Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa

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1 especial informática Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa La integración de la información de los procesos de negocios de una empresa en un único sistema de software es fundamental, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, y acortando los ciclos productivos. Sin embargo, su implementación requiere esfuerzo, una planificación cuidadosa y vencer la resistencia al cambio de los empleados. Este artículo nos dará las claves...

2 David Millet Director de I+D Sage España FICHA RESUMEN Autor: David Millet Título: Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa Fuente: Partida Doble, núm. 181, inas 38 a 47, octubre 2006 Localización: PD Resumen: Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing, logística, comercial, recursos humanos, etc). Sin embargo, la implantación exitosa de un ERP no es una tarea sencilla y requiere un cambio organizacional y una implicación importante. En este artículo, el autor parte de su experiencia profesional para definir brevemente qué es y para qué sirve un ERP, así como brindar una visión global del proceso de implantación. Asimismo, desarrollar una metodología para la implantación del ERP, a la vez que analiza los factores críticos y la base para llevar a cabo con éxito este paso. Descriptores ICALI: Informática. Sistemas de información. Nuevas tecnologías. Planificación estratégica. En la actualidad, los ERP (acrónimo de Entreprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa) ya no son ninguna novedad. Están fuertemente implantados, tanto en la gran empresa (principalmente), como en la mediana y pequeña empresa. Cualquier gestor, del área o departamento que sea, habla con soltura de lo que significa, hace o cuesta un ERP. Incluso nos atrevemos a realizar comparaciones (o benchmarking) de las diferentes soluciones existentes en el mercado. FIGURA 1 DEFINICIÓN DE UN ERP Definición (siglas) PERO, QUÉ ES UN ERP? No existe una definición exacta del concepto ERP. No obstante, para entender qué es un ERP basta con comparar algunas de sus características con otros tipos de software como las aplicaciones departamentales o desarrollos a medida (Fig. 1 y 2). Enterprise Resource Planning Planificación de los recursos de la empresa Sistemas que optimizan los procesos internos de las empresas mediante un software que permite compartir la información de las áreas principales (finanzas, fabricación, logística, ventas y marketing, recursos humanos, ) Software que permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de su negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real Programa informático dedicado a la gestión de diversas áreas de la empresa. Un software se puede considerar un ERP si, como mínimo, dispone de un módulo financiero, de compras, ventas y logística La evolución de los ERP en el tiempo ha venido marcada por la informatización paulatina de los procesos de una empresa de forma integrada en un único siste 39

3 especial informática nº 181 octubre 2006 Los ERP permiten la integración de diferentes áreas y sistemas de la empresa FIGURA 2 CARACTERÍSTICAS DE UN ERP ma de información, empezando por el área más crítica como es la de producción hasta llegar en la actualidad a la relación con clientes, proveedores, empleados, administración, etc., a través de Internet (e-business) (Fig. 3). No obstante, si fuésemos capaces de analizar una a una todas las implantaciones de este tipo de soluciones en la empresa (tanto en la grande como en la pequeña) veríamos, sin ningún lugar a dudas, que el nivel de satisfacción, tanto en lo que se refiere al proceso de implantación como al resultado de la misma y a los costes que supone, está muy por debajo de los mínimos aceptables en procesos de tanta relevancia. ERP Ap. Desarrollo Departamentales a medida Base de Datos Dato único Datos redundantes Dep. proveedor Integración Total No hay o costosa Dep. proveedor Trazabilidad Total No hay o costosa Dep. proveedor Estándar SÍ SÍ NO Parametrizable SÍ SÍ NO Adaptable SÍ SÍ SÍ Escalable SÍ SÍ NO Seguridad SÍ Redundante Dep. proveedor Conectividad SÍ Local Dep. proveedor FIGURA 3 EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ERP También hemos de decir que cada empresa es un mundo, con una problemática concreta, con unas necesidades específicas, con una capacidad de inversión limitada y con una disponibilidad de recursos normalmente escasa. Por lo tanto, es obvio que no existe un proyecto perfecto o una solución mágica que asegure el éxito en una implantación de un ERP. Sin embargo, sí que existen una serie de aspectos o pasos a tener en cuenta que, gestionados adecuadamente, nos permitirán aumentar el retorno de la inversión y minimizar el impacto del proceso de implantación en la organización. CONSIDERACIONES PREVIAS Si en cualquier organización los recursos son limitados, en la pyme éste es un factor crítico. Una gran empresa suele tener una organización estructurada, donde existe cierta especialización en las tareas que desarrollan las personas, no así en la pyme, donde una misma persona desarrolla varios roles. De hecho, es habitual que la misma persona emita la facturación, gestione las remesas de efectos con los bancos y sea la responsable de compras. Genéricamente, las necesidades de una pyme no difieren en esencia de las de una gran empresa. Esta realidad, junto con la disponibilidad de recursos limitados, obliga a que las aplicaciones dirigidas a la pyme tengan unas características específicas en cuanto a facilidad de uso, accesibilidad e integración de la información, disponibilidad de herramientas para automatizar tareas, etc. 40 Nivel de requerimientos de la empresa MRP Producción Materiales Componentes Cantidades Tiempo MRP II Producción MRP Planificación Capacidades Finanzas ERP Empresa MRPII Finanzas Ingeniería HR EERP Empresa ERP SCM (Gestión cadena de suministro) CRM (Gestión de relaciones con clientes) Sistemas de información para la dirección E-Business Planificación y Gestión de Planificación Gestión Gestión de los control de Materiales de los recursos procesos de recursos de la inventarios para la la empresa empresa producción (extendido) Estas características son factores clave en una aplicación diseñada específicamente para la pyme, permitiendo incrementar su productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, y ganar en eficacia, al disponer de mejor información para la toma de decisiones. ESTÁNDAR VS. A MEDIDA Hoy en día, es rara la empresa que opta por un desarrollo a medida como Sistema de Gestión ERP, ya que existen

4 Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa en el mercado soluciones que cubren de forma adecuada los requerimientos y problemática de casi todos los sectores. Para la pyme, un desarrollo a medida tiene mas inconvenientes que ventajas: es difícil evaluar el coste total que va a tener, no se puede predecir con exactitud cuándo estará terminado, crea dependencia de personal para su posterior mantenimiento (interno y/o externo), la adaptación a nuevas necesidades y cambios legales es costosa, etc. Este tipo de solución sólo la suele adoptar grandes empresas con departamento de informática propio (Fig. 4). Los paquetes para gestión empresarial o ERPs son, en la actualidad, la mejor solución para poner al día la informática de la pyme. Existen multitud de ERPs en el mercado, cada uno con sus virtudes y defectos, pero en cualquier caso han de cubrir la totalidad de procesos de una empresa, ofreciendo para ello soluciones de valor añadido integradas en el mismo ERP. Elegir el que mejor se adapte a las necesidades y requerimientos de nuestra empresa es el primer paso para el alcanzar una implantación exitosa (Fig. 5). ELECCIÓN DEL PRODUCTO Como ya hemos comentado, incluso dentro de un mismo sector, cada empresa es un mundo. Por ello, a dos empresas con la misma actividad no necesariamente les sirve la misma solución. Conocer empresas de nuestro mismo ámbito que han implantado con éxito un ERP que se adapta a sus necesidades y cumple con las expectativas marcadas es una buena referencia, pero no un factor determinante. Es necesario, de cara a evaluar qué solución existente en el mercado es la que mejor se adecua a las necesidades de la empresa, realizar un pequeño proceso de selección, en el que utilizando una serie de criterios de evaluación y asignando pesos (en función de la importancia relativa de cada criterio para la empresa) se valoren las soluciones candidatas. Algunos de los factores que deberían tenerse en cuenta para la elección de la nueva solución serían: Criterios generales: Modularidad: existencia de diferentes módulos adaptados a cada una de las áreas de la empresa y de mecanismos de integración entre todos los módulos. Nº de instalaciones: implantaciones del mismo ERP tanto a escala general como para el sector. FIGURA 4 Estabilidad de sistema: frecuencia de aparición de errores en el software y existencia de parches para solucionarlos. Reticencias iniciales de los usuarios: predisposición contraria en algún ERP por experiencias negativas anteriores. Capacidad de innovación: evolución del software y de la plataforma, actualización de versiones. Interfaz de usuario y facilidad de uso: amigabilidad de las pantallas y sencillez de uso para el usuario. Se deber valorar en gran medida que sea un software intuitivo. BENEFICIOS DE UN ERP ESTÁNDAR FRENTE A OTRO TIPO DE SOLUCIONES ANTES Duplicidad de información entre las diferentes aplicaciones Costes elevados de integración (en muchos casos software de compañías diferentes con tecnologías diferentes) Trazabilidad nula Funcionalidades muy limitadas por la falta de integración No existencia de estándares Actualizaciones costosas y redundantes Evolución desalineada para cada uno de los sistemas Costes de mantenimiento y evolución muy elevados FIGURA 5 AHORA (ERP) Dato único sin redundancia Integración entre los diferentes módulos y aplicaciones Trazabilidad de la información desde origen Aparición de nuevas funcionalidades avanzadas gracias a la integración Estandarización de procesos (mejores prácticas) Actualizaciones globales Sistemas parametrizables y adaptables a las necesidades del mercado Información global en tiempo real MÓDULOS BÁSICOS Y DE VALOR AÑADIDO DE UNA SOLUCIÓN ERP ESTÁNDAR Proveedores Sistema de información para la dirección SRM Compras Gestión de la relación con los proveedores Calidad Gestión de Stocks Fabricación TESORERÍA BI (EIS) Proyectos Gestión de Stocks Administración y finanzas Administración de personal Información para la gestión BPM Ventas CRM Clientes Gestión de la relación con los clientes Gestión de procesos de negocio 41

5 especial informática nº 181 octubre 2006 Elegir el ERP que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa es el primer paso para alcanzar una implantación exitosa Nivel de documentación en español: existencia de documentación en español (manuales generales, documentación online y ayuda en pantalla). Formación al usuario: tiempo necesario en la formación del usuario de la aplicación. Esfuerzo de implantación: complejidad de la implantación en costes, plazos y cambio en la operativa. Fabricante o proveedor de la solución: Liderazgo de mercado en su gama. Presencia en España: existencia en el mercado español, bien como FIGURA 6 compañía propia o filial. Existencia de delegaciones (nivel de soporte) y tamaño de dichas delegaciones y posibilidad de gestionar incidencias. Respaldo y solvencia de la empresa: respaldo y solvencia de la empresa en función de criterios económicos (ingresos y beneficios de la matriz a nivel mundial, tamaño de la empresa, evolución financiera de los últimos años, etc.) Seriedad y respuesta de la empresa: respuesta de la empresa ante posibles incidencias en la aplicación, implantación de parches, comunicación durante las 24 horas para casos críticos. Plataforma tecnológica: Flexibilidad: capacidad de parametrización que permita configurar los EJEMPLO TABLA COMPARATIVA SEGÚN CRITERIOS ELECCIÓN ERP CRITERIOS GENERALES 42 Nivel de importancia ERP 1 ERP 2 ERP 3 Criterios de evaluación Peso Puntuación Total Puntuación Total Puntuación Total Modularidad Medio Nº instalaciones Medio Estabilidad de sistema Alto Reticencias de usuario Alto Capacidad de innovación Alto Facilidad de uso Bajo Nivel de documentación Bajo Formación Bajo Esfuerzo de implantación Medio Puntuación parcial Puntación parcial ponderada (%) Puntuación Máxima según peso (1) Puntuación Máxima en escala 100 (2) diferentes módulos. Posibilidad de realizar desarrollos a integrar en el programa estándar. Herramientas del sistema: herramientas del sistema para realizar informes o desarrollos a medida, analizando de forma negativa la complejidad de dicha herramienta y la propiedad del vendedor de software del lenguaje de programación. Plataforma tecnológica: sistemas operativos y bases de datos utilizadas. Madurez del producto: nivel de desarrollo y solvencia del producto a nivel técnico. Requerimientos hardware: necesidad de recursos del sistema a nivel de máquina. Conectividad con otros sistemas: posibilidad de importar/exportar datos a la herramienta desde herramientas ofimáticas. Costes: Horas necesarias para la consecución del proyecto (que dependiendo de la complejidad y funcionalidad del ERP pueden ser sustancialmente diferentes). Necesidades de hardware Licencias, que variarán por número de usuarios, funcionalidad necesaria... Porcentaje o cuota fija de mantenimiento (dependiendo del ERP, varían) para la actualización de versiones, hot-line, consultas... Módulos no cubiertos por el ERP, que obligarán a la implantación de productos adicionales. Para realizar una comparativa de modo objetivo de los anteriores criterios y obtener una ponderación de todos los conceptos evaluados podemos utilizar una tabla mediante el siguiente formato: Fig. 6.

6 Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa FIGURA 7 EJEMPLO TABLA COMPARATIVA COBERTURA FUNCIONAL ÁREA VENTAS Área VE Proceso ID Req. Requerimiento Detalle ERP 1 ERP 2 ERP 3 VENTAS VE-1 VE-2 Datos Maestros de artículos Artículos Organización de los productos Precios y condiciones comerciales Precios de venta y condiciones comerciales El sistema debe soportar el trabajar con códigos EAN13, DUM14 y códigos de barras. El sistema debe ser flexible para poder trabajar con diferentes unidades para cada producto (unidades de almacenaje, venta, etc.). El ERP debe de ser capaz de mantener información logística (pesos, medidas, etc.) del material. Información específica cliente - producto El sistema debe permitir una agrupación de materiales por familias y subfamilias (diferente a la clasificación AECOC), en las que se diferencien características propias de las diferentes líneas de negocio. Condiciones de venta con vigencia (fecha de inicio y fecha fin) Definición de precios tarifa en función del cliente-artículo Definición de descuentos comerciales en función del cliente, artículo y datos asociados Priorización de descuentos en función del nivel de detalle definido para los mismos Definición de condiciones comerciales (descuentos) exlusivas "si se aplica la primera no se aplica la segunda" Aplicación de descuentos en cascada o en función de un subtotal Simulación de precios para la combinación cliente-artículo Integración de todas las condiciones comerciales en una plantilla para su visualización y mantenimiento Impresión de la plantilla para su utilización en la negociación con clientes Observaciones Observaciones Observaciones Únicas para todo el sistema Algunos datos (descripción cliente, códigos producto cliente...) Desarrollo TOTAL COBERTURA AREA VENTAS DISTRIBUCIÓN TOTAL COBERTURA PONDERADA 86% 58% 77% Desarrollado en otros clientes Desarrollado en otros clientes Desarrollado en otros clientes Desarrollo Desarrollo Cobertura funcional: Grado de cobertura funcional de las necesidades para cada una de las áreas, identificando si el requerimiento se cubre de forma estándar o mediante una adaptación a medida de la solución. En este sentido, es muy importante considerar la integración en el mismo producto de funcionalidades avanzadas como CRM (Customer Relationship Management o Gestión de relaciones con los clientes), SCM (Supply Chain Management o Gestión de la cadena de suministros), escandallos, fabricación, gestión de proyectos, SFA (Sales Force Automation o Automatización de la fuerza de ventas), etc. También es relevante que el producto permita la interacción desde diferentes dispositivos (PC s, tablets, PDA s, móviles, etc.) así como la integración con otras aplicaciones, como por ejemplo Terminales Punto de Venta. La comparativa en el ámbito funcional se debe realizar para cada una de las áreas que van a ser objeto de la implantación del ERP (Fig. 7). La comparación de todas las áreas permite obtener una puntuación cuantitativa de cada uno de los ERP desde el punto de vista de cobertura funcional (Fig. 8). FIGURA 8 EJEMPLO TABLA COMPARATIVA COBERTURA FUNCIONAL RESULTADO ERP 1 ERP 2 ERP 3 TIPO DE REQUERIMIENTO TOTAL TOTAL % TOTAL % TOTAL % Generales Finanzas y control de gestión Recursos Humanos Compras e inventarios Mayor Ventas Logística RESULTADO COBERTURA FUNCIONAL Puntuación Máxima ->

7 especial informática nº 181 octubre 2006 La mejor solución de implantación es formar un equipo mixto, con personal interno clave y con recursos externos experimentados El resumen comparativo de todos los aspectos detallados anteriormente permiten obtener una puntuación final (en base a 100) que posiciona cuantitativamente cada una de las soluciones ERP que se están comparando (Fig. 9) SELECCIÓN DEL IMPLANTADOR La primera cuestión que debemos plantearnos, tras la elección de la solución informática, es si queremos realizar la implantación utilizando únicamente recursos internos o si nos queremos apoyar en algún proveedor especializado en este tipo de proyectos. Afrontar un reto (y no es descabellado considerar una implantación de un ERP como un reto) de esta envergadura internamente, únicamente con recursos propios, no es recomendable. Incluso podríamos considerarlo como suicida. Por otro lado, delegar el proyecto en un proveedor externo es todavía menos aconsejable. La mejor solución (la única probablemente), es formar un equipo mixto, con personal clave (los famosos key users) de las áreas implicadas de la organización y con recursos externos que aporten experiencia contrastada en la solución y en el sector al que pertenece nuestro negocio, pero aún más importante en otros ámbitos como gestión de proyectos, gestión de equipos, gestión de personas, gestión del cambio y gestión de situaciones límite. Si finalmente escogemos la tercera vía (equipo mixto), la experiencia y solvencia de la empresa implantadora es la mejor garantía de éxito. No obstante, algunos detalles que nos pueden ayudar a decidir el proveedor más adecuado son: Experiencia con el producto y en el sector: el conocimiento en este tipo de soluciones se va adquiriendo a medida que se realizan implantaciones. Por lo tanto, es necesario exigir a los proveedores candidatos de referencia en proyectos similares (misma solución y mismo sector), para después contrastar con las empresas reseñadas la bondad del proceso de implantación. Equipo de trabajo: la experiencia en el sector y en la solución son condición necesaria, pero no suficiente, para éxito del proyecto. Adicionalmente, es imprescindible conocer a las personas que van a estar directamente involucradas en el proyecto para ver su perfil, experiencia, capacidad de liderazgo, etc. Metodología de implantación: la gestión de este tipo de proyectos no es en absoluto sencilla, ya que son procesos duros, largos y costosos en tiempo y dinero en los que se producen habitualmente situaciones límite. Una forma de minimizar y anticipar posibles problemas es utilizar una metodología que delimite claramente: - La dirección del proyecto - Las responsabilidades de los diferentes integrantes del proyecto - Las diferentes fases e hitos del proyecto FIGURA 9 EJEMPLO TABLA COMPARATIVA RESULTADO FINAL ELECCIÓN ERP - La documentación asociada a cada una de las fases del proyecto - El cierre del proyecto RESUTLADO GLOBAL 44 ERP 1 ERP 2 ERP 3 CRITERIO PESO BRUTA POND. BRUTA POND. BRUTA POND. Criterios generales 0,1 89 8,9 67 6,7 37 3,7 Proveedor 0,1 93 9,3 63 6,3 27 2,7 Aspectos técnicos y tecnológicos 0, , , ,4 Coste estimado implantación 0, ,8 47 9, ,6 Cobertura funcional 0, , , TOTAL 1 83,2 63,5 56,4 RESULTADO FINAL Coste: los honorarios que van a presentar los proveedores candidatos a colaborar en el proyecto deberán estar alineados con los servicios que nos ofrecen. No obstante, siempre es recomendable negociar con ellos el valor de estos honorarios e intentar asegurar un proyecto llaves en mano que básicamente consiste en condicionar el pago de dichos honorarios al cierre (con éxito, por supuesto) del proyecto.

8 DEFINICIÓN DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN Tradicionalmente, existen dos posibilidades a la hora de afrontar una implantación. La primera sería una implantación por fases, donde en cada una de ellas se integran las funcionalidades de una o más áreas de la empresa. La segunda consistiría en realizar una implantación total de la nueva solución, con el objetivo de una única puesta en marcha para todas las áreas de la compañía. Es muy difícil afirmar cuál de las dos opciones es la mejor, o la que implica un menor riesgo, o la que resulta menos traumática para los empleados, etc. No obstante, puede ser una buena estrategia considerar ambas posibilidades de forma previa al inicio del proyecto y decidir conjuntamente con el proveedor finalista cual sería la más adecuada. En cualquier caso, independientemente de la estrategia, es importante definir un plan que contemple en un calendario los pasos del proceso de implantación (Fig. 10). Independientemente de la opción finalmente escogida, las fases de las que habitualmente consta un proyecto de estas características son: Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa Es importante definir un plan que contemple un calendario con los pasos del proceso de implantación Análisis de requerimientos: Identificación de las diferentes necesidades de la compañía. Durante esta fase se forman diferentes grupos de trabajo que, por área, detectan los requerimientos y funcionalidades necesarias que deben ser incluidas en el futuro sistema. En esta fase se suelen revisar los procesos actuales de la empresa, con el objetivo de identificar mejoras o nuevas formas de actuar. FIGURA 10 FASES DE UN PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP 1 Objetivos Análisis detallado de las necesidades de la compañía. Identificar las necesidades de la compañía para trasladarlas al nuevo sistema. Tareas Análisis de requerimientos Definición de usuarios clave. Entrevistas con los usuarios para definir las necesidades de la compañía. Definición de las estructuras organizativas. Documentación de los requerimientos identificados. Entregables Documentos de análisis de requerimientos. Diseño funcional Implantación Puesta en marcha y soporte 2 Definición de los nuevos 3 Realización de las 4 procedimientos a adoptar adaptaciones identificadas por los departamentos en la fase de diseño. implicados. Formación a los usuarios. Identificación de posibles Seguimiento de la adaptaciones de los SI. implantación. Plan director de Plan de corte de implantación. operaciones. Realizar un diseño detallado del funcionamiento del nuevo sistema. Establecer un plan definitivo para la implantación. Análisis de cómo la aplicación cubre los requerimientos identificados en la fase anterior. Identificación de las necesidades de configuración. Identificación de las necesidades de adaptación. Identificación de las necesidades de intercambio de datos. Elaboración del plan director del proyecto. Documentos de análisis funcional. Documentos con las adaptaciones a realizar. Plan Director. Configurar el nuevo sistema. Desarrollar las adaptaciones necesarias. Formar a los usuarios. Configuración del nuevo sistema en función de los requerimientos de la compañía. Desarrollo de las adaptaciones identificadas. Formar a los usuarios que van a utilizar el nuevo sistema. Construcción y validación del prototipo. Elaboración del plan de corte de operaciones para la puesta en marcha. Configuración en el nuevo sistema. Documento de validación de prototipo. Documento con modificaciones a realizar. Plan de corte de operaciones. Puesta en marcha del nuevo sistema. Soporte a los departamentos afectados. Validación y cierre. Poner en marcha el nuevo sistema. Dar soporte a los usuarios tras la puesta en marcha. Ejecución del plan de arranque. Validación del nuevo sistema. Soporte a los usuarios tras la puesta en marcha. Seguimiento y control de las incidencias detectadas. Cierre del proyecto. Documento de validación de soporte. Documento de seguimiento de incidencias. Documento de cierre de proyecto. 45

9 especial informática nº 181 octubre 2006 Para asegurar el éxito del proyecto, es necesario vencer la resistencia natural al cambio Es lo que tradicionalmente se conoce como reingeniería de procesos. El hito más importante de esta fase del proyecto es la firma de los requerimientos identificados para poder acotar y planificar adecuadamente el proyecto. Diseño funcional: Una vez se han identificado las necesidades o requerimientos de la compañía, se documenta el resultado final de la implantación. Es decir, se detallan en un documento, el qué y el cómo de la futura solución. FIGURA 11 Construcción del prototipo: Es habitual, aunque no imprescindible, construir una maqueta de la futura solución, con el objetivo de que sea revisada por el equipo de proyecto, anticipando posibles problemas que, de otra forma, aparecerían en la puesta en marcha. Ejecución: Durante esta fase se realizan los trabajos de parametrización y desarrollo sobre el ERP. También se lleva a cabo la formación en el nuevo producto a todas las personas de la organización que van a ser usuarios del mismo. Puesta en marcha: Una vez finalizada la fase de implantación, es necesario preparar a la organización para la puesta en marcha. Es conveniente planificar detalladamente todos los procesos y tareas que afectan al traspaso de datos (plan de corte), de forma que el inicio de los trabajos con el nuevo sistema sea asumido sin ningún tipo de problema. HITOS DE UN PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP 1 HITOS Análisis de requerimientos Análisis detallado de las necesidades de la compañía. Diseño funcional Implantación Puesta en marcha y soporte 2 Definición de los nuevos procedimientos a adoptar por los departamentos implicados. Identificación de posibles adaptaciones de los SI. Plan director de implantación. 3 Realización de las adaptaciones identificadas en la fase de diseño. Formación a los usuarios. Seguimiento de la implantación. Plan de corte de operaciones. 4 Puesta en marcha del nuevo sistema. Soporte a los departamentos afectados. Validación y cierre Soporte tras la puesta en marcha: Los trabajos de implantación no deben finalizar tras la puesta en marcha. Es necesario realizar un seguimiento posterior, conjuntamente con el proveedor de servicios, de cara a asegurar el correcto funcionamiento de la nueva solución y la disponibilidad de toda la información necesaria en el momento adecuado. Durante este proceso, es habitual gestionar una lista de incidencias, consensuada con el implantador, con vistas a priorizar y solucionar los problemas detectados. De cara a asegurar el éxito del proyecto, es fundamental cumplir con los hitos identificados para cada una de las fases (Fig. 11). GESTIÓN DEL CAMBIO Un proyecto de este tipo representa una carga adicional en la operativa diaria de personas, procesos y sistemas. Para asegurar el éxito del proyecto, es necesario una adecuada gestión de las personas involucradas (principalmente los usuarios del nuevo sistema). Los principales objetivos de la gestión del cambio son: Involucrar a los profesionales de la compañía en el proceso de transformación. Identificar adecuadamente las necesidades de formación de acuerdo a los nuevos sistemas y/o procedimientos. Formar al personal de la compañía. Vencer la resistencia natural al cambio. Y las principales líneas de actuación para asegurar un buen proceso de transición son: Diseñar e implementar todas las tareas relacionadas con la formación. Diseñar y desarrollar un Plan de comunicación interno, para mostrar el proceso de transformación y su grado de avance. Análisis requerimientos Análisis funcional Plan director del proyecto Validación del prototipo Plan de corte Cierre del proyecto Contemplar entornos de pruebas necesarios previos a la transformación y establecer el momento más oportuno para su realización. 46

10 CONCLUSIONES Y BASES DE ÉITO Basándonos en nuestra experiencia, entendemos que el enfoque que asegura el éxito de un proyecto de implantación de un ERP, debe basarse en los siguientes factores críticos generales: Relacionados con los objetivos del proyecto: - El alcance del proyecto debe mantenerse estable, sin modificaciones sustanciales sobre las hipótesis utilizadas a la hora de definir el plan de trabajo. Relacionados con el equipo de proyecto y usuarios del sistema: - La asignación de los recursos planificados con la dedicación planificada. - Los integrantes de los equipos de trabajo han de compartir los mismos objetivos. En este contexto, los usuarios deben atender con prontitud las solicitudes de información. - Las pruebas de validación. Formación: La formación de los usuarios es necesaria tanto para el propio transcurso del proyecto como para su desempeño tras la puesta en marcha. Contraste con los usuarios: Esto debe permitir: - Anticipar las posibles discrepancias con los usuarios y evitar cambios significativos. - Asegurar que las adaptaciones se corresponden con las necesidades de la compañía. - Facilitar la aceptación y recepción final del nuevo sistema. Cómo gestionar una implantación de ERP en la empresa La dirección de la compañía debe considerar este proyecto como estratégico y alinear todos los recursos para alcanzar sus objetivos Relacionados con los medios técnicos: - Prontitud y satisfacción de necesidades desde administración y sistemas. Relacionados con los cumplimientos de los plazos: - Es necesario asegurar el cumplimiento de los hitos identificados en el proyecto. Adicionalmente: Preparación de la plataforma tecnológica: el cambio de sistema conlleva la incorporación de una nueva plataforma tecnológica (hardware y software) o la validación de las actuales. - Permitir que los usuarios se sientan involucrados en el proyecto. Aplicaciones estándar: como criterio general, el cambio de sistemas supone adoptar, como estrategia de software, la implantación de aplicaciones estándar (como alternativa al desarrollo de aplicaciones a medida). Siempre que sea factible se optará por tratar de adaptar los procesos o circuitos administrativos de la compañía a las nuevas aplicaciones. Pragmatismo: la importancia que tiene en la concepción del proyecto la velocidad en la implantación y el cumplimento de las fechas objetivo, requiere que durante su desarrollo se adopten posturas y decisiones pragmáticas y no se pierda, en ningún momento, el concepto de prioridad (en su concepción amplia y con visión de empresa). Planificación, control y seguimiento: Las funciones de planificación y control englobarán la coordinación, supervisión y asignación de tareas a cada una de las partes implicadas en el proceso de implantación. Por último, cabe hacer mención al aspecto más importante para asegurar el éxito del proceso, la involucración de la dirección en el proyecto. La dirección de la compañía debe considerar un proyecto de este tipo como un estratégico y debe alinear todos los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos previstos. 47