Cyberaccount SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Transcripción

1 Cyberaccount SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MANUAL DE USUARIO CUENTAS POR PAGAR

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ALCANCE CUENTAS POR PAGAR COMPROBANTES DE EGRESO ADMINISTRACIÓN REPORTES

3 INTRODUCCIÓN El Manual de Usuario proporciona una descripción completa del Módulo Cuentas por Pagar y como realizar de una manera mas sencilla este tipo de labores, con el objetivo de que previo a la ejecución del programa, el usuario tenga la posibilidad de documentarse y evitar errores que puedan afectar la calidad del mismo. Describe de manera detallada como optimizar el manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa y los diferentes reportes a los que puede acceder. Además de registrar la información básica y complementaria, actualizar, salvar y eliminar la información del módulo. El Modulo de Cuentas por Pagar permite elaborar el Comprobante de egreso y el cheque e imprimirlos en un formato predefinido, este alimenta la contabilidad en línea. Permite que el usuario controle los pagos por medio de las autorizaciones por usuarios. También permite una interfaz con los pagos electrónicos lo que permite al usuario tener un control total de todo tipo de pagos en su compañía. El modulo de Cuentas por Pagar se alimenta de los módulos de: Contabilidad general, por medio de la causación de cuentas por pagar, ya sea por operaciones parametrizadas o por asientos contables; y el modulo de Nomina por medio de la causación de la nomina mensual. (Ver modulo de Contabilidad General y Nomina). ALCANCE

4 El modulo de Cuentas por Pagar permite: 1. Consulta de las cuentas por cobrar por medio de diferentes filtros, como lo son: Terceros, proyectos, centros de costos, rango de saldo ó simplemente un listado de todas las cuentas por pagar de la compañía. 2. Pago de las cuentas por cobrar, en lote o una por una dependiendo de la necesidad del usuario. 3. Elaboración y consulta de los comprobantes de egreso, con un formato predeterminado. 4. Generación de formato para impresión de cheques, el cual es modificable por el usuario. 5. Parametrizar la autorización y realización de los pagos por usuario 6. Generación de Reportes por; edades, pagos pendientes, pagos vencidos, pagos realizados, Estado de Proveedores, movimientos de Cuentas, de Terceros, entre otros. El modulo de Cuentas por Pagar contiene las siguientes carpetas. Cuentas por Pagar Administración Reportes Estas carpetas a su vez contienen diferentes ítems que permiten un registro más detallado de la información. CUENTAS POR PAGAR

5 Esta carpeta permite realizar la consulta y el pago de las cuentas por pagar de a compañía, realizando una consulta filtrada por terceros, proyecto y/o centro de costos. 1. Comprobante de Egreso Cuentas por Pagar/ Comprobantes de egreso Esta opción permite filtrar las cuentas por pagar por vencimiento y el valor de la misma por cada tercero, agrupado o todos los terceros. En esta opción usted puede generar los comprobantes de egreso que necesite para su compañía agrupado o uno por uno

6 Información Básica Tercero: Estos son los Terceros creados previamente en el modulo de Administración- Terceros. Son todas las personas o Entidades que tienen algún vínculo con la Empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Empleados, Vendedores, etc. Rango de Saldo Inferior: El usuario puede agregar un valor en números, por el cual se filtrara la cuenta por pagar deseada por terceros, este valor será el menor valor que se mostrara en la consulta. Rango de Saldo Superior: El usuario puede agregar un valor en números, por el cual se filtrara la cuenta por pagar deseada por terceros, este valor será el mayor valor que se mostrara en la consulta. Días de Vencimiento: Por medio de este filtro el usuario puede consultar las cuentas por pagar por el número de días que tiene de vencidas a la fecha de la consulta.

7 Agregar Tercero: Cuando se hace clic sobre este botón, el sistema automáticamente añade otra casilla a la pantalla para introducir un nuevo tercero a los parámetros de la búsqueda, se pueden introducir e numero de terceros que e usuario desee. Todos los terceros: Si el usuario no desea filtrar sus cuentas por pagar por el ítem tercero, y solo lo desea hacer por rango de saldo o días de vencimiento. Al hacer clic sobre este ítem no es necesario llenar las casillas de terceros. Salir: Permite al usuario salir de la consulta de una manera segura. Aceptar: E usuario acepta los parámetros que ha dado ha la búsqueda por lo que el sistema buscara y arrojara los datos que encuentre; en caso que los parámetros de la búsqueda no sean correctos o el tercero seleccionado no tenga pagos pendientes en el modulo de cuentas por pagar, el sistema arrojara la siguiente respuesta:

8 Si los parámetros de la búsqueda son correctos el sistema enviara al usuario directamente a la creación del comprobante de Egreso (Pago de la cuenta por Pagar): Generación del comprobante de Egreso. Para la generación del comprobante de egreso, a pantalla se divide en tres partes, El encabezado en el cual esta contenido: No de comprobante de egreso a generar. La Fecha de Generación. El Numero de Cheque Banco que afecta ( Ver Modulo de Administración) El cuerpo en el cual se encuentra las cuentas por pagar filtradas anteriormente. Y por último los botones funcionales: Aceptar: El cual realiza el pago. Eliminar: El cual elimina la cuenta por pagar seccionada del modulo de cuentas por pagar (No la elimina de la contabilidad.) Limpiar la Forma: Deshace la selección de las cuentas por pagar. Cancelar : Cancela la sección realizada y envía al usuario a la pagina principal

9 Realización de Pago y Multipago : El usuario debe llenar una a una las casillas, en primer lugar la de comprobante egreso, esta aparece por default en el numero del siguiente comprobante de egreso a generar sin embargo e usuario puede cambiar este numero, sin repetir uno que exista anteriormente, La fecha de generación del comprobante egreso a debe llenar el usuario, por default aparece la fecha del día, El numero de cheque también debe ser llenado por e usuario y este será llevado directamente a las casillas de la cuenta que lo requiera esta casilla no puede estar en blanco. El banco, este representa todas as cuentas que se han parametrizado previamente por el modulo de administración incluyendo las cajas. Dependiendo de la cuenta que se escoja en este campo el valor será descargado de esta. En el cuerpo de la pantalla podemos ver el número de cuentas por pagar que tiene el proveedor, este cuerpo esta conformado por:

10 La casilla de selección El numero de documento Beneficiario: A nombre de quien se debitara la cuenta por pagar. Vencimiento Concepto: Por el cual se registro la cuenta por Pagar. Saldo: valor en que se encuentra la cuenta por pagar. Pago: Valor Pagado a al proveedor. Para poder realizar e pago de alguna cuenta por pagar el usuario debe seleccionar en la casilla de selección las cuentas por pagar que desee pagar, y en el cuadro de pago llenar el valor que va a abonar a la cuenta por pagar, si la cuenta por pagar es mayor al valor que se abona el saldo queda aparecerá en una próxima consulta del modulo, si e saldo es igual la cuenta por pagar desaparecerá del modulo, en ningún caso se puede hacer el pago por un valor superior al de la cuenta por pagar. Si e usuario va a reaizar multipagos, este debe seccionar todos los pagos y verificar el monto a pagar en a casilla total que aparece en a parte inferior derecha del cuerpo. Una vez realizada la verificación por parte del usuario el usuario le da aceptar y se realizara e pago enviando al usuario a la visualización del comprobante de egreso, si el usuario ha realizado un multipago con mas de un tercero le aparecerá la siguiente ventana, en la cual deberá elegir el tercero a nombre del cual se registrara el comprobante de egreso y por consiguiente el tercero de la cuenta bancos:

11 Una ves elegido el tercero en el multipago se generara e comprobante de egreso respectivo. Generación de Cheques: Una vez realizado el pago el usuario tiene algunas opciones adicionales: Imprimir: Esta opción permite al usuario imprimir el comprobante de egreso. Generar cheque en PDF: Permite al usuario, previa parametrización (Ver Modulo de Administración) generar un formato de cheque en PDF para hacer a impresión del mismo sobre el formato dado por el banco correspondiente. Generar el cheque en PSR: Por medio del visor de reportes permite al usuario generar el pre formato de los cheques y exportarlo a diferentes tipos de archivos. Enviar Permite al usuario enviar un correo al beneficiario del pago.

12 Formato de cheque en PDF. 2. ADMINISTRACIÓN: Esta carpeta contiene algunas funciones de modulo de administración que permiten al usuario administrar de manera mas eficaz el modulo de cuentas por pagar. Esta carpeta contiene tres funciones. Terceros: Permite ingresar al sistema cualquier tipo de terceros; para saber como se utiliza esta herramienta ver modulo de Administración/terceros. Proveedores: Con esta herramienta el usuario puede clasificar al tercero en proveedor y así poder hacer cargues de inventarios. Para saber como manejar esta herramienta ver modulo de Administración/terceros. Autorización de Pagos: Esta es una herramienta funcional para empresas con multiusuario, con esta función los tienen una lista preliminar de los pagos que se deben realizar, a cual con la debida clave de usuario y autorización pasan a ser parte de as cuentas por pagar de las cuales se puede generar comprobante de egreso. La primera ventana muestra un filtro de las cuentas por pagar por tercero, centro de costos y proyectos; así como una de todos los terceros. En a segunda ventana se muestra:

13 Se selección la cuenta que se deseé autorizar y luego se da aceptar si la cuenta aparece seleccionada, esta aparecerá en la búsqueda para generar el comprobante de egreso si aparece como no seleccionada no aparecerá en la búsqueda. 3. Reportes: Esta carpeta contiene todos los reportes relacionados con e modulo de cuentas por pagar, algunos reportes dinámicos, y otros en PDF y Excel que permiten a usuario una visión competa de su cartera y pagos realizados. Los reportes son: Cuentas por pagar por edades Pagos Pendientes Pagos Vencidos Pagos realizados Estado de proveedores Generación de cheques Consultas Movimiento de cuentas Movimiento de terceros

14 Estado de cuenta por terceros Interfaces pagos electrónicos. 1- Cuentas por pagar por edades: Este reporte en PDF muestra la cartera por edades de la compañía, a la fecha de la consulta. Los criterios de generación del comprobante permiten al usuario filtrar la información por fecha de causación de la cuenta por pagar (No por fecha de vencimiento). También se puede generar un reporte sin filtrar al seleccionar la casilla Todos. El reporte se puede arrojar en PDF, Excel, o por e visor de reportes. Cada uno de los cuales contiene la misma información: Cartera por Cliente, Fecha de registro de la cuenta por pagar, No de radicado, Fecha de vencimiento de la misma No de días vencida o sin vencer, dependiendo si es una cuenta por para con uno o varios pagos en diferentes fechas.

15 2- Pagos pendientes: Esta opción permite al usuario generar un reporte de los pagos pendientes entre las fechas seccionadas, Este se puede generar en PDF, o en PSR, dependiendo lo que el usuario desee. El reporte es generado por tercero y no muestra al acumulado a una fecha sino que en e periodo toma las cuentas por pagar que se vencen en este periodo y de esta toma aquellas que no se hayan pagado. 3- Pagos Vencidos: Este reporte muestra as facturas que se encuentran vencidas a una fecha determinada seccionada por el usuario, este reporte como e anterior puede ser generado en PDF, o en PSR. E reporte es generado por tercero. 4- Pagos Realizados: Este reporte muestra los pagos realizados entre las fechas deseadas por los usuarios y los realizados a cada tercero. De tal manera que el usuario pueda ver el Numero de Radicación, Fecha de Pago, Descripción,

16 Beneficiario, No de Cheque, Valor. Y ver el comprobante. Haciendo clic sobre el link de numero de CE. 5- Estado de Proveedores: Este reporte muestra un estado de deudas con os proveedores por edades de tal forma que el usuario pueda ver al día de la consulta, cuanto se le debe y desde cuando se le debe a cada proveedor. 6- Generación de Cheques. Con esta opción el usuario puede realizar la impresión de cheques, sin tener que ingresar al comprobante de egreso ya que el usuario puede escoger el banco y la fecha entre las cuales desea generar el cheque. 7- Consultas: Esta opción le permite al usuario dirigirse al motor de busqueda básico de programa (Ver modulo de administración). 8- Movimiento de cuentas: Permite al usuario ver un movimiento de cuentas por tercero en formato PDF, Excel o PSR, entre unas fechas determinadas.

17 9- Movimientos de Terceros: Permite ver el movimiento que ha tenido un tercero entre las fechas seleccionadas por el usuario, permitiendo a este ver el movimiento de este tercero por cuenta. 10- Estado de cuentas por terceros: Este reporte permite ver el movimiento de un tercero en una cuenta específica, este reporte le permite al usuario un mayor fitro entre las cuentas. 11- Interfase Pagos Electrónicos: Este reporte permite a usuario que pagos de los que ha hecho por alguno de los bancos, han sido notificados vía correo electrónico al beneficiario. Este reporte puede ser exportado a Excel o Acrobat Reader.