1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la Inscripción de Libros de Comercio en la Cámara de Comercio de Neiva.

Transcripción

1 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS Inscripción de Libros FECHA: SEPTIEMBRE 22 PAG. 1 de OBJETIVO: Establecer la metodología para la Inscripción de Libros de Comercio en la Cámara de Comercio de Neiva. 2. ALCANCE: Aplica para la inscripción de libros de comercio presentados por los comerciantes (personas naturales o jurídicas) y las Entidades Sin Ánimo de Lucro inscritoss en la Cámara de Comercio de Neiva. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1 Libros de Comercio: En los Libros de Comercio se consigna la historia de los negocios del comerciante. Se registran los libros de registros de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. 3.2 Inscripción en el Registro Mercantil: La inscripción es la anotación que se hace de un acto, libro o documento, en los libros de registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio. Las Entidades sin Ánimo de Lucro efectuarán también las inscripciones de actos, libros y documentos, bajo las mismas condiciones y términos establecidos para el Registro Mercantil, descritas en este procedimiento. 4. RESPONSABILIDADES El responsable de la inscripción de libros será el abogado que autorice su inscripción previamente delegado por el Secretario Jurídico o el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio, para esta actividad. El Director del Departamento Jurídico será el responsable de todos los actos administrativos expedidos por la entidad de acuerdo a sus funciones registrales como Secretario Jurídico de la Cámara de Comercio de Neiva.

2 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS Inscripción de Libros FECHA: SEPTIEMBRE 22 PAG. 2 de FLUJOGRAMA INICIO 1. ENTREGAR TURNO 2. RECIBIR, REVISAR Y/O VENDER LIBROS. NO LIBROS Y SOLICITUD CORRECTOS? 3. INFORMAR Y DELVOLVER AL USUARIO SI 4. ESCOGER ACTO Y LIBRO 5. LIQUIDAR, RECAUDAR Y RADICAR. 6. ESCANEAR Y DIGITALIZAR. 7. ASIGNAR ACTIVIDAD. 8. VERIFICAR REQUISITOS. SI CUMPLE LOS REQUISITOS? 14. INSCRIBIR LIBRO NO 1 2

3 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS Inscripción de Libros FECHA: SEPTIEMBRE 22 PAG. 3 de DEVOLVER Y ELABORAR NOTA. 15. ORGANIZAR 10. INFORMAR AL USUARIO O ENVIAR COMUNICACIÓN. SI 16. ENVIAR A ARCHIVO ES NEGATIVA? 11. ENVIAR CITACION 12. NOTIFICAR 17. COLOCAR SELLO Y FIRMAR REGISTRO. NO 18. ENTREGAR AL USUARIO 13. ENTREGAR AL USUARIO FIN FIN 6. PROCEDIMIENTO

4 PAG. 4 de 10 ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO 1. Entregar Turno. El usuario debe solicitar el turno para tal fin y esperar para ser atendido. informadorr Base de datos Digiturno. 2. Recibir, revisar y/o vender libros. Se recibe la solicitud con los libros o la solicitud de venta de hojas. Se verifica que cumpla con los siguientes requisitos: numeración, nombre del propietario, Nit, nombre del libro, código (en lo posible con máximo 5 caracteres alfanuméricos), firmada por el representante legal (cuando se solicita la inscripción por primera vez). En caso de solicitarse una nueva inscripción de libros, se deben reunir los requisitos anteriormente señalados, por solicitud escrita del representante Legal y Contador Público o Revisor Fiscal. En el caso de que en la solicitud se argumente la pérdida del libro, deben adjuntar copia de la denuncia. Los libros deben estar en blanco (sin utilizar). Ver Guía de Documentos para Trámites de Registro. CAE, Caja.. En caso de la solicitud de compra de los libros se procede a la liquidación pertinente conforme al número de hojas requeridas. Es de resaltar que los libros se venden en hojas continúas para efectos de registro. Se confirma que el comerciante tenga su matrícula o

5 PAG. 5 de Informar y Devolver al usuario 4. Escoger Acto y Libro 5. Liquidar,recaudar y radicar inscripción activa. (No cancelada). Si no se cumple con los requisitos enunciados para la solicitud, se le informa y devuelve el libro al usuario con el fin de que efectúe la respectiva corrección Verificado de manera general el cumplimiento de los requisitos, se procede a seleccionar el libro y acto respectivo para continuar con el trámite. Se le informa al usuario el valor a pagar por la inscripción de los libros y por la compra de las hojas si es el caso, procediendo a recibir el dinero correspondiente. Luego se imprime el recibo de caja, la copia se le anexa a la solicitud y el original se le entrega al usuario. Se procede a colocar un sello en la solicitud, indicando la hora, fecha de recibido y el nombre de quien recibe. CAE, Caja. CAE, Caja. Cae, Caja.. Recibo de pago. Solicitud de inscripción de libros. 6. Escanear y digitalizar 7. Asignar Actividad Pasa la solicitud a escaneo, digitalización y se almacena en el servidor de imágenes. Para las solicitudes de la Seccional y Sedes, se les asignará número de Caja y Libro de archivo para su respectivo almacenamiento en el servidor de imágenes. Se asigna la solicitud mediante Docflow al encargado del registro. 8. Verificar Requisitos El encargado del registro, verifica que los libros Archivo Virtual- Archivo Virtual. Auxiliar Administrativo - Formato de asignación de libros y caja.

6 PAG. 6 de Devolver y Elaborar Nota. 10. Informar al usuario o enviar comunicación. 11. Enviar Citación cumplan con los requisitos (Nit, hojas foliadas y codificadas, nombre de la persona jurídica en la primera hoja y que esté en blanco) y que los requisitos coincidan con la información de la carta remisoria, para ser inscritos o de lo contrario se procede a devolverlos Si el libro no cumple con los requisitos se elabora la nota de devolución o negativa. Se crea un archivo PDF y se carga en el Docflow. Se imprime la nota de devolución y se remite al abogado para su revisión. Para las solicitudes de las sedes se coloca el sello con la firma del Director del Departamento Jurídico. Se llama al usuario y se le informa que el libro ha sido devuelto para que se acerque a reclamarlo, relacionando la llamada en la planilla de telemercadeo devolución de documentos. Si transcurridos 8 días calendario- y luego de máximo 3 llamadas- el usuario no se acerca a reclamar el libro, se envía la nota de devolución a través del medio más eficaz. Cuando se trata de negativa, se envía nota de citación a la dirección de notificación judicial que reposa en la base de datos de la Cámara de Comercio para llevar a cabo la notificaciónn personal respectiva dentro de los 5 días hábiles siguientes. 12. Notificar Si dentro de los cinco días siguientes al envío de la Auxiliar Administrativo - Ventanilla móvil Auxiliar administrativo Ventanilla móvil Auxiliar Administrativo - Abogado Auxiliar Administrativo - Nota de devolución Planilla telemercadeo devolución de documentos Copia Nota de Citación. Constancia Secretarial de

7 PAG. 7 de Entregar al Usuario citación, el representante legal hace presencia en nuestras instalaciones, se le notifica personalmente del contenido del acto administrativo por el cual se negó la inscripción y se hace entrega de los libros, En caso contrario se procede a su notificación por aviso, en los términos y condiciones del artículo 69 del CPACA. Si se trata de devolución, se le solicita el recibo de pago original para proceder a entregar la solicitud y los libros correspondientes. Se desanota en el SIREP finalmente se entrega al usuario haciéndolo firmar una nota de recibido. PQR, Abogados. Ventanilla móvil Notificación Personal o Avis Recibo de Pago. 14. Inscribir Libro Si los documentos cumplen con los requisitos, se procede a registrar los libros, en el libro respectivo grabando la información que contiene la solicitud de conformidad con los requisitos de ley, se imprime el rótulo y se adhieree al libro correspondiente en la primera hoja del mismo Acto Administrativo de inscripción (Rótulo). 15. Organizar 16. Enviar a Archivo El funcionario encargado de la inscripción de libros procede a marcar y organizar el libro físico para evitar pérdidas y confusiones. De igual forma diligencia el formato de entrega de libros registrados y devueltos Mediante Docflow envía a archivo la solicitud para que sea descargado del flujo electrónico del documento. Abogado, Formato entrega de libros registrados y devueltos

8 PAG. 8 de Colocar sello y firmar registro 18. Entregar al usuario Se coloca sello en cada una de las hojas útiles del libro. Una vez inscritos y sellados los libros se debe firmar el registro (Rótulo) por parte del abogado correspondiente. Sedes: se firma el adhesivo con el sello mecánico del Director Jurídico y con un sello seco de la CCN; luego este se adhiere a la primera hoja del libro registrado. Se entrega al usuario los libros previa la solicitud del recibo de pago y se desanota en el SIREP. Adicionalmente se debe diligenciar el Formato Entrega de Libros entregados y devueltos, en el cual están detallados los datos del usuario que los reclama Abogado Director Jurídico. Ventanilla móvil Formato de entrega de Libro Registrados y Devueltos. 6. REGISTROS Base de datos Digiturno. Recibo de pago. Solicitud de Inscripción de libros. Formato de asignación de libros y caja. Nota de devolución. Planilla de telemercadeo devolución de documentos. Copia nota de Citación. Constancia secretarial de notificación personal o aviso. Acto Administrativo de inscripción (rótulo). Formato de entrega de libros registrados y devueltos.

9 PAG. 9 de 10 REVISÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO JURÍDICO APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No. 744 de septiembre 22 de 2014.