GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS

Transcripción

1 GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS

2 La gestión de proveedores e intermediarios desde un enfoque de sostenibilidad se entiende como las estrategias, acciones o procesos que llevan a cabo las empresas para asegurar el suministro de los servicios o bienes que demandan; disminuir los riesgos asociados a los procesos de compra de productos o tercerización; mitigar los impactos sociales, ambientales y económicos que puedan generar las actividades de proveedores e intermediarios en el cumplimiento de su operación; y crear beneficios compartidos entre contratistas y entidades, con el ánimo de asegurar así la continuidad en la operación del negocio. La importancia de manejar este asunto desde un enfoque de sostenibilidad se traduce en evitar inconvenientes en la cadena de suministro 1 y, a su vez, transmitir las buenas prácticas hacia todos los actores de la cadena de valor, lo que permite fortalecer el vínculo a largo plazo entre las empresas y sus proveedores e intermediarios. También es considerado un factor diferenciador valorado por los clientes e inversionistas que favorece el logro de los objetivos financieros y mejora la administración de los riesgos. Gestionar la relación con los proveedores también favorece el consumo responsable de las empresas, ya que cuando estas compran algún bien o servicio, no solo tienen en cuenta variables de precio y calidad, sino las características e impactos sociales y ambientales de los proveedores. En otras palabras, el consumo responsable hace referencia al deber que tienen los consumidores, en este caso las empresas, de revisar y analizar el proceso de producción, desde el origen de la materia prima, fabricación, ensamblado, distribución y canales de venta, hasta las prácticas laborales y el uso de recursos y manejo de desechos por parte de sus proveedores. En este orden de ideas, las empresas están llamadas a fortalecer sus cadenas de abastecimiento para garantizar un consumo responsable y de esta manera ser más conscientes de las afectaciones que su labor genera, ya sea de manera directa o indirecta, en la sociedad y en el entorno. Las compañías de seguros no son ajenas a esta realidad, por ello la Iniciativa Financiera del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (UNEP FI) diseñó los Principios para el Seguro Sostenible (PSI), los cuales se pueden definir como un marco de referencia mundial para que las compañías de seguros gestionen los riesgos y oportunidades ambientales, sociales y de gobierno (ASG) en diferentes temas, entre estos la gestión de proveedores e intermediarios, como una forma de garantizar la sostenibilidad del negocio. Entre las acciones que proponen los PSI para que las compañías de seguros desarrollen con sus proveedores e intermediarios están: DIALOGAR SOBRE LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE LAS CUESTIONES ASG Y ACERCA DE LAS EXPECTATIVAS Y EXIGENCIAS DE LA COMPAÑÍA SOBRE ESTOS CRITERIOS. FACILITAR INFORMACIÓN Y HERRAMIENTAS QUE PUEDAN AYUDARLES A GESTIONAR LAS CUESTIONES ASG. CAPACITAR SOBRE LA INCLUSIÓN DE CRITERIOS ASG EN LOS PROCESOS DE LICITACIÓN Y SELECCIÓN. 1 Cadena de suministro se entiende como la red de proveedores e intermediarios que proporcionan su conocimiento y servicios a una industria. DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 3

3 En este orden de ideas, el capítulo «Proveedores e intermediarios» comparte los resultados de la encuesta de sostenibilidad 2015; en ella se indagó sobre la cantidad y calidad del servicio de los intermediarios; los mecanismos de evaluación de la satisfacción y desempeño de los proveedores e intermediarios directos, teniendo en cuenta temas ambientales, sociales y de gobierno; la existencia de políticas de selección de proveedores, y los canales de comunicación usados con ambos grupos. COMPAÑÍAS QUE RESPONDIERON ESTA SECCIÓN30 91,4 % PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO RIESGOS Y OPORTUNIDADES La importancia de reconocer los riesgos asociados a la cadena de suministro se traduce en evitar que la compañía tenga pérdidas financieras por incumplimiento de los contratos por parte de los proveedores e intermediarios, lo que puede ocasionar interrupción en la operación y demora en la entrega de bienes y servicios ofrecidos a los clientes; detrimento de la imagen y reputación de la compañía por malas prácticas que los proveedores o intermediarios realicen, entre ellas la afectación al medio ambiente Por su parte, las oportunidades que se derivan para una compañía por gestionar este asunto adecuadamente se traducen en i) ayudar a promover las buenas prácticas laborales, es decir, verificar que a los empleados de los proveedores e intermediarios se les brinde un trato justo, que cuenten con horarios razonables, salarios acordes con sus responsabilidades y programas de capacitación y actualización; ii) prevenir la explotación infantil; iii) reducir costos por mayor eficiencia en la gestión en la cadena de abastecimiento, iii) adquirir insumos que no afecten el medio ambiente, lo que no solo permite disminuir la huella de carbono, sino que ayuda a reducir los gastos administrativos del negocio y iv) mejorar el desarrollo de la operación por contar con proveedores e intermediarios idóneos. 4 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

4 Los resultados de la encuesta de sostenibilidad 2015 indicaron que la mayoría de las compañías al identificar un riesgo u oportunidad asociado al manejo de la relación con los proveedores e intermediarios lo documentan y gestionan. Gráfico 1: Relación entre la identificación, gestión y documentación de los riesgos del asunto «Proveedores e intermediarios» NÚMERO DE COMPAÑÍAS RIESGOS FINANCIEROS Pérdidas financieras asociadas a fallas en el cumplimiento contractual. MEDIOAMBIENTALES Afectación al medio ambiente por fallas en la gestión ambiental. OPERATIVOS Interrupción de la operación por fallas en el suministro de productos o servicios. REPUTACIONALES Pérdida de la reputación por impactos negativos que generen los proveedores o intermediarios en la sociedad y en el medio ambiente. SOCIALES Afectación de personas y sus intereses por malas gestiones Identificado Documentado Gestionado DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 5

5 Gráfico 2: Relación entre la identificación, gestión y documentación de las oportunidades del asunto «Proveedores e intermediarios» NÚMERO DE COMPAÑÍAS OPORTUNIDADES FINANCIEROS Reducción de costos por mayor eficiencia en la gestión de la cadena de abastecimiento. MEDIOAMBIENTALES Conservación y recuperacion del entorno natural de la operación por adecuado manejo de cierre de brechas en gestión ambiental. OPERATIVOS Incremento del nivel de confianza en la continuidad de la operación por la adecuada implementación del plan de continuidad y la vinculación de proveedores e intremediarios idóneos al mismo. OPERATIVOS Mejoras en el desarrollo de la operación gracias a la vinculación de proveedores e intermediarios idóneos. REPUTACIONALES Mayor nivel de confiabilidad en la continuidad del suministro de bienes y servicios por parte de un proveedor. SOCIALES Generación de valor para los grupos de interés por adecuadas gestiones por parte de los proveedores e intermediarios en la cadena de valor de la Compañía Identificado Documentado Gestionado 6 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

6 Por lo anterior, gestionar la relación con los proveedores e intermediarios beneficia a las compañías, ya que no solo garantiza que sus cadenas de suministro cumplan con la normatividad exigida, sino que reducen sus costos operativos y administrativos, además de fortalecer la reputación e imagen. Para alcanzar este objetivo, se recomienda desarrollar las siguientes buenas prácticas: Desarrollo de políticas para la selección de proveedores e intermediarios. Definir una lista de requisitos para ser designado proveedor o intermediario, en esta se pueden incluir aspectos como periodo razonable de operación de la organización y contar con registros financieros auditables; en caso de brindar asesoría o contacto a clientes, se debe garantizar que las instalaciones estén ubicadas en lugares de fácil acceso, que mantengan condiciones apropiadas de higiene y cuenten con personal de servicio dedicado y experto en el tema. Para los casos de manejo de salvamentos o materiales delicados, se debe garantizar que las organizaciones cuenten con una zona de trabajo segura para reparaciones y almacenamiento de piezas, entre otros. Realizar evaluación de desempeño y satisfacción de los proveedores e intermediarios. Tener en cuenta en los procesos de selección a las pequeñas y medianas empresas. Capacitar a los proveedores e intermediarios y garantizar que estos cuenten con certificación técnica en los casos en que sea necesario. Identificar aquellos proveedores que pueden tener un impacto significativo sobre la compañía, considerados proveedores críticos. GESTIÓN DEL ASUNTO PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS La extracción de recursos naturales y la contaminación ambiental por parte de los sectores productivos han llevado al Gobierno no solo a implementar una regulación ambiental más fuerte, sino a crear diferentes mecanismos para la conservación del ambiente, como la Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible 2, la cual busca estimular el uso adecuado de los recursos, como fuentes de la competitividad empresarial y de la calidad de vida de las personas. Este contexto genera que las compañías de seguros estén desarrollando grandes esfuerzos en la gestión de este asunto y así contar con una cadena de abastecimiento comprometida con la sostenibilidad, que facilita el consumo responsable. Lo anterior no solo se da por la rentabilidad del negocio, es decir, por atraer mejores inversionistas o nuevos clientes, sino porque así también se contribuye al desarrollo sostenible del país. 2 La Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible se orienta a cambiar los patrones insostenibles de producción y consumo por parte de los diferentes actores de la sociedad nacional, lo que contribuirá a reducir la contaminación, conservar los recursos, favorecer la integridad ambiental de los bienes y servicios, y estimular el uso sostenible de la biodiversidad, como fuentes de la competitividad empresarial y de la calidad de vida. Se encuentra en: DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 7

7 Por esta razón, es usual que las compañías que gestionan este asunto adopten prácticas recomendadas como la definición de procedimientos y responsables que faciliten el seguimiento a los proveedores e intermediarios y la adopción de una batería de indicadores para medir y conocer los avances de su gestión, así como el cumplimiento de las metas propuestas. Gráfico 3. Mecanismos usados para gestión de proveedores Indicadores de gestión 71,4% PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS Metas de seguimiento Procedimientos y responsables 57,1% 92,9% Política o declaración pública 75% Gráfico 4. Mecanismos usados para la gestión de intermediarios. PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS Indicadores de gestión Metas de seguimiento Procedimientos y responsables 84,6% 84,6% 96,2% Política o declaración pública 61,5% 8 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

8 Proveedores Frente a las buenas prácticas desarrolladas por las compañías del sector, la encuesta de sostenibilidad 2015 arrojó que 27 compañías, de 30 que respondieron a esta sección, afirmaron contar con una política claramente establecida de selección de proveedores. No obstante, la inclusión de criterios ASG en dichas políticas es una práctica emergente entre las compañías de seguros, por lo cual el sector debe continuar trabajando para incorporar temas como el respeto a los derechos humanos e identificación de riesgos ambientales y sociales al momento de seleccionar un proveedor. (G4-EN32) (G4-HR10) (G4- LA14) (G4-SO9). Gráfico 5. Criterios tenidos en cuenta para la selección de proveedores (G4-LA14) Prácticas laborales 57,1% PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS (G4-EN32) Ambientales (G4-SO9) Grupos de interés 28,6% 35,7% (G4-HR10) Respeto de los derechos humanos 39,3% Un poco más de la mitad de las compañías manifestó que realiza capacitaciones a sus proveedores y los temas que tratan son sobre servicio al cliente, recursos humanos, medio ambiente, y seguridad y salud en el trabajo, entre otros. Se invita a las compañías de seguros a realizar evaluaciones de desempeño y medición de la satisfacción de los proveedores, con el objetivo de fortalecer sus capacidades, actividades y desarrollo. DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 9

9 Gráfico 6. Evaluación y desarrollo de proveedores Incluye a las pymes en el proceso de selección de proveedores 89,3% PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS Visitas de inspección en sitio, antes de la selección Capacitación a proveedores Medición de satisfacción en los proveedores 39,3% 53,6% 78,6% (G4-EN33) (G4-HR11) Evaluación de desempeño de proveedores incluyendo temas ASG 10,7% Cerca del 79% de las compañías tienen identificados los proveedores que se consideran críticos y cuatro de diez empresas han definido una periodicidad de seguimiento para ellos, que usualmente es anual. Gráfico 7. Evaluación de proveedores críticos PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS Definen periodicidad de evaluación Identificación de impactos ASG del proveedor sobre la compañía Evaluación de impactos ASG en la cadena de suministro Planes de mejoras ante la evaluación de impactos ASG 32,1% 17,9% 14,3% 10,7% 10 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

10 Con respecto a los proveedores críticos, 12 compañías han venido realizando mediciones de desempe- ño al 83% de ellos, práctica que se ha aumentado en el tiempo: Tabla 1. Proveedores críticos evaluados A 31 de dic A 31 de dic A 31 de dic Número de proveedores críticos evaluados Porcentaje de proveedores críticos evaluados 71,3% 73,6% 83,1% En relación con los medios de comunicación usados con los proveedores la encuesta de sostenibilidad 2015 deja en evidencia que el canal más usado es el correo electrónico. En este sentido, se recomienda a las compañías incorporar herramientas como portales que se apoyen en la página web, siempre y cuando el número de proveedores lo amerite. Gráfico 8. Medios de comunicación usados con los proveedores. Correo electrónico 89,3% PORCENTAJE DE COMPAÑÍAS Oficina Sitio web oficial Call center 42,9% 39,3% 32,1% Volantes y cartillas 14,3% Revista 7,1% DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 11

11 Intermediarios Los intermediarios son un grupo de interés muy importante para el sector asegurador, ya que son quienes tienen trato directo con los consumidores y logran la consecución de nuevos clientes y su fidelización, además de identificar las tendencias y necesidades del mercado. Los resultados de la encuesta de sostenibilidad 2015 permitieron identificar el número de intermediarios con que cuenta el sector asegurador Durante el 2015, las compañías afiliadas a Fasecolda contribuyeron con la generación de empleos por contratación de agentes dependientes. Se aclara que para la gráfica 10 sobre númey caracterizar la fuerza de trabajo dedicada a la comercialización de los seguros. A continuación, se presenta la evolución del número de intermediarios en los últimos tres años. Vale la pena mencionar que el incremento del número de agentes dependientes del 2014 respecto al 2015 se debe a que dos compañías reportaron un aumento significativo en el último periodo. Gráfico 9. Número de agentes dependientes A 31 de diciembre de 2013 A 31 de diciembre de 2014 A 31 de diciembre de 2015 ro de agentes independientes se puede presentar duplicidad de información, ya que los mismos pueden estar laborando para varias compañías de seguros al mismo tiempo. 12 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

12 Gráfico 10. Número deagentes independientes A 31 de diciembre de 2013 A 31 de diciembre de 2014 A 31 de diciembre de 2015 Por su parte, el sector evidencia un estado avanzado en la práctica de evaluar la satisfacción y desempeño de los intermediarios. Tabla 2. Evaluaciones aplicadas a los intermediarios. MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL INTERMEDIARIO 92% 88% EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A INTERMEDIARIOS DIMENSIÓN ECONÓMICA - GESTIÓN DE PROVEEDORES E INTERMEDIARIOS 13

13 Finalmente, el sector asegurador colombiano tiene la oportunidad de mejorar su gestión de este asunto y convertirlo en una oportunidad de negocio, a través de incluir criterios ASG al momento de seleccionar a los proveedores e intermediarios. Esto quiere decir que las compañías no solo deben tener en cuenta criterios económicos como el precio, calidad, disponibilidad y funcionabilidad del bien o servicio a adquirir, sino criterios sociales como las condiciones de trabajo de las personas, la protección de los derechos humanos, y la salud y seguridad en el trabajo; y criterios ambientales como el uso de los recursos naturales y manejo de desechos. Si es posible, se puede solicitar al proveedor o intermediario certificaciones de calidad o programas de seguridad industrial o ambiental. Por último, se recomienda revisar la estructura de gobierno corporativo y si el proveedor o intermediario cuenta con un código de ética o de conducta; así mismo, garantizar que los criterios ASG se cumplan en los planes de auditoría. Se invita a las compañías a continuar desarrollando capacitaciones y sensibilizaciones desde un enfoque de sostenibilidad y medir la satisfacción y desempeño de los proveedores e intermediarios, así como a apoyar la inclusión social teniendo en cuenta a las pymes en los procesos de selección, brindarles capacitaciones y apoyarlas en su desarrollo empresarial. Estas buenas prácticas no solo generan beneficios para la compañía, sino que promueven el desarrollo sostenible del país. 14 INFORME DE SOSTENIBILIDAD DEL SECTOR ASEGURADOR COLOMBIANO 2015 FASECOLDA

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