Concepto de Organización y Sistemas (repaso)

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1 Facultad de Ciencias Económicas y de Administración Departamento de Ciencias de la Administración Curso de ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS Año 2010 Unidad temática 13: Análisis y diseño de la distribución del trabajo CLASE N O 15 Javier Mari 25 de Mayo de 2010 Concepto de Organización y Sistemas (repaso) Es un conjunto integrado de TÉCNICAS e INSTRUMENTOS que permiten analizar y diseñar la estructura y operativa de una organización para asegurar su mejoramiento continuo y su adaptación permanente a la realidad cambiante del contexto, apuntando al cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa. 1

2 OyS: un conjunto integrado de TÉCNICAS e INSTRUMENTOS TECNICAS Análisis y diseño de las estructuras organizativas Análisis y diseño de la distribución del trabajo Análisis y diseño de procedimientos Análisis y diseño de de portadores de información Análisis y diseño de sistemas de información Análisis y diseño de de la disposición espacial Medición del trabajo INSTRUMENTOS Organigrama Manual de Organización Lista de Actividades Lista de Tareas Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT) Cursograma Manual de procedimientos Plano de disposición espacial TÉCNICA para el análisis y diseño de la distribución del trabajo Consiste en analizar y diseñar la distribución del trabajo en los órganos de la estructura organizativa, considerando sus funciones y actividades y la vinculación de éstas con las tareas de los puestos de trabajo. Utiliza como INSTRUMENTOS: la lista de actividades, la lista de tareas y el cuadro de distribución del trabajo. 2

3 Funciones, actividades, tareas (repaso) Funciones Son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a los órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización. Actividades Representan la agregación o conjunto de tareas homogéneas, afines e interrelacionadas cuya realización contribuye al cumplimiento de determinada función. Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos. Tareas Son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo constituyen un puesto de trabajo. Lista de ACTIVIDADES LISTA DE ACTIVIDADES UNIDAD DIVISIÓN: SECTOR: DEPARTAMENTO: SECCIÓN: CICLO DIA MES AÑO RESPONSABLE Nº DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD IMPORTANCIA 3

4 Lista de TAREAS LISTA DE TAREAS UNIDAD DIVISIÓN: SECTOR: DEPARTAMENTO: SECCIÓN: CICLO DIA MES AÑO NOMBRE: CARGO: FUNCIONARIO Nº DESCRIPCIÓN DE LA TAREA DEDICACIÓN HORAS % TOTAL: CDT CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO UNIDAD CICLO DIA MES AÑO REAL: PROPUESTO: REALIZADO POR: ACTIVIDAD Hs. CARGO 1 Hs. CARGO 2 Hs. CARGO 3 Hs. CARGO N Hs AAA BBB CCC TOTALES: 4

5 CDT - Ejemplo CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO UNIDAD CICLO DIA MES AÑO ADMINISTRACIÓN SEMANAL REAL: PROPUESTO: X REALIZADO POR: Analista en OyM Jorge Miqueiro ACTIVIDAD Hs. ENCARGADA Hs. AUXILIAR A Hs. AUXILIAR B Hs. AUXILIAR C Hs. DIGITADOR Hs. 1 Facturar las ventas 36 Factura vtas. 12 Factura vtas Realizar cobranzas y pagos 10 Paga a acreedores 3 Paga sueldos 2 Cobra a clientes 1 Cobra a clientes 4 3 Efectuar compras de mercad. Autoriza compras 42 2 Solicita cotizaciones 8 Colabora en almacena. 8 Recibe y controla calidad 16 Controla stock 8 4 Efectuar registros contables 30 Registrar movimientos 4 Registrar libros auxil. 14 Registrar cta ctes cltes. 12 Atender relaciones con clientes 5 y proveed. 10 Atiende a proveed. 8 Atiende a clientes 2 6 Confeccionar estadísticas 0 7 Supervisar 8 Supervisar pagos 2 Supervisar facturación 6 8 Varios 64 Liquida sueldos 2 Planifica giras 12 Confecciona PDAP 38 Controla envios 6 Atiende llamadas 2 Lleva agenda 1 digita y archiva Análisis del CDT Qué conocimiento aporta el CDT? Con respecto a las actividades: Adecuación a los cometidos de la unidad Total de horas insumidas en las actividades Adecuación del tiempo a la relevancia de las actividades Constituye una primera aproximación al costeo de actividades Permite identificar oportunidades de simplificación de actividades Con respecto a las tareas: Cuales son las tareas que se desarrollan por actividad Duración de las tareas Grado de fragmentación de las tareas 5

6 Análisis del CDT Qué conocimiento aporta el CDT? Con respecto a las tareas por puesto: Adecuación de la tareas a las capacidades Grado de especialización de los puestos de trabajo Carga de trabajo por puesto Análisis del CDT 3 etapas de análisis: Examen de actividades Examen de tareas por actividad Examen de tareas por empleado Limitaciones de la técnica: Los datos pueden no representar la realidad Los tiempos son estimados Proporciona una visión estática 6