LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE PLANEAMIENTO OPERATIVO DE LOS SERVICIOS DE CONTROL A CARGO DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

Transcripción

1 Gerencia de Gestión Operativa del Sistema Nacional de Control LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE PLANEAMIENTO OPERATIVO DE LOS SERVICIOS DE CONTROL A CARGO DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL En el marco de la Directiva de Programación, Monitoreo y Evaluación del Plan Operativo Institucional 2017 de la Contraloría General de la República y de la Directiva de Programación, Monitoreo y Evaluación del Plan Anual de Control 2017 de los Órganos de Control Institucional, se tendrán en cuenta los lineamientos siguientes: 1. GENERALIDADES Los lineamientos son de aplicación para las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los Órganos de Control Institucional encargados de las actividades de Planeamiento así como de planificar y ejecutar los servicios de control y servicios relacionados/actividades de apoyo/asesoría. 2. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE PLANEAMIENTO OPERATIVO 2.1 Programación del POU y PAC 2017 El número de auditorías de cumplimiento y servicios de control simultáneo a ser programadas será comunicado por la instancia correspondiente. Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los OCI registrarán en el aplicativo informático diseñado para tal fin, como Reservada las Auditorías de Cumplimiento a ejecutar durante el año 2017, precisando el alcance, cronograma de ejecución (fechas de inicio y término), horas hombre, integrante y costos proyectados, metas mensuales. Simultáneamente, para fines de autorización las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales remitirán a las Gerencias de Supervisión 1 el formato denominado Resumen de la propuesta de auditorías de cumplimiento para el Plan Operativo de la Unidad Orgánica/Contraloría Regional 2017 (Anexo n. 1). Asimismo, los Órganos de Control Institucional remitirán a las Unidades Orgánicas de Línea/Contralorías Regionales, la Carpeta de Servicio conteniendo la información solicitada en el Anexo n. 2 A efecto de la programación de los servicios de control posterior, los OCI que tienen la categoría presupuestal de unidad ejecutora (UE) deben coordinar con el OCI de la entidad de la cual dependen, con la finalidad de no duplicar y complementar esfuerzos en una misma entidad, para lo cual alcanzarán la información solicitada en el Anexo n Servicios de control posterior Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los OCI, teniendo en cuenta el número de auditorías asignadas y los resultados del proceso de planeamiento, programarán servicios de control posterior en los tipos de: auditoría de cumplimiento y auditoría de desempeño, entre otros; considerando los aspectos contenidos en los lineamientos operativos emitidos por la CGR, los riesgos vinculados a los procesos, áreas, actividades, operaciones ejecutadas por las entidades; así como la relevancia, importancia y logro de objetivos de la intervención pública; temas de interés priorizados, características y naturaleza particulares de las entidades y la atención de la demanda imprevisible; con la finalidad de fortalecer la gestión, transparencia, 1 Gerencias de Supervisión: Gerencia de Control Gobierno Nacional, Gerencia de Control Preventivo y Proyectos de Inversión, Gerencia de Auditoría Especializada y Gerencias de Coordinación Regional, Norte, Centro, Sur y Lima. Página 1 de 4

2 Gerencia de Gestión Operativa del Sistema Nacional de Control rendición de cuentas y buen gobierno de las entidades a través de las recomendaciones contenidas en los productos resultantes de dichos servicios. 2.3 Servicios de control simultáneo Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los OCI para la programación de los servicios de control simultáneo, que comprenden: Acción simultánea, orientación de oficio, visita de control, visita preventiva, así como los operativos de control simultáneo; deberán coordinar con las Gerencias de Supervisión, Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales de la cual dependen, a fin de establecer las metas a ser programadas por cada uno de los mecanismos, preferentemente, en función al impacto social, significancia económica, población objetivo, mayor vulnerabilidad de las áreas o procesos a los actos de corrupción y demanda imprevisible. Dichos servicios corresponderán, prioritariamente, al control selectivo a los actos, hechos o actividades de un proceso en curso a cargo de la entidad, tales como: prevención de desastres naturales; Fenómeno del Niño; presenciar actos o hechos relacionados a la recepción por parte de la entidad en los que por disposición legal requiera la presencia de los órganos del SNC, estado y mantenimiento de la infraestructura pública, prestación de servicios públicos y de servicios al ciudadano en el marco de sus competencias; calidad en la prestación de servicios públicos; administración de recursos propios provenientes del cobro de tarifas, entre otros. 2.4 Servicios relacionados Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los OCI orientarán los servicios relacionados, prioritariamente, a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, entre otros; a fin de formular recomendaciones que coadyuven a la optimización de sus sistemas administrativos, mejora de la gestión, implementación del sistema de control interno y cumplimiento oportuno de las funciones asignadas. Para la identificación de los servicios relacionados y la oportunidad de su realización, las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los OCI, deberán coordinar con las Gerencias de Supervisión, Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales de la cual dependen. En el caso de las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales, programarán supervisiones técnicas a los OCIS bajo su ámbito de control a fin de fortalecer capacidades, intercambiar experiencias e identificar oportunidades de mejora en temas de control gubernamental. En el caso de los OCI de los Gobiernos Regionales y Locales, se incluirá obligatoriamente el Informe Anual de Control para los Consejos Regionales y Concejos Municipales, de conformidad con lo dispuesto en la Directiva N CG/OCI-GSNC. 2.5 Atención de Encargos Legales La atención de encargos legales dispuestos por Ley y normas legales con rango de ley, se realizarán mediante la programación de un servicio relacionado y de acuerdo con lo establecido en la Directiva n CG/PROCAL Gestión de Encargos Legales asignados a la Contraloría General de la República. Página 2 de 4

3 Gerencia de Gestión Operativa del Sistema Nacional de Control En esa línea, las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales, atenderán los encargos que correspondan a su competencia funcional o los que le sean asignados por razones de interés institucional. Asimismo efectuarán el registro oportuno de la información pertinente en el aplicativo Encargos Legales, incluyendo los aspectos relacionados con su seguimiento. Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales para la determinación de la oportunidad, objetivo y alcance del servicio relacionado considerarán aspectos relacionados con la materialidad, carácter selectivo de control, relevancia del impacto externo que pueda generar el encargo legal en el SNC y normativa correspondiente. 2.6 Creación y caracterización de Auditorías de Cumplimiento durante la etapa de ejecución del PAC y POU Las propuestas de auditorías de cumplimiento a ser efectuadas por las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales serán remitidas a las Gerencias de Supervisión para su aprobación en la Carpeta de Servicios correspondiente. Las propuestas de auditorías de cumplimiento a ser efectuadas por los OCI serán remitidas a las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales para su aprobación a través de la Carpeta de Servicios actualizada conteniendo la información señalada en el Anexo n. 2, dentro de los primeros quince días del mes anterior al inicio de cada trimestre. El Supervisor OCI o quien haga sus veces en las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales evaluará la propuesta y previa coordinación con su gerente comunicará su aprobación mediante correo electrónico. 2.7 Implementación y Seguimiento a las recomendaciones derivadas de los servicios de control Servicios de Control Posterior Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los Órganos de Control Institucional priorizarán en la programación de los servicios relacionados, la implementación y seguimiento a las recomendaciones derivadas de los informes de auditoría de cumplimiento y auditorías financieras, así como su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la entidad 2, con el propósito de contribuir al fortalecimiento y mejora en la gestión de las entidades y la lucha contra la corrupción. Para tal efecto y teniendo en cuenta que el seguimiento a las recomendaciones, es un proceso permanente y continuo, se deberá examinar no solo las acciones adoptadas por el titular de la entidad con respecto a los plazos y funcionarios responsables, sino también la efectiva implementación de la recomendación, teniendo en cuenta lo establecido en la Directiva n CG/GPROD Implementación y Seguimiento a las Recomendaciones de los informes de auditoría y su publicación en el portal de Transparencia Estándar de la Entidad. Asimismo, respecto a los informes resultantes de las auditorías de desempeño, se deberá efectuar seguimiento a la implementación de las acciones de mejora contenidas en los planes de acción elaborados por los gestores. 2 Directiva n CG/GPROD aprobada con R. C. n CG Página 3 de 4

4 Gerencia de Gestión Operativa del Sistema Nacional de Control 3. ANEXOS Servicios de Control Simultáneo Las Unidades Orgánicas/Contralorías Regionales y los Órganos de Control Institucional, efectuarán de manera permanente seguimiento, evaluación y registro a las acciones adoptadas por las entidades para el tratamiento de los riesgos y las acciones orientadas a implementar las recomendaciones hasta que el riesgo haya sido mitigado o hasta que transcurra el plazo máximo de un año, contado a partir del día hábil siguiente de recibido el informe por la entidad y con la finalidad de asegurar el cumplimiento del resultado o logro de los objetivos del proceso en curso objeto del control simultáneo. ANEXO N. 1 : Resumen de la propuesta de auditorías de cumplimiento para el Plan Operativo de la Unidad Orgánica/Contraloría Regional 2017 ANEXO N. 2 : Carpeta de Servicio Propuesta de Auditoría de Cumplimiento del Plan Anual de Control 2017 ANEXO N. 3 : Propuesta de Auditoría de Cumplimiento Unidad Ejecutora- Pliego. Plan Anual de Control 2017 Página 4 de 4

5 ANEXO N 1 Resumen de la propuesta de auditorías de cumplimiento para el Plan Operativo de la Unidad Orgánica/Contraloría Regional 2017 N Código Unidad Orgánica de Línea/Contralorías Regionales. Nombre Unidad Orgánica de Línea/Contralorías Regionales. Código entidad auditada Nombre entidad auditada Denominación o materia a examinar Monto a ser auditado Justificación Alcance inicio Alcance término Objetivo General Ejecución inicio Ejecución término

6 ANEXO N 2 CARPETA DE SERVICIO PROPUESTA DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE CONTROL 2017 Órgano de Control Institucional (OCI): Nombres y apellidos del jefe de OCI: Código del servicio de control posterior del SCG Web: Denominación de la auditoría: Es el título de la auditoría que hace referencia a la materia a examinar, la cual puede ser una obra, un proceso, un rubro, una transacción. Por ejemplo: Auditoría de cumplimiento a la Municipalidad Distrital de Jesús María Proceso de Exoneración N xxxx al Programa del Vaso de Leche, periodo Monto a ser auditado: Monto relacionado o vinculado con la materia a examinar. Por ejemplo: En los casos de actos preparatorios hasta el otorgamiento de la buena pro, se considerará el monto adjudicado. En los casos de ejecución contractual, considerar el monto pagado por todo concepto al proyectista, contratista, consultor o proveedor, según corresponda. Justificación: Es la fundamentación que respalda la importancia de realizar la auditoría de cumplimiento, en el marco de los lineamientos de política para el planeamiento de control. Periodo a ser auditado: Fechas de inicio y término del alcance de la auditoría de cumplimiento: Del dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa Puntos de atención de la materia a examinar Son las probables desviaciones de cumplimiento relacionadas a la materia a examinar, que requieren ser analizadas. Tomar en consideración lo siguiente: Para la sumilla: Es el encabezamiento de cada punto de atención, y considerará los posibles elementos de condición y efecto. Indicar el posible perjuicio económico, impacto social o ambiental, de ser el caso. Para el desarrollo: Redactar la posible condición de modo afirmativo, en tanto se cuente con la evidencia. Ejemplo: se otorgó la buena pro, se pagó, se aprobó la liquidación de obra, la obra se encuentra paralizada, etc. Redactar el posible perjuicio económico, impacto social o ambiental, en modo condicional, en tanto no se cuente con la evidencia. Ejemplo: habría, ocasionaría, limitaría, etc.

7 Objetivo General: Descripción objetiva y concisa de lo que se pretende alcanzar con la auditoría de cumplimiento. Constituyen la dirección y los resultados que se desean lograr en la auditoría. Objetivos Específicos Se deberá verificar que todos los objetivos específicos se encuentren dentro del marco del objetivo general. Periodo de ejecución: Fechas de inicio y término del desarrollo de la auditoría de cumplimiento: Del dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa. Fecha Firma Nombres y apellidos del Jefe del OCI

8 ANEXO N 3 PROPUESTA DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO UNIDAD EJECUTORA - PLIEGO PLAN ANUAL DE CONTROL 2017 Órgano de Control Institucional (OCI): Nombres y apellidos del jefe de OCI: Materia a examinar: Descripción objetiva de lo que se pretende examinar, puede ser una obra, un proceso, un rubro, una transacción Monto a ser auditado: Monto relacionado o vinculado con la materia a examinar. Por ejemplo: En los casos de actos preparatorios hasta el otorgamiento de la buena pro, se considerará el monto adjudicado. En los casos de ejecución contractual, considerar el monto pagado por todo concepto al proyectista, contratista, consultor o proveedor, según corresponda. Justificación: Es la fundamentación que respalda la importancia de realizar la auditoría de cumplimiento, en el marco de los lineamientos de política para el planeamiento de control. Periodo a ser auditado: Fechas de inicio y término del alcance de la auditoría de cumplimiento: Del dd/mm/aaaa al dd/mm/aaaa Fecha Firma Nombres y apellidos del Jefe del OCI del Pliego Firma Nombres y apellidos del Jefe del OCI de la UE