Enterprise Content Management

Transcripción

1 Enterprise Content Management 1

2 Responsable del contenido DocuWare Corporation

3 Organización Flujo de trabajo Seguridad Integración Todos los días dedica un tiempo valioso a buscar, copiar, imprimir, etiquetar, archivar y proteger documentos. Los documentos en papel generan una gran cantidad de trabajo, llenan los archivadores y resultan costosos de mantener. Y por dónde empieza a buscar un documento cuando lo necesita? DocuWare es un software para la gestión de contenido empresarial profesional que simplifica todas las tareas relativas a los documentos. Al gestionar sus documentos con DocuWare, aumenta la eficiencia de toda su organización. Los empleados cuentan con la información adecuada para que mejore el servicio al cliente y aumente la productividad. Se reducen los fallos de seguridad y, dado que todo está bien organizado y cumple la normativa, las auditorías requieren menos tiempo. 3

4 Descubra el valor de sus documentos DocuWare convierte sus documentos en lo que realmente son: información valiosa que genera capital. Con DocuWare, puede dar rienda suelta al potencial inherente a cada documento. Saque provecho de cada correo electrónico, cada archivo y cada registro para contribuir al éxito de su empresa. La integración de DocuWare en un entorno de TI significa que ha encontrado una solución ideal para estimular la productividad, reducir costes, mejorar la liquidez, garantizar el cumplimiento y potenciar el servicio al cliente. Con DocuWare, los documentos están disponibles al instante, donde y cuando los necesita, ya sea en la oficina, en casa o cuando está de viaje. Incluso resulta sencillo acceder a los documentos archivados en DocuWare desde otra aplicación de software. 4

5 Organización Organisation Deje que la experiencia de miles de usuarios hable por sí misma: DocuWare es uno de los sistemas de gestión de contenido empresarial más conocidos mundialmente y cuenta con más de usuarios en todo el mundo. Actualmente, empresas de más de 70 países disfrutan del éxito al descubrir el valor de sus documentos con DocuWare. 5

6 Organícese con DocuWare: Preparados, listos... ya! DocuWare es sinónimo de organización óptima: los documentos se archivan de forma rápida e inteligente. No importa dónde ni cuándo necesita la información: puede recuperarla en cuestión de segundos. Coherente: los documentos se organizan de forma meticulosa Central: un archivador de documentos para todos los departamentos Ahorro de espacio: los archivadores digitales ahorran espacio Automático: indexación que aprende sobre la marcha Inmediato: información útil al alcance de la mano Siempre accesible: utilice su ordenador, teléfono, tablet e Internet 6

7 X Archivar documentos en un archivador central Papel Correo electrónico Datos de ERP Archivo Escáner, dispositivo multifunción Comando de menú Windows Explorer Arrastrar y soltar Control automático Archivador central de documentos? Empresa Robinson's Refuge Contacto Sabrina Sheffer Tipo de documento Factura Estado Nuevo Fecha 01/18/2011 Almacenado por Fred Winner Automático o manual Archivador central de documentos Documento Captura de datos Indexación Archivado Archivar Un visor, múltiples formatos Con el visor universal de DocuWare, puede abrir múltiples formatos de archivos, tanto si se trata de texto como de bases de datos o archivos de imágenes. Gracias al archivador electrónico, tenemos la impresión de que la empresa dispone de más personal. Podemos atender por teléfono las consultas de nuestros clientes con rapidez, sin tener que colgar y buscar los documentos en el archivo físico. Sólo en lo que respecta a la calidad del servicio, la inversión en el sistema de gestión documental se ha amortizado en un tiempo mínimo. Braulio Fernández, Gerente BF Correduría de Seguros, Madrid, España Organización Organisation Archivado central DocuWare puede gestionar todo tipo de documentos de múltiples fuentes, desde documentos en papel hasta registros de datos. Se utilizan archivadores digitales para ordenarlo todo en un archivador central de documentos. Ya no tendrá que preguntarse dónde se encuentran sus documentos importantes: con DocuWare podrá acceder a ellos con un solo clic del ratón. Archivado en archivadores digitales Los archivadores digitales son muy parecidos a sus equivalentes en metal. Puede decidir cuántos desea configurar en el sistema DocuWare y el modo en que se organizan, según lo que convenga a su empresa. Por ejemplo, puede configurar un archivador de clientes en el que se archiven las facturas de cuentas por pagar o por cobrar, junto con toda la correspondencia con el cliente, incluidos faxes y mensajes de correo electrónico. También puede tener un archivador separado para Recursos Humanos, o quizás uno para todo lo relacionado con la producción y el desarrollo de productos. 7 Organización automática Para una recuperación rápida y sencilla, los documentos se archivan en DocuWare junto con criterios de índice, que estructuran el sistema. Por lo general, la indexación se puede gestionar de forma totalmente automática: pueden obtenerse palabras clave de fuentes externas, como archivos de texto o bases de datos, o capturarse directamente con un software de OCR o reconocimiento de códigos de barras. Asimismo, la indexación de texto completo tiene lugar en segundo plano, o mediante Intelligent Indexing Service de DocuWare, un servicio de autoaprendizaje basado en la nube que indexa automáticamente los documentos escaneados y aplica crowd learning a los documentos similares.

8 / / Disponibilidad en todo el mundo Con el Web Client de DocuWare, tiene más flexibilidad que nunca: mediante el uso de un navegador web, puede acceder al archivador central de documentos en cualquier momento, y desde cualquier parte del mundo, para buscar, editar y archivar. O también puede utilizar DocuWare Mobile. Con cerca de 17 millones de recibos nuevos cada año, el archivo de papeles empezaba a ser intratable. Las búsquedas se prolongaban hasta tres días. Hoy día, los empleados de nuestros clientes y nuestros propios empleados pueden acceder en línea a la documentación relevante y resolver las consultas, incluso, durante una llamada telefónica. Wolf Zacharias, MEDITsystems Múnich, Alemania Buscar y visualizar documentos Archivador central de documentos? Empresa Contacto Robinson's Refuge Sabrina Sheffer Tipo de documento Estado Nuevo o válido Fecha Almacenado por Texto completo 01/01/11 01/30/11 Buscar Archivador central de documentos Archivador central de documentos? Empresa Contacto Tipo de doc. Estado Fecha Robin... Sabrina Sh... Factura Nuevo 01/18/11 Robin... Sabrina Sh... Correo ele... Válido 01/11/11 Robin... Sabrina Sh... Pedido Válido 01/10/11 Criterios de búsqueda Búsqueda Lista de resultados Documento X Búsquedas más inteligentes, recuperación más rápida Recuperar documentos con DocuWare es tan sencillo como utilizar un motor de búsqueda en línea, incluso a la hora de realizar búsquedas en varios archivadores. Con un solo clic, podrá abrir un documento en el programa con el que se creó o en el Visor de DocuWare. DocuWare hace los documentos portátiles Sea cual sea el documento que necesita, con DocuWare puede obtenerlo al instante, tanto si está en la oficina como si está de viaje. Con el Web Client de DocuWare, puede buscar los documentos y editarlos aunque esté en la oficina de un cliente o trabajando desde casa. Con DocuWare Mobile, puede utilizar su smartphone o tablet para trabajar con DocuWare. En caso de que no disponga de conexión a Internet cuando viaja, puede llevárselo todo con usted sincronizando los archivadores de DocuWare en su portátil antes de marcharse. 8

9 DocuWare en el día a día: Soluciones para todos los tipos de documentos Elimine el papel DocuWare acaba con los clasificadores, las carpetas y los archivadores desbordados. El papel se escanea y se archiva como documento electrónico. Esto se lleva a cabo con un escáner de la estación de trabajo y una copiadora multifunción. Los archivos de papel que tiene se convierten sistemáticamente en bits y bytes, y se transforman en archivadores digitales de DocuWare. Cuál es el resultado? Necesita aproximadamente un 90 por ciento menos de espacio para archivar sus documentos. Gestión de correo electrónico Qué hacer con tanto correo electrónico? Solo tiene que archivar sus mensajes directamente de su programa de correo electrónico en el archivador central de documentos; se archivarán con los documentos relacionados en un entorno sin manipulaciones y bien organizado. No es necesario que busque en distintos lugares de su ordenador. Ahora podrá encontrar los mensajes de correo electrónico fácilmente, incluso años más tarde. Y lo más importante, todo el conocimiento crítico alojado en correo electrónico no se pierde en los buzones de correo personales. En lugar de ello, todos los usuarios autorizados de su empresa podrán acceder a él. Portales de documentos Con DocuWare, los documentos específicos de usuarios pueden estar disponibles a través de Internet. Los empleados pueden acceder a sus registros personales desde casa. Los clientes pueden ver documentos como facturas y albaranes de entrega en línea. Los Partners y clientes potenciales pueden descargarse la información más reciente de los productos, las listas de precios y el material de marketing desde su portal de ventas. El sistema garantiza totalmente que solo se otorga acceso a quienes tengan autorización específica para ello. Organisation Organización n Haga espacio en su oficina n Acceda a sus documentos en papel desde cualquier lugar n Proteja sus documentos en papel frente a pérdidas o daños n Archivado de correo electrónico sin manipulaciones n Recuperación de correo electrónico sencilla n Fuentes de información conectadas 9 n Acceso flexible en línea a los documentos n Documentos actuales disponibles al instante n Mejora del servicio al cliente

10 Flujo de trabajo de DocuWare: Consiga más con cada documento DocuWare es el centro de los flujos de trabajo ultraeficaces: los documentos no solo se pueden recuperar rápidamente, sino que también se pueden procesar al instante y distribuir allá donde se necesite. Ahorra una enorme cantidad de tiempo, a la vez que mejora la productividad y la rentabilidad. Familiar: su escritorio digital tiene bandejas, sellos y grapadoras Rápido: los documentos se editan y autorizan en su ordenador e Internet Actual: reciba automáticamente documentos actualizados Flexible: imprima, envíe faxes y mensajes de correo electrónico sin salir de DocuWare Rastreable: el historial del flujo de trabajo muestra los cambios 10

11 Su escritorio en DocuWare Su flujo de trabajo en DocuWare Archivador central de documentos Factura en papel De: Para: Enviado: Asunto: Mensaje Mensaje (HTML) Responder Responder a todos Reenviar Suprimir Seguimiento Archivador central de documentos Thomas Rain Miércoles, 01/12/2011 Nuevo documento para aprobación Estimado Sr. Rain: En el archivador central de documentos hay nuevos documentos que esperan su aprobación. Haga clic en el vínculo para abrir los documentos en el Visor de DocuWare. / / 2769 Aprobado 2769 Aprobado X / / Pagado 2769 Aprobado Pagado X Todas las herramientas de su escritorio se duplican en DocuWare. Desde los sellos hasta los marcadores, no se perderá nada al pasarse al formato electrónico. Gracias a la implementación de DocuWare, pudimos ahorrar dinero rápidamente. La comprobación electrónica de las facturas, por ejemplo, nos permite calcular de inmediato los materiales de construcción encargados en los pedidos de los clientes. Además, hemos vuelto a alquilar una vivienda, propiedad de la empresa, que estaba reconvertida en archivo para papeles. Captura de facturas Notificación de correo electrónico Autorización de facturas Pago Mathias Humpenöder Constructora Hans Humpenöder Schwabach, Alemania Grapadora, anotaciones y sellos Con DocuWare, trabaja de un modo similar a cuando gestiona documentos en papel en su escritorio. Los documentos se pueden organizar en bandejas digitales y grapar o desgrapar. Para editar, comprobar y autorizar documentos, tiene a su disposición una serie de herramientas digitales y sellos. Tras marcar y sellar un documento, siempre se conserva el documento original. Los cambios se archivan por separado como superposición, como si estuvieran impresos sobre una transparencia. Autorización de documentos DocuWare acelera los flujos de trabajo basados en documentos que forman parte del trabajo cotidiano, como la verificación y autorización de facturas. En DocuWare los flujos de trabajo se gestionan con la ayuda de los sellos digitales de aprobación y rechazo. Por ejemplo, una vez sellada una factura en DocuWare, su estado cambia automáticamente de nueva a autorizada, de modo que pasa a la siguiente persona del flujo de trabajo. Los documentos también se pueden sellar cuando se trabaja remotamente a través de Internet. Esto significa que los flujos de trabajo pueden continuar aunque los empleados se encuentren fuera de la oficina. 11 Flujo de trabajo

12 Flujo de trabajo con dispositivos móviles Gracias a la aplicación DocuWare Mobile, puede utilizar su smartphone o tablet para acceder a sus documentos, e incluso para sellarlos y autorizarlos. Haga fluir su flujo de trabajo. Archivadores en cualquier lugar El tratamiento de facturas entrantes a través del flujo de trabajo documental se vuelve no solo más transparente, sino también visiblemente más rápido. Con ello, se garantiza que se respeten los cortos plazos para descuentos existentes en nuestro sector. La consecuencia es que ahorramos dinero en efectivo. Hansjörg Siffert CEWAG AG Düdingen, Alemania Los archivadores de DocuWare se pueden archivar por completo en medios externos, como Blue- Ray, CD, DVD o memorias USB. Estos archivadores autoejecutables permiten buscar y recuperar datos, sin necesidad de instalar ningún cliente de DocuWare. Esté al tanto de todo En qué escritorio hay un documento pendiente, un pago retrasado o un contrato por firmar? A dónde tiene que ir para realizar un seguimiento? Qué tareas se han realizado ya? Gracias a DocuWare, los empleados siempre pueden ver el estado actual de un documento. La dirección puede crear listas de tareas para supervisar mejor los documentos pendientes, o utilizar un eficaz diseñador gráfico de flujos de trabajo para definir flujos de trabajo complejos con los documentos, que incluyan la gestión de sustituciones y remisiones a instancias superiores. Los procesos se pueden trazar visualmente en el propio documento, como si estuviera trabajando con documentos en papel. Con DocuWare, todos aquellos que participan en un flujo de trabajo pueden ver rápidamente qué tareas están incompletas. 12 Distribución de documentos DocuWare se centra en la comunicación y permite imprimir documentos, enviarlos por fax o por correo electrónico sin salir del programa. Con un solo clic, puede adjuntar el documento que desee a un mensaje de correo electrónico desde su cliente de correo. Decida si desea enviarlo con el formato original o como PDF. O simplemente envíe un vínculo a un documento archivado; de este modo, se asegurará de que el destinatario acceda a la versión más reciente de un documento en el que se está trabajando. También puede grabar documentos en un DVD o CD, un disco duro o una memoria USB junto con todas las funciones de búsqueda para ofrecer a sus Partners de venta o a un auditor toda la información que necesitan.

13 DocuWare en el día a día: Soluciones para aumentar la eficiencia y la productividad Control de inventario Gracias a DocuWare, los flujos de trabajo de ERP (control de inventario) pueden mejorarse significativamente. Cuando se entregan nuevas mercancías, se escanea al instante el albarán de entrega y se archiva automáticamente en DocuWare. En ese momento, el estado es el de entrega sin verificar. El personal de Administración y Control de calidad recibe una notificación inmediata de la entrega con una actualización de la lista de tareas o un mensaje de correo electrónico automático. Para liberar o retener las mercancías, puede utilizarse una tablet para acceder al formulario de entrega y agregar un sello digital. Procesamiento de facturas Realizar el flujo de trabajo de una factura con DocuWare es así de sencillo: un supervisor del centro de costes recibe una notificación por correo electrónico cuando se incluye en un archivador de DocuWare una nueva factura cuyo pago debe autorizarse. El mensaje de correo electrónico contiene un vínculo a la factura archivada. Con un solo clic en el vínculo, se abrirá la factura en el Visor de DocuWare. El supervisor puede sellarla, aunque esté trabajando remotamente. Una vez sellada, la lista de tareas de DocuWare del personal de contabilidad se actualiza automáticamente y les indica que realicen el pago inmediatamente. Distribución de nóminas Con DocuWare, basta con enviar un solo mensaje de correo electrónico para que su nómina mensual se distribuya a todos empleados. Cómo funciona? El mensaje de correo electrónico contiene un vínculo generado con DocuWare que los empleados pueden utilizar para acceder solo a sus comprobantes de pago. Ni siquiera los administradores pueden ver esta información confidencial, ya que está todo cifrado. La distribución de nóminas a través de DocuWare es eficaz y permite ahorrar tiempo y dinero. Flujo de trabajo n Menos tiempo de procesamiento n Pasos supervisados al detalle n Los proyectos avanzan con facilidad n Beneficios de descuentos por pronto pago n Reduce significativamente las tareas relacionadas con las nóminas n Cumple todos los requisitos de privacidad y protección de datos 13

14 Seguridad de DocuWare: Proteja sus documentos Puede confiar en DocuWare. Nuestro sistema de gestión documental integrado garantiza el máximo nivel de seguridad para los datos y el acceso a los documentos. Asimismo, su organización se beneficiará de cómodos métodos para realizar copias de seguridad de los datos y archivar a largo plazo. Por partida doble: los metadatos siempre se archivan por duplicado Control completo: todos los procesos quedan registrados en el servidor Flexible: control de acceso y derechos para varios niveles Integrado: firmas electrónicas Certificado: calidad del producto aprobada 14

15 Seguridad a largo plazo Con DocuWare, los documentos se archivan de modo que no se pueden manipular. Nunca se pierde ningún documento, con lo cual está preparado en todo momento para una auditoría y para afrontar cualquier reclamación o responsabilidad por los productos. Si solo necesita conservar los documentos durante un tiempo específico, DocuWare supervisará automáticamente la eliminación programada. Permiso y derechos de acceso Es posible personalizar los derechos de acceso específicos para adaptarlos a su negocio y asegurarse de que sus empleados, clientes y proveedores solo vean los documentos que sean relevantes para ellos. Los usuarios y derechos se gestionan con la administración central de DocuWare. Gracias a la asignación de grupos, funciones y perfiles, el control del acceso resulta flexible y cómodo. Las funciones de registro permiten comprobar, incluso varios años más tarde, cuándo y dónde ha accedido un usuario a un documento. DocuWare entiende la jerga legal AO, GDPdU, Basel II, Sarbanes Oxley y muchos más: DocuWare reúne todas las condiciones que incluyen estas leyes. Los documentos archivados en DocuWare se pueden gestionar fácilmente para cumplir los requisitos de retención de registros. A fin de cumplir los procesos legales sin papeles, DocuWare integra las firmas digitales. Imprescindible para la recuperación en casos de desastre DocuWare es la solución ideal para el archivado a largo plazo y la copia de seguridad, que le ayudará a recuperar sus documentos en casos de desastre. Resulta sencillo copiar los archivadores de DocuWare completos (junto con todos sus criterios de búsqueda) del sistema activo de DocuWare a un medio de archivado externo. Un método todavía más fácil y seguro es copiarlo todo en un sistema en la nube. Los voluminosos archivadores en formato papel ahora son historia. Seguridad para sus documentos DocuWare funciona como una caja fuerte virtual. Para garantizar que no se pierda ningún dato, se guardan archivos de encabezado redundantes junto con cada documento. El acceso a los documentos y las bases de datos solo es posible a través del servidor de DocuWare y se documenta en un registro detallado. Certificación ISO La confianza es buena, y la certificación es todavía mejor. Instituciones independientes someten a pruebas regulares los productos de DocuWare. Por ejemplo, cumple la norma internacional DIN EN ISO Para conocer la lista completa de certificaciones, vaya a DocuWare nos garantiza la máxima seguridad en nuestras actividades basadas en documentos. Prevemos que, en un plazo de dos años, se habrá amortizado la inversión en el proyecto del sistema de gestión documental.. Xavier Millán Responsable de Administración y Personal El Centre d Higiene Mental Les Corts (CHMLC), Barcelona, España Seguridad 15

16 Integración de DocuWare: Conecte sus documentos con su negocio DocuWare es una parte fundamental de su negocio: su archivador central de documentos está directamente vinculado con otras aplicaciones empresariales de su entorno informático. Ahora puede utilizar inmediatamente el valioso contenido de sus documentos. Versátil: integración con herramientas de programación e interfaces abiertas Accesible: botón de búsqueda de documentos integrado en las aplicaciones Vinculado: apertura de documentos mediante URL Familiar: uso del Explorador de Windows para archivar y buscar Cómodo: gestión mediante administración central Potente: arquitectura orientada a servicios 16

17 DocuWare como centro de la documentación Fuente de datos Resultados al instante con un solo clic Sistema de control de inventario MS Office SAP Software de contabilidad Software ERP... MS SharePoint Copiadoras digitales MS Outlook CRM Ejemplo Libreta de direcciones de MS Consulta de bases de datos Archivador central de documentos Empresa Contacto Robinson's Refuge Sabrina Sheffer Mensaje (HTML) Correo Mensaje electrónico Fecha 01/11/2011 Recibo Responder Responder a todos Reenviar Suprimir Seguimiento Asunto De: michael.genius@peters-engineering.com Formato Para: sabrina.sheffer@robinsons-refuge.com Enviado: Centro de costes Martes, /11/2011 Asunto: Confirmación Recibo Estado Correo electrónico Tipo de doc. Estimada Sra. Sheffer: Necesitaríamos que nos confirmase nuestra reserva. Gracias. Archivar Saludos cordiales, Michael Genius Director gerente de construcciones Peters Engineering? DocuWare Smart Connect, una herramienta muy inteligente para la recuperación de documentos, le ayudará a encontrar los documentos que busca con un solo clic. Se puede integrar fácilmente con las aplicaciones que ya tiene. DocuWare es un componente de nuestra estrategia de TI para armonizar las aplicaciones en nuestras sucursales de todo el mundo, reducir los costes, y canalizar y facilitar el intercambio de conocimientos. Rainer Heisel HARIBO GmbH & Co. KG, Bonn, Alemania Funciones integradas de archivado y búsqueda Configuración automática: los documentos a su alcance con un solo clic DocuWare trabaja junto con otras aplicaciones del entorno informático de su compañía para archivar y recuperar documentos del modo más rápido posible. Puede configurar el intercambio de datos y documentos entre programas para que funcione a la perfección, gracias a las herramientas de programación y las interfaces especiales y universales de DocuWare. También es posible buscar documentos y visualizarlos desde otra aplicación. Muchas personas pasan la mayor parte de sus horas de trabajo en un programa especializado, por ejemplo un sistema de contabilidad o de ERP. Sin embargo, cuando están trabajando en una aplicación, a menudo necesitan acceder a documentos que se encuentran en otra. No sería estupendo tener todos esos documentos disponibles con un solo clic? Con DocuWare es posible. Con la ayuda de un asistente, cualquier persona puede utilizar el módulo Smart Connect de DocuWare para configurar un botón de búsqueda e integrarlo en una aplicación. Al hacer clic en este botón, se mostrarán los documentos que pertenecen a un proceso específico. En ningún caso debe modificarse el propio programa. Integración 17

18 Peters Engineering 356 Meadow Avenue NY Newburgh EE. UU. Tel.: +1(845) Fax: +1(845) Comité ejecutivo Peter King, Dr. Paul Kennedy HSBC Bank USA Nueva York NY Envío/ABA # Cta. n.º Elisabeth Jones Procesamiento de pedidos Tel.: +1(845) Archivado con el Explorador de Windows Puede integrar rápidamente los archivadores de DocuWare en la estructura del directorio de archivos de Windows. Trabaje como siempre en el Explorador al tiempo que está archivando los documentos de forma centralizada y segura en el archivador de documentos de DocuWare. Mediante el empleo consecuente del archivador central de DocuWare, nuestros asesores se pueden dedicar por completo a sus tareas clave: conseguir un cliente satisfecho y una relación duradera y estable basada en la confianza, aportándole resultados a través de un asesoramiento de calidad, prudente y honesto, al que DocuWare aporta eficiencia y seguridad. Juan Carlos Arratibel Administrador, Pyrámide Asesores Pamplona, España Acceder a los documentos desde la aplicación empresarial Archivador central de documentos 2 My Business 1.5 Archivo Edición Ver Extras Ventana Ventana Ayuda Opciones Ayuda Número de de cliente Persona Contacto de contacto Contacto Correo electrónico Pedidos Número de pedido Fecha del pedido / 23 / Fecha de entrega / 1 / 2010 Plazo Fecha límite deseada / 1 / 2010 Documento visualizado inmediatamente Hacer clic en Smart Connect Empresa Thomas Rain Dirección Flying Tom Germany Código postal t-rain@peters-engineering.com Localidad Buscar Pedido País Flying Tom Prinzregentenstr. 15 Puestos Abrir abiertos Múnich Alemania Peters Engineering 356 Meadow Avenue NY Newburgh EE. UU. 1 Smart Connect 8 / 23 / 2010 N.º N.º Cantidad N.º N.º artículo Descuento Descuento Precio/Ud. Precio Precio % 20 % , , % , % , Saludos cordiales, % , % Thomas Rain , Conexión perfecta DocuWare permite integrar prácticamente cualquier aplicación, ya sea un programa de ERP, gestión de inventarios o contabilidad, en Microsoft SharePoint Server o SAP, así como en un programa de correo como Outlook. Puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de pasar de un programa a otro. Solo tiene que abrir los documentos archivados en DocuWare desde su aplicación empresarial habitual. Vinculado: integración de URL Gracias al uso de hipervínculos (direcciones URL), los documentos se pueden integrar en todo tipo de aplicaciones, en cualquier lugar donde se pueda insertar un vínculo. Este tipo de integración URL es una opción rápida y flexible para incorporar los documentos archivados en DocuWare en los procesos empresariales cotidianos. Este enfoque no sirve solo para integrar documentos individuales; una URL también se puede vincular con listas de resultados o con diálogos de búsqueda. DocuWare en el Explorador de Windows Todo el mundo está acostumbrado a mover documentos por su directorio de archivos de Windows. Con el Windows Explorer Client, DocuWare permite utilizar el Explorador de Windows para archivar y buscar directamente en el archivador de documentos sin manipulaciones. Se crea una carpeta especial de DocuWare en el directorio de archivos de Windows con los distintos archivadores de su sistema DocuWare. Cuando se copia un documento o se mueve a esta carpeta, automáticamente se indexa y se archiva. Se mantienen todos los archivadores y los derechos de los usuarios. 18

19 Información adicional: Arquitectura de DocuWare Aplicaciones cliente Módulos de servidor Infraestructura Web Client de DocuWare Bandeja, archivar, recuperar, sello, flujos de trabajo de documentos, enviar documento Directorios de usuarios Active Directory / NT Domain / LDAP Mobile Client de DocuWare Acceder y ver documentos archivados, sellar documentos en flujos de trabajo DocuWare Desktop DocuWare Web Scan, DocuWare Printer, DocuWare Import Almacenamiento de archivos Windows / Linux / Sun / EMC Centera / NetApp / Jukebox Configuración del Web Client Configuraciones del Web Client, DocuWare Desktop, etc. Servidor de DocuWare Bases de datos DocuWare Administration Servidor de DocuWare, bases de datos, almacenamiento de archivos, usuarios, archivadores, sellos Microsoft SQL / Oracle / MySQL Las múltiples posibilidades de integración de DocuWare en otros sistemas se describen con detalle en un informe técnico exclusivo. Para leer este y otros informes técnicos relacionados con la seguridad, la arquitectura y DocuWare Online, así como para obtener la información más actualizada sobre la última versión de DocuWare y sus módulos, visite Las buenas referencias de empresas de tamaño similar al nuestro eran buenas razones para empezar a utilizar DocuWare, pero también el hecho de que para las medianas empresas constituye una una inversión razonable. Como ha sido pronosticado por el cálculo de la rentabilidad, el sistema de gestión documental ya se ha amortizado después de quince meses. Carol Smolawa Directora de TI BEGO Bremen, Alemania Compatible: correo electrónico y DocuWare La gestión del correo electrónico debe ser segura y práctica para un buen funcionamiento. Archivar mensajes de correo electrónico desde los propios programas de correo como Outlook o Gmail no puede resultar más sencillo. Tan solo es cuestión de mover el correo a una carpeta predefinida de DocuWare que se ha configurado en el programa de correo electrónico. Los mensajes se indexan y archivan automáticamente, incluidos los documentos adjuntos en los mensajes de correo. Arquitectura de software sólida El núcleo estable de la amplia funcionalidad del sistema lo proporciona la arquitectura de DocuWare, que se basa en una estructura multicapa. Tanto los usuarios como la administración utilizan TCP/IP a través de un canal de comunicación para acceder a los módulos de servidor. Estos se comunican directamente con los sistemas de archivado, las bases de datos y los directorios de usuarios. Así, se garantiza que el sistema proporciona una amplia escalabilidad y la máxima seguridad. 19 Empiece a utilizar DocuWare DocuWare es un paquete de software estándar que, incluso en su versión más básica, ofrece las funciones esenciales para una gestión eficiente del contenido empresarial. Mediante módulos opcionales, el software se puede personalizar para cubrir las necesidades de cualquier organización. Configurar el sistema de acuerdo con la estructura informática de una empresa es sencillo y requiere solo ciertos recursos. Toda la configuración tiene lugar en la administración central de DocuWare. Desde ahí, es posible gestionar los módulos de servidor y los usuarios remotos. Dado que DocuWare está disponible en 16 idiomas, las empresas y ubicaciones distribuidas por todo el mundo pueden estar conectadas sin problemas. Integración

20 DocuWare en el día a día: Ejemplos para una estrategia de TI óptima Smart Connect: integración rápida El módulo Smart Connect puede capturar palabras clave y términos de búsqueda directamente de la interfaz de los programas. Para que Smart Connect sepa qué contenido es relevante para un proceso de búsqueda o archivado, antes se genera una captura de pantalla en segundo plano y se utiliza para identificar ciertos elementos. Esto significa que, sin necesidad de programación, puede utilizar Smart Connect para capturar datos de otra aplicación. Cualquier usuario puede configurar una integración de Smart Connect en tan solo cuatro pasos, al igual que la administración central. Software Developer Kit: integración con personalización La arquitectura de DocuWare permite ofrecer una serie de interfaces de programación potentes para cubrir las necesidades de múltiples configuraciones de desarrollo. Gracias a su Software Developer Kit (SDK), DocuWare prepara el camino para una serie de interfaces específicas, mediante Java, la integración de URL y los servicios web de alto rendimiento. Las interfaces posibilitan la incorporación de las funciones de DocuWare más importantes en otras aplicaciones. Interfaces especializadas: integración en programas líderes DocuWare ha desarrollado interfaces especiales para una serie de programas, como SAP, Microsoft Office o SharePoint, a fin de permitir el intercambio directo de datos y documentos. Esto facilita, por ejemplo, la mejora de Microsoft Office SharePoint Portal con funciones de gestión documental clave como el archivado a largo plazo y sin manipulaciones. Con la integración de DocuWare, los usuarios de SAP pueden acceder a sus documentos de SAP, incluso sin necesidad de ejecutar un cliente de SAP. n Compatible con la mayoría de los programas empresariales n Cualquier persona con conocimientos de TI básicos puede realizar la configuración n Integración mediante programación sencilla n Gestión documental completamente integrada n Funciona a la perfección con SAP y SharePoint n Integración sencilla en sistemas complejos 20

21 21 Integración

22 Por qué DocuWare Máxima seguridad DocuWare le protege frente a pérdidas de datos, fallos del sistema y accesos no autorizados a los documentos. Completa escalabilidad Puede utilizar DocuWare en un ordenador portátil o en un entorno de varios servidores con miles de usuarios, ya sea localmente, en una red de empresa, por Internet, en la nube, o llevárselo con usted con un smartphone o tablet. Integración flexible La integración de DocuWare con sus aplicaciones empresariales es verdaderamente sencilla y se puede personalizar mediante menús o un kit del programador de software. Con garantía de futuro Manténgase al día en el cambiante mundo de la tecnología. Nuestras soluciones modernas, tanto para navegadores como para aplicaciones móviles o en la nube, protegen su inversión de cara al futuro. 22

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24 Copier Osona S.L. Carrer Rupit, 40 Pol. Ind. Malloles Vic Contact: Dani Crous Gomez +34()