Empresa española de desarrollo de software ofrece una solución gratuita de factura electrónica integrada en Microsoft Office 2010

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1 Microsoft Office 2010 Caso de éxito de Clientes Empresa española de desarrollo de software ofrece una solución gratuita de factura electrónica integrada en Microsoft Office 2010 Resumen País o región: España Sector: Desarrollo de software Perfil del cliente: Albalia Interactiva es una empresa de desarrollo de software que orienta su actividad a la seguridad técnica y jurídica y la creación de soluciones que integran y aplican estándares y normativas. Situación La publicación del estándar de facture electrónica Facturae en España obliga a la adopción e integración en el software de generación de facturas de una serie de tecnologías de firma electrónica y cifrado Solución Albalia Interactiva ha desarrollado un complemento para Microsoft Office 2010 llamado OffInvoice que permite crear facturas conformes con el formato Facturae. Este complemento se ofrece como software libre y es uno de los productos más innovadores y completos disponibles en este segmento. Beneficios Uso inmediato de las ventajas de la facture electrónica en formato oficial Integración con Microsoft Office 2010, sin necesidad de instalar ni aprender un nuevo paquete de software Complemento gratuito y de libre acceso "A petición de Microsoft, este software se ha puesto a disposición de toda la comunidad en forma de software libre. Demuestra que Microsoft tiene una verdadera estrategia de software libre compatible con los intereses de Microsoft, de los partners y de la comunidad" Julián Inza, Presidente de Albalia Interactiva Albalia Interactiva, con sede en Madrid (España), se ha especializado desde hace años en el desarrollo de software de seguridad técnica y jurídica. Sus productos integran y aplican normativas legales y estándares para resolver problemas técnicos y jurídicos que afectan a distintos sectores empresariales. Con la reciente publicación del estándar español de factura electrónica, Facturae se abre un nuevo camino hacia la integración de procesos entre empresas basado en el intercambio de documentación electrónica, la cual debe ser conforme a unos estándares rigurosos de seguridad y cifrado de datos. Aunque existen otras aproximaciones para ofrecer al mercado una solución de factura electrónica, Albalia ha apostado por Microsoft Office y ha desarrollado un complemento, llamado OffInvoice, que se basa en el estándar OpenXML e incorpora las técnicas más avanzadas de cifrado y firma electrónica. OffInvoice es software libre y ha sido reconocido como uno de los desarrollos más innovadores de los últimos años. Los estándares más avanzados de firma electrónica y cifrado.

2 A día de hoy creo que el formato más elaborado, completo y complejo es el OpenXML, que es el que más cosas permite hacer [...] Vemos muchas ventajas en el uso de este formato OOXML Julián Inza, Presiente de Albalia Interactiva Albalia Interactiva Albalia Interactiva es una compañía de software española que nace en 2003 como empresa de tecnología orientada a la seguridad técnica y jurídica. Varios de sus integrantes proceden en muchas ocasiones del entorno de las entidades de certificación, como Camerfirma o ANCERT y su misión como compañía nos la resume D. Julián Inza, Presidente de Albalia Interactiva: Pretendíamos tender un puente entre el mundo técnico y jurídico, para resolver las situaciones donde los requisitos técnicos involucran aspectos jurídicos y viceversa, donde los desarrollos legales obligan a adoptar soluciones técnicas, y de ambos casos ha habido mucho en los últimos tiempos Actualmente en Albalia trabajan 20 personas repartidas entre Madrid, Cataluña y Asturias, y la empresa atraviesa un momento de expansión. Aunque de capital español, no descartan la opción de financiar su desarrollo con nuevas fuentes como el capital riesgo. El I+D está en el ADN de la empresa, como nos comenta orgulloso el Sr. Inza. En su opinión, las empresas innovadoras podrán salir reforzadas de la actual crisis, pero concibe el término innovación en un sentido amplio, ya que además del desarrollo de nuevos productos, también se abren posibilidades en la mejora de procesos y otras muchas áreas. Inicialmente nuestra especialidad era la firma electrónica y desde muy pronto desarrollamos consultoría de factura electrónica y temas como las evidencias electrónicas etc. En la biografía personal de Albalia Interactiva hay un primer momento culminante, que es cuando editan el libro La Factura Electrónica que publican conjuntamente la asociación ASIMELEC y Red.es dentro de la colección de manuales del Plan Avanza, una ocasión que les da a conocer en ámbitos de la Administración y de los proyectos del Plan Avanza. Es como consecuencia de esos proyectos que surge el desarrollo de una tecnología propia de firma electrónica que es la base de otros posteriores, entre ellos, la factura electrónica FactOffice. OffInvoice se suministra con cuatro plantillas de factura electrónica

3 Orientación a estándares Albalia centra sus esfuerzos en la doble dirección de promover la creación y difusión de estándares de la industria por un lado, y por otro, desarrollar tecnología que aplique y aproveche esos estándares. Como el propio Inza nos comenta: Nosotros somos muy proestándares. Participamos en el foro de estandarización OASIS, dentro del grupo de trabajo UBL (Universal Business Language), y dentro de éste, en particular, yo mismo soy Co-Chairman del grupo de trabajo de seguridad en UBL que define la manera de integrar la firma electrónica. Precisamente, FactOffice, o su nueva versión llamada OffInvoice, es la integración de tres de ellos, el estándar español de factura electrónica Facturae, el OpenXML de ECMA que implementa Microsoft Office en sus versiones 2007 y 2010, y el TS que regula la firma electrónica (XAdES), donde se emplea la modalidad XAdES-XL. En 2007 comienzan el desarrollo de una solución basada en el estándar de factura español, basado en XML. Este formato, por exigencias legales, requiere un afirma electrónica, y la que aplica Albalia es el estándar XAdES-XL, de alta calidad, que como nos comenta D. Julian Inza Aldaz, presidente de Albalia Interactiva, les ha supuesto un reconocimiento público: El año pasado (2009) nos dieron un premio en las Jornadas de Firma Electrónica de CATCER (Agencia Catalana de Certificación) como la mejor solución de firma electrónica en el sector privado del año. Su bien ganada popularidad se acrecienta, además, porque es el único proveedor de tecnología que ofrece este estándar de firma XAdES-XL de forma gratuita. La idea: integrar Facturae en Microsoft Word En 2008 contactan con Microsoft y analizan la posibilidad de utilizar Microsoft Word para visualizar facturas hechas con formatos como el Facturae. El primer fruto de esta colaboración fue una pequeña herramienta, un conversor que permitía insertar la Facturae en un nodo OpenXML (OOXML), de manera que ese documento podía abrirse desde un Word convencional sin más modificaciones. Esta experiencia abre el camino a proyectos conjuntos futuros, sobre todo basados en Office, una plataforma que, por su amplitud, permite abordar prácticamente cualquier solución, como nos cuenta el Sr. Inza. Emplean Visual Studio Tools for Office como herramienta de desarrollo y, aprovechando algunos ejemplos y prototipos que suministra Microsoft, empiezan el proyecto FactOffice, que se entrega en 2009 y que Microsoft presenta ante la Administración Pública. La respuesta fue muy positiva, sobre todo por parte de la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, que dan su apoyo públicamente a esta pieza de software. FactOffice es software libre. Se presenta al público con ocasión del congreso de ASIMELEC de 2009 y a día de hoy han superado ya las descargas, lo que en palabras de Julian Inza, es un auténtico éxito. Microsoft Office en la base La idea de resolver un problema práctico para cualquier pequeña empresa o autónomo, OffInvoice se integra en la cinta de Office 2010 e incorpora sus propias opciones de menú

4 Microsoft tiene una verdadera estrategia de software libre compatible con los intereses de Microsoft, de los partners y de la comunidad Julián Inza, Presiente de Albalia Interactiva como es la creación y gestión de sus facturas, dentro de Microsoft Office y en particular de un programa editor de textos de propósito general, como es Microsoft Office Word- parece a primera vista una estrategia contraria a la lógica. Hay muchos entornos de ERP que utilizan Office para elaborar informes, imprimir documentos y almacenar registros de la facturación, pero no al revés, pero el Sr. Inza nos lo aclara: Uno de los temas que más destacamos es que Microsoft Word o Excel, con VSTO, son auténticos entornos de programación con herramientas embebidas que permiten hacer prácticamente cualquier cosa. Una de las ventajas de la aproximación elegida es que las facturas se gestionan como una más de las áreas especializadas de Word o Excel, desde un menú del ribbon, llamado Facturae con sus propias funcionalidades. El uso es el mismo que el resto del entorno, con un tiempo de aprendizaje que es prácticamente cero. La otra orientación obliga a aprender y adaptarse. En esencia, la idea de Albalia es que si un usuario ya conoce bien Microsoft Word, utilizarlo para hacer facturas le será mucho más sencillo que aprender a manejar cualquier otro programa, ya que únicamente ha de conocer lo básico, los datos esenciales y conceptos de la facturación, y el cambio se limita a importar o exportar una facturae dentro de un documento. El complemento FactOffice es, además, un repositorio de las facturas, emitidas, recibidas y borradores, con opciones como el seguimiento de cobros, búsquedas o el uso de una factura como modelo para otra, etc. Evidentemente, como reconoce Inza, no es un ERP, pero resuelve bien las necesidades de una Pyme. La nueva versión de este complemento se llama OffInvoice, y entre otras novedades, se integra ahora también con Microsoft Office Excel, demostrando así la versatilidad tanto de Office como de la herramienta. En Excel cambian ciertas cosas a nivel de diseño interno, y utilizan la gestión de filas para mantener la información de las facturas emitidas y recibidas. Aunque no está previsto ampliarlo a otros programas de Office de momento, sin duda las posibilidades abiertas son muy variadas. Facturae con OffInvoice (Microsoft Word 2010) Iniciativas de Software Libre con tecnologías de Microsoft Aunque entre los miembros de la comunidad Microsoft no suele considerarse como un ejemplo de empresa fuertemente orientada al software libre, en Albalia valoran enormemente su esfuerzo y las posibilidades que se abren al poder programar sobre una plataforma con un respaldo comercial tan fuerte como es Microsoft. Nos cuenta D. Julián Inza que A petición de Microsoft, este software se ha puesto a disposición de toda la comunidad en forma de software libre. Demuestra que Microsoft tiene una verdadera estrategia de software libre compatible con los intereses de Microsoft, de los partners y de la comunidad, y remarca Este hecho desmonta muchos mitos de los últimos tiempos, lo que sin duda es cierto. El desarrollo no ha estado exento de problemas, sobre todo, al trabajar con VSTO y Office 2010, pero la colaboración activa que han encontrado en el seno del Programa de Adopción Temprana Metro y las comunidades técnicas de Microsoft además de la propia Microsoft- les han permitido resolverlos. El punto más laborioso fue, en su opinión, el

5 los estándares por sanción los fijados por organismos- no son tan importantes, lo importante es conseguir productos que los utilicen y el verdadero trabajo consiste en potenciar su adopción Julián Inza, Presiente de Albalia Interactiva instalador, pero incluso tras su publicación la comunidad detectó unos cuantos errores que ya se han subsanado y por ello Albalia les agradece su cooperación: Hemos tenido muchas consultas de usuarios que han detectado errores y puntos de mejora ya resueltos-, y sigue estando disponible como software libre en la plataforma Codeplex, comenta Inza. En su opinión, la elección del formato OpenXML viene justificada por su enorme potencia: Hemos podido meter una factura tal cual dentro de uno de los nodos del OOXML sin modificar. El resto de nodos del estándar ha permitido modificar el aspecto de la factura, los logos, etc. Vemos muchas ventajas en el uso de este formato OOXML. Para él el uso de OOXML tiene ventajas por dos motivos: primero, por la potencia del formato y segundo, porque ya está reconocido dentro de los marcos de estandarización de ISO no solo de ECMA- y eso supone una garantía para terceros como protección de su inversión en estándares. La publicación de OffInvoice coincidirá con el lanzamiento de Office 2010 y además soportará todos los idiomas oficiales de la UE, encargándose Microsoft de su traducción. Esta nueva versión soporta, además de Facturae, el formato UBL (Universal Business Language) y CII (Cross-Industry Invoice), del cual se espera un gran desarrollo en el futuro, pero que a día de hoy en opinión de Inza, todavía no está suficientemente maduro. OffInvoice estará disponible bajo dos licencias distintas, la MSPL y EUPL para el ámbito de la Unión Europea. Por la primera licencia, el usuario puede aprovechar este software sin restricción. La segunda impone ciertas limitaciones, pero permite alinearlo con algunas iniciativas de las Administraciones Públicas. Sin duda, Albalia espera rentabilizar este esfuerzo en pro del software libre, y como nos confiesa el Sr. Inza, esto se consigue de varias maneras, pero sobre todo, prefiere seguir el ejemplo de muchas grandes empresas de software que disponen de versiones gratuitas de algunos productos, con soporte ofrecido por las comunidades, mientras que las versiones Premium, orientadas a fines más avanzados, serían ya productos de pago. Y por supuesto, la participación en proyectos, al amparo de su prestigio y alto nivel de conocimientos, como están demostrando con esta iniciativa. OffInvoice soporta distintos estándares de factura El agitado mundo de los estándares Pedimos al Sr. Inza su opinión sobre un tema que hace un par de años solía ser portada en muchos medios de prensa del sector: la polémica sobre el uso y adopción de estándares para Office, y en particular, la pugna entre OpenXML y ODF por convertirse en el estándar de referencia en este mercado, sin duda estratégico para todos los participantes y para la práctica totalidad de los usuarios de herramientas de productividad, desde el consumidor más modesto a las mayores multinacionales. Conocemos bien la polémica, nos explica, y aún es más explícito: El estándar OOXML le saca dos generaciones de ventaja a ODF. De hecho ODF es también un estándar ISO, y hemos tratado de trabajar con algunas administraciones públicas para ofrecerles el mismo tipo de desarrollo que hemos hecho con Microsoft para otras plataformas como

6 OpenOffice y StarOffice y seguimos abiertos a colaborar en ese ámbito. Es una polémica estéril: unos formatos son mejores para unas cosas y otros formatos, para otras cosas. A día de hoy creo que el formato más elaborado, completo y complejo es el OpenXML, que es el que más cosas permite hacer. Este proyecto se ha llevado a cabo sobre la plataforma Microsoft Office 2010 no solo porque es la herramienta ofimática más extendida del mercado sino por la facilidad que han encontrado para desarrollar sobre ella. La cantidad y calidad de la información disponible para desarrollar sobre Microsoft Office es bastante amplia en comparación con otras herramientas del mercado de similares características como puede ser OpenOffice. Vista de una factura electrónica con OffInvoice en Excel 2010 En su opinión, los programas de Microsoft son más completos, pero la compatibilidad de formatos permite elegir entre distintas opciones en el mercado. Para él, la discusión de formatos no tiene sentido, y es similar a otras polémicas sobre estándares y al final, es el propio mercado quien decide qué es un estándar y qué no, y nos pone como ejemplos el RSS, que aunque no está sancionado por ningún organismo de estándares, se le considera como tal, y por el lado contrario, el ODA, un estándar de ISO que prácticamente no se utiliza. Mantiene al respecto una visión muy pragmática cuando afirma que los estándares por sanción en referencia a los fijados por organismos- no son tan importantes, lo importante es conseguir productos que los utilicen y el verdadero trabajo consiste en potenciar su adopción. Nuevas posibilidades basadas en Office y firma electrónica El mundo de Office y las firmas electrónicas no se limita a las facturas, ya que nuevos mercados de desarrollo como la banca electrónica o el intercambio de documentos con las administraciones, son consumidores naturales de estas tecnologías y Albalia está abriendo distintas líneas de trabajo donde se involucran aspectos como la lucha contra el fraude, la protección de datos y la autenticación digital en la relación del ciudadano con organismos públicos y empresas. Office 2010 incorpora distintas novedades, como son las Office Web Applications, la versión online o en la nube de los mismos paquetes de Office que utilizamos en escritorio. Para Albalia, el mundo de las aplicaciones en la nube es muy importante, y han desarrollado ya soluciones orientadas a ese entorno. En concreto, el empleo de extensiones de Word para su edición online permitiría habilitar nuevos escenarios de uso y comercialización tanto del paquete ofimático y el propio complemento como de la gestión de la firma digital por parte del proveedor del servicio, bien como proveedor de los propios archivos de firma digital, bien como tercero de confianza para transacciones digitales, una figura de gran relevancia y que se reconoce explícitamente en la normativa oficial. También se abre un mundo nuevo en el caso de Office Mobile y el uso de documentos con

7 Más Información Si desea más información sobre los productos y servicios de Microsoft, llame al Centro de Información de Ventas de Microsoft, al (34) Para acceder a información a través de Internet, visite: Si desea más información sobre los productos y servicios de Albalia Interactiva, llame al teléfono (34) o visite su sitio Web firma digital sobre dispositivos. Para Inza, la mejora en la visualización de pantalla y el acceso a Internet mediante banda ancha facilita el intercambio de documentos firmados: puede ser, por ejemplo, que el documento se haga en la oficina y un directivo lo firme desde su móvil en otro lugar. En cualquier caso, la mejor solución será la combinación de ambos mundos, el móvil y el escritorio. OffInvoice ha sido probado también fuera de Office, como nos explica Julian Inza, y él cree firmemente en las posibilidades y futuro desarrollo de las tecnologías de firma digital. A día de hoy, con la participación de otras empresas, han realizado pruebas con BizTalk Server, SharePoint Server y Microsoft Dynamics. Entre sus proyectos en marcha destaca, por su importancia, el entorno que denominan DSS Server, que es la primera implementación de un servidor DSS (Digital Signature Services) en plataforma.net Descarga gratis de OffInvoice en sitio Web de Codeplex: SOFTWARE Y SERVICIOS 2010 Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft, Example: Active Directory, Windows, the Windows logo, Windows Server, and Windows Server System are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. - Microsoft Office Microsoft Visual Basic Tools for Office (VSTO) 2008 Document published Apr.2010

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