Criterios a tener en cuenta para seleccionar un sistema de gestión de proyectos en software libre

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1 Criterios a tener en cuenta para seleccionar un sistema de gestión de proyectos en software libre 20 de diciembre de 2011 José Moro Melón facebook.com/josemoromelon linkedin.com/in/josemoro gplus.to/josemoro twitter.com/gedpro slideshare.net/gedpro

2 Formación Consultoría gedpro expertos en gestión de proyectos Proyectos Soluciones

3 Quién soy? Ingeniero Industrial Fundador de GEDPRO Consultoría Formación Outsourcing Tecnología Consultor Tecnológico Portfolio Manager PMO Designer GEDPRO

4 Mapa 1. Introducción al software libre: Qué es el software libre?, tipos de licencias, etc 2. Necesitamos un sistema de gestión de proyectos? 3. Qué le pedimos a nuestro sistema de gestión de proyectos? 4. Quiero uno, por donde empiezo? 5. Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos 6. Conclusiones

5 Qué es el software libre?

6 Qué es el software libre? Las licencias libres tienen las siguientes características: Redistribución Libre (con o sin ánimo de lucro). Acceso al Código Fuente del programa. Derecho a modificarse. Distribución de la licencia con el programa.

7 Qué es el software libre? Licencias libres:

8 Qué es el software libre? Principales licencias libres: Licencia GPL (GNU General Public License): Licencia desarrollada por la FSF, se trata de una licencia copyleft; además de tratarse de una licencia libre es obligatorio mantener esta licencia en el programa, sea modificado o no. Esto significa que, cualquier software que utilice como base software bajo licencia GPL, debe convertir el suyo a GPL. También es persistente porque no se tiene la posibilidad de modificar la licencia en posteriores trabajos. La GPL es una licencia que permite al usuario utilizarla libremente en cuantos terminales se estime conveniente; además, el software se puede modificar para adaptarlo a las necesidades del usuario y puede ser distribuido libremente, modificado o no, pero siempre manteniendo la misma licencia y todo lo que conlleva, incluyendo el código fuente.

9 Qué es el software libre? Principales licencias libres: Licencia LGPL (Lesse General Public License): La licencia LGPL permite la libre distribución modificación y cambio de licencia, siempre y cuando se considere como un todo en un nuevo trabajo. Cualquier cambio derivado debe estar registrado bajo la LGPL o GPL. Esto implica que cualquier software licenciado bajo LGPL puede ser incorporado a otro software cualquiera que sea su licencia. En caso de realizar modificaciones sobre el mismo, la licencia deberá ser necesariamente LGPL o GPL, por lo que se puede considerar como persistente.

10 Qué es el software libre? Principales licencias libres: Licencia BSD (Berkeley Sistem Distribution): La licencia BSD, al igual que la licencia del MIT o la Public Domain License, es una licencia libre y que, por tanto, atribuye al software una protección que ampara las libertades anteriormente mencionadas. Sin embargo, esta licencia no es copyleft, de tal manera que no obliga al mantenimiento de la licencia. Esta característica implica que se pueda desarrollar software propietario sobre Software Libre BSD, si bien el software original siempre sigue siendo libre. Uno de los problemas de esta licencia se encuentra en que, llegado el caso, puede permitir a una empresa aprovecharse del trabajo de una Comunidad entera y, sobre el desarrollo, construir una aplicación propietaria sin devolver nada a la Comunidad. En este caso, hablamos de una licencia de tipo permisivo.

11 Qué es el software libre? Principales licencias libres: Más licencias en:

12 Necesito un sistema de gestión de proyectos? Antes de empezar, hagamos una reflexión, realmente necesito un sistema de gestión de proyectos? ESTABLE Y SENCILLO 5Cs Procesos Organización: Centralizada Operaciones Estructura: Jerárquica Coordinación: Normalización de procesos COMPLEJO Y ESTABLE Organización: Descentralizada Estructura: Burocrática Coordinación: Normalización de habilidades INESTABLE Y SENCILLO Organización: Centralizada Estructura: Flexible Coordinación: Supervisión directa COMPLEJO E INESTABLE Organización: Descentralizada Estructura: Orgánica Coordinación: Procedimientos generales Proyectos

13 Necesito un sistema de gestión de proyectos? 5Cs

14 Necesito un sistema de gestión de proyectos? Conozco todos los proyectos de mi organización? Conozco qué personas están trabajando en cada proyecto? Conozco qué riesgos operativos estoy asumiendo en mi organización? Conozco qué problemas tienen los proyectos? Conozco los proyectos que sufren retrasos y sobrecostes?

15 Qué le pedimos a nuestros sistema de gestión de proyectos? Qué es lo quiero gestionar? Estrategia Portfolio Management Program Management Project Management Procesos, herramientas y métricas

16 Quiero uno, por donde empiezo? Ya tengo claro lo que quiero gestionar? Estrategia, portfolio, programa y/o proyectos En cualquier caso necesito siempre gestionar los recursos empresariales de forma centralizada Proyecto 1 Proyecto 3 Proyecto 2 Proyecto n

17 Quiero uno, por donde empiezo? Requisitos: Recursos centralizados Gestión del portfolio Gestión de proyectos Algún requisito más? Gestión documental Gestión de la demanda Integración con otros sistemas.

18 Quiero uno, por donde empiezo? Qué hay en el mercado?

19 Quiero uno, por donde empiezo? Hay algo libre? Aquí no encontramos nada

20 Quiero uno, por donde empiezo? Qué hay en el mercado?

21 Quiero uno, por donde empiezo? Hay algo libre?

22 Quiero uno, por donde empiezo? No todo es Gartner ni IDC Project Management

23 Quiero uno, por donde empiezo? No todo es Gartner ni IDC Scrum

24 Quiero uno, por donde empiezo? No todo es Gartner ni IDC Project Management

25 Quiero uno, por donde empiezo? No todo es Gartner ni IDC Scrum

26 Quiero uno, por donde empiezo? No todo es Gartner ni IDC

27 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Aspectos funcionales Metodología de gestión de proyectos Recursos centralizados Gestión de estrategia empresarial Gestión de cartera de proyectos Gestión de programas de proyectos Gestión de proyectos Gestión de plazos, costes y recursos Gestión de riesgos Gestión del valor ganado Replanificación Priorización de proyectos y tareas Entorno colaborativo vs escritorio Elaboración sencilla de informes

28 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Aspectos técnicos Tecnologías maduras Tecnología libre / propietaria Escalabilidad Capacidad de cálculo Número max. de proyectos / tareas / recursos Coste total de la propiedad (TCO) Libre vs Gratuito Administración Actualización Soporte Desarrollos ad-hoc

29 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Comunidad Comunidad de desarrolladores Desarrollo activo Roadmap Empresas comerciales detrás Tecnología emergente o madura Tipo de licencia GPL LGPL Otras: BSD, MIT, etc

30 Aspectos de primer nivel a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Metodologías de gestión de proyectos Sistemas predictivos Sistemas ágiles Precio cerrado Alcance definido Planificación Ejecutar según planificación Gestión de líneas base Gestión de cambios Camino crítico Cadena crítica Diagrama de Gantt Predictiva Procesos de gestión Ágil Personas Precio variable Alcance variable Producto backlog Sprint backlog Control de esfuerzo restante Cambios GRATIS Burndown Kanban Lead Time Procesos, herramientas y métricas

31 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? - Metodología Estrategia Portfolio Management Program Management Project Management Procesos, herramientas y métricas

32 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? - Metodología Estrategia Portfolio Management Program Management Project Management Procesos, herramientas y métricas

33 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Recursos centralizados Visión global de recursos Asignaciones de recursos a proyectos Utilización de los recursos Disponibilidad de recursos

34 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Previsión de la demanda Simulación de proyectos Previsión de recursos Criterios de selección de proyectos Estrategia Portfolio Management Selección de proyectos Program Management Project Management Procesos, herramientas y métricas

35 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Carteras de proyectos Carteras de proyectos Estados Situaciones del proyectos Visión de la cartera

36 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Plazos, costes y recursos Integración de costes, alcance, recursos y tiempo ALCANCE ALCANCE ALCANCE Buscaré una herramienta que gestione de forma integral tareas costes y recursos

37 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Valor Ganado ANSI 748-B? Líneas base

38 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Software de escritorio vs web Ventajas Ventajas Capacidad de cálculo Impacto en la organización menor Inconvenientes Centralización de recursos No colaborativo Escritorio Web Colaborativo Centralización de recursos Inconvenientes Menor capacidad de cálculo Impacto mayor en la organización

39 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Aspectos técnicos Tecnología Lenguaje de programación Motor de base de datos Riesgos asociados a la tecnología

40 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Reporting Reporting Se pueden utilizar herramientas Open Source de Busines Intelligence para realizar reporting de portfolios, programas y proyectos Qué programas hay de BI abiertos?

41 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Reporting Reporting

42 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? BPM BPM Algunas herramientas que podemos utilizar para integrar la gestión de proyectos en los procesos de negocio

43 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Comunidad - Actualizaciones

44 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Evaluación económica LIBRE GRATUITO En toda tecnología existen costes, tanto si es propietaria como si es libre TCO (Total Cost of Ownership):coste total de propiedad de una tecnología concreta sobre su periodo de vida útil

45 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? TCO TCO El TCO depende de cada caso (entorno, situación, etc ) El TCO se compone de todos los costes que intervienen en la introducción de una nueva tecnología o Costes directos o Costes indirectos

46 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? TCO TCO Costes directos Coste de licencias Hardware Consumo de energía Costes de instalación, configuración, desarrollos ad-hoc, mantenimiento, traducciones, etc Costes de migración Costes de personal (formación, administración de sistemas, etc )

47 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? TCO TCO Costes indirectos Costes de soporte (costes por desconocimiento, riesgos, etc ) Downtime Tiempo de negociación de licencias

48 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Matriz de decisión Matriz de decisión para herramientas PPM Estratégico Portfolio Proyectos Metodología Aspectos funcionales Priorización de funcionalidades Nivel de gestión Procesos Herramientas Personas Búsqueda Funcionalidades que cubre Costes de implantación, configuración, soporte, etc Madurez de la gestión de proyectos Curva de aprendizaje Coste del cambio, aprendizaje, etc

49 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Matriz de decisión Matriz de decisión para herramientas PPM Definición del nivel de gestión Definición de funcionalidades Priorización de funcionalidades Long List de herramientas Short List de herramientas Demos, pruebas, etc Valoración objetiva de funcionalidades de las herramientas Integración con otros sistemas (ERP, CRM, etc ) TCO

50 Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión de proyectos? Hoja de ruta Hoja de ruta Selección de herramientas Implantación de la herramienta Búsqueda de herramientas Entorno tecnológico Análisis de necesidades

51 Conclusiones Existen muchas herramientas de gestión de proyectos en software libre El problema está en seleccionar la más adecuada para las necesidades de la organización Debemos tener en cuenta los factores tecnológicos Debemos diferenciar entre «gestores de tareas» y «gestores de proyectos» Debemos tener en cuenta las metodologías que usemos Cómo de fácil es la integración con el resto de sistemas de mi organización? Si tengo que gestionar la triple restricción los gestores de tareas sirven? Cómo de fácil es generar métricas e informes? Es escalable?, limites de la aplicación

52 Dudas Dudas?, preguntas?

53 Fin Muchas gracias por su atención Formación Consultoría gedpro expertos en gestión de proyectos Proyectos Soluciones José Moro Melón facebook.com/josemoromelon linkedin.com/in/josemoro gplus.to/josemoro twitter.com/gedpro slideshare.net/gedpro

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