CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Transcripción

1 PC-Control Documentos ASM Agencia Servicios Mensajería, S.A. Copia Controlada nº Asignada a: Copia no controlada Fecha: REVISIÓN 9 Elaborado por Calidad Revisado y aprobado por Dirección Fecha: Febrero 2015 Fecha: Cambios realizados en esta revisión Año 2015 sin modificación Año Modificación el punto 1: Este procedimiento se aplica se elimina Las Palmas.

2 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. El objeto de este procedimiento es establecer las acciones necesarias que garanticen que toda la documentación de Agencia Servicios Mensajería, S.A., así como la normativa de aplicación, se encuentre disponible, haya sido revisada y esté en vigor, así como regular la elaboración, aprobación, revisión, distribución y archivo de dicha documentación. El presente documento se adapta a los requisitos establecidos según la norma UNE EN ISO 9001:2008. Este procedimiento se aplica en Madrid, Barcelona, Zaragoza, Palma de Mallorca y Sevilla. Este procedimiento es aplicable a la siguiente documentación: Documentación de calidad, (Manual de Calidad, Procedimientos de Calidad, Instrucciones técnicas, Sistemas de Información y Manuales Internos). Documentación oficial y la documentación del cliente de que dispone Agencia Servicios Mensajería, S.A.. Manuales corporativos 2 DEFINICIONES DOCUMENTO: Información elaborada por escrito, que sirve como guía de las diferentes actividades productivas, y que se refiere a métodos de trabajo, características técnicas, especificaciones y requisitos. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 2 de 16

3 FORMATO: Diseño de un impreso, que una vez cumplimentado con información de Calidad pasa a ser Registro de Calidad, si se indica en el procedimiento. DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD: Documentación que define el sistema de Calidad de Agencia Servicios Mensajería, S.A., como es: el Manual de Calidad y los Procedimientos e Instrucciones técnicas. REGISTRO DE CALIDAD: Formato cumplimentado con datos adecuados al objetivo que se persigue con su utilización. Es utilizado como instrumento de diferenciación, identificación y evidencias de cumplimentación de objetivos y realización de actividades. MODIFICACIÓN: Cambio que afecta al contenido del documento en alguno de los siguientes aspectos: prestaciones, fiabilidad, seguridad, características. Entraña necesariamente un cambio inmediato en el documento y por tanto en la revisión del mismo. CORRECCIÓN: Cambio realizado para corregir una errata detectada. Así mismo, siguiendo criterios de distribución, las copias pueden ser controladas y no controladas. COPIA CONTROLADA: Es aquella que se distribuye en papel o vía mail a clientes o proveedores. En el listado Documentos del sistema de calidad (F1-control de documentos-x) consta quien tiene estas copias y en que revisión están. Cualquier cambio supone que todas las copias controladas deben ser actualizadas. Dichas copias deberán estar marcadas en la portada para poder identificarlas como copia controlada. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 3 de 16

4 COPIA NO CONTROLADA: Es aquella que se difunde al resto del personal al que no afecta dicho documento, a titulo informativo, por el responsable de elaboración del mismo. Dichas copias deberán estar marcadas en la portada para poder identificarlas como copia no controlada. 3 PROCEDIMIETO. 3.1 Documentación de calidad Elaboración, codificación y aprobación Manual de Calidad. El Manual de Calidad se compone de: Portada: nombre y código del documento, estado de revisión, indicando copia controlada o no controlada, número, asignación y fecha de entrega de copia controlada, responsable de elaboración, revisión y aprobación del Manual de Calidad, y las fechas de las mismas. cambios realizados en esta revisión Cabecera excepto en portada Título del Manual Pie de página: Código Número de revisión Paginación Presentación Objeto y campo de aplicación Alcance, exclusiones y servicios subcontratados Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 4 de 16

5 Sistema de gestión de la calidad Responsabilidad de la Dirección Gestión de los recursos Realización del producto Medición, análisis y mejora El Manual de Calidad tiene un único código MC, donde: MC: Manual de Calidad. El Manual de Calidad se aprueba con las firmas de elaborado, revisado y aprobado, que figuran en la portada del original. Cualquier cambio en el Manual supone volver a elaborarlo, lo que conlleva el cambio de revisión del documento. El responsable de elaborar el manual es el Responsable de Calidad y el de su revisión y aprobación, Dirección. Todos los departamentos tienen acceso a través de la red interna a toda la documentación de calidad. Sin embargo no tienen la posibilidad de modificar ningún documento, derecho reservado únicamente para el Responsable de Calidad. Dirección o el Responsable de Calidad también puede decidir, según convenga a Agencia Servicios Mensajería SA en cada caso, entregar copias del Manual de Calidad a diferentes proveedores y clientes. Estas copias tienen carácter de controladas o no controladas según criterio de Dirección o Responsable de Calidad y se las distribuye en formato papel o vía mail. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 5 de 16

6 Procedimientos de calidad. Los Procedimientos de Calidad son documentos desarrollados por Agencia Servicios Mensajería, S.A., para definir el modo en que se contemplan los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 9001:2008. Constan de: Portada: nombre y código del documento, estado de revisión, indicación de copia controlada o no controlada, número, asignación y fecha de entrega de copia controlada, responsable de elaboración, revisión y aprobación del Manual de Calidad, y las fechas de las mismas. cambios realizados en esta revisión Cabecera excepto en portada Título del Procedimiento Pie de página: Código Número de revisión Paginación Objeto y Campo de aplicación. Definiciones o aclaraciones en los casos que se requiere Procedimiento. Formatos La presentación de los procedimientos de Agencia Servicios Mensajería, S.A. permite dos formatos distintos: texto y diagramas de flujo. En el caso de procedimientos presentados en forma de diagrama de flujo, se sustituye el texto del desarrollo o descripción del procedimiento por un diagrama de flujo del mismo, en el que se utilizan las siguientes formas: Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 6 de 16

7 Inicio o final de proceso. Acción Alternativa Referencia cruzada dentro del mismo diagrama de flujo. procedimiento. Referencia cruzada a otro diagrama de flujo dentro del mismo La segunda diferencia básica entre los dos formatos en que se pueden presentar los procedimientos consiste en el apartado de las responsabilidades. En el caso de diagramas de flujo las responsabilidades de realizar cada acción se asignan según la fila o columna en que está situada la forma, mientras que en el caso de procedimientos en formato texto, se recogen en un apartado adicional del procedimiento. El código de los procedimientos de Calidad es PC Nombre del procedimiento, donde: PC: Procedimientos. Los códigos de los formatos relacionados con los procedimientos se incluyen en los mismos. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 7 de 16

8 Los formatos tienen un código independiente F N Nombre del procedimiento-x, donde: F: Formato soporte de registro de calidad N: Número del formato dentro de su colocación en el procedimiento (1, 2, 3, etc.). X: Estado de revisión del formato (0, 1, 2, etc.). La elaboración de los procedimientos de Calidad corre a cargo del Responsable de Calidad. La revisión y aprobación de estos documentos corre a cargo de Dirección Procedimientos de Servicio Los procedimientos de servicio son documentos desarrollados por Agencia Servicios Mensajería, S.A., para definir las reglas y los métodos de trabajo que rigen en las delegaciones. Constan de: Portada: nombre y código del documento, estado de revisión, indicación de copia controlada o no controlada, número, asignación y fecha de entrega de copia controlada, responsable de elaboración, revisión y aprobación del Manual de Calidad, y las fechas de las mismas. cambios realizados en esta revisión Cabecera excepto en portada Título del Procedimiento Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 8 de 16

9 Pie de página: Código Número de revisión Paginación Objeto y Campo de aplicación. Definiciones o aclaraciones en los casos que se requiere Procedimiento. La presentación de los procedimientos de Agencia Servicios Mensajería, S.A. se realiza en formato texto. El código de los manuales operativos es PS-NºXX Nombre del manual, donde: PS: Procedimiento de Servicio. Nº XX: número correlativo según la creación de los procedimientos. No existen formatos en los procedimientos de servicio. Su elaboración corre a cargo del Responsable de Calidad. La revisión y aprobación de estos documentos corre a cargo de Dirección. El responsable de comunicar las actualizaciones de los documentos publicados en la red es el Responsable de Calidad. La forma de comunicarlo es vía mail a los gerentes de cada delegación y a los servicios corporativos. Estos serán los responsables de comunicárselo al resto del personal. El responsable de distribuir las copias actualizadas en formato papel/mail cuando se produzca una revisión para clientes o proveedores es el Responsable de Calidad. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 9 de 16

10 El Responsable de Calidad mantiene, en su archivo general, el listado Documentos del sistema de calidad F1 Control de los documentos-x, que indica, en cada momento, el estado de revisión del sistema. El Responsable de Calidad lo elabora y aprueba, y lo actualiza cada vez que se modifica o se añade un documento, marcando como obsoleta la copia anterior. La lista dispone de una revisión de contenido que se actualiza cada vez que se añade, retira o modifica uno de los documentos listados. El archivo de los originales del Manual de Calidad, de los Procedimientos de Calidad y de los Procedimientos de Servicio es responsabilidad del Departamento de Calidad, quien tendrá en su poder el original de dichos documentos en soporte informático Instrucciones técnicas. Las Instrucciones Técnicas desarrolladas por Agencia Servicios Mensajería, S.A. para definir pautas de actuación necesarias para asegurar la calidad constan de: Cabecera de portada: nombre y código, estado de revisión, número, asignación de copia controlada y fecha de entrega, responsable de la elaboración y responsable de la revisión y aprobación del procedimiento, y las fechas de las mismas. cambios realizados en esta revisión Cabecera excepto en portada Título de la instrucción técnica Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 10 de 16

11 Pie de página: Código de la instrucción técnica Número de revisión Paginación Objeto y Campo de aplicación. Definiciones. Instrucción técnica. El código de las instrucciones técnicas es IT NºXX PS NºXX-Nombre de la instrucción, donde IT: Instrucción Técnica. PS: Procedimiento de Servicio al que hace referencia la instrucción (esta codificación sólo aparecerá en caso de que haya un procedimiento de referencia) La elaboración de las instrucciones técnicas corre a cargo del Responsable de Calidad y la responsabilidad de su revisión y aprobación corresponde a Dirección. La aprobación de un documento implica su revisión Manuales internos El departamento de Sistemas y Jurídico, debido a que su sistema documental es anterior al Sistema de Gestión de la Calidad, elabora sus propios documentos manteniendo sus formatos originales. Estos manuales tienen un formato libre, determinado por cada departamento, que incluye, como mínimo, los siguientes apartados: Nombre/titulo del manual fecha de elaboración o revisión responsable de la revisión y aprobación del manual Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 11 de 16

12 El responsable de cada departamento comunica vía mail los documentos aprobados al Responsable de Calidad que se encarga de colgarlos en la red interna. A partir de este momento se consideran como documentos aprobados Gestión de cambios de la documentación Cualquier persona de la Organización puede solicitar un cambio en la documentación de calidad que maneja, y que por tanto le afecta directamente. 1. Cualquier persona de Agencia Servicios Mensajería, S.A. puede solicitar un cambio en la documentación, para ello hablará con el responsable del departamento emisor del documento, indicándole el cambio que se solicita, las razones de la propuesta y las ventajas esperadas de dicho cambio. 2. Una vez recibida la solicitud, el responsable de la elaboración, la estudia, valora la necesidad de realizar el cambio, lo clasifica como modificación o corrección, decide si aprobarlo o denegarlo consultando para ello, si lo estima oportuno, a la persona que aprobó el documento, y comunica su decisión al solicitante. 3. De no aceptarlo se lo comunica al solicitante. 4. Si decide aceptar el cambio actúa de la siguiente forma en función de cómo clasifique el cambio: a) Modificaciones: Elaborar de nuevo el documento, lo que implica: Cambiar el documento en el sentido indicado en la solicitud de cambio. Cambiar el número de revisión del documento. Enviarlo a la persona que debe aprobarlo para que también decida la fecha de entrada en vigor. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 12 de 16

13 Una vez aprobado el documento, el emisor comunica a las personas poseedoras de copias controladas de la revisión anterior del documento, que aparecen en la lista Documentos del sistema de calidad (F1-Control de documentos-x). Las modificaciones realizadas en cada revisión se detallan en la portada en el apartado Cambios realizados en esta revisión b) Correcciones: El emisor del documento anota las solicitudes de corrección al documento afectado. Todas estas correcciones serán introducidas en la siguiente revisión de la documentación, actuando entonces de la misma forma que con las modificaciones Distribución y retirada de copias Este apartado afecta a los clientes/proveedores que se les distribuya documentación de calidad en formato papel Proveedores.- A los proveedores se les entrega la documentación de calidad que les afecte en función del servicio prestado. Esta documentación se trata como copia controlada Clientes.- Cuando se les tiene que entregar documentación de calidad, el Responsable de Calidad decide el tratamiento que tendrán estas copias (controladas o no controladas) actuando en consecuencia Archivo. Para el archivo de la documentación, el responsable de calidad se ocupa de mantener un archivo con los siguientes elementos: Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 13 de 16

14 En la red de ASM se puede visualizar la última revisión de todos los documentos (Procedimientos, Manual de Calidad,...). Documentos del sistema de calidad (F1-Control documentos-x) Original de revisiones anteriores marcadas como ANULADAS (Se conserva durante 3 años como mínimo desde la fecha de la nueva revisión). Las anotaciones de las solicitudes de cambio generados para dicho documento. 3.2 NORMAS Y REGLAMENTOS En Agencia Servicios Mensajería, S.A. se conservan las normas y reglamentos de aplicación como medio de cumplir la legislación vigente y los requisitos establecidos por la Dirección. Dichas normas y reglamentos las custodia el departamento de jurídico estando disponible para cualquier trabajador que lo solicite. La relación de la normativa en vigor está a disposición del departamento de Calidad. En caso de que surjan nuevas normativas de aplicación, el departamento de Administración Comercial lo comunica a Responsable de Calidad para actualizar el listado y si se comunica a los responsables de los trabajadores afectados. Agencia Servicios Mensajería, S.A. no define el período de archivo de cada uno de la documentación legal o normativa, dado que es válida mientras no se actualice. Las normas o reglamentos obsoletos se conservan un período de 3 años. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 14 de 16

15 3.3 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El periodo de conservación de los documentos mercantiles es de 6 años. En el caso de los documentos fiscales el plazo es de 5 años. Para el resto de documentos la conservación mínima es de 3 años 3.4 COPIAS DE SEGURIDAD Todas las modificaciones de la información contenida en la red interna son grabadas diariamente de forma automática. Una vez a la semana se realizada una copia de seguridad por parte de la empresa telefónica. 3.5 RESPONSABILIDADES. El Responsable de Calidad tiene la responsabilidad de: Elaborar, gestionar y comunicar los cambios, distribuir y archivar el Manual de Calidad, los Procedimientos de Calidad y las instrucciones técnicas, de acuerdo con lo expuesto en este procedimiento. El Responsable de cada departamento tiene la responsabilidad de: Gestionar y controlar la documentación externa controlada. Comunicar el manual de calidad y los cambios al personal de su departamento El Responsable de cada Delegación tiene la responsabilidad de: Comunicar el manual de calidad y los cambios al personal de su delegación que le corresponda. El Responsable de Sistemas tiene la responsabilidad de: Realizar las copias de seguridad que le corresponden. Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 15 de 16

16 Elaborar y mantener actualizados los Manuales internos que afecten a su departamento. Dirección tiene la responsabilidad de: Aprobar el Manual de Calidad, los Procedimientos de Calidad, los Procedimientos de Servicio y las Instrucciones Técnicas, así como sus posteriores revisiones. Actualizar la biblioteca de normas y reglamentos. Custodia de las copias de seguridad. Todo el personal de Agencia Servicios Mensajería, S.A. tiene la responsabilidad de: Solicitar cambios en los documentos de calidad que le afecten, cuando lo crea necesario, siguiendo las indicaciones expuestas en el procedimiento. 4 FORMATOS FORMATO 1: Documentos del sistema de calidad (F1-Control de documentos-x) Código: PC-Control Documentos Revisión: 9 Página 16 de 16