Libro registro de operaciones económicas. Modelo 140. Normativa. Programa de ayuda del libro-registro de operaciones económicas

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1 Normativa De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 205/2008, desde enero de 2014, las personas físicas, comunidades de bienes y otras entidades que desarrollan actividades económicas deben llevar y conservar un único libro, denominado Libro Registro de Operaciones Económicas, que viene a sustituir a los libros anteriores. Hasta el ejercicio 2013 inclusive, dichas personas y entidades que desarrollan actividades económicas, estaban obligadas a llevar los libros registro que establece la normativa reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y, en su caso, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Hacienda Foral ha puesto a su disposición, desde el 13 de enero, un programa de ayuda para confeccionar este nuevo libro. Es recomendable la utilización de dicho programa de ayuda dado que el contenido del libro, una vez concluido el ejercicio 2014, deberá incorporarse al modelo informativo 140, y transmitirse a Hacienda Foral, a través de internet, deberá presentarse en el mismo plazo que el establecido para la presentación de las autoliquidaciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas correspondientes al periodo impositivo 2014 Programa de ayuda del libro-registro de operaciones económicas Este programa persigue un doble objetivo: Permite crear el libro registro de operaciones económicas, en los términos previstos en el Título V del Decreto Foral 205/2008 que regula las obligaciones relativas a los libros registros fiscales. Es el único instrumento por el cual podrá presentarse telemáticamente el modelo 140, sin perjuicio de la posible utilización de otro programa diferente que permita una importación de los datos por el contribuyente al programa facilitado por el Departamento de Hacienda y Finanzas. Los datos necesarios para cumplimentar el programa son: Datos del obligado tributario y el ejercicio fiscal. Los datos de las actividades económicas realizadas por el obligado tributario. Los datos concretos de las operaciones económicas realizadas por el obligado tributario, que se registrarán en cada uno de los cinco capítulos en los que se distribuye el programa. Adaptación del programa CONTA3 al modelo 140 El complemento para la confección los modelos fiscales de la Diputación Foral de Bizkaia ha incorporado la adaptación del modelo 140. Esta incorporación permite la elaboración de los libros registros siguientes: Registro del Declarante. Registro de la actividad económica (sólo la adoptada en el programa CONTA3 con su respectivo epígrafe). Registro de Ventas e Ingresos. Registro de Compras y Gastos. El complemento no confecciona el libro de bienes afectos de inversión. En el caso de asociar un bien de inversión con algunas de las facturas de compras y gastos, el nombre del bien referenciado debe coincidir con el número de la subcuenta de gastos que recoge la base imponible de la operación. Tampoco se incorporan al registro, el libro de provisiones de fondos y suplidos, y el libro de determinadas operaciones intracomunitarias. Registro del Declarante y la Actividad Económica Para la correcta cumplimentación del capítulo de registro del declarante y la actividad económica deberán rellenarse los datos de la empresa desde la operación Datos Iniciales del menú de Configuración. Se deberán rellenar todos los datos de la ventana de identificación de la empresa pero con especial atención en los siguientes apartados: Teléfono. Deberá ser un teléfono fijo, nunca un móvil. Clave Actividad. Deberá constar el primer dígito que forma parte del epígrafe que determina el tipo de actividad. Epígrafe. Constará del resto de 5 dígitos que identifica unívocamente el tipo de actividad. Además de la información habitual en la identificación de la empresa en CONTA3 deberán incorporarse tres campos extra adicionales para indicar el tipo de empresa, la fecha de inicio de la actividad económica o profesional, el régimen al que se está sujeto, y si se debe aplicar el régimen de cobros y pagos. Página 1

2 Para añadir los campos extra desde Datos Iniciales, pulsamos el botón [Configurar Campos Extra] situado en la parte inferior izquierda de la ventana, y a continuación añadimos la información mostrada en la siguiente figura. Figura 1. Información de los campos extra TIPO_EMP. Tipo de empresa. Valores admitidos son P y M, para pequeña empresa y microempresa respectivamente. INICI_ACT. Fecha de inicio de la actividad REGIMEN. Régimen fiscal. Valores admitidos N para Régimen Normal y S para Régimen Simplificado. COB_PAGOS. Régimen de cobros y pagos. Valores admitidos S (Sí) y N (No). Registro del Libro de Ventas e Ingresos y Libro de Compras y Gastos Los libros Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras y Gastos recogen toda la información introducida desde el programa CONTA3 a partir de los asientos con clave V y C. Estas operaciones se entrarán como hasta ahora y no modificarán la estructura de los asientos predefinidos. Por tanto, la forma de trabajo continuará siendo exactamente la misma como hasta ahora. Cómo introducir una factura rectificativa Sólo en el caso de introducir una factura rectificativa deberemos añadir tres campos extra adicionales en el fichero de asientos. Para crear estos campos deberemos situarnos en la ventana de mantenimiento de asientos y pulsar el botón [Configurar Campos Extra] situado en la parte inferior izquierda de la ventana, y a continuación añadimos la información mostrada en la siguiente figura. Figura 2. Información de los campos extra de la factura rectificativa RECTIFICA. Valor identificativo de la factura rectificativo. Valor S ID_FAC_RED. Número identificativo de la factura rectificada. FE_EXP_REC. Fecha de emisión de la factura recibida M_ANOT_REC. Número asignado por el programa de la Diputación Foral de Bizkaia para la factura rectificada. Página 2

3 Cómo relacionar una factura de compra o gasto con un bien de inversión Un caso especial para la correcta cumplimentación de un registro de una factura de gasto, es asociar esta factura con el bien de inversión asociado. Esta obligación, no en todos los casos posibles, está asociada con una factura de gasto con una base imponible representada por el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad. Para ello, el programa permite asociar una subcuenta contable con un bien de inversión para estos casos, siempre que se cumplan los siguientes requisitos. 1º) Deberá de darse de alta el bien de inversión en el libro Registro de bienes afectos de inversión desde la aplicación de la Diputación Foral de Bizakia. 2) El número identificativo del bien de inversión deberá coincidir con el número de la subcuenta contable que registra la base imponible del gasto, o sea una subcuenta del subgrupo 62. 3) Desde el programa CONTA3 se indicará que se trata de una subcuenta ligada a un bien de inversión si el campo de la clave de selección se le indica el número 999. Operativa de trabajo con el complemento de CONTA3 Seleccionamos el menú de Complementos y elegimos la operación de Declaraciones Fiscales Bizkaia. Aparecerá la ventana donde elegiremos la ficha 140. La operación del Modelo 140 permite grabar los registros entre dos fechas. El intervalo de fechas por defecto abarca todo el año del ejercicio fiscal. Se podrá elegir por separado la grabación del fichero del Registro del Declarante y la Actividad, el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras y Gastos. Es recomendable, pero no obligatorio, grabar en primer lugar el registro del declarante y la actividad, para de esta forma, desde el programa de la diputación foral poder dar de alta y registrar los bienes de inversión antes de importar las compras y los gastos, con lo cual se evita en el proceso de importación el aviso de error que deseamos computar un gasto sin previamente dar de alta el bien de inversión. Figura 3. Modelo 140 del complemento de Declaraciones Fiscales Página 3

4 Verificación de la información contable y fiscal Para evitar posibles mensajes de error y validaciones de aviso del programa de la Diputación Foral de Bizkaia, repasemos la información en las subcuentas afectadas por los libros registros: Es imprescindible notificar correctamente el número del NIF o CIF del cliente o proveedor En caso de comunicar los datos de una persona física deberá informarse según la siguiente estructura: Primer apellido [espacio] Segundo apellido, [coma] Nombre Si el proveedor o cliente está situado fuera de España deberá indicarse el código del país. Y recordar que si deseamos comunicar la subcuenta contable como un bien de inversión asociado, debemos indicar el código 999 en el campo de clave de selección. Este valor sólo se aplicará en el caso de subcuentas del subgrupo 62. Operativa de trabajo con el programa de la Diputación Foral de Bizkaia Desde el menú de Inicio de Windows iniciamos el programa de la Diputación Foral de Bizakia. Elegimos el idioma deseado y procedemos a importar el fichero grabado con el complemento del programa CONTA3. Una vez importado los registros debemos proceder a verificar cada una de las facturas de venta y de compra. Pulsamos en la lista de declarantes el nombre de la empresa elegida y aparecerá en pantalla los libros registro. Escogemos uno de ellos y aparecerá una lista de facturas que deberemos validad una a una. Página 4

5 Figura 4. Libro Registro de Ingresos y facturas emitidas Una vez validad la información de cada factura ya estará lista para su presentación. Podrán observar que puede indicarse la validación como una validación exacta con el signo de válido con color verde, o bien un signo de aviso. Este signo de aviso no es un referente incorrecto, sino que sólo es un aviso por un posible error en la introducción de datos por parte del usuario. Este signo aparecerá, por ejemplo, en las facturas emitidas y exentas, donde la aplicación de la diputación foral permite bases imponibles sin tipo de IVA, como es el caso, pero a pesar de ello siempre aparecerá el signo de aviso. Estas validaciones permite la presentación definitiva del modelo 140. Página 5

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