PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
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- Elisa Casado Ávila
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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Página 1 de 5 OBJETIVO Expedir los Certificados de Ingresos y Retenciones del Personal Vinculado, Personal Jubilado, Profesores de Cátedra y Personal Retirado de conformidad a los parámetros establecidos por Ley. ALCANCE Desde el establecimiento de los parámetros en el Sistema de Recursos Humanos, hasta la impresión de los certificados y su entrega a la División Financiera. NORMATIVIDAD Decreto 2662 de 2000 (Art. 24) SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos DRH: División de Recursos Humanos. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ACS: Administración de la Compensación Salarial DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES La aplicación de este procedimiento se adelanta en el primer trimestre del año, de tal forma que la expedición de los certificados se realice antes del 15 de marzo.
2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Incluye novedades Genera Listado Resumen 1. Establece en el SIRH el período a gravar, ingreso, patrimonio bruto y demás requisitos vigentes dispuestos por la DIAN para el respectivo certificado. 2. Genera en el SIRH el Listado Resumen, éste constituye un soporte para los Certificados definitivos. Listado Resumen Revisa cifras control 3. Revisa cifras control del listado control. Verifica que las cifras estén acordes con los acumulados del año anterior, según listados existentes. No Inconsistencias Si Si hay inconsistencias busca en dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. Realiza correciones 4. Genera nuevamente los nuevamente los certificados. Genera Listados 1 5. Genera en el SIRH los listados: Cifras control y Certificados de Ingresos y Retenciones (ver Anexo A). Se generan cifras control del proceso para verificar el mismo.
3 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Listados Entrega de listados 6. Entrega en la Sección de Tesorería los Certificados de Ingresos y Retenciones y archiva listados de cifras control (ver Anexo B). FIN
4 Página 4 de 5 ANEXO A. LISTADOS INICIALES Cifras control: Contiene los conceptos devengados por tipo de nómina. Listado general: Contiene total ingresos, total exento, retención en la fuente, descuentos salud, pensión, solidaridad, descuento AFC. ANEXO B. LISTADOS DEFINITIVOS LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Cifras control: Contiene los conceptos devengados por tipo de nómina. Listado general: Contiene total ingresos, total exento, retención en la fuente, descuentos salud, pensión, solidaridad, descuento AFC. Certificado de ingresos y Retenciones: El contenido es de acuerdo a las especificaciones dadas por la DIAN. Nº Impresiones y destinos Uno è DRH Uno è DRH Tres è (3) Sección de Tesorería
5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento Enero 24 de 2008 Mayo 18 de 2011 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento y adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos. Modificación del Objetivo, Definiciones y/o Abreviaturas y Consideraciones; modificación en el Responsable de todas las actividades de Profesional de Nómina a y Auxiliar Nómina DRH a Auxiliar ACS; modificación en las actividades 1, 4, 5 y 6 y modificación en el Anexo A. Listado Inicial y Anexo B. Listados Definitivos.
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