CONTRATACIÓN DE ESTRATEGIA Y SERVICIOS DE COMUNICACIÓN PARA EXTENDA-AGENCIA ANDALUZA DE PROMOCIÓN EXTERIOR, S.A. DURANTE EL PERIODO

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1 CONTRATACIÓN DE ESTRATEGIA Y SERVICIOS DE COMUNICACIÓN PARA EXTENDA-AGENCIA ANDALUZA DE PROMOCIÓN EXTERIOR, S.A. DURANTE EL PERIODO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PROCEDIMIENTO ABIERTO Nº DE EXPEDIENTE:

2 ÍNDICE 1.- OBJETO 2.- PÚBLICOS DESTINATARIOS 3.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS 4.- RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES 5.- CONDICIONES PARTICULARES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 6.- PRESUPUESTO DE LOS SERVICIOS ANEXO I 2

3 1.- OBJETO El presente Pliego determina las prescripciones técnicas que rigen la contratación de servicios de comunicación que engloben el asesoramiento y ejecución de acciones que tengan como finalidad la difusión entre las empresas andaluzas de los programas y servicios de Extenda en los entornos on-line y off-line, además de dar a conocer al público en general la acción que la Junta de Andalucía lleva a cabo a través de ella. Los servicios objeto de la presente contratación comprenderán, la realización de los trabajos que se detallan en el apartado 3 del presente Pliego. Las acciones de comunicación tendrán como objetivos básicos: a. Incrementar el conocimiento de Extenda como empresa adscrita a la Consejería de Economía, Innovación, Ciencia y Empleo dedicada a propiciar y potenciar la internacionalización de las empresas andaluzas. b. Aumentar la participación de las empresas andaluzas en los programas y servicios de Extenda, de acuerdo con los objetivos del Plan Estratégico para la Internacionalización de la Economía Andaluza , así como del futuro Plan de Internacionalización c. Comunicar la apuesta firme y permanente de la Junta de Andalucía por el impulso a dicha internacionalización. d. Divulgar que, en el contexto de globalización de los intercambios económicos en el que se halla inmersa Andalucía en la actualidad, la internacionalización de las empresas andaluzas y, con ellas, de la economía andaluza, es fundamental por su futuro y para el desarrollo económico de Andalucía. e. Comunicar a las empresas que para alcanzar el punto anterior pueden contar con Extenda como su mejor aliado en su proyecto de internacionalización. 2.- PÚBLICOS DESTINATARIOS Las acciones de Comunicación cuentan con un público primario: el colectivo empresarial andaluz, principalmente personal directivo de empresas andaluzas exportadoras y potencialmente exportadoras. 3

4 Y como públicos secundarios: - Instituciones públicas y privadas en Andalucía (administraciones públicas, Confederación de Empresarios de Andalucía, Cámaras de Comercio, Instituto Español de Comercio Exterior, sindicatos, asociaciones empresariales sectoriales y público en general. - Personal directivo de empresas extranjeras que puedan invertir en Andalucía y/o entablar relaciones comerciales con empresas andaluzas (importadores, distribuidores, etc.), así como instituciones españolas en el exterior y extranjeras en Andalucía. 3.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS. 3.1 La empresa adjudicataria deberá realizar a lo largo de todo el período de contrato propuestas de estrategias de comunicación 2.0 diferenciadas: a. Propuestas y diseño de acciones de comunicación 2.0 en la herramienta Extenda Plus, la Red Profesional de Internacionalización de Extenda. Las acciones propuestas tendrán como objetivos el aumento de participación de los usuarios en dicha red y la captación de nuevos usuarios. b. Propuestas y diseño de acciones para articular la presencia de Extenda en las Redes Sociales y Profesionales, así como la propuesta de participación en nuevas herramientas del entorno 2.0. Actualmente Extenda se encuentra presente en las siguiente redes: Facebook, Linkedin, Twitter, Youtube, Slideshare, Pinterest y Google Plus. El equipo de community manager de Extenda se encargará de la ejecución de las mismas, sin dejar de contar con el apoyo de la empresa adjudicataria en función de la magnitud de las acciones propuestas. Extenda no está obligada a contratar los servicios de producción o compra que conlleven las acciones propuestas por la agencia que resulte adjudicataria 3.2. Dentro de los trabajos que deberá realizar la empresa adjudicataria y que pueden ser demandados por Extenda para cubrir cualquier necesidad de comunicación o de marketing se incluyen: - El diseño, creatividad y producción de cualquier elemento informativo o publicitario que se precise (originales y adaptaciones para prensa y revistas, formatos para internet, cuñas de radio, anuncios para televisión o producciones audiovisuales, folletos, publicaciones, papelería y cartelería) en el idioma o idiomas que Extenda solicite; debiendo la empresa adjudicataria hacer entrega de todos los artes finales y master a Extenda. 4

5 Extenda no está obligada a contratar los servicios de producción anteriormente citados a través de la agencia que resulte adjudicataria. Entre las necesidades de comunicación que tiene Extenda se contempla la realización de elementos informativos o publicitarios de diverso tipo (señalética, folletos, trípticos, carteles, lonas y banderolas, originales de prensa, con sus correspondientes adaptaciones, diseño de stand, soportes digitales y productos de merchandising, etc.), además de alguna publicación (memoria anual de actividades y un catálogo detallado de sus servicios). En el Anexo I de este Pliego, se acompaña a nivel meramente orientativo relación desglosada del número de trabajos realizados en un año por cada tipo de elemento informativo o publicitario. - El asesoramiento en estrategia y planificación de planes de medios de aquellas campañas en las que Extenda lo solicite. Extenda no está obligada a contratar los servicios de compra de medios a través de la agencia que resulte adjudicataria. - El asesoramiento, diseño y creatividad de las acciones de comunicación y de marketing que se contemplen por Extenda en el periodo del contrato. - La adaptación de cualquier creatividad a los formatos idóneos, incluyendo contenidos en formatos html y flash, para su utilización en las páginas web y las comunicaciones electrónicas de Extenda. - Diseño de nuevos desarrollos para la herramienta Extenda Plus ( la Red Profesional para la Internacionalización de la Empresa Andaluza. Esto incluye modificaciones en el diseño de la herramienta, así como el diseño de nuevas secciones (portales, blogs, etc.). La empresa adjudicataria entregará los PSD con el diseño correspondiente a Extenda, quien se encargará directamente de la programación de las nuevas secciones. - Realización de reportaje fotográfico, con un mínimo de 30 imágenes, y grabación y montaje de videos sin locución de hasta 5 de actos, eventos, jornadas en los que Extenda participe, así como entrevistas a empresas a determinar Al objeto de garantizar el derecho a la información y accesibilidad para las personas con discapacidad sensorial, auditiva y visual, de la actividad publicitaria que se realiza y difunde por la Administración de la Junta de Andalucía, se deberá incorporar en los mensajes que se emitan a través de la televisión el uso de: - la locución de los mensajes escritos que aparezcan en pantalla (relativos a plazos, fechas...). - la sub-titulación o sobreimpresión de los mensajes. - mensajes no sexistas. 5

6 4.- RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES La empresa adjudicataria deberá contar en su estructura con los materiales, equipo técnico y profesionales que puedan desarrollar las tareas explícitas en la descripción de los trabajos destinando como mínimo las siguientes personas para el desarrollo de los trabajos objeto de concurso: - 2 ejecutivos de cuenta - 1 director creativo - 1 copy - 1 diseñador gráfico - 1 programador informático La empresa adjudicataria, en los trabajos a llevar a cabo que son objeto del contrato, deberá ofrecer garantías de disponibilidad del personal que conformará el equipo destinado específicamente al contrato y la capacidad de respuesta inmediata en los trabajos y servicios a prestar. 5.- CONDICIONES PARTICULARES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Extenda será quien valore y determine cada trabajo, acción de comunicación o actividad a realizar, mediante la oportuna comunicación a la empresa adjudicataria En la realización de los distintos elementos o soportes informativos, la empresa contratista deberá atenerse a las normas establecidas en el Manual de Identidad Corporativa de la Junta de Andalucía, así como a las disposiciones de aplicación sobre actividades de información y publicidad de la Comisión Europea, en el caso de actuaciones o proyectos cofinanciados por la Unión Europea a través de las intervenciones de los Fondos Estructurales y Fondo de Cohesión. El presente contrato será cofinanciado, en función de la naturaleza y elegibilidad de los gastos, con Fondos Europeos procedentes del Fondo Social Europeo (FSE) y/o Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) a través de los Programas Operativos de Andalucía y , y/o a través del Proyecto de Cooperación Transfronteriza en el ámbito Empresarial (COOPTREMP) del Programa Operativo de Cooperación Transfronteriza España-Fronteras Exteriores (POCTEFEX). 6

7 5.3. Los trabajos encargados que conlleven una creatividad deberán ser entregados a Extenda en un plazo máximo de 7 días, y los que conlleven adaptaciones, un plazo de 3 días Dentro de las funciones de dirección, coordinación y seguimiento de los trabajos objeto del contrato, por parte de Extenda se podrán hacer cuantas sugerencias y modificaciones se consideren necesarias para el buen fin del/os objetivo/s de comunicación pretendido/s Las cantidades incluidas en el Anexo I de este Pliego solo tienen efectos orientativos, Extenda no está obligada a solicitar un mínimo de encargos La empresa adjudicataria, en el plazo de 10 días a contar desde el día siguiente al de la recepción de la notificación de la adjudicación, se obliga a formalizar su inscripción, si no la tuviere, en el Registro de Empresas de Publicidad de la Comunidad Autónoma de Andalucía La empresa adjudicataria deberá tener una estructura estable y suficiente en Andalucía durante todo el desarrollo del contrato y destinar al mismo los medios y equipo técnico cualificado necesarios El material correspondiente a los diversos trabajos que se le encarguen a la empresa adjudicataria, así como los derechos de explotación y reproducción, distribución y utilización en todo o parte para uso interno y externo en cualquier formato y sin ninguna limitación, quedarán en propiedad exclusiva de Extenda, que podrá hacer uso legal de los mismos en la forma que estime conveniente, en orden a su difusión, exhibición o cualquier otra forma de divulgación. Asimismo, se hará cesión expresa por la empresa adjudicataria de los derechos de imagen, locución, música y demás elementos que formen parte de las piezas o elementos informativos realizados, por un periodo mínimo de 5 años. En consecuencia, ante cualquier posible acción o recurso que se pueda ejercer por terceros sobre los derechos que amparan este apartado, sea referidos a imagen, sonido, lemas o cualquier otro elemento de la producción, será únicamente responsable la empresa adjudicataria, quien deberá asumir la defensa, pago o indemnización a que pudiera dar lugar, en su caso Para la ejecución de los trabajos referidos a producciones audiovisuales con locución, no incluidas en el Anexo II del Pliego de Condiciones Particulares, y desarrollo de páginas web, así como de organización, logística y ejecución de actos o eventos, la empresa contratista deberá proponer a petición de Extenda para cada acción en concreto, tres presupuestos de empresas especializadas del sector, al objeto de que ésta apruebe el presupuesto a ejecutar Las empresas licitantes, en la elaboración y presentación de sus propuestas creativas, deberán tener en cuenta lo establecido en el artículo 58 de la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, con respecto a la utilización de un uso no sexista del lenguaje, la 7

8 transmisión de una imagen de igualdad entre hombres y mujeres, así como libre de estereotipos sexistas. 6.- PRESUPUESTO DE LOS SERVICIOS El presupuesto aproximado para prestación de los servicios y ejecución de los trabajos objeto de la presente contratación y por todos los conceptos, asciende a la cantidad de euros, IVA no incluido, por todo el periodo del contrato. Esta cifra tiene carácter meramente orientativo y no vinculante, sin que Extenda quede obligada a demandar una determinada cuantía de servicios. Los precios presentados por las empresas solicitantes tendrán incluidos todos los gastos de cualquier tipo en que pudiera incurrirse (embalajes, transporte, etc ), incluidas las pruebas de color, hasta la entrega del material. Así mismo, los precios indicados tendrán incluidos todos los impuestos y gravámenes, a excepción del IVA. El presupuesto queda desglosado de la siguiente forma: 1.- Hasta un máximo de SEIS MIL EUROS / MES (6.000 euros/mes), IVA excluido, en concepto de trabajos varios, que incluyen la realización de originales y adaptaciones para prensa y revistas; guiones técnicos y storyboard para anuncios de televisión o producciones audiovisuales; diseño de imagen para presentaciones, eventos y stands; originales y adaptaciones de folletos, publicaciones y cartelería, así como las adaptaciones de los banner, el diseño de páginas web y de nuevas aplicaciones para la red Extenda Plus; la gestión de recursos y aportación de cualquier documentación o elaboración de informes que se puedan interesar en relación con los medios y los sectores relacionados con la comunicación y la publicidad, agentes de intervención y zonas de actuación de la Agencia Andaluza de Promoción exterior; la mediación y cursado a los medios (Prensa, Revistas, Internet, Radio, Televisión,...) de acciones de comunicación y de presencia publicitaria; el asesoramiento en planificación estratégica y táctica de medios, tanto off-line como on-line, en la ejecución y desarrollo de cuantas acciones de comunicación y marketing se lleven a cabo, así como su seguimiento y evaluación de resultados; la coordinación y supervisión en el desarrollo de determinadas actividades y servicios a prestar por otras empresas; y, en general, cualquier otro elemento informativo y publicitario o trabajo de carácter complementario relacionado con el objeto del presente contrato. 2.- El resto del presupuesto se destinará a dar cobertura a: 1. Presencia publicitaria puntual en los medios (Planes de Medios). 2. El resto de acciones de comunicación y marketing que se contemplen. 3. Organización y desarrollo de actuaciones y eventos. 4. Edición o producción de cualquier elemento informativo o publicitario. 8

9 En los conceptos de facturación no se admitirán comisiones de agencias. ANEXO I Relación orientativa, no exhaustiva, de elementos de comunicación realizados en un año. PIEZA Páginas de publicidad en diversos medios y formatos (doble página, página completa, faldón, cintillo y otras medidas específicas) Folletos institucionales, sectoriales y de promoción. Formatos: Hojas de contacto, dípticos, trípticos, cuatrípticos y publicaciones de hasta 70 páginas, con tiradas que oscilan entren los 100 y los ejemplares. CANTIDAD ESTIMADA Lona Roll-Up 10 Cartel (A3 y A4) 3 Trasera Escenario (hasta 20m) 3 Frontis de Mesa (hasta 5m) 3 Rotulación Stand máx. 6x5 8 Señalética Sede Extenda 15 Lona Exterior Fachada Sede Extenda 1 Carpetas 3 Invitaciones 3 Bolsa 2 Banner Dinámico en Flash / Gif 30 ing (Caratula + Programación) 5 Fotógrafo para eventos y jornadas 8 Grabación y montaje de videos sin locución de hasta 5 minutos de duración Grabación y montaje de videos con locución de hasta 5 minutos de duración Diseño de nuevas secciones y botones en la herramienta Extenda Plus (entrega de PSD)