PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PRO-REC-CAL-004

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME MAYO 2017

2 Pág.: 1/7 1. PROPÓSITO: Establecer los mecanismoss para controlar el producto no conforme que se genere en los procesos del de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC). 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los productos/servicios educativos que no son conformes con los procesoss del de la UMC. 3. RESPONSABLE: El líder de cada proceso tiene la responsabilidad de ejecutar este procedimiento. 4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 4.1 Los líderes de los procesos detectan el producto no conforme en cualquiera de las etapas del proceso, al inicio, durante y al final del mismo dependiendo de la naturaleza del mismo, para lo cual deberán diligenciar el formulario Reporte de No Conformidad (CAL-013) y establecer un plan de acción corrector y correctivo a fin de eliminar el producto no conforme. 4.2 Es competencia del responsable de la dependencia (líder del proceso), el cumplimiento de las normas, del procedimiento, de los reglamentos internos y externos aplicables al proceso, por lo que deberá, identificar y controlar el producto no conforme. 4.3 El líder del proceso debe tratar el producto no conforme, definiendo y aplicando las acciones correctoras y correctivas para eliminar el incumplimiento de un requisito.

3 Pág.: 2/7 4.4 La UMC asegura que los productos de su sistema de gestión que no cumplan con los requisitos previamente establecidos son identificados y controlados para prevenir su utilización o entrega no intencionada, para ello se establece lo siguiente: Cualquier dependencia receptora de insumos (materiaa prima a ser transformada) está autorizada y tiene la responsabilidad, de rechazar todo producto no conforme. Puede también tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada, liberarla o aceptarla bajo concesión de la Coordinación de Gestión de la Calidad o una autoridad superior. En estos casos dicho producto debe ser identificado de maneraa de realizar su trazabilidad a través del proceso transformador. Si es un aspirante a un curso, programa o carrera señalando en forma explícita su no conformidad (incumplimiento de un requisito) en la lista de admisión. Si es un plan, programa, proyecto, entre otros, señalando los requisitos que no se cumplen y que pueden afectar su realización. 4.5 El producto Desarrollo Curricular es: Competencias del Egresado La liberación de este producto lo realiza Secretaria General, a través de entrega de Título, Certificación de Calificaciones, Medallas etc El responsable del tratamiento del producto/estudiante durante el semestre académico es el docente quien en común acuerdo con el Jefe de Cátedra, rechaza, corrige ó procesa el producto no conforme/estudiante reprobado. Finalizado el semestre el producto no conforme/estudiante reprobado es responsabilidad de la Coordinación de Gestión Docente y de las Escuelas, conjuntamente con Secretaría General a través de la Coordinación de Registro Estudiantil. 4.6 El producto Proyecto de investigación está conformado por: Aprobación Trabajos de Grado, siendo su liberación Acta de Aprobación emitido por la Coordinación de Creación Intelectual.

4 Pág.: 3/ Artículos Arbitrados, su liberación será la publicación del artículo en la Revista Doctum (Escuela de Estudios Superiores de la Marina Mercante) Libros Publicados, su liberación será la impresión de ejemplares (Escuela de Estudios Superiores de la Marina Mercante) Investigaciones Institucionales, su liberación será la publicación de artículos producto de la investigación (Escuela de Estudios Superiores de la Marina Mercante). 4.7 El producto Servicio Social: Proyectos para transferir conocimientos El responsable Comunitario e del producto son los subsistemas de Docencia, Servicio Interacción con las Comunidades, quienes elaboran los proyectos y diseñan los servicios para la realización de sus productos Para cualquier otro producto, básicamente administrativos o gerenciales (informes, rendición de cuentas, publicaciones, entre otros.) los subsistemas encargados son el rectorado y el vicerrectorado administrativo a través de las dependencias responsables de su gestión. 4.8 La Coordinación de Gestión de la Calidad recibirá por escrito las quejas realizadas por los usuarios de los procesos de la UMC y gestionará la emisión de un Reporte de No Conformidad (CAL-013) a los efectos que el líder del proceso identifique y realice el respectivo análisis de causa raíz y las acciones correctoras y correctivas, con la finalidad de eliminar la ocurrencia del producto no conforme. 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: LIDER DEL PROCESO 5.1. Revisa de manera periódica los documentos y registros (formularios, planes de estudio, publicaciones, informes, proyectos, entre otros) relacionados con su gestión y verifica que se cumplan los lineamientos de calidad establecidos.

5 Pág.: 4/ Identifica el productoo no conforme, cuando detecta que no se cumple con los criterios de aceptación establecidos en el procedimiento y posteriormente notifica a la Coordinación de Gestión de la Calidad. COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5.3. Recibe comunicaciónn por parte del líder del proceso donde se notifica el producto no conforme detectado Llena el formulario Reporte de No Conformidad (CAL-013) con la información del producto no conforme detectado Registra la no conformidad en el formulario Control de Registro de Acciones Correctoras y Correctivas de las No Conformidades (CAL-017) Envía, a través de correo institucional, el Reporte de No Conformidad (CAL-013) al líder del proceso, a fin de que se realice el análisis causa raíz indagando las causas reales que generaronn dicho producto no conforme y que se apliquen las acciones correctivas necesarias. LIDER DEL PROCESO 5.7. Recibe el Reporte de No Conformidad (CAL-013), a través del correo institucional, por parte de la Coordinación de Gestión de la Calidad Llena en el Reporte de No Conformidad (CAL-013), los campos correspondientes a la aceptación de la no conformidad y envía, a través del correoo institucional, a la Coordinación de Gestión de la Calidad Registra en el Reporte de No Conformidad (CAL-013), el análisis de la causa raíz determinando el origen del incumplimiento de un requisito y las acciones correctoras y correctivas que eliminarán el producto no conforme Envía, a través de correo institucional, el Reporte de No Conformidad (CAL-013) a la Coordinación de Gestión de la Calidad Corrige los productos no conformes aplicando las acciones establecidas en el Reporte de No Conformidad (CAL-013) para eliminar el incumplimiento.

6 Pág.: 5/7 COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Recibe el Reporte de No Conformidad (CAL-013) por parte del líder del proceso donde establece las acciones correctoras y correctivas para subsanar la no conformidad Llena en el Control de Registro de Acciones Correctoras y Correctivas de las No Conformidades (CAL-017), la acción correctora y correctiva propuesta por el líder del proceso y establece fecha para realizar el seguimiento respectivo Realiza el seguimiento de las acciones tomadas para corregir el producto no conforme Verifica con cada uno de los responsables del cumplimiento de las acciones tomadas que estas hayan sido aplicadas, evaluadas y eficaces No fueron eficaces: Notifica al líder del proceso que las acciones tomadas no eliminaron la causa raíz del problema, por lo que reincide en el incumplimiento de la cláusula de la norma ISO 9001, se genera otro reporte de no conformidad y se realiza el seguimiento respectivo Fueron eficaces: Informa al líder del proceso que se ha cerrado la no conformidad y registra en el Reporte de No conformidad (CAL-013) la información correspondiente (Fin del procedimiento). 6. DEFINICIONES: 6.1 Producto: Resultado de un proceso. Los productos externos de la UMC son: - Competencias del Egresado. - Proyectos/ /informes de investigación/publicaciones científicas - Proyectos de servicio social. - Planes/informes/proyectos/rendición de cuentas/ evaluaciones. Los productos internos, generalmente son productos intermedios. Son insumos de procesos internos.

7 Pág.: 6/7 6.2 Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria. 6.3 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. 6.4 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 6.5 Queja: Reporte de una situación, considerada por el usuario como no correcta, debido a que lo afecta a él o a la Comunidad Universitaria directa o indirectamente. 6.6 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 6.7 Acción correctora: Acción realizada para eliminar una no conformidad detectada. 6.8 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. 6.9 Alumno/educando: Igual a estudiante. Reglamento Estudiantil Estudiante reprobado: Alumno con calificación inferior a doce (12) puntos Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados Liberación: Autorización para proceder con la siguiente fase de un proceso Desviación permitida: Autorización para apartarse de los requisitos de un producto especificados originalmente, antes de su realización Desechar: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su utilización inicialmente prevista Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos Reclasificación: Variación del grado de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme/estudiante reprobado para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.

8 Pág.: 7/7 7. REFERENCIAS: Normas ISO Procedimiento Acciones Correctoras y Correctivas (PRO-REC-CAL-005). 8. REGISTROS: 8.1 REG-REC-CAL-013: Reporte de No Conformidad. 8.2 REG-REC-CAL-017: Control de Registro de Acciones Correctoras y Correctivas de las No Conformidades. 9. REGISTRO DEL CAMBIOS: Ubicación del cambio Secc./Pág. N/A Sec.3 Anexo A Secc. 3.5 y 4 pág. 3. Sección 7 Sección 8 Todo el Documento Formulario Formulario Todo el documento Naturaleza del Cambio Nuevo Documento Productos competencias del egresado. Flujograma Anexo A. Control y seguimiento de las acciones correctivas Anexo B Formulario 025 CAL. Inclusión de Docencia y Extensión. Eliminación de las definiciones de Unidades Receptoras, Productoras, Colocadoras y Materia Prima. Cambio de la codificación del Formulario 025 CAL a Formulario: CAL-025 Se unificaron los formularios CAL-025 y CAL- solo FORMULARIO CAL : quedando Registro de las No conformidades y Control del de las Acciones Correctivas. Se rediseño el procedimiento y cambio la codificación del formulario. Se rediseño el formulario Control de registro de acciones correctivas-preventivas de las No Conformidades. Se rediseño el formulario Reporte de No Conformidad. Actualización en la descripción del procedimiento y la denominación de los formularios Fecha del Cambio Nº de cambio /08/ /02/ /04/ /07/ /06/ /12/ /01/ /05/

9 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (1) FECHA (2) REPORTE N REPORTE DE NO CONFORMIDAD (3) NO CONFORMIDAD OBSERVADA A TRAVÉS DE REG-REC-CAL-013 Formulario: CAL-013 Fecha: 13/01/2017 Cambio: 07 (4) GRADO (5) NO CONFORMIDAD DETECTADA EN (6) REFERENCIA (7) CLÁUSULA (8) REQUISITO (9) DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO (10) ENUNCIADO DE LA NO CONFORMIDAD (11) DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA OBJETIVA (13) ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL RESPONSABLE DE LA (12) NO CONFORMIDAD DETECTADA POR DEPENDENCIA NOMBRE Y APELLIDO CONDICIÓN NOMBRE Y APELLIDO CARGO FECHA DE ACEPTACIÓN (14) ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO (15) CORRECCIÓN (ACCIÓN PARA ELIMINAR LA NO CONFORMIDAD) Nº DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN INICIO FECHA CIERRE (16) ACCIÓN CORRECTIVA (APLICACIÓN PARA ELIMINAR LA CAUSA RAÍZ DEL PROBLEMA) FECHA Nº DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN INICIO CIERRE ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (17) FECHA DE RECEPCIÓN ACEPTADO (18) CONDICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN SI NO (19) OBSERVACIONES ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO (20) RESULTADO DEL SEGUIMIENTO (21) ESTADO DE LA NO CONFORMIDAD (22) AUDITOR (23) FECHA CERRADA ABIERTA

10 INSTRUCTIVO DE LLENADO REPORTE DE NO CONFORMIDAD FORMULARIO: CAL-013 A. Objetivo: Registrar la trazabilidad de la No Conformidad la cual incluye su descripción, la causa raíz que la origino, el plan de acción propuesto y el seguimiento para verificar el cierre de la misma. B. Instrucciones para el registro de la información 1. Fecha: Coloque el día, mes y año correspondiente al llenado del reporte de No Conformidad. 2. Reporte Nº: Coloque el número correlativo que corresponda al reporte de No Conformidad en relación al total de los mismos. Ejemplo: 1 de 3 3. No Conformidad observada a través de: Coloque la opción que corresponda de acuerdo a la actividad donde se evidenció la No Conformidad. Ejemplo: auditoría interna, auditoría externa, seguimiento del plan de acción, encuesta, queja u otra actividad la cual se deberá identificar. 4. Grado: Indique si la No Conformidad detectada es menor (incumplimiento parcial del requisito de la norma ISO 9001) o mayor (incumplimiento total del requisito de la norma ISO 9001). 5. No Conformidad detectada en: Coloque la denominación de la dependencia donde se evidenció el hallazgo de No Conformidad. 6. Referencia: Coloque la denominación de la norma en conjunto con el número de la versión vigente. Ejemplo: Norma ISO 9001: Cláusula: Registre el número de la cláusula que corresponda. Ejemplo: Requisito: Copie textualmente la denominación del requisito correspondiente. Ejemplo: Acción Correctiva. 9. Descripción del Requisito: Copie textualmente de forma precisa el enunciado del requisito que corresponda al hallazgo detectado e incluya los literales que aplican, de ser el caso. Ejemplo: La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. 10. Enunciado de la No Conformidad: Explique de forma clara y precisa el enunciado de la No Conformidad detectada. Se debe evitar ambigüedades y la repetición de la evidencia objetiva. Ejemplo: El plan de acción propuesto no fue eficaz para el seguimiento y medición de los procedimientos. 11. Descripción de la evidencia objetiva: Describa de forma detallada cuales fueron las muestras auditadas, de forma aleatoria, y especifique los datos relacionados a las muestras: cantidad, código de memorando, fecha del documento; denominación, número y vigencia de formulario (fecha y cambio); denominación y número de registro; objetivos; cantidad y denominación de indicadores de gestión; entre otros datos que identifiquen los soportes de la evidencia. 12. No Conformidad detectada por: Coloque el nombre y el apellido de la persona que detecta el hallazgo de No Conformidad y la condición de la misma: auditor líder, auditor, usuario, entre otras. 13. Esta sección debe ser llenada por el Responsable de la dependencia: Registre el nombre, el apellido, el cargo del responsable de la dependencia auditada y posteriormente día, mes y año de aceptación de la no conformidad. 14. Análisis de Causa Raíz: Explique la causa raíz que generó la No Conformidad para ello debe implementar la técnica de los cinco (5) por qué, es necesario que indague de manera exhaustiva hasta llegar a la profundidad del problema, para determinar la causa (respuesta) en cada una de las preguntas (tantas como sean necesarias), solo así se podrán proponer las acciones adecuadas para el cierre de la No Conformidad. Ejemplo: Un trabajador no ha seguido un procedimiento seria la causa directa: Determinar por qué no siguió el procedimiento le conduciria a la verdadera raiz del problema. Nota: Esta técnica de los cinco (5) por qué se encuentra publicada en la página web de la Universidad Marítima del Caribe, en el link de la Coordinación de Gestión de la Calidad. PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO 15. Corrección (Acción para eliminar la No Conformidad): Coloque el número correlativo vinculado a la descripción de la acción correctora y su fecha de inicio y cierre (en ambas se debe colocar día, mes y año). 16. Acción Correctiva (Aplicación para eliminar la causa raíz del problema): Coloque el número correlativo vinculado a la descripción de la acción correctiva y su fecha de inicio y cierre (en ambas se debe colocar día, mes y año). Nota: La(s) acción(es) correctiva(s) debe(n) estar dirigido a la causa raíz determinada en el análisis. Si no ha definido la verdadera causa raíz no podrá evitar que el problema vuelva a ocurrir. ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 17. Fecha de recepción: Coloque el día, mes y año correspondiente a la entrega del reporte de No Conformidad por parte del responsable de la dependencia. 18. Condición del Plan de Acción: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo a si el plan de acción propuesto es aceptado o rechazado. 19. Observaciones: Describa de forma detallada la razones por las cuales el análisis de causa raíz y/o el plan de acción propuesto fue rechazado, en caso de que sea aceptado, coloque no aplica. ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO. 20. Resultado del seguimiento: Describa de forma detallada cuales fueron las muestras verificadas de acuerdo a las acciones correctoras y correctivas establecidas propuestas y especifique los datos relacionados a las muestras: cantidad, código de memorando, fecha del documento; denominación, número y vigencia de formulario (fecha y cambio); denominación y número de registro; objetivos; cantidad y denominación de indicadores de gestión; entre otros datos que identifiquen los soportes de la evidencia. 21. Estado de la No Conformidad: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo al estado de la no conformidad, si fue cerrada o continua abierta. 22. Auditor: Coloque el nombre y el apellido del Auditor que efectuó el seguimiento al plan de acción propuesto. 23. Fecha: Coloque el día, mes y año en el cual el Auditor efectuó el seguimiento al plan de acción propuesto.

11 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDADD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REG-REC-CAL-017 Formulario: CAL-017 Cambio: 04 CONTROL DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTORAS Y CORRECTIVAS DE LAS NO CONFORMIDADES (1) SUBSISTEMA (2) Nº (3) Cláusula (4) Fecha (5) Auditor(es) Responsable(s) (6) Naturaleza de la No Conformidad (7) Dependencia Auditada (8) Responsable de la Dependencia (9) Acción Correctiva Recomendada/Ejec utada (10) Fecha Propuesta para el Cierre Fecha del (11) del Plan de Acción Correctivo Estado de la No Conformidad Abierta Cerrada Resultado del AUDITORÍA INTERNA (2) Nº (3) Cláusula (4) Fecha (5) Auditor(es) Responsable(s) (6) Naturaleza de la No Conformidad (7) Dependencia Auditada (8) Responsable de la Dependencia (9) Acción Correctiva Recomendada/Ejec utada PRODUCTO NO CONFORME (10) Fecha Propuesta para el Cierre Fecha del (11) del Plan de Acción Correctivo Estado de la No Conformidad Resultado del Abierta Cerrada (2) Nº (3) Cláusula (4) Fecha (5) Auditor(es) Responsable(s) (6) Naturaleza de la No Conformidad (7) Dependencia Auditada (8) Responsable de la Dependencia (9) Acción Correctiva Recomendada/Ejec utada MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (10) Fecha Propuesta para el Cierre Fecha del (11) del Plan de Acción Correctivo Estado de la No Conformidad Resultado del Abierta Cerrada (2) Nº (3) Cláusula (4) Fecha (5) Auditor(es) Responsable(s) (6) Naturaleza de la No Conformidad (7) Dependencia Auditada (8) Responsable de la Dependencia (9) Acción Correctiva Recomendada/Ejec utada AUDITORÍA EXTERNA (10) Fecha Propuesta para el Cierre Fecha del (11) del Plan de Acción Correctivo Estado de la No Conformidad Resultado del Abierta Cerrada

12 INSTRUCTIVO DE LLENADO CONTROL DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTORAS Y CORRECTIVAS DE LAS NO CONFORMIDADES FORMULARIO: CAL-017 A. Objetivo: Registrar la trazabilidad de la No Conformidad, así como también las acciones tomadas y del seguimiento a su eficacia. B. Instrucciones para el registro de la información: 1. Subsistema: Coloque el nombre del subsistema. 2. N : Liste el número de no conformidades de acuerdo a su naturaleza. (por auditorías internas, por producto no conforme entre otros). 3. Cláusula: Coloque el número de la cláusula a la cual no se le ha dado cumplimiento. 4. Fecha: Coloque día, mes y año en que se ha detectado la no conformidad. 5. Auditor (es) / responsable (s): Coloque el nombre y apellido del auditor o del responsable de detectar la no conformidad. 6. Naturaleza de la No Conformidad: Coloque la no conformidad detectada. 7. Dependencia auditada: Coloque el nombre de la dependencia donde se detectó la no conformidad. 8. Responsable de la dependencia: Coloque el nombre y apellido del responsable de la dependencia auditada. 9. Acción correctiva recomendada / ejecutada: Coloque la descripción de la acción correctora y correctiva recomendada por el responsable de la dependencia auditada. 10. Fecha propuesta de cierre: Coloque la fecha que el auditado ha propuesto cerrar la no conformidad. 11. del plan de acción correctivo Fecha del seguimiento: Coloque día, mes y año en que se efectuará el seguimiento al plan de acción corrector y correctivo de la no conformidad. Estado de la no conformidad: Coloque de acuerdo al seguimiento sigue abierta o cerrada, marcando con una equis el campo que corresponda. Resultado del seguimiento: Coloque el numero del reporte a fin de verificar el resultado del seguimiento realizado.

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