PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 Página 1 de 5 Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental Auxiliar de Archivo y Gestión Documental Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Junio 01 de 2016 Resolución N 1133 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la actualización de las Tablas de Retención Documental de las Unidades Académico - Administrativas de la Universidad Industrial de Santander Aplica a las solicitudes de modificación realizadas por las UAA a la Dirección de Certificación y Gestión Documental, con el fin de actualizar las Tablas de Retención Documental. NORMATIVIDAD Acuerdo 004 de Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Circular 003 de Directrices para la elaboración de tablas de retención documental. Ley 1712 de Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Publica Nacional Mini/Manual No.4 Tablas de Retención y Transparencia Documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración. Resolución de Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental para la Universidad Industrial de Santander y se dictan otras disposiciones para la conservación, preservación del patrimonio documental. Resolución 2242 de Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Universidad Industrial de Santander DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

2 Página 2 de 5 Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental Formato Solicitud de Actualización de las Tablas de Retención Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Tablas de Retención Documental: constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. TRD: Tablas de Retención Documental UAA: Unidades Académico Administrativas CONSIDERACIONES Las UAA deben solicitar las modificaciones de las Tablas de Retención Documental por medio del Formato Solicitud de Actualización de Tablas de Retención Documental FGD.38 el cual se debe enviar en medio físico y digital. La Dirección de Certificación y Gestión Documental, brinda asesoría para la modificación de las Tablas de Retención Documental a todas la UAA que lo soliciten. Las solicitudes de las UAA se recibirán en la Dirección de Certificación y Gestión Documental según las fechas establecidas en el Cronograma de Actualización para Tablas de Retención Documental.

3 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I., o Intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Revisa modificaciones 1. Las UAA revisan los cambios a realizar en las Tablas de Retención Documental actuales en la Universidad. UAA 2. Diligencia el Formato 3. Revisa la solicitud 2. Diligencia el formato correspondiente, dirigido a la Dirección de Certificación y Gestión Documental en medio físico y digital. 3. Revisa y asesora la solicitud de modificaciones las Tablas de Retención Documental y en caso que lo considere necesario realiza las recomendaciones a la UAA. UAA Auxiliar de Archivo DCGD FGD.38 Formato de Actualización de las Tablas de Retención Documental 4. Elabora borrador final 4. Elabora un borrador de la Tabla de Retención Documental con las modificaciones solicitadas. Auxiliar de Archivo DCGD 5. Presenta cambios Comité de Archivo 5. Presenta las actualizaciones de las Tablas de Retención al Comité de Archivo de la Universidad para su debida aprobación. Director DCGD 6. Aprobación TRD 6. Aprueba las nuevas Tablas de Retención Documental para su actualización en la pagina Web de la Universidad. Comité de Archivo 2

4 Página 4 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I., o Intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Acta de Aprobación Comité de Archivo 7. Realiza Tramite de publicación 7. Realiza el tramite para la publicación de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo ante la DSI Auxiliar de Archivo DCGD 8. Publicación en la Web 8. Publica las modificaciones en la pagina Web de la Universidad. Funcionario DSI FIN

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Junio 01 de 2016 Creación del Documento