CAPACITACIÓN SOBRE FICHA DE CONDIONES TÉCNICAS

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1 CAPACITACIÓN SOBRE FICHA DE CONDIONES TÉCNICAS Dirección de Abastecimiento Abril 8 de 2015

2 Introducción

3 Temas a tratar 1. Introducción 2. Procedimiento de ESyC y resultados 3. Contenido Ficha de Condiciones Técnicas (FCT)

4 Siglas ESyC: Estudios de Sector (ES) y Costos (EC) FCT: Ficha de Condiciones Técnicas SIREM: Sistema de información, contable, financiero, económico y de riesgo de las empresas comerciales del sector real de Colombia. Información de más de empresas vigiladas, controladas o inspeccionadas por la Supersociedades ( SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública CCE: Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, creada mediante el Dec de 2011, crear políticas en materia de contratación estatal. SDC, SDP, SDI: Solicitud de Cotización, de Propuesta o de información.

5 Gestión del abastecimiento Definición de requerimiento 1 Estudio de sector Área solicitante 2 Área solicitante Adaptado de: Estudios Previos 3 Área solicitante Proceso de selección y contratación 4 Oficina de Contratación Recibo del producto o servicio, seguimiento y monitoreo 5 Área solicitante Evaluación e implementación de mejoras 6

6 Definiciones Investigación de mercado Recolección, clasificación y análisis sistemático de la información respecto a todos los factores relevantes que influencian la compra de bienes y servicios. Estudio de Sector Documento en el cual se presenta de manera estructurada del análisis de la información recolectada durante la investigación de mercado, sobre: - Oferta - Demanda - Entorno Estudio de Costos Ejercicio de estimación monetaria a partir de las cantidades y recursos requeridos para entregar un bien o brindar un servicio.

7 Cuando usarlos Estudio de Sector Se requiere por Dec.1510/13 para contrataciones Ley 80/93 Cuando no son servicios misionales Cuando el detalle de las variables del costo del bien o servicio no son totalmente conocidas para la Entidad. Estudio de Costos Cuando la Entidad conoce la totalidad de las variables que influyen en el costo del bien o servicio o puede deducirlas Contrato de aporte con o sin convocatoria pública Programas misionales, independientemente de la modalidad de contratación Ejemplo Tecnología - Computadores, Desarrollo de Software Ejemplo Programas misionales, consultorías, interventorías

8 Por qué se requieren? Para realizar una gestión de abastecimiento estratégico. Procurar el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por CCE. Por qué se requieren elaborar los ESyC? Dar cumplimiento a la normatividad en materia de compras y contratación publica Recomendado como buena práctica en compras públicas por parte de la OCDE.

9 La modalidad de selección influye? Modalidad La modalidad de selección no es relevante para determinar la procedencia o no del análisis de sector (CCE) Cuantía Profundidad del análisis Objeto 9

10 Estadísticas 2014 ESYC TRAMITADOS DE ENERO - DICIEMBRE 2014 En tramite 8% Descartado o Devueltos 17% Finalizado 75% SOLICITUDES TRAMITADAS ENERO- DICIEMBRE 2014 ESTADO CANT Descartado o Devueltos 39 Finalizado 176 En tramite 18 TOTAL SOLICITUDES TRAMITADAS 233 Prom. solicitudes EMyC mes 20 (1)Descartados: Solicitudes que terminan por decisión del área solicitante de no continuar con el estudio. (2)Devueltos: Solicitudes devueltas al área solicitante para ajustes en FCT por observaciones de la Dir. Abastecimiento o del mercado que no fueron atendidas a tiempo o que implican cambios sustanciales en el requerimiento.

11 Estadísticas 2014 SOLICITUDES ESYC TRAMITADAS POR ÁREA Enero-Diciembre 2014 Secretaría General Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Comunicaciones Oficina Aseguramiento de la Calidad Dirección Financiera Dirección de Servicios y Atención Dirección de Protección Dirección de Primera Infancia Dirección de Planeación y Control de Gestión Dirección de Nutrición Dirección de Información y Tecnología Dirección de Gestión Humana Dirección de Familia y Comunidades Dirección de Contratación Dirección de Abastecimiento Dirección Administrativa FINALIZADO EN CURSO DESCARTADO DEVUELTO

12 Contenido mínimo ES y Procedimiento

13 Contenido mínimo del ES CCE Dec. 1510/13 Guía Ámbitos Detalle Recomendaciones

14 Para cuales procesos de selección? Objetos complejos Licitación pública Concursos de méritos Selecciones abreviadas Mínima cuantía Contratación directa Contratos interadministrativos Regímenes especiales Aspectos generales (económicos, técnicos, legales, riesgos) Oferta Demanda Depende de $ y objeto Precio, calidad Otras entidades Proveedores (información e idoneidad) 18

15 1. CONTEXTO 2. ANÁLSIS SECTOR 3. PRESUPUESTO Contenido mínimo del ES Introducción Objetivo Histórico de contratación Requerimientos Económicos Legales Técnicos Proveedores (oferta) Compradores (demanda) Variables que afectan el precio Precios promedio del mercado Estudio previo Requisitos habilitantes Presupuesto

16 ESyC según complejidad Alta Primera vez. Especificaciones técnicas imprecisas, complejas, varios sectores, diseños a la medida Presupuesto alto Pocos proveedores Requieren costeos complejos (programas misionales) Media Características de alta pero repetitivo Muchos ítems Complejidad geográfica. Requieren costeos (interventorías, evaluaciones de impacto) Baja Anuales. Común utilización Especificaciones técnicas sencillas y claras Muchos proveedores Generalmente tienen presupuesto bajo No requieren costeo Implican mayor tiempo y cambios en el procedimiento general

17 Procedimiento general (baja) Entrega de la FCT y anexos (Área técnica) Revisión FCT (2 días) Ajuste FCT (área técnica) (3 días) 10 días hábiles Consolidación y validación cotizaciones (1 día) Trámite cotización (5 días) Estructuración y envío SDC (1 día) Ajuste de cotizaciones (proveedores) Validación de resultados (2 días) Entrega estudio de sector (1 día) Concomitantemente se realiza el análisis del sector

18 Ejemplo gráfico Problemas de comunicación en la definición de un requerimiento La solicitud del usuario (director) Lo que entendió el líder del proyecto (subdirector) Lo que diseño el equipo de trabajo Lo que se plasmó en los documentos La recomendación del consultor externo La documentación del proyecto (FCT) Lo que entendió el profesional de la DA Lo que entendió el mercado Lo que cotizó el mercado Lo que el usuario realmente necesita Disponible en internet,

19 Ficha de Condiciones Técnicas

20 Usuarios Estudio de mercado Usuarios Estudio Previo FCT Ejecución - Dir. De Abastecimiento. - Dir. De Contratación - Proveedores potenciales - Supervisor del contrato - Contratista Pliego de condiciones

21 Contenido FCT 1. Denominación del Bien o Servicio 2. Código de Naciones Unidas 3. Unidad de medida 4. Descripción general 5. Normatividad aplicable FCT Qué? Cómo? Quién? 6.Especificaciones técnicas 7.Obligaciones 8. Lugar de ejecución 9. Plazo de ejecución 10. Forma de pago 11. Riesgos 12. Anexos 13. Aceptación cumplimiento requisitos

22 Ejemplos a desarrollar Ejemplos 2 ejemplos a tratar durante la capacitación Ejemplo 1 Prestación del servicio de outsourcing de papelería Ejemplo 2 Prestación del servicio integral de aseo y cafetería para la Sede de la Dirección General y las Regionales Cundinamarca y Bogotá.

23 Contenido FCT 1.Denomina ción del bien o servicio Denominación del bien o servicio a adquirir, puede ser el objeto del contrato Ejemplo 1- Papelería Suministro a través del sistema de outsourcing o proveeduría integral de papelería, útiles de oficina, tóner y consumibles de impresión a precios unitarios a nivel nacional para el ICBF Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Servicio integral de aseo y cafetería la Sede de la Dirección General y Regionales Cundinamarca y Bogotá con sus respectivos Centros Zonales.

24 Contenido FCT 2. Código UNSPSC, v Codificación del bien(es) y/o servicio(os) de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas, V (PACCO) Qué es el Código UNSPC, v ? Sistema de clasificación que permite codificar productos y servicios de forma clara, se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. Quién lo implementó? Dec. 1510/13 Colombia Compra Eficiente Latinoamérica: Chile, Costa Rica, Argentina y Nicaragua co/clasificacion Quién clasifica en el ICBF? Equipo de PACCO Catálogo ICBF en aplicativo PACCO Nuevos productos: 1 día hábil

25 Contenido FCT 2. Código UNSPSC, v Codificación del bien(es) y/o servicio(os) de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas, V (PACCO) Ejemplo 1- Papelería Código Suministros de Correo Código Suministros de escritorio Código Instrumentos de escritura Código Médios de corrección Código Suministros de Sujeción GRUPO [E] Productos de Uso Final (44) SEGMENTO: Equipos de Oficina, Accesorios y Suministro (12) FAMILIA: Suministros de Oficina (15) CLASE: Suministros de Correo (16) CLASE: Suministros de escritorio (17) CLASE: Instrumentos de escritura (18) CLASE: Medios de corrección (20) CLASE: Suministros de Sujeción Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Código Servicios de oficina GRUPO [F] Servicios (80) SEGMENTO: Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos (16) FAMILIA: Servicios de administración de empresas (15) CLASE: Servicios de apoyo gerencial (04) PRODUCTO: Servicios de oficina

26 Contenido FCT 3. Unidad de medida Unidad de medida que se va a utilizar para cuantificar y pagar el bien y/o servicio. Pueden ser varias si son diferentes bienes o servicios. Unidad Ejemplo 1- Papelería Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Opción 1: Mes de servicio Opción 2: - Numero de operarias - Suministros - Maquinaria

27 Contenido FCT 4. Descripción general Explicación de la necesidad de la Entidad, no se repite el numeral 1, se trata de ampliar la denominación u objeto (alcance del objeto). Ejemplo 1- Papelería Se requiere contratar los ítems descritos en el Anexo No. 1 para la SDG, Regionales y Centros Zonales. La contratación se realizará por precios unitarios. El servicio requerido incluye distribución de los elementos Se requiere software para la realización de pedidos. Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Actividades incluidas dentro del objeto del contrato.

28 Contenido FCT 5.Normativi dad aplicable Normatividad aplicable al bien y/o servicio a adquirir, deberá cumplir el contratista. No se refiere a la justificación de la modalidad de contratación Ejemplo 1- Papelería No aplica Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería No aplica

29 Contenido FCT 6.Especificaciones técnicas Descripción especifica y detallada del bien y/o servicio que se quiere contratar. De la claridad de este punto depende el éxito de la investigación de mercado, proceso de contratación y posterior ejecución del contrato. Ejemplo 1- Papelería Las especificaciones de los elementos. Servicios conexos: Derivados del cumplimiento del objeto contractual (distribución, software ) Procedimiento para la entrega y aceptación Informes de avance e informe final Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Personal mínimo requerido y su dotación Actividades a desarrollar Equipos requeridos Suministros requeridos

30 Contenido FCT 7. Obligacione s Obligaciones que debe cumplir el contratista, no es repetir el numeral anterior. Se divide en: Específicas, Generales, del Sistema Integrado de Gestión Ejemplo 1- Papelería Específicas - Entregar los elementos de acuerdo con lo definido en numeral anterior. Generales - Obligaciones para todos lo contratos. Sistema integrado de Gestión - De acuerdo con circular, escoger solo si aplican. Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Específicas - Prestar el servicio de acuerdo con lo definido en numeral anterior. Generales - Obligaciones para todos lo contratos. Sistema integrado de Gestión - De acuerdo con circular, escoger solo si aplican.

31 Contenido FCT 8. Lugar de ejecución En este numeral se establece el lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio. No corresponde al domicilio contractual. Ejemplo 1- Papelería El contratista deberá entregar los elementos de acuerdo a las cantidades requeridas por la Entidad en el Anexo No Lugares de distribución y entrega de elementos. Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería El contratista deberá prestar el servicio en la Sede de la Dirección General y en las Regionales Cundinamarca y Bogotá con sus respectivos Centros Zonales, los cuales se detallan en el Anexo No Lugares de prestación del servicio.

32 Contenido FCT 9. Plazo de ejecución Estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto (obligaciones principales y accesorias). Tener en cuenta: proceso de contratación y legalización del contrato. Ejemplo 1- Papelería El plazo de ejecución será de hasta 8 meses, y no podrá superar el 31 de diciembre de Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería El plazo de ejecución será de hasta 30 meses, y no podrá superar el 15 de diciembre de 2016.

33 Contenido FCT 10. Forma de pago Forma de pago del valor del contrato, de acuerdo con la naturaleza del contrato y los lineamientos presupuestales de la Entidad. Ejemplo 1- Papelería Se pagará al contratista mes vencido, de acuerdo con los elementos entregados en el período. Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Opción 1: Se pagará al contratista mensualidades vencidas. Opción 2: Se pagará al contratista en mensualidades vencidas de acuerdo con: - Número de operarias - Suministros - Alquiler maquinaria

34 Contenido FCT 11. Matriz riesgos Se deben identificar, evaluar, asignar y tratar los riesgos, de acuerdo con la metodología de CCE N Clase Fuente Etapa Tipo Descripción (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración del riesgo Categoría A quién se le asigna? Tratamiento/Controles a ser implementados Impacto después del tratamiento Probabilidad Impacto Valoración del riesgo Categoría Afecta la ejecución del contrato? Persona responsable por implementar el tratamiento Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamiento Monitoreo y revisión Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad Cuándo?

35 Contenido FCT 12. Anexos Información adicional suministrada con la Ficha Técnica, requerida para adelantar el estudio de mercado y/o de costos y estimar el presupuesto oficial. Ejemplo 1- Papelería Listado de elementos y descripción Lugares de entrega Requerimientos del software Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Fichas técnicas de insumos Personal a atender en la regional por dependencia Elementos de propiedad del ICBF con los cuales prestará el servicio

36 Contenido FCT 13. Aceptación condiciones Aceptación por parte de la empresa que presenta la cotización que esta cumple con lo señalado en la FCT. Ejemplo 1- Papelería Aceptación de quien presenta cotización : - Que la cotización cumple con la FCT - Incluye todos los costos y gastos, directos e indirectos, e impuestos. - Si resulta adjudicatario, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, de acuerdo con FCT. Ejemplo 2 - Aseo y Cafetería Aceptación de quien presenta cotización : - Que la cotización cumple con la FCT - Incluye todos los costos y gastos, directos e indirectos, e impuestos. - Si resulta adjudicatario, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, de acuerdo con FCT.

37 Errores comunes No detallar las ESPECIFICACIONES: No incluir todo lo que se requiere Imprecisiones en la definición de características técnicas No definir cantidades o puntos de entrega (cuando se requiere) No precisar el equipo de trabajo mínimo requerido (perfiles, dedicación, funciones) Ausencia de cronogramas Precisión en el Requerimiento Pretender adquirir Rolls Royce con presupuesto para un Renault Asumir que los proveedores entienden Incluir normatividad que debe cumplir el ICBF y no el contratista

38 Errores comunes No utilizar la última versión del formato de FCT Desorganización Repetición de texto (cada numeral tiene su razón de ser) Numeración no es consecutiva De forma Diferentes palabras para denominar lo mismo La FCT es para el contratista y no para el proponente Incluir aspectos que corresponden a los Estudios Previos y Pliego de Condiciones Incluir en la FCT el valor del presupuesto.

39 Asistencia y Encuesta

40 No ovidar! Listado asistencia Encuesta Electrónica Reporte a Gestión Humana Todos firmaron? Necesario para reportar su asistencia a la sesión a la DGH Diligenciar en el link que se envió por correo Plazo hasta el 17 DE ABRIL 2015 Ahorro de papel

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