Administración de Voz

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2 Contenidos Contenidos Página ii Administración de Voz... 3 Introducción... 3 Áreas no recogidas por este Manual... 3 Cómo funciona el Voz INDeX?... 4 La Pantalla de Administración de Voz... 5 Utilizando la Administración de Voz... 6 Iniciando La Administración de Voz... 6 Seleccionando y Cambiando el Servidor... 7 Salida de la Administración de Voz... 7 Clase de Servicio... 8 Qué es una Clase de Servicio?... 8 Añadiendo una Clase de Servicio... 9 Eliminando o Modificando una Clase de Servicio Buzones de correo...17 Utilizando la lista de Buzón de correo Configuración de la Lista de Buzones Vista de las Propiedades del Buzón Configuración de los Valores por Defecto del Buzón Añadir un Buzón Edición de un Buzón Eliminar un Buzón Desbloqueo de Buzones Parámetros de la Alerta de Salida Mensajes...32 Revisión General Viendo Mensajes Fusionando/Desprendiendo la Ventana de Mensajes Clasificación de los Mensajes Eliminar Mensajes Mover Mensajes Informes...35 Ejecución de Informes Uso de los Informes Puertos de Voz...37 Revisión General Pantallas de Puertos de Voz Uso del Flujo de Llamadas INDeX El Asistente del Administrador de Puertos de Voz Edición de un Puerto Eliminar un Puerto Iniciar/Parar Puertos Funciones Adicionales...50 Agente del Sistema Utilidades del Buzón Índice...52 Administración de Voz Página ii

3 Administración de Voz Página 3 Administración de Voz Introducción El programa de Administración de Voz forma parte del paquete de programas de Voz INDeX. Proporciona herramientas para crear y administrar los buzones de correo en el Cartucho del Servidor de Voz INDeX. Es también utilizado para controlar los puertos de voz que administra llamadas entre la centralita INDeX y el Cartucho del Servidor de Voz. INDeX INDeX con Cartucho de Servidor Inicia los programas de Servidor de Voz INDeX. Mantiene los parámetros del buzón de correo' peticiones del sistema y mensajes. LAN Ethernet o módem remoto. Estación de Trabajo Windows 95/NT Client de Administración de Voz Utilizado para administrar buzones de correo y puertos de voz en el Cartucho Servidor Cliente de Administración de Voz: Este programa se ejecuta en un PC Windows 95/NT conectado al Cartucho del Servidor de Voz mediante un enlace LAN ethernet o módem. El programa le permite crear y modificar buzones de correo. Es una herramienta tanto para los técnicos de mantenimiento del sistema telefónico como para el propio Administrador del Sistema del cliente. Áreas no recogidas por este Manual Programación de la Centralita Telefónica INDeX y Encaminamiento de Llamadas: Ocasionalmente la creación de algunos buzones de correo puede requerir acciones en el sistema telefónico para asegurar que las llamadas correctas son encaminadas al buzón de correo. Instalación del Cliente y Servidor de Administración de Voz: La instalación del software del Servidor de Administración de Voz y del Cliente se explica con detalle en el Manual del Servidor de Voz INDeX. Administración de Voz Página 3

4 Administración de Voz Página 4 Cómo funciona el Voz INDeX? El paquete de programas de Voz INDeX tiene muchos componentes. Estos trabajan conjuntamente para proporcionar al sistema telefónico INDeX servicios integrados de buzón de voz y de colas. CPU INDeX Controla la centralita. Cartucho del Puerto de Voz Proporciona puertos entre el Cartucho Servidor y el INDeX. Cartucho Servidor Servidor del Puerto de Voz Controla qué programas utilizan qué puertos de voz. Access Manager Intercambia información e instrucciones entre la INDeX y los programas. Alertas y Transferencias Administrador de Flujo de llamadas Determina qué hacer con llamadas entrantes. Otros Programas de Voz Disponibles en Lucent Technologies y otros programadores. Servidor de Buzón de correo Controla buzones de correo, mensajes, alertas, etc. Administrador de Condiciones Proporciona valores tales como vacaciones, etc. LAN Ethernet o enlace de módem. PC de Window 95/NT Ejecutando programa(s) de cliente para administrar programas de Servidor de Voz. Utilizando grupos en la centralita INDeX, las llamadas para el sistema de Voz INDeX se reciben mediante los puertos de voz en el Cartucho de Expansión de Voz. Los parámetros de cada Puerto de Voz determina qué programa del servidor recibe y administra las llamadas; típicamente este es el Administrador de Flujo de Llamadas INDeX, pero puede ser un programa de terceros. El Administrador de Flujo de Llamadas INDeX decide qué hacer con llamadas basadas en factores tales como hora del día, llamada CLI, DDI, etc. Finalmente el Administrador de Flujo de Llamadas puede dirigir llamadas al buzón de correo controlado por la Administración de Voz. Administración de Voz Página 4

5 Administración de Voz Página 5 La Pantalla de Administración de Voz La pantalla principal del cliente de Administración de Voz se muestra abajo. La opción Ver en la barra de menú permite que se vean u oculten varias partes de la pantalla. Administración de Voz Página 5

6 Utilizando la Administración de Voz Página 6 Utilizando la Administración de Voz Iniciando La Administración de Voz La Barra de tareas INDeX debe ser iniciada antes de que pueda iniciar la Administración de Voz. 1. En la Barra de tareas INDeX, localice y haga un doble clic en el icono de Administración de Voz. Si aparece un mensaje Hallar Servidor véase "Seleccionando y Cambiando el Servidor" en la página Después de una breve pausa mientras el cliente conecta con el servidor, debería de aparecer la pantalla de Administración de Voz. Puede mover y cambiar el tamaño de la pantalla utilizando los controles convencionales Windows. Colocando el cursor sobre la línea divisoria entre las diferentes áreas le permite cambiarles el tamaño dentro de la pantalla. En las columnas, haciendo clic en un título de columna organiza la información basándose en esa columna. Administración de Voz Página 6

7 Utilizando la Administración de Voz Página 7 Seleccionando y Cambiando el Servidor Cuando se ejecuta, el cliente del Administrador de Voz necesita conectarse a un Cartucho de Servidor de Voz. Desde allí puede acceder a buzones de correo y puertos de voz. Normalmente hay un solo servidor apropiado en un sistema y el Administrador de Voz ya está configurado para conectarse a ese servidor cuando se haya iniciado. Sin embargo puede que ese no sea siempre el caso. 1. En la barra de menú, seleccione Archivo Conexión a servidor. 2. Aparecerá una lista de servidores detectables. 3. Resalte el servidor requerido y a continuación seleccione Conectar. Puede que haya una breve pausa mientras se conectan el cliente y el servidor. 4. Si el servidor requerido no aparece en la lista o ninguno de los servidores aparece en ella, seleccione Advanzado>>. Seleccione Buscar Máquina Especfíca, Dominio, o Grupo de trabajo, e introduzca SDX. Seguidamente haga clic en Buscar. 5. Cuando el servidor requerido es mostrado, resáltelo y luego haga clic en Connect. Puede que haya una breve pausa mientras se conectan el cliente y el servidor. Salida de la Administración de Voz Puede salir del cliente de Administración de Voz en cualquier momento. Esto no afecta al servidor de Administración de Voz en el Cartucho de Servidor de Voz. 1. Haga clic en el botón cerrar convencional de Windows o en la barra de menú, seleccione Archivo y a continuación Salir. Administración de Voz Página 7

8 Clase de Servicio Página 8 Clase de Servicio Qué es una Clase de Servicio? Una Clase de Servicio define un conjunto de parámetros comunes de buzón de correo. Esos parámetros son entonces compartidos por cualquiera de los buzones de correo asociados con la Clase de Servicio. Los parámetros de la Clase de Servicio son: Vencimiento del Buzón de correo: El tiempo después de la creación o desde que el último usuario accede antes de que el buzón de correo es automáticamente suprimido. Vencimiento del Mensaje: El tiempo que diferentes tipos de mensajes (p.ej. nuevo, leer) pueden permanecer en el buzón de correo antes de ser automáticamente suprimidos. Vencimiento de la Clave de acceso: Obliga a los usuarios alterar sus claves de acceso después de un número de días determinado. Fuentes del Sistema: Cuántos mensajes los buzones de correo pueden almacenar, la duración máxima de los mensajes y si la Administración de Voz puede sobreescribir antiguos mensajes si el buzón de correo está lleno. Filtro de Llamadas: El usuario del buzón de correo dispone de la opción aceptar/rechazar llamadas utilizando el CLI de la persona que llama o un nombre solicitado de la misma. Programando una Clase de Servicio de Buzón de Correo Una Clase de Servicio de Buzones de correo aparece en su página de Propiedades. Puede utilizar esa página para seleccionar qué Clase de Servicio debería utilizar el buzón de correo y para modificar los parámetros de la Clase de Servicio. Para una información completa "Edición de un Buzón" en la página 26. Los buzones de correo sin un parámetro de clase de servicio no pueden recibir mensajes. Clase de Servicio por defecto El menú de Parámetros por defecto de Buzón de correo de la Administración de Voz define qué Clase de Servicio debería ser aplicado a nuevos buzones de correo. Normalmente esta es la clase por defecto "Clase 1". Para una información más completa véase "Configuración de los Valores por Defecto del Buzón" en la página 19. Administración de Voz Página 8

9 Clase de Servicio Página 9 Añadiendo una Clase de Servicio 1. Haga clic en el botón o seleccione Configurar Configuración clase de servicio Asistente. 2. Seleccione Crear Clase de Servicio y después Siguiente >. Esto inicia el Asistente de Clase de Servicio. Eso le lleva paso a paso a través del proceso de definición de una Clase de Servicio. Después de completar cada paso, utilice Siguiente > para seguir moviéndose. Para volver a un paso previo utilice < Atrás. Para cancelar el proceso pulse Cancelar. Nombre de la Clase de Servicio Cada Clase de Servicio debe tener un nombre único. Seleccione un nombre que indique el tipo de buzones de correo con los que utilizará la Clase de Servicio. Los nombres pueden ser de casi cualquier longitud. Administración de Voz Página 9

10 Clase de Servicio Página 10 Vencimiento del Buzón de Correo Con un gran número de buzones de correo se hace difícil controlarlos si todos los buzones de correo están siendo utilizados, p.ej. cuando el personal se ha marchado y ya no necesitan un buzón de correo o buzones de correo asignados a invitados. Cada Clase de Servicio puede incluir condiciones bajo las cuales pueden borrar automáticamente un buzón de correo. Observe que con vencimiento automático del buzón de correo, cualquiera de los mensajes existentes en él puede ser eliminado. Los mensajes no pueden recuperarse después de la fecha de vencimiento del buzón de correo. Las opciones son: No vence: Los buzones de correo con este parámetro de Clase de Servicio permanecen disponibles hasta que son eliminados manualmente. Después del último acceso: Si el buzón de correo con este parámetro de Clase de Servicio no es comprobado en un número de días determinado, la Administración de Voz lo suprime automáticamente. Esto elimina buzones de correo del personal que se haya marchado o realmente no necesita o no utiliza un buzón de voz. Después de la creación: La Administración de Voz elimina buzones de correo automáticamente con este parámetro de Clase de Servicio después de un número determinado de días. Típicamente podría utilizar esto si crea con frecuencia buzones de correo para invitados. Días antes de expirar: Este parámetro es utilizado con Después de último acceso y opciones de Después de creación. Programa el retraso en días antes de que tenga lugar la supresión. El valor por defecto es 30 días (esto es, aproximadamente un mes). Administración de Voz Página 10

11 Clase de Servicio Página 11 Vencimiento del Mensaje Cada Clase de Servicio define cuánto tiempo mensajes diferentes pueden permanecer en buzones de correo asociados antes de ser automáticamente eliminados. Una vez que se suprima un mensaje no puede ser recuperado. Puede programar duraciones de tiempo por separado antes de la supresión para cada tipo de mensaje. Cuando cambia el estado de los mensajes, el tiempo antes de la eliminación vuelve a comenzar. Observe que la configuración de 0 días significa vencimiento no automático. Los tipos de mensaje son: Nuevo: Mensajes que no han sido preparados por el usuario del buzón de correo. Urgente: Mensajes indicados como urgentes por el emisor y que no han sido preparados por el usuario del buzón de correo. Lectura: Mensajes que han sido preparados por el usuario del buzón de correo. Archivado: Mensajes lxedos por el usuario del buzón de correo e indicados como guardados (archivados). Administración de Voz Página 11

12 Clase de Servicio Página 12 Vencimiento de la Clave de Acceso Las claves de acceso son una característica crucial para todos los buzones de correo. Evitan abusar y el mal uso de la Administración de Voz y el sistema telefónico al que está conectado. Cada Clase de Servicio define cuándo la clave de acceso para cualquiera de los buzones de correo asociados debería vencer. Antes de introducir el buzón de correo el usuario es obligado a introducir la clave antigua de acceso y a continuación la nueva clave de acceso. El menú le permite determinar el número de días desde que la clave de acceso fue cambiada por última vez antes de vencer. El recuadro indica si la Clase de Servicio hace uso de esta característica. Fuentes del Sistema de Buzón de Correo En un sistema ocupado escaseará el espacio de almacenamiento. Cada Clase de Servicio especifica el número máximo de mensajes y la duración máxima de todo mensaje para cada buzón de correo asociado. Especifica además si, cuando el buzón está lleno, la Administración de Voz puede sobreescribir el mensaje más antiguo del buzón. Si no es capaz de sobreescribir, el Administrador de Voz informará a las personas llamantes que el buzón de voz está lleno. Nota: No deje ninguno de estos valores en cero (0) ya que desactivaría el buzón de voz. Administración de Voz Página 12

13 Clase de Servicio Página 13 Filtro de Llamadas El filtro de llamadas proporciona a los usuarios del buzón de correo la opción de aceptar o rechazar llamadas que hayan llegado mediante el Administrador de Voz. El filtro puede estar basado en el CLI de la persona que llama si está presente o en la solicitud del nombre de la misma. Terminar Este paso finaliza la creación o modificación de una Clase de Servicio. Los cambios son solamente realizados después de que seleccione Finalizar. Seleccione Cancelar para eliminar cualquiera de los cambios realizados. Administración de Voz Página 13

14 Clase de Servicio Página 14 Eliminando o Modificando una Clase de Servicio Eliminando una Clase de Servicio Puede eliminar una Clase de Servicio de la Administración de Voz. Cualquiera de los buzones de correo todavía asociados con la Clase de Servicio pasa a ser inválido, esto es, no puede utilizar o recibir mensajes hasta que vuelva a ser asignado a una nueva Clase de Servicio (véase "Edición de un Buzón" en la página 26). 1. Haga clic en el botón o seleccione Configurar Configuración clase de servicio Asistente. 2. Seleccione Borrar Clase de ervicio. 3. En la lista mostrada, resalte la Clase de Servicio que quiera eliminar. Para cancelar la supresión seleccione Cancelar. Para confirmar la supresión seleccione Terminar. Administración de Voz Página 14

15 Clase de Servicio Página 15 Modificando una Clase de Servicio 1. Resalte el buzón de correo que utilice la Clase de Servicio que quiera modificar o comprobar. 2. Para mostrar en pantalla los parámetros de la Clase de Servicio: Seleccione Configurar Configuración clase de servicio Editar clase actual. Haga clic en el tabulador Propiedades para mostrar las propiedades actuales del buzón de correo. Haga clic en el botón junto al parámetro Clase de Servicio. 3. Use la página de parámetros para seleccionar qué características son activas y cualquiera de los parámetros apropiados para aquellas mismas (véase "Resumen de los Parámetros de Clase de Servicio" en la página 16). 4. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar para guardar los cambios o Cancelar para borrar los cambios. Administración de Voz Página 15

16 Clase de Servicio Página 16 Resumen de los Parámetros de Clase de Servicio La Clase de Servicio asociado con un buzón de correo controla una gama de parámetros. Cualquier cambio a la Clase de Servicio afecta a todos los buzones de correo que utilizan esa Clase de Servicio. Vencimiento de contraseña: La clave de acceso del buzón de correo puede ser programada para vencer en intervalos regulares. Cuando vence, el usuario está obligado a configurar una nueva clave de acceso la próxima vez que acceden al buzón de correo. Vencimiento de buzón: Los buzones de correo pueden ser configurados para vencer en un número determinado de días después del último acceso o después de la creación del buzón de correo. Cuando un buzón de correo vence, cualquiera de los mensajes que contenga es eliminado y no puede ser recuperado. Expiración del mensajes: Los mensajes dentro de los buzones de correo pueden ser programados para vencer después de un número determinado de días. Cuando un mensaje vence, es eliminado y no puede recuperarse. Parámetros diferentes de vencimiento pueden ser seleccionados para diferentes tipos de mensajes (Urgente, Nuevo, Leer y Archivar). Recursos del sistema: La Clase de Servicio controla la capacidad del buzón de correo. No deje ninguno de estos valores en cero (0) ya que desactivaría el buzón de voz. Sobrescribir mensaje más antiguo: Si se selecciona, cuando el buzón está lleno, esta opción permite al Administrador de Voz sobreescribir el mensaje más antiguo del buzón. Número máximo de mensajes recibidos: El número total de mensajes de todos los tipos que el buzón de correo puede acoger. Número máximo de minutos recibidos: La máxima duración permitida de todos los mensajes en un buzón de correo después de la cual la Administración de Voz desconecta todos los usuarios que llaman. Filtro de llamadas: El filtro de llamadas permite al usuario del buzón de correo aceptar o rechazar llamadas basadas en el CLI de las personas que llaman (si está disponible) o un nombre pronunciado por la persona que llama y reproducido de nuevo al usuario del buzón de correo. Ninguno: Sin filtro de llamadas. Filtro CLI : El filtro está basado en el Administrador de Voz pronunciando el CLI de la persona que llama cuando está disponible. Si ningún CLI está presente ningún filtrado tiene lugar. Filtro completo: Solicita a las personas que llaman el pronunciar su nombre. Esto es entonces repetido al usuario del buzón de correo antes de que acepte la llamada o la redirija a su buzón de correo. Administración de Voz Página 16

17 Buzones de correo Página 17 Buzones de correo Utilizando la lista de Buzón de correo La pantalla de la Administración de Voz muestra permanentemente una lista de todos los buzones de correo existentes. Resumen Rápido: Buzón Estándar: Normalmente usado para la recepción de mensajes por parte de un único usuario. Buzón de Distribución: Es usado para distribuir un mensaje a una lista de otros buzones de correo. Buzón del Sistema: Es usado para enviar anuncios de la administración del sistema a todos los otros buzones (esto se realiza mediante la llamada al buzón del sistema, a través de la mesa de mensajes, y dejando un mensaje en dicho buzón). Clasificar Buzones: Haga clic sobre el título de la columna para clasificar los buzones basándose en esa columna. Seleccione Columnas a ser Mostradas: Seleccione Ver Configuración. Haga clic en Columnas del Buzón y seleccione las columnas a ser mostradas. Alterar los Anchos de las Columnas: Coloque el cursor sobre la divisoria entre dos cabeceras de columnas. Cuando el cursor cambie, haga clic y arrastre la divisoria a su nueva posición. Añadir un Buzón: Haga clic en el botón, o seleccione Edición Agregar Buzón. Consulte "Añadir un Buzón" en la página 20. Eliminar un Buzón: Resalte el buzón. Haga clic en el botón, o seleccione Editar Eliminar Buzón. Consulte "Eliminar un Buzón" en la página 29. Ver/Esconder la Configuración del Buzón: Seleccione Ver Propiedades. Ver/Esconder Mensajes: Seleccione Ver Mensajes o haga clic en el botón. Consulte "Viendo Mensajes" en la página 33. Administración de Voz Página 17

18 Buzones de correo Página 18 Configuración de la Lista de Buzones Usted puede seleccionar qué información aparece en la lista de buzones. Los únicos elementos que siempre aparecen son el símbolo, y el número del buzón. 1. De la barra de menús, seleccione Ver Configuración. Aparece el menú de Configuración. 2. Haga clic en los recuadros para seleccionar o cancelar la selección de las columnas que desee incluir en la pantalla del buzón. 3. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para efectuar los cambios, o en Cancelar para cancelar la acción. Vista de las Propiedades del Buzón El lado derecho de la pantalla de Administración de la Voz puede estar ocupada con una serie de páginas solapadas (solapas). Éstas muestran los parámetros del buzón actualmente resaltado, y los detalles de los puertos de voz. Para mostrar/ocultar las propiedades del buzón: 1. De la barra de menús, seleccione Ver Propiedades para mostrar, o esconder, las propiedades del buzón. 2. Cuando sean mostradas, las propiedades constan de tres páginas solapadas (Propiedades, Números Personales, y Lista de Distribución). Para mayor información sobre cómo modificar las propiedades de un buzón, consulte "Edición de un Buzón" en la página 26. Administración de Voz Página 18

19 Buzones de correo Página 19 Configuración de los Valores por Defecto del Buzón Los valores por defecto del buzón son aplicados a todos los nuevos buzones durante la creación de los mismos. Durante dicha creación estos valores pueden ser además cambiados. 1. Haga clic en el botón, o seleccione Configurar Configuración del Sistema. 2. El menú de Configuración del Sistema aparecerá. Haga clic en la solapa Configuración del Sistema. Número máximo de segundos permitidos para Nombre: Controla la máxima duración del nombre que puede ser grabado por todos los usuarios del buzón. Número máximo de segundos permitidos para saludo: Controla la máxima duración del saludo que puede ser grabado por todos los usuarios del buzón. Clase de Servicio: Establece la Clase de Servicio por defecto asociada con los nuevos buzones (consulte el apartado "Clase de Servicio" en la página 8). Contraseña predeterminada: Establece la clave de acceso por defecto aplicada a todos los nuevos buzones. La clave de acceso puede tener entre 4 y 9 dígitos de longitud. Buzón Tipo: Identifica el principal uso para un nuevo buzón. Normal: Buzón de un sólo usuario. Distribución: Buzón usado para distribuir mensajes a un grupo de otros buzones. Sistema: Buzón usado para enviar mensajes de administración a todos los usuarios de buzones. Id del buzón: Establece la longitud del identificativo del buzón para todos los nuevos buzones. Longitud de contraseña: Establece la longitud requerida para las claves de acceso de los buzones. PSTN: El prefijo de marcación que el Administrador de Voz debería añadir a los números externos en los Números Personales del buzón. Operador: Interruptor Operador: El número que las personas que llaman a un buzón deberían de pulsar si desean ser transferidos a un operador. Enrutamiento operador: El número del operador. Administración de Voz Página 19

20 Buzones de correo Página 20 Añadir un Buzón El Administrador de Voz incluye un asistente para añadir y editar las configuraciones de los buzones. Éste le lleva paso a paso a lo largo de todo el proceso. Añadiendo una serie de buzones: Si necesita crear una completa serie de buzones, esto puede ser llevado a cabo mediante el uso de las herramientas proporcionadas por Configurar Utilidades del Buzón (consulte el apartado "Utilidades del Buzón" en la página 51). Estos buzones tendrán una configuración por defecto (consulte "Configuración de los Valores por Defecto del Buzón" en la página 19) y tendrán que ser editados individualmente. Inicio del Asistente de Añadir Buzón 1. Haga clic en el botón, o seleccione Editar Añadir Buzón. Esto iniciará el Agregar Asistente para buzón, el cual le llevará paso a paso a lo largo del proceso. Crear Buzón predeterminado: Si este recuadro es seleccionado, el asistente se detendrá después de haber pedido solamente el número id, y el nombre del usuario (usa los valores por defecto del Administrador de Voz para todas las otras opciones del buzón). Durante todos los pasos del asistente: Para proceder al siguiente paso del asistente haga clic en Siguiente >. Para volver al paso previo haga clic en < Atrás. Para cancelar la configuración del buzón haga clic en Cancelar. Administración de Voz Página 20

21 Buzones de correo Página 21 Configuración del Tipo de Buzón El Administrador de Voz soporta diversos tipos de buzón. Estos son: Normal: Un buzón usado por un único usuario (típicamente) para la recogida de mensajes cuando están ocupados, o ausentes. Este es el tipo más común. Distribución: Es un buzón usado para el envío de mensajes a un número de personas, p.ej. un departamento, o todos los directivos. Sistema: Los buzones del sistema permiten el envío de mensajes de administración a todos los usuarios de los buzones. Configuración del ID del Buzón Cada buzón requiere un número identificativo único. Usualmente, para los buzones Normales, éste debería de ser el mismo que el número de extensión del usuario. Para otros tipos de buzones, puede ser requerido un correspondiente grupo en el sistema telefónico. Administración de Voz Página 21

22 Buzones de correo Página 22 Configuración del Nombre del Usuario Cada buzón debería de tener un nombre de usuario. Si Crear Buzón por Defecto fue seleccionado al inicio del asistente, éste será el último paso. El botón Siguiente > será reemplazado por el botón Terminar que finaliza el asistente. Configuración de la Contraseña del Buzón Las claves de acceso son el factor clave para evitar el abuso y el mal uso de los buzones. Los intentos de acceso ilegal a los sistemas de Administración de Voz son reales y comunes, el uso de las claves de acceso puede evitar la mayor parte de esos intentos. El menú Valores por defecto del buzón (consulte la página 19) define la clave de acceso que se aplica por defecto a los nuevos buzones. Debería cambiar la clave de acceso desde su valor por defecto, de forma inmediata. Cuando configure una clave de acceso deberá tener en cuenta lo siguiente: Cada buzón deberá tener una clave de acceso. Las claves de acceso obvias deberán ser evitadas, por ejemplo, el uso del número de extensión, ó 0000, 1111, etc. Las claves de acceso largas son siempre las más idóneas. La Administración de Voz soporta claves de acceso de hasta 9 dígitos. El asistente además le permite agregar un comentario acerca del buzón. Administración de Voz Página 22

23 Buzones de correo Página 23 Configuración de los Permisos de Acceso Los Permisos de Acceso (algunas veces también llamados Grado del Servicio) controla qué funciones el usuario del buzón puede usar. Actualmente existen cuatro niveles de Permisos de Acceso. Los permisos de acceso de un buzón principalmente afectan a qué opciones de Números Personales el buzón puede usar (consulte "Números Personales" en la página 28). Huésped: El usuario del buzón sólo puede cambiar el nombre y el saludo del buzón. En Números Personales disponen de un número de transferencia de Escritorio pero está configurado al mismo número que su número de buzón. Su parámetro de número de Secretaria puede ser usado normalmente. Estándar: Permite al usuario del buzón el alterar todos sus parámetros de usuario de su buzón. En Números Personales se puede hacer uso de cualquiera de las opciones de Alertar, pero sólo se puede usar su número de Escritorio para Transferir a. Se puede hacer uso de la opción de número de Secretaria. Avanzado: Lo mismo que para el Estándar, pero con la excepción de que el usuario puede usar todas las opciones de Números Personales, a excepción del Designado como un Transferir a. Si un buzón es configurado como Avanzado, su clave de acceso deberá ser tecleada antes que los mensajes sean mostrados dentro de la Administración de Voz. Ejecutivo: Es lo mismo que el Avanzado pero siendo capaz de usar todas las opciones de Números Personales. Administración de Voz Página 23

24 Buzones de correo Página 24 Configuración del Grupo y Subgrupo de Buzones Grupo y Subgrupo no afectan el cómo el buzón de voz funciona. Son usados en los informes de Administración de Voz para agrupar, y totalizar, valores de aquellos buzones con los mismos parámetros. Como ejemplo se podría crear un super grupo para cada departamento (p.ej. Ventas, Almacenes). Seguidamente podría crear grupos dentro de un super grupo (ej. para el super grupo de Ventas crear grupos que trabajan en la oficina, y aquellos que trabajan en la calle). Un nuevo grupo o supergrupo es creado mediante su simple entrada en el recuadro apropiado. Configuración de la Clase de Servicio La selección de la Clase de Servicio aplica una serie de parámetros que son configurados por todos los buzones de voz con la misma Clase de Servicio. Si una Clase de Servicio es modificada, todos los buzones asociados son modificados inmediatamente. Las funciones controladas por la Clase de Servicio son el vencimiento automático del buzón, vencimiento automático de mensajes, vencimiento automático de la clave de acceso, capacidad de mensajes, y sobreescritura, y permitir la notificación de nuevos mensajes. Para crear o modificar una clase existente, haga clic en el botón. Esta acción iniciará el Asistente de Clase de Servicio (vea "Clase de Servicio" en la página 8). El menú Valores por Defecto del Buzón (consulte "Configuración de los Valores por Defecto del Buzón" en la página 19) configura la Clase de Servicio por defecto que es aplicada a los nuevos buzones. Administración de Voz Página 24

25 Buzones de correo Página 25 Números Personales del Buzón Este paso del asistente controla dos aspectos del buzón: Transferir a: El número al cual el Administrador de Voz debería intentar conectar una llamada antes de ofrecer el recoger un mensaje. Alerta: El número llamado cuando el buzón recibe nuevos mensajes. Secretaria: Este número es usado para aquellas personas que llaman y permanecen en silencio, o pulsan 1 cuando se les pide que dejen un mensaje. El menú le permite el configurar los números, seleccionar el que es usado para la Alerta, y el usado para Transferir A, y activar/desactivar dichas funciones. Para mayores detalles consulte el Apartado "Números Personales del Buzón" en la página 25. Las opciones que el buzón de voz puede usar dependerán de sus Permisos de Acceso (consulte "Configuración de los Permisos de Acceso" en la página 23). Las opciones no disponibles permanecen sombreadas. Nota: Excepto para Mesa y Secretaria, el Administrador de Voz añade un prefijo PSTN a todos estos números (consulte "Configuración de los Valores por Defecto del Buzón" en la página 19). Nota: Indicadores de Mensajes Esta función es ahora llevada a cabo sin usar los Puertos de Voz. Activa el función de indicador de mensajes del terminal que concuerda con el identificativo del buzón, y no puede ser alterado o desconectado. Administración de Voz Página 25

26 Buzones de correo Página 26 Acabando el Buzón Este paso del asistente indica que ha configurado todas las opciones del buzón requeridas. Los cambios al buzón de voz sólo son guardados después de que seleccione Terminar. Para cancelar la configuración del buzón seleccione Cancelar. Edición de un Buzón Una vez que haya creado un buzón, puede alterar sus detalles a través de las solapas de propiedades del buzón (consulte "Vista de las Propiedades del Buzón" en la página 18). Para seleccionar los detalles del buzón mostrados: 1. Resalte el buzón cuyos parámetros necesiten ser editados. 2. Haga clic en las solapas de propiedades para mostrar los diferentes juegos de detalles. Las solapas son: Propiedades: Parámetros generales para el buzón, y los detalles del usuario. Números Personales: Los números a los cuales las llamadas deberían ser transferidas, y a los que las alertas de mensajes deberían ser enviadas. Lista de Distribución: Contiene cualquier otro buzón al cual se deba de copiar cualquier nuevo mensaje. Esa opción sólo puede ser usada con aquellos buzones cuyo Tipo de Buzón esté establecido en Distribución. 3. Use las solapas para mostrar y alterar los parámetros del buzón. 4. Los cambios no tendrán efecto hasta que haga clic en el botón, o el Administrador de la Voz le pida que confirme los cambios. Administración de Voz Página 26

27 Buzones de correo Página 27 Propiedades Esta solapa muestra los detalles generales del buzón actualmente seleccionado. En la parte inferior de la pantalla muestra el número de mensajes, y cuando el buzón fue comprobado por última vez. [Resumen de mensajes urgentes, nuevos, leidos y archivados en el buzón de correo] ID: El número del buzón. Este debería tener un correspondiente usuario, o grupo, en la centralita. Nombre/Apellido: Usado en la lista de buzones, y en los informes. Contraseña: La clave de acceso del buzón. Clase de Servicio: La Clase de Servicio controla una serie de funciones; vencimiento del buzón, vencimiento de mensajes, vencimiento de clave de acceso, capacidad de mensajes, y método de alerta (Vea "Clase de Servicio" en la página 8). Permisos de Acceso: Este parámetro controla qué opciones de los Números Personales el buzón puede usar (consulte "Números Personales" en la página 28). Además, el programa cliente del Administrador de Voz puede sólo mostrar los mensajes en los buzones Avanzado y Ejecutivo después de que la clave de acceso haya sido tecleada. Descripción: Esta línea es sólo usada para añadir un comentario. Grupo/Subgrupo: Estos son usados para agrupar buzones del mismo Super Grupo y/o grupo en los informes. Buzón Tipo: Consulte "Configuración del Tipo de Buzón" en la página 21. Administración de Voz Página 27

28 Buzones de correo Página 28 Números Personales Los números personales controlan diversos aspectos del funcionamiento del buzón. Los Permisos de Acceso del buzón de voz controlan qué opciones el buzón de voz puede usar. Las funciones no disponibles en un buzón, permanecerán sombreadas: Transferir a: El número al cual el Administrador de Voz debería intentar conectar una llamada antes de recoger un mensaje. Alertar: El número al cual una alerta debería ser enviada cuando el buzón disponga de nuevos mensajes. Secretaria: El número llamado cuando una persona que llama permanece en silencio, o pulsa 1 cuando se le pide que deje un mensaje. Los números Móvil, Inicio, y Designado, son prefijados con el número PSTN cuando son marcados (consulte "Configuración de los Valores por Defecto del Buzón" en la página 19). Los Permisos de Acceso del buzón controla qué opciones el buzón puede usar. Las funciones no disponibles para un buzón permanecen sombreadas. Permiso de Acceso Secretaria Alertar Transferir A Invitado Sí Mesa solamente 1 Ninguno Estándar Sí Todos Mesa solamente Avanzado Sí Todos Todos menos el designado 2 Ejecutivo Sí Todos Todos *1: Fijado al mismo número que el número del buzón Invitado. *2: Configurado mediante el cliente de Administración de Voz, no mediante la marcación del buzón del usuario. Nota: Indicadores de Mensajes Esta función es ahora llevada a cabo sin usar los Puertos de Voz. Activa el función de indicador de mensajes del terminal que concuerda con el identificativo del buzón, y no puede ser alterado o desconectado. Administración de Voz Página 28

29 Buzones de correo Página 29 Lista de Distribución Los buzones con su Buzón Tipo configurado como Distribución (mostrado con un en la lista de buzones) pueden usar una lista de distribución de otros buzones. Cualquier mensaje dejado en un buzón de distribución es copiado a todos los buzones en su lista de distribución. Para cambiar una lista de distribución: 1. Haga clic en Editar. Mientras este botón esté presionado, la lista de buzones de la izquierda es usada para seleccionar buzones para agregar la lista de distribución del buzón actual. Para agregar un buzón a la lista, resáltelo en la lista de distribución, y haga clic en el botón (alternativamente arrastre y deje caer un buzón en la lista). Para eliminar un buzón de la lista, resáltelo en la Lista de Distribución, y haga clic en el botón. 2. Cuando haya terminado, haga clic de nuevo en Editar. Eliminar un Buzón Cuando un buzón es eliminado, cualesquiera mensajes que contenga son también borrados y no pueden ser recuperados. 1. En la lista de buzones seleccionar el buzón a ser eliminado. 2. O bien: Haga clic en el botón. Seleccione Editar Eliminar buzón de la barra de menús. 3. El sistema le pedirá que confirme que esto es lo que realmente desea hacer. Para confirmar seleccione Sí. Para cancelar la operación seleccione No. Administración de Voz Página 29

30 Buzones de correo Página 30 Desbloqueo de Buzones Los mensajes que contiene cada buzón sólo pueden ser accedidos por una persona a la vez. Cuando un usuario se encuentre en el buzón de voz, éste se encuentra bloqueado para los otros usuarios. Cuando el usuario salga del buzón, éste es desbloqueado. Es ocasionalmente posible que un buzón de voz pueda bloquearse incluso cuando no hay ningún usuario en el buzón de voz. Si esto ocurre usted puede usar el Administrador de Voz para desbloquear el buzón. Para desbloquear un buzón, o todos los buzones: 1. Haga clic en el botón, o seleccione Configurar Configuración del Sistema. 2. Seleccione la solapa Mantenimiento. 3. Seleccione Desbloquear todos los buzones o Desbloquear buzón, e introduzca el id del buzón. 4. Seleccione Desbloquear. La pantalla muestra cuántos buzones fueron desbloqueados. 5. Cuando haya terminado, haga clic en OK para cerrar el menú. Administración de Voz Página 30

31 Buzones de correo Página 31 Parámetros de la Alerta de Salida Este menú controla con cuánta frecuencia el Administrador de Voz intentará obtener un canal de salida para enviar una alerta, cuando el usuario del buzón tiene nuevos mensajes. La demora entre los cinco primeros intentos es variable, subsecuentes intentos usan el parámetro de demora por defecto. Nota: Las alertas a extensiones internas para encender los indicadores de mensajes en espera no necesitan un canal (usan peticiones CTI directas a la CPU del INDeX). Para alterar los parámetros de la alerta de salida para todos los buzones: 1. Haga clic en el botón o seleccione Configuración Configuración del Sistema. 2. Seleccione la solapa Configuración de Salida. Número de intentos de llamada: Cuántas veces el Administrador de Voz debería intentar el enviar la alerta. Los primeros cinco intentos usan las demoras establecidas en la tabla. Retraso prederterminado entre intentos: Establece las demoras entre los intentos, después de los primeros cinco intentos. Administración de Voz Página 31

32 Mensajes Página 32 Mensajes Revisión General El cliente del Administrador de Voz puede mostrar una lista de los mensajes en un buzón. La lista muestra los detalles acerca de cada uno de los mensajes: Desde: El remitente del mensaje por número de extensión, o nombre (si el número de extensión concuerda con un buzón con nombre), o como una persona que ha llamado desde el exterior. Tipo de Mensaje: Nuevo, Urgente, Leído, o Archivado. Nota: La solapa de Propiedades muestra un resumen del número de mensajes de cada tipo en el buzón (consulte "Propiedades" en la página 27). Recibido: La hora y la fecha en la que el mensaje fue recibido por el INDeX Voice. Primera Lectura: La hora y la fecha en la que el mensaje fue lxedo por primera vez. Última Lectura: La hora y la fecha en la que el mensaje fue lxedo por última vez. Tamaño (segs): La longitud del mensaje en segundos. La ventana de mensajes es fusionable, esto es, si es movida sobre el juego de páginas solapadas, automáticamente pasa a ser una página solapada. También puede ser arrastrada hacia fuera, para que pase a ser una ventana flotante de nuevo. (Consulte "Fusionando/Desprendiendo la Ventana de Mensajes" en la página 33). El cliente del Administrador de Voz no puede ser usado para reproducir mensajes, el contenido del mensaje permanece privado al usuario del buzón. Puede ser usado para mostrar el número de mensajes de un buzón y, si es necesario, para mover o eliminar mensajes. Administración de Voz Página 32

33 Mensajes Página 33 Viendo Mensajes Para mostrar/ocultar la lista de mensajes: 1. De la barra de menús seleccione Ver Mensajes para mostrar o ocultar la lista de mensajes. Nota: La pantalla de Mensajes vuelve a dónde estaba la última vez que fue mostrada, esto es como una página solapada, o una ventana flotante. 2. Si el buzón actualmente resaltado, o un buzón que usted seleccione, dispone de sus Permisos de Acceso configurados como Ejecutivo o Avanzado, usted deberá teclear la clave de acceso de dicho buzón. Esto ocurre incluso si la página de Mensajes no está al frente de las páginas solapadas. Seleccione Cancelar para continuar sin mostrar los mensajes para ese buzón. Si la clave de acceso equivocada es tecleada, la ventana Mensajes (o la página solapada) será cerrada. Fusionando/Desprendiendo la Ventana de Mensajes Las ventanas de mensajes pueden ser mostradas o bien como un ventana flotante o como una página solapada. Para fusionar la ventana de mensajes, esto es para hacerla una página solapada: 1. Coloque el cursor sobre la barra del título de la ventana de mensajes. 2. Haga clic y arrastre la ventana hasta que se encuentre sobre las páginas solapadas (ellas deberán estar visibles, ej. Ver Propiedades esté seleccionado). 3. Libere el cursor. Para desprender la ventana de mensajes, esto es para convertirla en una página flotante: 1. Coloque el cursor sobre la solapa de mensajes. 2. Haga clic y arrastre la solapa fuera del resto de las páginas solapadas. 3. Libere el cursor. Administración de Voz Página 33

34 Mensajes Página 34 Clasificación de los Mensajes Un mensaje en un buzón puede ser clasificado haciendo clic en una de las cabeceras de la lista de mensajes, esto es, para clasificar los mensajes por el nombre del remitente, haga clic en Desde. Puede además alterar el ancho de las columnas de la lista de mensajes. Coloque el cursor sobre la divisoria entre las dos columnas. Cuando el cursor cambie de forma, haga clic y arrastre la divisoria a su nueva posición. Eliminar Mensajes 1. Resalte el mensaje a ser eliminado. 2. Haga clic en el botón o seleccione Editar Eliminar mensajes. 3. El Administrador de Voz pedirá una confirmación de la acción. Seleccione Sí para borrar el mensaje, o No para cancelar la acción. Mover Mensajes 1. Resalte el mensaje a mover. 2. Haga clic en el botón y, a continuación, en el buzón de destino, o bien seleccione Editar Mover mensajes. Administración de Voz Página 34

35 Informes Página 35 Informes Ejecución de Informes El Administrador de Voz puede producir informes sobre los buzones, y sobre los mensajes. Estos informes pueden ser agrupados de acuerdo con varias categorías. Una vez que haya ejecutado un informe, usted puede imprimirlo, guardarlo, y cargar informes previamente guardados (consulte "Uso de los Informes" en la página 36). Para ejecutar un informe: 1. Haga clic en para ver una vista previa del informe del buzón, o en para la vista previa del informe de mensajes. Alternativamente: De la barra de menús, seleccione Informes. Seleccione Informe de Buzones, o bien Informe de Mensajes, y, finalmente, seleccione Vista Previa.. o Imprimir. Vista Previa: Con esta opción el informe aparece en la pantalla, dentro de una ventana separada. Usted puede ver, guardar, imprimir el informe, o cargar un informe previamente guardado (consulte "Uso de los Informes" en la página 36). Imprimir: Usa la impresora por defecto de Windows para imprimir el informe. Administración de Voz Página 35

36 Informes Página 36 Uso de los Informes Cuando usted ejecute un informe, aparecerá en la pantalla dentro de una ventana separada. Esta ventana incluye diversos controles. Puede guardar el informe actual como un archivo. Éste puede ser cargado posteriormente. Administración de Voz Página 36

37 Puertos de Voz Página 37 Puertos de Voz Revisión General Los puertos de voz en el cartucho de Puertos de Voz proporcionan los enlaces para las llamadas (entrantes y salientes) entre la centralita INDeX, y el cartucho del Servidor de Voz INDeX. Pantallas de Puertos de Voz Las ventanas de los puertos de voz pueden ser mostradas como una ventana flotante, o como una página solapada. Para fusionar la ventana de mensajes, esto es para hacerla una página solapada: 1. Coloque el cursor sobre la barra del título de la ventana de mensajes. 2. Haga clic y arrastre la ventana hasta que se encuentre sobre las páginas solapadas (ellas deberán estar visibles, ej. Ver Propiedades esté seleccionado). 3. Libere el cursor. Para desprender la ventana de mensajes, esto es para convertirla en una página flotante: 1. Coloque el cursor sobre la solapa de mensajes. 2. Haga clic y arrastre la solapa fuera del resto de las páginas solapadas. 3. Libere el cursor. Administración de Voz Página 37

38 Puertos de Voz Página 38 Configuración de Puertos de Voz Haga clic en para mostrar/esconder la Configuración de los Puertos de Voz. Los parámetros mostrados son: Programa Vocal: Muestra una lista de programas en el servidor. El programa actualmente seleccionado es resaltado. Prioridad: Establece la prioridad del servicio. 1 es alto, 10 es bajo. Preención: Establece cómo el puerto responde a los intentos de usarlo para una llamada por otros servicios con una prioridad superior. Ninguno: El puerto no puede ser usado. Amable: El puerto sólo puede ser usado cuando está libre. Agresivo: El puerto puede ser usado cuando sea necesario. Modo inicio: Automático, inicia el puerto siempre que el PC se reinicie. Manual exige que usted inicie el puerto (vea "Iniciar/Parar Puertos" en la página 49). Use la opción Desactivado para indicar que el puerto no debería ser usado. Idioma: Establece el lenguaje por defecto que el puerto debería usar para las peticiones por voz. El servicio en el puerto puede anular este parámetro. Diagnósticar: Establece si las acciones del puerto deberían ser registradas en un archivo de registro en el Cartucho del Servidor. Normalmente esta opción está en Desactivada. La ventana de Configuración de los Puertos de Voz incluye diversos controles para su uso con los Puertos de Voz. Nuevo Puerto: Inicia el Asistente del Administrador del Puerto de Voz para configurar un nuevo puerto (consulte "El Asistente del Administrador de Puertos de Voz" en la página 42). Abrir/Editar Puerto: Resalte un puerto, y haga clic en este botón, para mostrar un menú de edición de la configuración de los puertos (consulte "Edición de un Puerto" en la página 48). Eliminar Puerto: Consulte "Eliminar un Puerto" en la página 49. Iniciar Puerto/ Parar Puerto: Consulte "Iniciar/Parar Puertos" en la página 49. Administración de Voz Página 38

39 Puertos de Voz Página 39 Actividad de los Puertos de Voz Haga clic en para mostrar/ocultar la Actividad de los Puertos de Voz. Puerto: El número de puerto dentro del Cartucho de Expansión de Voz. Dn: El número de directorio en el sistema telefónico INDeX. Programa Vocal: El programa en el Servidor de Voz INDeX configurado para recibir, o enviar, llamadas en el puerto. El mismo programa podría ser ejecutado en varios puertos. Estado Actual: El estado actual del puerto. Los estados usuales son: Ocupado: El puerto ha sido iniciado y está siendo usado. En Espera: El puerto ha sido iniciado pero no está en uso. Nulo: El puerto ha sido configurado pero no iniciado. Asignado: El puerto está siendo usado para un servicio de salida. Actividad Actual: Muestra mensajes de texto provistos por el programa siendo ejecutado en el puerto. Identifica precisamente la actividad que ocurría en ese momento en un puerto. Administración de Voz Página 39

40 Puertos de Voz Página 40 Las Pantallas de Cuenta de Llamadas Haga clic en el botón Puerto de Voz. para mostrar/ocultar la Cuenta de Llamadas del La Cuenta de Llamadas de Puerto de Voz muestra el número de llamadas tratadas cada hora por cada puerto, durante el día actual. La pantalla es dividida en columnas, una por cada hora, más una columna con los totales. La columna 1 cubre las llamadas desde las 00:00 a las 01:00, y así sucesivamente. Los detalles de la cuenta de llamadas son puestos a cero a las 00:00 de cada día. La Pantalla del Porcentaje de Uso Haga clic en el botón Puerto de Voz. para mostrar/ocultar el Porcentaje de Uso del El Porcentaje de Uso del Puerto de Voz muestra el porcentaje de uso de cada uno de los puertos durante cada una de las horas del día actual. La pantalla es dividida en columnas, una por cada hora, más una columna con los totales. La columna 1 cubre las llamadas desde las 00:00 a las 01:00, y así sucesivamente. Los detalles de los porcentajes de uso son puestos a cero a las 00:00 de cada día. La pantalla puede ser cambiada para mostrar los porcentajes como números, como histogramas (gráficas de barras), o como una combinación de ambos (mediante un clic en la rejilla). Administración de Voz Página 40

41 Puertos de Voz Página 41 Uso del Flujo de Llamadas INDeX En la mayor parte de las ocasiones, los puertos ejecutarán el programa SDXVM, que encamina las llamadas al Administrador de Flujo de Llamadas INDeX. El Administrador de Flujo de Llamadas contiene información e instrucciones para determinar cómo tratar las llamadas entrantes (consulte el Manual del Administrador del Flujo de Llamadas para mayores detalles). El uso del Administrador de Flujo de Llamadas puede ser desactivado. Cuando está desconectado, proporciona un servicio auto-asistente para las llamadas entrantes (pregunta si la persona que llama sabe el número que necesita, intenta ese número, y si no contestan prueba el correspondiente buzón, si éste existe). Para cambiar el parámetro, seleccione Archivo Usar Administrador de flujo de llamadas. Una marca de verificación indica que el uso del Administrador de Flujo de Llamadas está conectado. Haga clic en Usar Administrador de flujo de llamadas. Administración de Voz Página 41