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1 ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA: OFICINA : 230 SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A DIRECCION NACIONAL DE GESTION HUMANA HOJA _1_ DE _5_ g HISTORIA LABORAL 1 Años 89 Años X X Hoj de vid Documento de identificcion Libret Militr Soportes documentles de estudio Soportes documentles de experienci lborl Referencis personles Psdo judicil- certificdo de ntecedentes penles Certificdo de ntecedentes disciplinrios Soportes proceso selección Certificdo de ptitud lborl (exmen medico de ingreso) Orden de contrtcion Contrto Acuerdo de confidencilidd Afilicion regimen de slud Afilicion fondo de pensiones Afilicion riesgos lborles Afilicion cj de compenscion fmilir Certificción y/o pertur de cuent bncri Act de entreg del reglmento interno de trbjo, Mnul de funciones, código étic y crnet. Formto de person declrnte, dependientes y deducible Actos dministrtivos (situcion dministrtiv) Actos dministrtivos de retiro y/o desvinculción Exmen medico ocupcionl de egreso Pz y slvo Liquidcion finl del contrto de trbjo Reclmcion dministrtiv Certificcion lborl Serie documentl de crácter probtorio, legl y dministrtivo pr efectos de comprobcion y reconocimiento de derechos pensionles de cuerdo con lo estblecido en el Código Sustntivo del Trbjo Art.264, Se recomiend microfilmr y conservr totlmente. = SUB

2 ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA: OFICINA : 230 SERVICIOS POSTALES NACIONALES DIRECCION NACIONAL DE GESTION HUMANA HOJA _2_ DE _5_ g INFORMES c Informes de Gestión 1 2 X Informe Subserie documentl que posee vlores primrios. Trnscurrido el tiempo de retención eliminr por estr soportdo en el consoliddo de l Oficin de Presidenci c Informes de Inspección 2 8 X Informe c Informe de certificdos de Ingresos y Retenciones 1 3 X Informe c Informe de Medios Mgneticos 1 3 X Informe c Informe Consoliddo de prestcion socil 1 3 X Informe Documentos que soportn los requerimientos ms importntes y constntes hechos de l Entidd. Un vez finlizdo el tiempo de retencion se recomied seleccionr un muestr representtiv del 10% donde se evidencien los requerimientos ms importntes c Informe Pgo Cesntis 1 3 X Informe c Informe Csos de personl 1 3 X Informe g INVENTARIOS DOCUMENTALES 2 Años _ X Inventrios de trnsferenci g NÓMINA 1 89 X X Informe nómin mensul Informe de seguridd socil y soporte de pgos Reporte de noveddes Un vez relizd l trnsferenci documentl, conservr dos ños en el rchivo de gestión por posibles consults,trnscurrido el tiempo de retención eliminr el soporte físico. En cso de que el áre requier su consult inmedit l relizrn trvez de bse de dtos en Excel. Estos inventrios los consolid l Dirección Ncionl de Infrestructur. Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr ochent y nueve ños, trnscurrido el tiempo de retención conservr totlmente. Microfilmr. = SUB

3 ENTIDAD PRODUCTORA: SERVICIOS POSTALES NACIONALES OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE GESTION HUMANA OFICINA : 230 HOJA _3_ DE _5_ g PLANES c Pln de Bienestr 1 X Contrto directo Documento de reinversión c Pln de Cpcitción 1 4 X X Propuests preliminres Identificción de l necesidd de cpcitción Cronogrm de Cpcitciones Solicitud de logístic cpcitción Listdo de sistenci Retrolimentcion de l cpcitción Memoris c Pln Clim Orgnizcionl 1 4 X X Propuests preliminres Copi de contrto Pln c Pln de Emergenci - Revisión de Botiquines 2 18 X Formtos de Inspección Formtos de Entreg de Elementos Formtos de Control y Contenido de Botiquines Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnscurrido el tiempo de retención relizr eliminción. De cuerdo con lo estblecido en el Artículo 13. Conservción de los documentos del decreto 1443 de 2014, el empledor debe conservr los registros y documentos que soportn el Sistem de Gestión de l Seguridd y Slud en el Trbjo SG-SST de mner controld, grntizndo que sen legibles, fácilmente identificbles y ccesibles. protegidos contr dño. deterioro o pérdid. 'El responsble del SG-SST tendrá cceso todos los documentos y registros exceptundo el cceso ls historis clínics ocupcionles de los trbjdores cundo no teng perfil de médico especilist en seguridd y slud en el trbjo. estos se pueden conservr de form electrónic de conformidd con lo estblecido en el presente decreto siempre y cundo se grntice l preservción de l informción, igulmente se estblece un período mínimo de conservción de veinte (20) ños, contdos prtir del momento en que cese l relción lborl del trbjdor con l empresregistros de ls ctividdes de cpcitción, formción y entrenmiento en seguridd y slud en el trbjo Conservr un ño en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr cutro ños, trnscurrido el tiempo de retención relizr un muestr letori por cd periodo de dministrción pr ser conservdo como histori de l gestión de l dependenci. De cuerdo con lo estblecido en el Artículo 13. Conservción de los documentos del decreto 1443 de 2014, el empledor debe conservr los registros y documentos que soportn el Sistem de Gestión de l Seguridd y Slud en el Trbjo SG-SST de mner controld, grntizndo que sen legibles, fácilmente identificbles y ccesibles. protegidos contr dño. deterioro o pérdid. 'El responsble del SG-SST tendrá cceso todos los documentos y registros exceptundo el cceso ls historis clínics ocupcionles de los trbjdores cundo no teng perfil de médico especilist en seguridd y slud en el trbjo. estos se pueden conservr de form electrónic de conformidd con lo estblecido en el presente decreto siempre y cundo se grntice l preservción de l informción, igulmente se estblece un período mínimo de conservción de veinte (20) ños, contdos prtir del momento en que cese l relción lborl del trbjdor con l empres, igulmente se conservn los Registros de ls ctividdes de cpcitción, formción y entrenmiento en seguridd y slud en el trbjo = SUB

4 ENTIDAD PRODUCTORA: SERVICIOS POSTALES NACIONALES OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE GESTION HUMANA OFICINA : c Pln de Emergencis Brigd 2 18 X Hojs de Vid Brigdists Listdos de Asistenci Reunión Acts de Reunión Anexos l Act g PROCESOS DE 2 7 X formto de requisición de personl Hojs de vid Informe de selección Orden de ingreso Comuicción de promoción del crgo HOJA _4_ DE _5_ Conservr dos ños en el rchivo de gestión de cuerdo l periodo de dministrcion, trnsferir l rchivo centrl y consdervr siete ños por posibles requerimientos l proceso, trnscurrido el tiempo de retencion eliminr g REQUERIMIENTOS c Externos 1 3 X Requeriemiento Respuest c Internos 1 3 X Requeriemiento Respuest g ACTAS c Acts Comité Pritrio de Seguridd y Slud en el trbjo 2 8 X X Listdo de Asistenci Reunión Act Anexos l Act c Acts de Revisión del Sistem Generl de Seguridd y Slud en el Trbjo - S.S.T. 2 8 X X Act Anexos l Act c Act Comité de Desrrollo Orgnizcionl 2 8 X X Act Registro de sistenci Se conservrn un ño en el rchivo de gestión, posteriormente trnsferir l rchivo centrl y conservr tres ños por posibles requerimientos, trnscurrido el tiempo de retención, eliminr los documentos teniendo en cuent que pierden vigenci dministrtiv Se conservrn un ño en el rchivo de gestión, posteriormente trnsferir l rchivo centrl y conservr tres ños por posibles requerimientos, trnscurrido el tiempo de retención, eliminr los documentos teniendo en cuent que pierden vigenci dministrtiv. Conservr dos ños en el rchivo de gestión, trnsferir l rchivo centrl y conservr diez ños, se recomiend microfilmr y conservr el soporte físico. Decreto 2527 de 1950 y 3354 de = SUB

5 ENTIDAD PRODUCTORA: SERVICIOS POSTALES NACIONALES OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION NACIONAL DE GESTION HUMANA OFICINA : g ELEMENTOS DE SEGURIDAD 1 19 X Formto Entreg Elementos de Seguridd g INVESTIGACIONES ACCIDENTES DE TRABAJO 1 89 X X Reporte de Accidente de Trbjo Investigción Accidente Comunicciones Pruebs ARL HOJA _5_ DE _5_ De cuerdo con lo estblecido en el Decreto 1443 de 2014, se estblece un período mínimo de conservción de veinte (20) ños, contdos prtir del momento en que cese l relción lborl del trbjdor con l empresregistros de ls ctividdes de cpcitción, formción y entrenmiento en seguridd y slud en el trbjo; De cuerdo con lo estipuldo en el Decreto 1443 de 2014, en el que se estblecee que el "empledor debe conservr los registros y documentos que soportn el Sistem de Gestión de l Seguridd y Slud en el Trbjo SG-SST de mner controld, grntizndo que sen legibles, fácilmente identificbles y ccesibles. protegidos contr dño. deterioro o pérdid, igulmente l conservción puede hcerse de form electrónic de conformidd con lo estblecido en el presente decreto siempre '. y cundo se grntice l preservción de l informción, por lo que se sugiere insertr nulmente los soportes de dichs investigciones ls historis lborles, pr su posterior digitlizción g CAJA MENOR GH 2 18 x cj menor concilicion Reembolso de cj Extrcto bncrio Comprobnte de egreso liquidción de víticos liquidcion fctur de tiquetes ereos y soportes Serie documentl de crácter dministrtivo y contble que soport ls trnscciones relizds, por concepto de leglizcion y pgo de viticos, Decreto 177 de 2014.Conservr dos ños en el rchivo de l Dirección de Gestion Humn, luego trnsferir l rchivo centrl pr ser conservdo por dieciocho ños g SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 2 18 X Informe de supervisión Informes de vnce Act de reunión Fctur de pgo Serie documentl con vlor legl y contble, inici su tiempo de retención un vez se hy liquiddo el contrto u orden de suministro, un vez relizd l trnsferenci l rchivo centrl se debe relizr l verificción de l documentción contenid en este expediente Vs. l informción lmcend en el expediente del contrto que por función le corresponde conservr l proceso de Secretri Generl. Esto con el fin de efectur l unificción de informción. = SUB

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