantalla aparecerá la fecha y la hora. Si no se ha especificado ningún servidor de hora, el teléfono muestra el texto ShoreTel. En cualquier caso, es posible realizar llamadas pero no recibirlas. Debe configurar el acceso y designar este teléfono como extensión permanente. Para configurar el acceso: Paso 1 Pulse. Paso 2 Paso 3 Marque el número de extensión que le ha sido asignado por el administrador. Si el administrador le ha asignado una contraseña, introdúzcala ahora (si no es así, puede introducir 1234 como contraseña predeterminada) y pulse. 5

6 Paso 4 Introduzca una nueva contraseña y pulse. Póngase en contacto con el administrador del sistema para saber qué longitud máxima puede tener la contraseña. Vuelva a introducirla para confirmarla. Paso 5 Diga su nombre en voz alta y pulse ; a continuación, pulse una de las siguientes teclas: Aceptar Revisar Volver a grabar Eliminar Cancelar Paso 6 Pulse para acceder a las opciones del correo de voz. Paso 7 Pulse para reasignar la extensión y, después, pulse. Ahora ya ha accedido al teléfono. El dispositivo puede recibir llamadas y puede comprobar si hay mensajes nuevos. El número de extensión aparece en la pantalla, alternando con la fecha y la hora. Puede acceder a cualquier teléfono IP ShoreTel de la red para modificar la asignación de la extensión en dicho teléfono. Consulte la sección Cambio de asignación de extensión en la página 11 para obtener más información. 6

7 FUNCIONAMIENTO DEL TELÉFONO Realización de llamadas Para realizar una llamada interna, descuelgue el auricular y marque la extensión. Para realizar una llamada externa, marque el código de acceso de enlace troncal y, después, marque el número de teléfono. Para finalizar una llamada, cuelgue el auricular. Realización de una llamada de conferencia Para incluir a un participante en una llamada conectada: Paso 1 Pulse. La llamada se pone en espera. (Pulse si desea cancelar la conferencia.) Paso 2 Marque la extensión del participante con el que quiere establecer la conferencia y consulte con el destinatario. Paso 3 Vuelva a pulsar. La llamada a tres queda establecida. Para desconectar al participante agregado, vuelva a pulsar. Si el administrador le concede los permisos adecuados, puede utilizar el software Personal Call Manager para realizar conferencias con hasta seis participantes en cada llamada. Utilización del interfono La función de interfono permite al usuario conectarse con otro participante sin necesidad de realizar la llamada a través de una línea. El usuario y el destinatario deben utilizar teléfonos IP ShoreTel y deben contar también con los permisos necesarios para utilizar esta función. Para establecer una comunicación con otro participante a través del interfono: Paso 1 Descuelgue el auricular. Paso 2 Pulse. Paso 3 Paso 4 Marque la extensión del participante. Cuelgue para finalizar la llamada. 7

8 Rellamada y comprobación de llamadas perdidas Puede utilizar la función de rellamada para volver a marcar el último número al que ha llamado. El número marcado aparece en el teléfono. Para volver a marcar una llamada: Paso 1 Descuelgue el auricular. Paso 2 Pulse. Paso 3 Cuelgue para finalizar la llamada. Cómo dejar un mensaje y opciones de los mensajes Si el destinatario de la llamada no responde o ha activado la opción de desvío automático de llamadas, puede dejar un mensaje o utilizar una de las opciones siguientes mientras escucha el saludo del buzón: Omitir el saludo, dejar un mensaje y colgar para enviarlo. Transferir al asistente. Desviar la llamada al destino Localízame del destinatario (número opcional al que pueden desviarse las llamadas) si éste está habilitado; si no, grabar el mensaje cuando se le pida. Transferir a la operadora automática. Una vez finalizada la grabación del mensaje, seleccione una de las opciones siguientes: Opciones de los mensajes y después: Enviar mensaje Cancelar Revisar Volver a grabar Marcar/no marcar como urgente Transferir a la operadora automática Transferirla al asistente Volver a grabar Enviar mensaje, transferir al asistente 8

9 Enviar mensaje, desviar al destino Localízame del destinatario (si está habilitado) Enviar mensaje, transferir a la operadora automática NOTA Al colgar se enviará el mensaje. Busca Si su teléfono y otros teléfonos de la empresa están configurados con la opción de busca, puede grabar un mensaje que se escuchará en un altavoz conectado (normalmente un sistema de megafonía). Si tiene acceso a la función de busca (definida por el administrador), marque el número que le ha facilitado el administrador, espere el tono de confirmación y, después, comience a hablar por el auricular. Cuelgue cuando haya terminado. Si oye un tono de error al intentar utilizar esta función, es posible que no esté configurada en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios. Póngase en contacto con el administrador. Recepción de llamadas Los tonos de llamada y la luz LED roja intermitente situada en la esquina derecha del teléfono indican las llamadas entrantes. Si la información está disponible, el nombre y el número de teléfono de la persona que llama aparece en la pantalla. Para contestar la llamada, descuelgue el auricular. Ajuste del timbre de llamada y el volumen del auricular Al pulsar y en el botón de volumen: Se ajusta el timbre de llamada del teléfono mientras el auricular está colgado y el altavoz está desactivado. Se ajusta el volumen del auricular mientras el auricular está descolgado y el altavoz está activado. Contestación de llamadas en espera Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede recibir hasta 16 llamadas entrantes al mismo tiempo pulsando repetidamente. Posteriormente, puede filtrar el número de llamadas entrantes que quiere recibir mediante el Personal Call Manager. Si recibe una llamada entrante mientras está hablando por otra línea, escuchará un pitido. Para contestar la llamada entrante y poner la actual en espera, pulse. Repita esta acción para volver a la llamada anterior. 9

10 Captura del servicio nocturno El servicio nocturno, si está activado por el administrador, permite encaminar llamadas hacia una extensión que sonará en un altavoz de megafonía. Esta función resulta útil fuera del horario laboral si la persona que llama necesita hablar con alguna persona de la empresa. Si tiene acceso a la función de servicio nocturno (definida por el administrador), marque para contestar la llamada en su puesto. Si oye un tono de error al intentar capturar el servicio nocturno, es posible que el servicio no esté configurado en su empresa o que no disponga de los permisos necesarios. Póngase en contacto con el administrador. Interacción con las llamadas Silenciar una llamada Pulse para silenciar una llamada de tal modo que la persona que llama no pueda oírle. El LED del botón de silencio se ilumina en rojo cuando la función está activa. Activación y desactivación de llamadas en espera Para activar o desactivar una llamada en espera pulse. Tras pulsar el botón Hold, oirá una sucesión de tonos cortos y, después, el tono de marcado. En este momento, puede volver a pulsar para activar la siguiente llamada en la cola. Si tiene varias llamadas en espera, siga pulsando llegar a la llamada que desee. Transferencia de llamadas hasta Para transferir una llamada desde su extensión a otra extensión o a un número externo, pulse y, seguidamente, marque el número y cuelgue; para cancelar la transferencia y atender la llamada sin esperar, vuelva a pulsar. 10

11 Aparcar y liberar llamadas Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede aparcar una llamada conectada en otra extensión del modo siguiente: Paso 1 Pulse. La llamada se pone en espera. Paso 2 Marque seguido del número de extensión para aparcar la llamada. Para liberar la llamada desde una ubicación distinta: Marque seguido del número de extensión. Supervisión silenciosa/intervención Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede escuchar una llamada sin que le oigan o unirse a una llamada como participante de conferencia ( intervención ). Para supervisar una llamada de forma silenciosa, marque y, seguidamente, la extensión en la que la llamada está activa. Para intervenir en una llamada, marque y, seguidamente, la extensión en la que la llamada está activa. Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío NOTA Utilice el Personal Call Manager o el acceso Web para configurar los modos con distintos destinos de desvío de llamadas y saludos personales. Puede definir uno de los cinco modos de manejo de llamadas distintos para su extensión, incluidas cuatro opciones No molestar para desviar llamadas entrantes o enviarlas al correo de voz. Puede grabar saludos personales para asociarlos al modo activo de manejo de llamadas. De forma predeterminada, el teléfono está configurado en modo Estándar, lo que permite contestar todas las llamadas entrantes. Otras opciones de modo son: En una reunión, Fuera de la oficina, Ausencia prolongada y Personalizado. Para seleccionar un modo distinto, acceda al correo de voz y pulse para las opciones adicionales. Después, pulse la opción y siga las indicaciones. 11

12 Cambio de asignación de extensión Si dispone de los permisos adecuados (definidos por el administrador), puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Paso 1 Acceda al correo de voz desde el teléfono de destino. Paso 2 Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse. Paso 3 Pulse para reasignar la extensión. Pulse para asignar la extensión. Pulse para anular la asignación de la extensión. El teléfono vuelve a la extensión asignada originalmente. También puede utilizar el Personal Call Manager o el acceso Web para anular la asignación de una extensión. NOTA Si asigna la extensión a un teléfono que suele estar ocupado por otro usuario, las llamadas enviadas a la extensión del usuario original llegarán al destino desviado definido en el modo de manejo de llamadas activo. Cambio del estado del grupo de búsqueda Si dispone de los permisos adecuados, puede cambiar el estado del grupo de búsqueda de ocupado a no ocupado (o viceversa) marcando. Esta función resulta especialmente útil cuando los miembros del grupo de búsqueda están en una reunión o salen del trabajo antes de tiempo. Si pertenece a más de un grupo de búsqueda, debe marcar la extensión asociada al grupo de búsqueda que desee después de marcar el código de acceso descrito anteriormente. 12

13 CORREO DE VOZ Si el LED situado en la esquina del teléfono parpadea insistentemente y escucha una sucesión de tonos cortos, significa que tiene mensajes no escuchados. Acceso al menú principal Para acceder al menú principal del correo de voz, descuelgue el auricular, pulse y, seguidamente, marque la contraseña y pulse. (La contraseña predeterminada es 1234.) Acceso desde otra extensión Para acceder al menú principal del correo de voz desde otra extensión, pulse, marque la contraseña y, seguidamente, pulse. Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono analógico, pulse, marque la extensión, la contraseña y, seguidamente, pulse. Acceso desde un teléfono externo Para acceder al menú principal del correo de voz desde un teléfono externo, marque el número de acceso del correo de voz facilitado por el administrador del sistema, pulse, marque la extensión, la contraseña y, seguidamente, pulse. Escucha e interacción con mensajes nuevos Desde el menú principal puede escuchar y volver a reproducir mensajes nuevos pulsando. Para interactuar con los mensajes nuevos, pulse una de las teclas siguientes: Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Reenviar el mensaje 13

14 Tras grabar el comentario introductorio, pulse: Si es correcto Revisar Volver a grabar Cancelar la grabación Tras especificar el mensaje, pulse Responder al mensaje Elija una de las opciones siguientes: Responder con un mensaje de voz Responder con una llamada Volver al menú anterior para marcarlo como urgente. Escuchar la información descriptiva (hora y fecha de envío, grabación del nombre del usuario) Retroceder Mientras escucha el mensaje, puede retroceder varios segundos en el mensaje. Poner en pausa Avanzar Mientras escucha el mensaje, puede avanzar varios segundos en el mensaje. Continuar con el siguiente mensaje Envío de mensajes desde el correo de voz Desde el menú principal, puede enviar mensajes pulsando opciones siguientes mientras graba el mensaje: Cancelar Grabación finalizada Revisar Volver a grabar. Dispone de las 14

15 Cuando esté satisfecho con la grabación, se le pedirá que marque la extensión del destinatario. En este momento, puede pulsar: Opciones adicionales de especificación Buscar destinatarios por nombre en un directorio Enviar una lista de distribución personal Difundir a todas las extensiones Cancelar las opciones de especificación Una vez que el mensaje está especificado, si lo desea, puede pulsar: Marcar/no marcar como urgente Solicitar aviso de confirmación Escuchar mensajes guardados Desde el menú principal, puede escuchar los mensajes guardados pulsando. Para interactuar con los mensajes guardados, pulse cualquiera de las opciones descritas en la sección Escucha e interacción con mensajes nuevos en la página 13 (excepto la opción 2). Opciones del buzón Pulse para acceder a las distintas funciones del buzón personal y, seguidamente, pulse una de las opciones siguientes: Grabar el saludo personal NOTA Cuando graba un saludo personal, éste se asocia al modo de manejo de llamadas activo. Grabe el saludo personal para el modo activo cuando escuche el tono y pulse. A continuación, seleccione una de estas opciones: Aceptar Revisar Volver a grabar Eliminar Cancelar 15

16 Seleccionar el modo de manejo de llamadas Para obtener más información sobre el manejo de llamadas, consulte la sección Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío en la página 11. Los modos y opciones siguientes están disponibles: Estándar En una reunión Fuera de la oficina Ausencia prolongada Personalizado Cancelar Volver a asignar la extensión Si dispone de los permisos adecuados, puede asignar su extensión a cualquier teléfono del sistema. Dispone de las opciones siguientes: Asignar la extensión Anular la asignación de la extensión (el teléfono vuelve a la extensión asignada originalmente). Definir la contraseña Introduzca la nueva contraseña, pulse confirmarla. Pulse para cancelar. y vuelva a introducirla para Deshabilitar o habilitar la información descriptiva Utilice esta opción para habilitar los destinatarios de los mensajes para que escuchen la fecha y la hora de envío de los mensajes, así como el nombre. Grabar su nombre Pulse cuando haya terminado de grabar su nombre y elija una de las opciones siguientes: Aceptar Revisar Volver a grabar Eliminar y utilizar la grabación predeterminada del sistema Cancelar 16

17 Escuchar los mensajes eliminados Como medida de seguridad frente a la eliminación accidental de mensajes, el sistema conserva los mensajes eliminados durante unas horas. Para escuchar los mensajes eliminados, pulse. El correo de voz reproduce todos los mensajes eliminados que aún se conservan en el sistema. Durante la reproducción, puede administrar los mensajes eliminados como si se tratase de mensajes recién recibidos. Pulse para restaurar el mensaje eliminado y convertirlo en un mensaje guardado. Eliminar mensajes eliminados Dispone de las opciones siguientes: Confirmar Cancelar Opciones adicionales A continuación se describen algunas de las opciones adicionales disponibles: Habilitar o deshabilitar manejo de llamadas automatizado por Outlook Cambiar opciones de entrega de correo electrónico Deshabilitar entrega de correo electrónico Habilitar entrega de correo electrónico Habilitar entrega de correo electrónico con mensaje de voz adjunto Marcar correo de voz como escuchado tras entrega de correo electrónico Cambiar estado del agente Acceder y asignar extensión Salir Acceder sin asignar extensión 17

18 Cambiar estado de desvío Localízame El destino de desvío Localízame es un número temporal al que, si está habilitado, se desvían todas las llamadas. Defina este destino en el Personal Call Manager o el acceso Web. Habilitar Deshabilitar Menú anterior Terminar la sesión Volver a la operadora automática Escuchar el estado del buzón Seleccione esta opción para escuchar el número de mensajes no escuchados. 18

19 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Problema: el sistema notifica a las personas que le llaman que el buzón ha superado su límite y no puede aceptar más mensajes. Solución: el sistema de correo de voz incluye los mensajes eliminados recientemente que se siguen contabilizando como mensajes contenidos en el buzón. Si el buzón está lleno, primero purgue cualquier rastro de los mensajes eliminados: Paso 1 Cuando escuche las opciones del menú principal, pulse. Paso 2 Pulse para eliminar definitivamente los mensajes eliminados. Paso 3 Pulse para confirmar la eliminación. Problema: en la pantalla aparece el mensaje Sin servicio. Solución: el teléfono se encuentra no operativo temporalmente. Póngase en contacto con el administrador. Problema: la pantalla se queda en blanco. Solución: el dispositivo no tiene alimentación. Póngase en contacto con el administrador. Visualización de la información del teléfono Para ver la información del teléfono (por ejemplo, la dirección IP, la máscara de subred, la versión o la dirección MAC), siga los pasos que se describen a continuación: Paso 1 Con el teléfono colgado, pulse. El LED no debe aparecer iluminado ni debe apreciarse ningún tono. Si no es así, descuelgue el auricular y reemplácelo. Paso 2 Marque en el teclado numérico los dígitos correspondientes a la secuencia I-N-F-O y, seguidamente, pulse. 19

20 Reinicio del teléfono Para reiniciar el teléfono, siga los pasos que se describen a continuación: Paso 1 Con el teléfono colgado, pulse. El LED no debe aparecer iluminado ni debe apreciarse ningún tono. Si no es así, descuelgue el auricular y reemplácelo. Paso 2 Marque en el teclado numérico los dígitos correspondientes a la secuencia R-E-S-E-T y, seguidamente, pulse. El teléfono se reiniciará. 20

21 REFERENCIA RÁPIDA DE LAS TAREAS MÁS COMUNES Realización de una llamada de conferencia Busca Recepción de llamadas + ext. + número facilitado por el administrador descolgar el auricular Ajuste del volumen Contestación de llamadas en espera Captura del servicio nocturno Interacción con las llamadas Silenciar una llamada Activación y desactivación de llamadas en espera Transferencia de llamadas + ext. + colgar Aparcar/Liberar llamadas + + ext./ + ext. Supervisión silenciosa/ Intervención + ext./ + ext. Cambio del modo de manejo de llamadas y función de desvío + contraseña + + Cambio de asignación de extensión + contraseña + + Cambio del estado del grupo de búsqueda Solución de problemas Visualización de la información + I-N-F-O + del teléfono Reinicio del teléfono + R-E-S-E-T + Acceso al correo de voz + contraseña + Acceso al correo de voz desde otra extensión Acceso al correo de voz desde un teléfono externo + ext. + contraseña + número de acceso + + ext. + contraseña + 21

22 Escucha e interacción con mensajes nuevos Volver a reproducir el mensaje Guardar el mensaje Eliminar el mensaje Reenviar el mensaje Responder al mensaje Escuchar la información descriptiva Retroceder Poner en pausa Avanzar Continuar con el siguiente mensaje Envío de mensajes desde el correo de voz Escuchar mensajes guardados Opciones del buzón Grabar el saludo personal Seleccionar el modo de manejo de llamadas Volver a asignar la extensión Definir la contraseña Deshabilitar o habilitar la información descriptiva Grabar su nombre Escuchar los mensajes eliminados Eliminar mensajes eliminados Opciones adicionales Terminar la sesión Volver a la operadora automática Escuchar el estado del buzón 22