HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

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3 HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO 3

4 HERRAMIENTAS ELEMENTOS LUGAR FISICO Local apropiado a requerimientos técnicos Ambiente principal Ambientes de reuniones conexas Ambiente para coffee break Ambiente para recepciones. Ambiente para reunión previa Ambiente para Secretaría con servicio telefónico Estacionamiento. Reserva de espacios RECURSOS FISICOS Paneles y vitrinas de exhibición Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc) Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y difusión Pizarra acrílica. Utiles. Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores) RECURSOS TÉCNICOS Micrófonos. Con cable e inalámbricos Parantes Amplificadores y equipos conexos Grabadoras Cassettes /cintas de sonido/cds Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías. Televisores Retroproyector Proyector de slides Proyector de Multimedia Computadoras / Servidores para proyección multimedia Equipo para teleconferencias PCs. Para reproducción de ponencias PC para elaboración de materias Impresoras Fotocopiadoras Artes Gráficas. 4

5 SERVICIOS EXTERNOS Difusión periodística Agencia de publicidad Servicio de mensajería Agencia de viajes Servicio de anfitrionas Servicio de buffet Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje Curadores Seguros Imprenta Servicio de Interpretación simultánea Servicio de alquiler de toldo y estrado Servicio de iluminación y efectos especiales Servicio de decoración 5

6 RECURSOS HUMANOS Artistas gráficos Periodistas Redactores Publicistas (difusión externa e interna) Mecanógrafos Camarógrafos Sonidistas Personal para promoción y venta Personal de protocolo Expositores Moderador /relator Oficial de sala Secretarias SEGURIDAD Sistema de seguridad (interno /externo) Servicio de asistencia médica. ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA Relación de asistentes. Inscritos, etc. Mesa de Recepción Paño o tapete Sillas Materiales para entregar Credenciales Folders. Maletines Separatas Papel en blanco Programas Material promocional Materiales para inscripción Hojas de control de ingreso Utiles de escritorio MARKETING Bases de datos de públicos Directorio actualizado Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes 6

7 DIFUSIÓN Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc) Afiches Avisos pagados Notas de prensa Especiales en medios Cartas de difusión CONTENIDO DEL CERTAMEN Programa Textos a entregar Expositores Materiales a exhibir Temas para paneles, talleres, etc. 7

8 ANTES DEL EVENTO Definición del Programa de Inauguración Tarjetas para recepción en Aeropuerto Alojamientos Itinerario de llegadas Personal de recepción y/o acompañamiento en Aeropuerto Relación de invitados. Folders Lista de confirmaciones de asistencia Orden de precedencia para mesa de honor Guión protocolar de ceremonia Carteles de separación de asientos Tarjetas de reserva de asientos Tarjetas de invitación Oficios a personalidades Transporte para organizadores Transporte para participantes Transporte para recursos físicos y técnicos Transporte para materiales a exhibir SERVICIOS PROTOCOLARES DURANTE EL EVENTO Inaugurador y Clausurador oficiales Integrantes de Mesa Maestro de Ceremonias Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles. Celulares o Nexteles Coffee Break Cocktail Transporte para participantes Transporte para expositores Transporte asignado a personalidades invitadas Transporte para visitas turísticas. Guía 8

9 DESPUÉS DEL EVENTO Obsequios /flores Placas, platos, etc. de reconocimiento Cajas y/o papel para regalo Almuerzos Diplomas LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES Mesa Principal Paño, mantel Sillas Jarra con agua Vasos Servilletas Tarjetas de mesa (rótulos) Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc. Banderines de mesa Estandartes Placas, bustos, etc. Telas para cubrir placas Botella de champagne /pisco Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones 9

10 ETAPA DE PREPARACION PREVIA DEL EVENTO Asimismo, para la organización de un certamen es necesario tener en cuenta los siguientes recursos: RECURSOS MATERIALES MATERIAL DE SECRETARIA Planillas de entrega de material Planillas para inscripción Carpetas Portafolios Cuadernos Lápices o bolígrafos Tajador Plumones grueso y delgados Papel engomado Cinta adhesiva masking tape Etiquetas Regla Tizas y motas o plumones Papel blanco bond Engrapadora Clips Tijera Goma Certificados Formatos de evaluación MATERIAL DE APOYO Instructivos Reglamento de orden interno Instrucciones de los ejercicios a realizar u hojas de trabajo Tesis de apoyo según los temas Libros necesarios Diccionarios Juegos didácticos Directorio de Teléfonos más comunes MATERIAL AUDIOVISUAL Retroproyector de transparencias Transparencias Extensiones eléctricas y enchufe múltiple Videos que se van a proyectar Paneles 10

11 Material a exhibir en paneles MATERIAL PARA EL ALOJAMIENTO Sábanas y fundas Cobijas Colchones y Almohadas Camas portátiles Ollas y sartenes Servicio de menaje y cubiertos Papel sanitario Utiles de limpieza Paños para la cocina 11

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