GUÍA DE FISCALIZACIÓN CONTRATACIÓN CONTRATO DE SUMINISTRO

Transcripción

1 GUÍA DE FISCALIZACIÓN CONTRATACIÓN CONTRATO DE SUMINISTRO 1

2 1.- PROCEDIMIENTO GENERAL I.-FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DE GASTO (FASE A): REMITIR A LA INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: ÍNDICE I.1. Propuesta Consejería promotora del contrato Art. 22 LCSP, Art. 93 LCSP Art. 73 RGLCAP Art. 96 LCSP I.2. Informe razonado del servicio (modelo) Art RGLCAP I.3 Pliego de Prescripciones Técnicas (modelo) Art. 93 LCSP Art. 100 LCSP Art 101 LCSP 68 RGLCAP I.4. Certificado de retención de crédito (RC o A) Art LCSP. I.5. Contratos con financiación de distinta procedencia Art LCSP Art. 8RGLCAP I.6. Autorización gasto plurianual Bases de Ejecución del presupuesto I.7 Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares Art. 99 LCSP Art. 67 RGLCAP 2

3 1.- PROCEDIMIENTO GENERAL: I.- FASE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO: DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: I.1).- Propuesta de iniciación del expediente dictada por el órgano promotor del contrato, con competencia para autorizar el gasto, sobre la base del informe razonado del servicio proponente, motivando la necesidad del contrato, que se extenderá a los siguientes extremos (Art en relación con el art. 22 LCSP): - Que la celebración del contrato es necesaria para el cumplimiento y realización de sus fines institucionales. - Cuál es la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse mediante el contrato proyectado. - Que el objeto y contenido del contrato es idóneo para satisfacer las necesidades planteadas. Igualmente con la iniciación se justificará adecuadamente la elección del procedimiento y la de los criterios que se tendrán en consideración para adjudicar el contrato (Art LCSP). Si se solicita la tramitación por urgencia debe aportarse la motivación teniendo en cuenta lo establecido en el Art. 96 LCSP. I.2).- Informe razonado del servicio que exponga la necesidad del contrato, sus características e importe calculado de las prestaciones objeto de contrato. Las justificaciones se redactarán en términos concretos y precisos, no bastando las justificaciones en el ámbito de las competencias de cada Consejería. (Modelo) I.3).- Pliego de Prescripciones Técnicas con el contenido señalado en el Art. 68 RGLCAP, teniendo en cuenta las reglas del Art. 101 LCSP. I.4).- Certificado de retención de crédito que se acreditará mediante RC debidamente contabilizado. I.5).- Acreditación de las condiciones exigidas para los contratos con financiación de distinta procedencia. En estos contratos se tramitará un solo expediente por el órgano de contratación al que corresponda la adjudicación del contrato, debiéndose acreditar en aquél la plena disponibilidad de todas las aportaciones y determinarse el orden de su abono, con inclusión de una garantía para su efectividad. A tal efecto, como dispone el artículo 8 del RGLCAP, se pondrá a disposición del órgano de contratación por parte de los Departamentos que participen en dicha financiación la documentación acreditativa de los correspondientes expedientes, de conformidad con los criterios y repartos acordados en los oportunos convenios o protocolos de actuación I.6).- Acuerdo del Consejo de Gobierno cuando se trate de autorizar gastos plurianuales I.7).- El pliego de cláusulas administrativas particulares deberá estar informado por la Secretaria General de la Ciudad o funcionario en quien delegue, salvo que se trate de un modelo tipo. Debe estar aprobado, en su caso, por el órgano de contratación. 3

4 FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE: A la vista de la documentación que se señala a continuación la Intervención procederá a realizar la fiscalización previa del gasto, verificando que en los expedientes administrativos constan los citados documentos. En los supuestos de procedimiento negociado sin concurrencia se efectuará la fiscalización previa y la del compromiso de forma simultánea. La intervención, si fiscaliza de conformidad el expediente, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables en caso de no estar implantada la firma electrónica. Por último, tras las actuaciones anteriores, remitirá el expediente al órgano de contratación. 4

5 II.-FASE DE FISCALIZACIÓN DEL COMPROMISO (FASE D): REMITIR A LA INTERVENCIÓN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: ÍNDICE II.1. Informe de fiscalización previa (FASE I) Bases Ejecución Presupuesto II.2. Resolución aprobatoria del expediente Art. 94 LCSP II.3 Publicación de anuncios o solicitudes de ofertas Art. 126 LCSP II.4. Acta de la mesa contratación (ver reglamento de mesas) Art. 295 LCSP Art. 21 y 22 R.D.817/09 II.5. Clasificación ofertas y requerimiento documentos Art y 2 LCSP II.6. Documentación acreditativa de obligaciones tributarias y con la S. Social Art LCSP Art. 13 y 14. RGLCAP II.7 Copia del resguardo de constitución de la garantía definitiva Art LCSP II.8 Certificado de interposición recurso especial Art. 310 LCSP II.9. Cualquier otro requisito exigido en los pliegos Art LCSP 5

6 II.-FASE DE FISCALIZACIÓN DEL COMPROMISO DOCUMENTOS A EXAMINAR: II.1).- Informe de fiscalización efectuado por la Intervención en relación con la Fase I. II.2).- Deberá adjuntarse resolución motivada del órgano de contratación aprobando, en su caso, los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas. En todo caso, dicha resolución dispondrá la apertura del procedimiento de adjudicación y la aprobación del expediente de contratación. (Art. 94 LCSP) II.3).- Anuncios de licitación en diarios y boletines oficiales así como perfil del contratante. En los procedimientos negociados que no sea preceptiva su publicidad en los Diarios Oficiales correspondientes, conforme a la normativa vigente, invitaciones al menos a tres empresas capacitadas, siempre que ello sea posible y para aquellos no sujetos a regulación armonizada y superen las cuantías del artículo LCSP, publicación en el perfil de contratante del órgano de contratación y/o Diarios mencionados. II.4).- Las Mesas de contratación son obligatorias en todos los procedimientos, salvo en los negociados sin preceptivo anuncio de licitación. En el Acta de la Mesa ha de constar la propuesta de adjudicación. (REGLAMENTO DE MESAS). En los procedimientos negociados en que no exista Mesa de contratación, junto con la propuesta de adjudicación provisional, deberá acompañarse ofertas solicitadas y recibidas, y las razones para su aceptación o rechazo. II.5).- Clasificación de ofertas y requerimiento documentos El órgano de contratación clasificará las ofertas por orden decreciente, atendiendo los criterios de adjudicación, pudiendo solicitar los informes que considere convenientes. Después requerirá al licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa para presentar documentos acreditativos de no tener pendientes deudas tributarias o con la seguridad social, así como el depósito de la garantía correspondiente. II.6).- El adjudicatario provisional deberá acreditar estar al corriente de las obligaciones tributarias (estatales y locales) y frente a la Seguridad Social, así como el alta en el IAE o último recibo y declaración de no haber causado baja en dicho tributo. Ténganse en cuenta las diferentes formas de acreditar tales obligaciones y la regulación de los sistemas de sustitución de los certificados en soporte papel (certificados telemáticos y transmisión de datos). II.7).- La exigibilidad de garantía provisional es potestativa para el órgano de contratación (Art LCSP). Si opta por ella debe justificar suficientemente en el expediente las razones por las que estima procedente su exigencia para ese contrato en concreto. El importe de la garantía provisional se determinará en los pliegos. No podrá ser superior al 3% del presupuesto del contrato (Art LCSP). Con carácter general se exige a los adjudicatarios de los contratos administrativos la constitución de una garantía definitiva (Art LCSP). El órgano de contratación podrá eximir al adjudicatario de la obligación de constituir la garantía definitiva, justificándolo adecuadamente en los pliegos. La cuantía es del 5 % del importe de adjudicación, excluido el IPSI. En casos especiales y si los pliegos lo prevén, podrá establecerse además, como garantía complementaria, otra de hasta el 5 %, pudiendo alcanzar la garantía total un 10 % del precio del contrato. II.8.- En los supuestos de contratos sujetos a regulación armonizada, certificación de que ha transcurrido el plazo previsto para interposición del recurso especial frente a la adjudicación provisional sin que haya sido interpuesto. O en su caso, copia de la Resolución del recurso especial interpuesto frente a la adjudicación provisional 6

7 II.9).- El licitador de la oferta económicamente más ventajosa deberá presentar cualesquiera documentos acreditativos de su aptitud para contratar o de la efectiva disposición de los medios que se hubiese comprometido a dedicar o adscribir a la ejecución del contrato conforme al art LCSP. Se comprobará la existencia de póliza de seguro en los términos exigidos en el Pliego y, en su caso, la declaración responsable sobre el cumplimiento de las condiciones especiales de calidad social en la ejecución de contrato de obras. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE: a la vista de la documentación anterior la intervención procederá a realizar la fiscalización previa del compromiso, verificando que en los expedientes administrativos constan los documentos que se señalan a continuación. En los supuestos de procedimiento negociado sin concurrencia se efectuará la fiscalización previa y la del compromiso de forma simultánea. La intervención, si fiscaliza de conformidad el expediente, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables en caso de no estar implantada la firma electrónica. Por último, tras las actuaciones anteriores, remitirá el expediente al órgano de contratación. 7

8 III.-FASE DE INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO (FASE O) ÍNDICE DOCUMENTACIÓN A ACOMPAÑAR CON LA PRIMERA FACTURA: III.1. Factura original debidamente conformada y registrada (Documento 091 ipsi importación) Art.200 LCSP Art. 199 y 200 RGLCAPc Bases Ejecución Presupuesto III.2. Documento contable de pago debidamente cumplimentado III.3 Resolución de adjudicación Art LCSP. III.4. Contrato formalizado Art. 140 LCSP Art. 71 RGLCAP III.5. Garantía por abonos a cuenta Art LCSP 157 RGLCAP OTROS DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: III.6 Fiscalización Fase II III.7 Publicación adjudicación Art LCSP III.8. Publicación formalización contrato Art. 138 LCSP III.9. En expedientes de carácter plurianual documento contable A cuando la aplicación contable lo permita DOCUMENTOS A ACOMPAÑAR CON LA ÚLTIMA FACTURA: III.10. Acta o certificado de recepción con la última factura Art LCSP Art. 273 LCSP 8

9 III) FASE DE INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: III.1).- La factura deberá ser original, estar debidamente conformada, registrada de entrada y reunir los requisitos establecidos en el RGLCAP. III.2).- Documento contable debidamente cumplimentado III.3).-. La Resolución de adjudicación dictada por el órgano de contratación. III.4).- El contrato deberá estar formalizado en documento administrativo o notarial III.5). Resguardo emitido por la Tesorería que acredite la garantía prestada, en caso de existir abonos a cuenta de las operaciones preparatorias. III.6).- Informe de fiscalización de la Fase II III.7).- La resolución debe publicarse en el perfil de contratante. III.8).- La formalización del contrato se publicará en el en todo caso, en el perfil del contratante. Si la cuantía del contrato es igual o superior a se publicará además en el BOCCE en plazo no superior a cuarenta y ocho días. Cuando se trate de contratos de regulación armonizada, se publicará en el DOUE y BOE. III.9).- En expedientes de gastos plurianuales, documento contable A cuando la aplicación contable lo permita. III.10).- La constatación del cumplimiento del contrato exige un acto formal y positivo de recepción o conformidad dentro del mes siguiente a la entrega o realización del objeto del contrato, o en el plazo que se determine en el Pliego de Cláusulas administrativas Particulares por razón de sus características. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE: En esta fase la Intervención, a la vista de la documentación que a continuación se cita, procederá a realizar la intervención formal del pago, verificando que en los expedientes administrativos constan los documentos que procedan. Se verificará que, antes de finalizar el plazo de ejecución de las obras, se ha efectuado el reintegro de los abonos a cuenta a los que se refiere el art. 215 LCSP por el importe de las operaciones preparatorias de la ejecución del contrato, deduciendo de las certificaciones de obra ejecutada los porcentajes que correspondan. La Intervención, si fiscaliza de conformidad el expediente, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables en caso de no estar implantada la firma electrónica. Por último tras las actuaciones anteriores se archivará la documentación justificativa del pago en la Intervención. 9

10 2.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO DE SUMINISTRO ÍNDICE I.-FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DE GASTO: REMITIR A LA INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN I.1. Certificado de retención de crédito I.2. Propuesta inicio modificación Art. 202 LCSP Art. 102 RGLCAP I.3 Informes preceptivos Art. 195 LCSP Art TRRL I.4. Audiencia del contratista Art- 272 LCSP I.5. Contratos con financiación de distinta procedencia Art LCSP Art. 8 RGLCAP I.6. Otra documentación que pudiera proceder 10

11 2.- MODIFICACIÓN DEL CONTRATO DE SUMINISTRO I).- FASE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO: DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: I.1).- Certificado de retención de crédito para acreditar que hay financiación para el modificado. I.2).- La Consejería que propone el contrato, en base a razones de interés público, justificará la concurrencia de causas imprevistas. Sólo será posible si se prevé en los pliegos y en el documento contractual. I.3).- La resolución debe ir precedida del informe del Secretario General de la Ciudad y del Interventor. Además informe del Consejo de Estado si la modificación, aislada o conjunta, supera el 20% para contratos de cuantía igual o superior a I.4).- Se dará audiencia al contratista en aquellos casos en que no sea obligatoria la modificación para el mismo. I.5).- Acreditación de las condiciones exigidas para los contratos con financiación de distinta procedencia. En estos contratos se tramitará un sólo expediente por el órgano de contratación al que corresponda la adjudicación del contrato, debiéndose acreditar en aquél la plena disponibilidad de todas las aportaciones y determinarse el orden de su abono, con inclusión de una garantía para su efectividad. A tal efecto, como dispone el art. 8 del RGLCAP, se pondrá a disposición del órgano de contratación por parte de los Departamentos que participen en dicha financiación la documentación acreditativa de los correspondientes expedientes, de conformidad con los criterios y repartos acordados en los oportunos convenios o protocolos de actuación. I.6).- Se incorporará cualquier otro informe que resulte preceptivo en razón a la naturaleza del servicio. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE: A la vista de la documentación que se señala a continuación la Intervención procederá a realizar la fiscalización previa del gasto, verificando que en los expedientes administrativos constan los citados documentos. 11

12 II.-FASE DE FISCALIZACIÓN DEL COMPROMISO (FASE D): REMITIR A LA INTERVENCIÓN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: ÍNDICE Las facturas y pagos que resulten del modificado se tramitarán subsumidas dentro de las facturas del contrato inicial, y de acuerdo con lo establecido para las mismas. II.1. II.2. Fiscalización Fase I Original del documento contable AD II.3 Aprobación de la modificación Art. 282 LCSP II.4. Copia del resguardo de reajuste de garantía Art LCSP II.5. Contrato formalizado Art LCSP 12

13 2. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO DE SUMINISTRO II).-FASE DE FISCALIZACIÓN DEL COMPROMISO DOCUMENTACIÓN A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: II.1).- Informe de Fiscalización de la fase I. II.2) Original del documento contable AD. II.3).- Resolución del órgano competente para aprobar la modificación. II.4).- El contratista acreditará el depósito de la garantía procedente del reajuste. II.5).- El modificado deberá estar formalizado en documento administrativo o notarial. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE: a la vista de la documentación anterior la intervención procederá a realizar la fiscalización previa del compromiso, verificando que en los expedientes administrativos constan los documentos que se señalan a continuación. La intervención, si fiscaliza de conformidad el expediente, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables en caso de no estar implantada la firma electrónica. Por último, tras las actuaciones anteriores, remitirá el expediente al órgano de contratación. 13

14 3.- CONTRATOS MENOR DE SUMINISTRO FASE DE INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO ÍNDICE I.1. Resolución aprobatoria Art 122 LCSP Art. 95 LCSP I.2. Propuesta de documento contable de pago debidamente cumplimentada (AD) I.3 Factura registrada original + (Documento 091 ipsi importación) Art LCSP Art y 2 RGLCAP I.4. I.5. I.6. Declaración de capacidad y no estar incurso en prohibición o incompatibilidad del adjudicatario. Estatutos o escritura de constitución en personas jurídicas o Alta en el IAE para personas físicas Acta o certificado de recepción Art LCSP Art LCSP 14