MTY MEX GDL CHIH CUERNAVACA RESTO DE LAS CIUDADES

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1 MTY MEX GDL CHIH CUERNAVACA RESTO DE LAS CIUDADES

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3 40 Lista personal de marcado inmediato Introducción Nombre Acceso Teléfono Bienvenidos al sistema de Línea Inteligente AXTEL La intención de este manual es proveerle la información necesaria para utilizar su Línea Inteligente AXTEL y al mismo tiempo optimizar las operaciones de su negocio. Aquí encontrará la descripción, modo de activación y aplicaciones de cada una de las funciones de su Línea Inteligente AXTEL, las cuales se encuentran ordenadas alfabéticamente. Para aprovechar al máximo este servicio, AXTEL ha diseñado el Teléfono Inteligente, el cual le dará acceso directo a las principales funciones de su línea a través de botones pre-programados. Dentro de este manual, hemos marcado estas funciones con el símbolo para su fácil identificación.* Para cualquier duda o aclaración por favor comuníquese con su Ejecutivo de Cuenta, quien con gusto lo atenderá. Línea Inteligente AXTEL su más poderoso sistema de Comunicación *Si usted no cuenta con el Teléfono Inteligente, puede utilizar las funcionalidades de su Línea Inteligente AXTEL con cualquier teléfono de tonos, a través de los códigos de acceso incluidos en este manual.

4 2 39 Número Telefónico Nombre Serie inicial 4 Dígitos IMPORTANTE Consulte la versión electrónica de nuestro manual del usuario de Línea Inteligente AXTEL, disponible en nuestra página de Internet:

5 38 3 Información Importante Índice Número Telefónico de su Línea Inteligente AXTEL Directorio Telefónico de su Empresa Número Telefónico Nombre Serie inicial 4 Dígitos Captura de Llamadas... 4 Conferencia Tripartita... 5 Desvío de Llamadas... 6 Desvío de Llamadas en Espera... 8 Desvío de Llamadas en Ocupado... 9 Desvío de Llamadas no Contestadas Desvío Remoto de Llamadas (Opcional) Identificador de Llamadas Identificador de Llamadas en Espera Intercom Llamada en Espera Llamada en Retención Llamada sin Interrupciones Música en Espera (Opcional) Marcado Inmediato Número Principal de Grupo Regreso de Última Llamada Remarcado Remarcado Automático Transferencia de Llamadas Control de Llamadas (Opcional) Correo de Voz (Opcional) Intercom Multisitio (Opcional) Número Adicional (Opcional)... 35

6 4 37 Para el mejor manejo de las funciones de Línea Inteligente AXTEL y obtener el máximo de ella, AXTEL ha diseñado especialmente el Teléfono Inteligente. El Teléfono Inteligente le ayuda a optimizar sus comunicaciones internas y externas aumentando su desempeño y productividad. Las características del Teléfono Inteligente son las siguientes: Identificador de Llamadas (con almacén de registros). Identificador de Llamada en Espera. Altavoz con nivel de volumen. 10 botones de acceso directo a funciones de Línea Inteligente AXTEL: Activar Desvío de Llamadas Desactivar Desvío de Llamadas Activar Desvío de Llamadas no contestadas Desactivar Desvío de Llamadas no contestadas Llamada sin Interrupciones Conferencia / Transferencia Remarcado Automático Regreso de Última Llamada Captura de Llamadas Correo de Voz 3 Botones para memoria programables por el usuario. Lámpara de mensajes. Lámpara de nuevas llamadas. Botones de Flash, Redial, Mute y Hold. Niveles de timbrado. Volumen en el auricular.

7 Conferencia Tripartita Conferencia Tripartita le permite agregar una tercera persona a una llamada que se esté efectuando. Retención En el caso de querer realizar una consulta, se podrá poner en retención a la primera llamada presionando flash, y llamando a una segunda persona. Al colgar la segunda persona, usted regresará a la primera llamada. 36 5

8 Desvío de Llamadas Número Adicional (Opcional) El Desvío de Llamadas transfiere en forma automática todas sus llamadas al número telefónico que usted elija. Usted mismo programa el número; sin embargo, se deben seguir diferentes procedimientos, según sean números externos o números de Intercom. Procedimiento para desvíos a números externos. Número Adicional le permite tener en una sola Línea Inteligente AXTEL hasta dos números telefónicos adicionales separados (uno primario y hasta dos secundarios), cada uno con diferente patrón de timbrado. Una vez que el cliente lo solicita, AXTEL instalará el servicio Línea Inteligente AXTEL con los Números Adicionales activados. Se trata de una sola línea con hasta dos números virtuales adicionales. Al utilizar cualquier tipo de desvío de llamadas, las llamadas serán desviadas sin importar el número que haya sido marcado. Estos números adicionales son virtuales, es decir, se utilizan para identificar el origen de las llamadas entrantes, no son líneas distintas o líneas adicionales. Si un cliente desea derivar extensiones de una Línea Inteligente AXTEL para compartirla, los números adicionales sólo ayudarán a identificar a quién están dirigidas las llamadas entrantes, según la señal de timbrado emitida. Procedimiento para desvíos a números Intercom. Nota: Los números adicionales no participan en la marcación de cuatro dígitos a números Intercom de un grupo de líneas, solamente el número principal de la línea en la que fueron solicitados. La secretaria de los abogados puede distinguir las llamadas de cualquiera de ellos, gracias al timbrado distintivo del teléfono debido a los números adicionales. Así ella puede responder de una manera profesional con el saludo adecuado. 6 35

9 Intercom Multisitio (Opcional) Continuación Desvío de Llamadas La función de Intercom Multisitio permite hacer llamadas telefónicas entre miembros de un mismo grupo designado de Intercom dentro de diferentes sucursales de un mismo negocio, a través de marcación de cuatro dígitos. Nota: - Si desea desviar las llamadas directamente a un Correo de Voz, hay que anteponer los dígitos 039 al número de dicho correo (número a 10 dígitos). - Al programar esta función se desvía cualquier llamada entrante a la línea. Si se cuenta con la función del Número Adicional, las llamadas a ambos números serán desviadas. La Líneas Inteligentes AXTEL deberán de pertenecer al mismo switch o central telefónica de AXTEL. El supervisor de la bodega usa Intercom Multisitio para llamar al gerente de la tienda que se encuentra en otro local de la ciudad, para comentarle que el producto se encuentra disponible. Un consultorio médico utiliza el desvío de llamadas para enrutar las llamadas hacia un servicio que las contesta fuera del horario de Oficina. Un Ejecutivo de Ventas de bienes raíces siempre desvía el teléfono de su oficina hacia su teléfono celular cuando sale a comer, de tal modo que los clientes importantes siempre lo puedan localizar. 34 7

10 Desvío de Llamadas en Espera Correo de Voz (Opcional) Con esta función, las Llamadas en Espera que no son contestadas después de un cierto período de tiempo, se desvían en forma automática hacia un destino predeterminado. Desvío de Llamadas en Espera se activa cuando Desvío de Llamadas no Contestadas y Llamada en Espera están activadas al mismo tiempo. Al escuchar el tono de una llamada en espera y no ser contestada, después de cuatro timbrados se desviará automáticamente al destino definido de Desvío de Llamadas no Contestadas. Correo de Voz AXTEL le permitirá tener un buzón de mensajes de voz para recibir los mensajes de quien le llama cuando el teléfono esté ocupado o no contesten, sin tener que comprar equipo adicional. Correo de Voz AXTEL incluye diferentes funcionalidades: desde la básica contestadora de teléfono para voz y fax, hasta aplicaciones avanzadas de mensajería. La primera vez que se va a utilizar el servicio: Nota: Al contratar la función opcional de Correo de Voz, las llamadas entrantes que no sean contestadas serán direccionadas al buzón de voz correspondiente. Un ejecutivo se encuentra atendiendo a un cliente importante, cuando suena su teléfono, después de cuatro timbrados, la llamada se desvía hacia el número predeterminado por el Ejecutivo. Así puede terminar de atender al cliente y no preocuparse por perder las llamadas en espera. Cuando hace sus llamadas de Larga Distancia, un agente de compras utiliza Desvío de Llamadas en Espera para desviar sus llamadas en espera hacia su secretaria. De este modo, el agente ahorra tiempo en sus llamadas de Larga Distancia. *Consulte su manual de usuario de Correo de Voz AXTEL para el uso y aplicaciones de todas las funciones. El dueño de un negocio se encuentra haciendo una llamada importante y recibe una segunda llamada que no puede contestar, pero se desvía automáticamente hacia su Correo de Voz para escuchar el mensaje más tarde. El gerente de una empresa necesita enviar un mensaje a varias personas, éste lo graba en su Correo de Voz y lo distribuye a los buzones de voz correspondientes. 8 33

11 Control de Llamadas (Opcional) Continuación Desvío de Llamadas en Ocupado Desvío de Llamadas en Ocupado transfiere en forma automática todas sus llamadas entrantes al número telefónico que usted elija, sólo cuando su línea se encuentre ocupada. Usted mismo programa el número; sin embargo, se deben seguir diferentes procedimientos, según sean números externos o números de Intercom. Procedimiento para desvíos a números externos. Procedimiento para desvíos a números de Intercom. Los gerentes utilizan el Control de Llamadas para evitar que otras personas que utilicen su teléfono hagan llamadas de Larga Distancia. El propietario de un negocio está fuera de la oficina la mayor parte del día y los empleados pueden entrar a su despacho y hacer llamadas de Larga Distancia. Con Control de Llamadas, el dueño se puede asegurar de que nadie haga mal uso de su teléfono. 32 9

12 Desvío de Llamadas en Ocupado Continuación Control de Llamadas (Opcional) Control de Llamadas permite controlar las llamadas que se orginan desde su Línea Inteligente AXTEL. Nota: Al contratar la función opcional de Correo de Voz, las llamadas entrantes que no sean contestadas serán direccionadas al buzón de voz correspondiente. * Su Línea Inteligente AXTEL tendrá configurada en un inicio como Clave Confidencial los últimos cuatro dígitos del número telefónico. Cada vez que la línea del gerente está ocupada, sus llamadas son desviadas hacia el teléfono de su secretaria o hacia otro lugar donde puedan tomarle los mensajes. Un arquitecto que pasa mucho tiempo hablando con sus clientes y contratistas no se tiene que preocupar por perder llamadas, ya que éstas son contestadas por su asistente o por su buzón de correo de voz

13 Transferencia de Llamadas Desvío de Llamadas no Contestadas Transferencia de Llamadas le permite enviar una llamada a otra línea y luego colgar, sin desconectar a la persona que llama. Esta función le permite poner a quien llama en retención para hacer la transferencia. Es importante destacar que al realizar una transferencia usted recibirá los cargos correspondientes de las llamadas hasta que las dos partes cuelguen. Nota: Usted puede poner a la primera persona en Retención para realizar una consulta o bien, establecer una Conferencia Tripartita antes de realizar la Transferencia (Ver Conferencia Tripartita Pag. 5). La función de Desvío de Llamadas no Contestadas transfiere en forma automática todas las llamadas entrantes al número telefónico que usted elija, si éstas no se contestan después de cuatro timbrazos. Usted mismo programa el número; sin embargo, se deben seguir diferentes procedimientos según sean números externos o números de Intercom. Procedimiento para desvíos a números externos. Procedimiento para desvíos a números de Intercom. El dueño de un negocio marca el número de su secretaria desde el local de uno de sus clientes y le pide que transfiera esta llamada a un proveedor que se encuentra en otra cuidad. De esta manera, el costo de la llamada de Larga Distancia no se le cargará a su cliente

14 Desvío de Llamadas no Contestadas Continuación Continuación Remarcado Automático Una secretaria utiliza el Remarcado Automático para monitorear la línea de su jefe y le da los mensajes importantes después de que él cuelga. Esto le evita molestarlo durante sus otras llamadas importantes. Un gerente de ventas necesita hablar con uno de los Ejecutivos de Ventas después de colgar la llamada con el cliente, así que usa Remarcado Automático para hablarle cuando termine. Nota: Al contratar la función opcional de Correo de Voz, las llamadas entrantes que no sean contestadas serán direccionadas al buzón de voz correspondiente. Los gerentes pueden usar Desvío de Llamadas no Contestadas para desviar sus llamadas a cualquier parte, por ejemplo, a su secretaria o recepcionista cuando se encuentran fuera debido a juntas o camino a su casa, después de horas hábiles. Los ejecutivos de atención a clientes pueden contestar llamadas con calma pues todos los clientes que llamen siempre serán atendidos

15 Remarcado Automático Desvío Remoto de Llamadas (Opcional) La función de Remarcado Automático origina una llamada hacia el último número que usted haya marcado. En caso de obtener la señal de ocupado la línea será monitoreada durante 30 minutos, o hasta que ambas líneas estén desocupadas y se puedan conectar. El monitoreo automático funciona sólo para llamadas a números AXTEL. El Desvío Remoto de Llamadas, transfiere de forma remota todas sus llamadas al número telefónico que usted elija. Usted mismo programa el número; sin embargo, se deben seguir diferentes procedimientos, según sean llamadas de Intercom o externas. Procedimiento para desvíos a números externos. Para activar remotamente: Descuelgue. Marque el número telefónico del sistema de Desvío Remoto de su ciudad.* Marque el número telefónico que desea desviar, incluyendo la clave de Larga Distancia. Ingrese los 4 dígitos de su contraseña. Para activar presione Marque el número telefónico a donde las llamadas serán desviadas. Se escuchará el siguiente anuncio de confirmación Estimado Cliente: Su solicitud fue aceptada. Procedimiento para desvíos a números de Intercom en un mismo sitio. Para activar remotamente: Descuelgue. Marque el número telefónico del sistema de Desvío Remoto de su ciudad.* Marque la clave para desvío de Intercom Marque el Ingrese los número de 4 dígitos Intercom de su deseado (como contraseña. se marca en forma ordinaria sin utilizar el signo de número.) Para activar presione Se escuchará el siguiente anuncio de confirmación Estimado Cliente: Su solicitud fue aceptada

16 Desvío Remoto de Llamadas (Opcional) Continuación Remarcado Para desactivar remotamente: La función de Remarcado le permite volver a marcar el último número marcado. Marque el número telefónico del sistema de Desvío Remoto de su ciudad.* Marque el número telefónico que desea desviar, incluyendo la clave de Larga Distancia. Ingrese los 4 dígitos de su contraseña. Para desactivar presione Se escuchará el siguiente anuncio de confirmación Estimado Cliente: Su solicitud fue aceptada. * Monterrey, México y Guadalajara: Chihuahua y Cuernavaca: Resto de las ciudades: Un ejecutivo de ventas, no regresará a su oficina por la tarde ya que estará visitando clientes, pero podrá desviar sus llamadas a su celular desde cualquier teléfono de tonos para no perder ninguna llamada. El comprador de una compañía internacional usa la opción de Remarcado para repetir una llamada de Larga Distancia, sin tener que marcar el número completo. Para volver a llamar a un cliente, un ejecutivo de ventas usa la opción de Remarcado para contactarlo y no correr el riesgo de marcar un número equivocado

17 Regreso de Última Llamada Continuación Identificador de Llamadas Cuando la última llamada recibida es de alguien que llama desde fuera del país, se escucha el siguiente mensaje: Lo sentimos, desconocemos el último número que llamó a su línea, por favor cuelgue ahora. Un Ejecutivo de Cuenta usa Regreso de Última Llamada para llamar a sus clientes cuando no puede contestar sus llamadas en el momento. Regreso de Última Llamada es una excelente herramienta para llamar a aquellos números que no fueron registrados por el Identificador de Llamadas, como los números privados. Con el dispositivo del Identificador de llamadas, puede ver en la pantalla el número telefónico y el nombre (para usuarios dentro de la Red de AXTEL) de quien origina la llamada entrante. Después de conectar de forma adecuada el Equipo de Identificador de Llamadas ( vea las instrucciones de instalación que se proporcionan junto con su unidad), el número telefónico que llama se mostrará entre el primero y segundo timbrado para cada llamada entrante. La secretaria identifica a la persona que llama en la pantalla del teléfono, puede contestar la llamada con un: Buenos días, Sr. Cervantes y avisar a su jefe que la llamada que espera está retenida. Un médico usa la pantalla de su teléfono para saber cuando le llaman del hospital para un caso de emergencia y poder contestar la llamada con rapidez

18 Identificador de Llamadas en Espera Regreso de Última Llamada La función del Identificador de Llamadas en Espera le permite recibir los datos de quien le llama en el equipo Identificador de Llamadas en combinación con el tono de Llamada en Espera. Después de que se haya conectado de forma apropiada el Equipo Identificador de Llamadas (vea las instrucciones de instalación que se proporcionan junto con su unidad) y esté activa la función de Llamada en Espera, se mostrará el número telefónico de toda llamada en espera. Regreso de Última Llamada permite marcar a la última persona que le llamó sin tener que saber el número de esa llamada. En caso de obtener la señal de ocupado, la línea será monitoreada durante 30 minutos, o hasta que ambas líneas estén desocupadas y se puedan conectar. El monitoreo automático funciona sólo para llamadas a números AXTEL. Cuando el gerente necesite hablar con su secretaria y ella se encuentre atendiendo otra llamada, ella se dará cuenta gracias al Identificador de Llamadas en Espera. Así, ella podrá decidir entre poner la primer llamada en retención y hablar con su jefe, o llamarle a su jefe cuando la llamada original haya concluido

19 24 17 Número Principal de Grupo Intercom La función de Número Principal de Grupo permite que las llamadas entrantes a su negocio se enruten en forma automática hacia la primer línea disponible del grupo de líneas de su empresa. Usted debe especificar cuales son las líneas que necesitan estar ligadas al Número Principal de Grupo y debe definirse el número principal. Al igual que el número de Desborde de Llamadas, el Número Principal de Grupo se asigna al momento de la contratación de las líneas y aplica solamente al seleccionar Paquete Inteligente en Grupo. La función de Intercom permite hacer llamadas telefónicas entre los miembros de un grupo designado de Intercom en una misma localidad del cliente, marcando los últimos cuatro dígitos del número telefónico. Al entrar una llamada, la búsqueda de una línea disponible empieza con el número marcado, pero todos los números del grupo participan en secuencia antes de que la persona que llama reciba la señal de ocupado. Cuando todas las líneas del grupo están ocupadas, el Desborde de Llamadas permite enrutar las llamadas hacia una línea que no pertenece al grupo o hacia un buzón de correo de voz. El número de desborde de llamadas se asigna al momento de la contratación de sus líneas. Todas las Línea Inteligente AXTEL de un cliente en una misma localidad pertenecen al mismo grupo de Intercom. Estas líneas se pueden comunicar entre sí utilizando el Intercom sin costo. Nota: Si el cliente llama a una de sus líneas utilizando el número completo se cobrará como una llamada local. Una compañía puede anunciar un número principal para que sus clientes le llamen. Si la primer línea del grupo se encuentra ocupada, buscará la siguiente línea disponible del grupo. Así no se pierden valiosas llamadas de ventas. Con la característica funcional de Intercom, el Gerente marca cuatro dígitos y se comunica con su secretaria. Un vendedor está hablando por teléfono con un cliente, utiliza Conferencia Tripartita y marca el número de cuatro dígitos de Intercom para comunicarse con su jefe y hacerle una pregunta.

20 18 23 Llamada en Espera Continuación Marcado Inmediato La función de Llamada en Espera le ayuda a no perder llamadas aunque esté ocupada la Línea Inteligente AXTEL. Llamada en Espera notifica con un tono especial privado, que otra persona está tratando de comunicarse. Si lo desea, puede tomar la segunda llamada, cambiar entre una y otra llamadas, o ignorarla. Si usted no utiliza la tecla # al final del código de activación, el número se registra basándose en un límite de tiempo. Para cambiar el número guardado simplemente repita el proceso y escuchará el siguiente anuncio: Estimado cliente: Su solicitud fue aceptada. Las cajeras de las tiendas al menudeo utilizan los números del Marcado Inmediato para ahorrar tiempo y asegurar la precisión del marcado en verificaciones de tarjetas de crédito. El dueño de un negocio utiliza números del Marcado Inmediato para ahorrar tiempo al llamar a sus proveedores y clientes. Un gerente desea hacer una llamada urgente mientras espera la llamada de un cliente. Con la Llamada en Espera, puede realizar la llamada sin perder la que está esperando. Al estar recibiendo pedidos de los clientes por teléfono, un representante de ventas siempre podrá saber si alguien le está llamando.

21 22 19 Marcado Inmediato La función de Marcado Inmediato le permite marcar con rapidez los números a los que llama con mayor frecuencia. Utilizando las capacidades de programación de Marcado Inmediato, usted puede guardar hasta 10 números y asignar una clave de un dígito a cada número. Los números que guarde pueden tener hasta 24 dígitos.

22 20 21 Música en Espera (Opcional) Música en Espera es una función que provee de música continua a aquellas personas que llaman mientras son puestos en retención. Cuando una llamada es colocada en retención utilizando la función de Llamada en Retención, la persona escuchará una música o un anuncio en vez del mensaje genérico que se provee actualmente. Al estar en una llamada: Presione la tecla flash. Escuchará un tono intermitente. Presione La persona que se encuentra en retención, escuchará el mensaje 1 de AXTEL: Espere en la Línea, en un momento lo atenderemos. Posteriorment e la persona escuchará 30 segundos de música. Después escuchará el mensaje 2 de AXTEL: Su llamada está en retención, por favor no cuelgue seguido de otro segmento de 30 segundos de música. Un corredor de Bienes Raíces, requiere hacer una conferencia tripartita entre el comprador y el vendedor de la propiedad; al poner a su cliente en Retención para hacer la conferencia, su cliente escuchará música mientras espera. Esto influye de manera positiva en la imagen de su servicio y le garantiza a la persona en retención que la llamada no se ha cortado. Nota: La música será común para todos los clientes que tengan contratado el servicio.