Retorno sobre la inversión de las políticas de Diversidad y Conciliación

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1 Retorno sobre la inversión de las políticas de Diversidad y Conciliación

2 Índice Introducción Por qué medir los resultados Quién mide los resultados Cuadro Beneficios Clave Costes de la implementación Por qué adaptar programas de Diversidad y Conciliación Modelo de evaluación Criterios que rigen las políticas de Diversidad y Conciliación Principios para la medición de resultados Otros principios Metodologías para el análisis de costes y beneficios Cuadro de análisis estratégico Cómo se usa el cuadro Medir objetivos Simulación ejemplo Beneficios Consideración Costes de la no-implementación Impacto en la persona Valor del Tiempo Casos / ejercicio

3 Introducción Por qué las empresas líderes miden los costes y los beneficios de sus programas de Diversidad y conciliación Primero - Existe la tendencia de que la medición provoca la acción; lo que se mide se hace Segundo - Una buena práctica requiere la medición de costes y beneficios de cualquier inversión, tangibles e intangibles Tercero- La medición ofrece la justificación para el uso continuo de recursos limitados, Cuarto - Los resultados de medir y evaluar los programas, constituyen la clave para la planificación estratégica de futuro

4 Quién mide los resultados de sus políticas de Diversidad El estudio que ha realizado el IEGD en el 2003 revela que: el 83% de las corporaciones en el extranjero (Europa occidental y EE.UU.) y el 36% en España miden los beneficios que los programas de conciliación Trabajo / Familia representa para los resultados de la empresa: Tenemos un dicho en Shell: Lo que se mide, se hace. Mientras algunos de los cambios que se persiguen son cuantificables, otros están relacionados con un cambio cultural fundamental en el comportamiento Steven L. Miller Consejero Delegado, Presidente y Director General de Shell Oil Company

5 % de empresas que han identificado el beneficio como importante o muy importante Reforzó los valores culturales en la organización Promovió la reputación de la organización Ayudó a atraer y retener personas con alto talento Mejoró la motivación y la eficacia de personal existente Mejoró la innovación y creatividad de los empleados Promovió el nivel de servicio y la satisfacción del cliente Ayudó a superar época de escasez de empleados Redujo rotación Redujo nivel de absentismo Facilitó el acceso a los nuevos segmentos del mercado Evitó costes de litigación Mejoró la capacidad global de gestión Base: Empresas con Políticas de Diversidad en Activo Fuente: CSES encuesta de empresas (un estudio elaborado por la Comisión Europea)

6 Beneficios Clave la mejora de rendimiento del capital humano y el incremento en eficacia organizativa. El rendimiento y la eficacia, junto el "conocimiento" la capacidad innovadora de la organización así como su grado de competencia y crecimiento sostenible

7 Costes relacionados con la implementación de las políticas de Diversidad y de conciliación Costes tangibles e intangibles. costes de iniciación del programa: Aquí se refiere a todos los costes que la empresa tiene que asumir para poner el programa en marcha: inversión para inducir el cambio de actitudes y sistema de trabajo: "Awareness". costes de mantenimiento: Los costes asociados al programa que se requieren para poder mantenerlo Costes derivados del cumplimiento de la legislación vigente o de la política de la empresa. Costes directos del programa de conciliación: Costes de oportunidad: Riesgos:

8 Por qué adoptan las empresas programas de Diversidad y Conciliación Económicas beneficios económicos derivados de estas políticas Legislación cumplimento de las leyes y normativas relacionados con los derechos/ condiciones de los trabajadores; antidiscriminación; etc. Ética y compromiso social

9 Mejora de los procesos/ resultados - la necesidad y objetivo de incrementar y mejorar la productividad, eficacia, comunicación, satisfacción de los empleados etc. Razones Económicas Productos - necesidades del cliente y cambio en estrategias de los competidores; introducción de nuevas tecnologías, materias primas, etc. Mercados laborales. La disponibilidad, calidad, necesidades y valores actuales y futuros de los empleados. Los mercados de capital - la perspectiva que tienen los inversores en obtener beneficios a través de la inversión en la empresa con la que comparten valores Influencia gubernamental - el impacto de la regulación, legislación, y presión política por una parte; así como las ventajas, incentivos, subvenciones que puedan establecer las administraciones públicas Valores sociales - el compromiso hacia la responsabilidad social que asume la empresa.

10 Modelo de evaluación El modelo sobre la evaluación de los costes y beneficios de los programas de conciliación considera tres etapas: costes de implementación costes de la no-implementación, y beneficios

11 MODELO PARA LA MEDICIÓN DE PROGRAMAS DE CONCILIACIÓN Resultados Globales del Negocio B E N F I C I O S Mejora a corto y medio plazo: Eficacia, productividad, creatividad, baja rotación/ absentismo, ROI Beneficios Empresariales Mejora a largo plazo Valores tangibles e intangibles: imagen corporativa, mejora del capital humano y organizativo, atraer inversiones, posición de la empresa en el mercado global. Costes de mantenimiento del programa: Gastos generales fijos + Costes operativos + imputables por empleado al programa Efectos primarios que por si solo no generan beneficios: Cambio de actitudes, Motivación, Reducción de conflictos, Demografía, Satisfacción derivadas de la conciliar de la vida personal con la profesional Implementación del programa-costes de iniciación: compra de equipo, formación, tiempo dedicado al diseño del programa, costes relacionados con el cumplimiento de requisitos legales Costes de no-implementación: pérdida de soporte de accionistas, pérdida de credibilidad de proveedores, pérdida de lealtad de clientes, pérdida de posición de fuerza con las administraciones locales, pérdida de oportunidad de negocio, pérdida en desarrollo de productos / servicios, etc

12 Criterios clave que rigen las Políticas de Diversidad y de Conciliación Transversalidad. Los programas de Diversidad no deben estar dirigidos exclusivamente hacia una área de la empresa o hacia un colectivo de sus empleados sino que estas acciones deben dirigirse a toda la organización para que todos los empleados de la empresa puedan tener acceso a ellos y disfrutar de sus beneficios)

13 Principios Clave para la medición de resultados No es aconsejable pretender reducir los costes operativos de la organización de forma lineal por ejemplo; estableciendo como estrategia la reducción del 10% en todas las áreas, funciones y departamentos de la organización Es preciso gestionar la eficacia de cada departamento/ función de la organización para que en su conjunto se logre esa reducción objetivo

14 Objetivo: Reducir costes operativos en 10% Costes Poducción Lógistica Administración Comercial I+ D Departamentos

15 Otros principios clave El resultado de la empresa no depende exclusivamente de las acciones internas encaminadas a las mejoras de costes y a incrementar la eficacia operativa de la organización. Es vulnerable a los agentes externos Una innovación en productos Creatividad en sistemas de producción o distribución Nuevos materiales que irrumpen en el mercado Desarrollo tecnológico que trae obsolescencia a los equipos Cambios en los hábitos de compra de los consumidores Otros Es aconsejable medir y evaluar los programas de forma independiente. O sea medir el beneficio y el ROI concreto de la acción.

16 Metodologías para el análisis de costes y beneficios de los programas de Diversidad y Conciliación Para analizar los costes y beneficios de los programas de Diversidad, las empresas pueden emplear diferentes mecanismos, tales como: La política de análisis de costes que habitualmente utilice la empresa Control mediante el cuadro de mandos si la empresa emplea esta herramienta de gestión Cálculo sobre costes directos y beneficios que se establezca para cada programa en concreto

17 Cuadro para el Análisis Estratégico de los Costes de Programas de Conciliación Objetivos Estrategia Indicador es Perfil Contribución RR.HH Acciones ROI Gerencia Operaciones Finanzas Comercial Aumentar satisfacció n cliente Mejorar Nivel Servicio Encuesta Número llamadas Porcentaje de resolución Capacita- ción de Perfiles de los Clientes Habilidad Conoci- Mientos Formación de idiomas Habilida- Motivación des Personales Accionistas Agentes Externos Estrategia de gestión de la Diversidad para la reducción de costes y aumento de la eficacia

18 Cómo usar el cuadro de Análisis Estratégico Primer paso: Establecer el marco del cuadro en las áreas de la estructura organizacional Segundo paso: Reflejar los objetivos corporativos con las áreas según el grado de responsabilidad Tercer paso: Introducir estrategias relacionadas con los objetivos Cuarto paso: Análisis del perfil de Diversidad que necesita el área para alcanzar objetivos Quinto paso: Análisis de barreras que impiden a los empleados realizar su función con el máximo de eficacia. Sexto paso: Diseño de programa empresariales y sociales que necesitan los empleados del departamento para poder contribuir al objetivo estratégico Séptimo paso: Medir y evaluar los beneficios que proporcionan a la empresa. Calcular el ROI

19 Medir Objetivos Por principio, no se diseña o se pone en marcha un programa de conciliación sin antes saber: cuál es el resultado esperado cuál es su contribución a los resultados de la empresa cuáles son los indicadores que se van a utilizar para medir estos resultados qué costes se van a imputan tanto al programa qué valor económico o no económico se va a utilizar para evaluar el retorno de la inversión

20 Simulación de cómo medir los beneficios que tienen para las empresas la implantación de programas de Conciliación Se establece un objetivo Ejemplo: mejorar el grado de satisfacción del cliente Se establecen indicadores para cuantificar dicho objetivo Ejemplo: reducir las devolución de productos Otros indicadores podrían ser: número de quejas que se reciben de clientes; tiempo de la devolución; volumen monetario de las devoluciones, etc Se cuantifica dicho objetivo Ejemplo: reducir de 800 a 200 el número de productos devueltos o sea, el 75%

21 Simulación de cómo medir los beneficios que tienen para las empresas la implantación de programas de Conciliación Se calcula el coste del programa de conciliación que se diseña para permitir a los empleados ejercer con gran satisfacción su función para alcanzar este objetivo Ejemplo: que incluye: Costes operativos: tiempo personal involucrado, servicios externos de apoyo, infraestructura que repercute en el programa, material, otros y Costes directos de programa: trabajo a distancia, apoyo de cuidado infantil o de mayores, formación especializada, establecer programa de reconocimiento, otros Se determina el número de las devoluciones de los clientes antes de implementar el programa de conciliación Ejemplo: 800 devoluciones Se establece el valor medio y el valor total de las devoluciones Ejemplo: 50 valor medio de las devoluciones 50 X 800 devoluciones =

22 Simulación de cómo medir los beneficios que tienen para las empresas la implantación de programas de Conciliación Se analiza el número de las devoluciones de los clientes después de la implementación del programa de conciliación Ejemplo: 200 devoluciones lo que significa una reducción de 600 devoluciones Se obtiene el valor económico de la reducción de las devoluciones que se han reducido como resultado del programa Ejemplo: 600 X 50 = Se estable la relación entre el coste de implementación del programa y el valor económico de beneficio que representa para la empresa la reducción en el número de devoluciones Ejemplo: Ahorro en valor devoluciones Coste implementación Beneficio del programa El beneficio que este programa ha representado para la organización es de

23 ROI Retorno sobre la inversión Básicamente para obtener el retorno sobre la inversión de un programa de conciliación se tiene en cuenta: Los gastos generales imputables al programa Más los costes operativos que conlleva la realización misma del programa Y se aplica el beneficio que para la organización ha representado el programa anterior a la implantación del programa coste del programa beneficio del programa ROI es el 100 % sobre la inversión (de )

24 Beneficios Corporativos beneficios tangibles: incremento ventas, mejor eficacia etc. beneficios intangibles: que son más motivación, ambiente laboral, etc. Beneficios económicos Reforzar su valor a lo largo plazo -bienes tangibles e intangibles que permiten a las empresas ser competitivas y generar beneficios Generar oportunidades para beneficios a cortomedio plazo: Por ejemplo reducir costes, resolver problemas reducción de plantillas sin perder a los empleados que más valor dan a la empresa, abrirse a nuevos mercados, mejorar los resultados en mercados existentes. Otros programas relacionados con los beneficios El trabajo a distancia ahorra para la empresa impacto sobre infraestructura, transporte y comida, entre otros. Las guarderías reducen el absentismo y falta de puntualidad. El trabajo a tiempo parcial reduce el pago para horas extras

25 Beneficios Percibidos por empresas y empleados como resultado de programas de conciliación Según el estudio realizado por el Instituto Europeo para la Gestión de la Diversidad; en términos generales tanto las empresas dentro y fuera de España, aprecian la contribución que hace a su organización los programas de Conciliación Trabajo/ Familia. Aumenta la interacción positiva y el comportamiento entre su Capital Humano. Califican de mucho y de bastante los beneficios obtenidos. Las empresas informan que uno de los resultados más favorables se obtiene en la reducción de la rotación de los empleados, así como en el nivel de retención de los buenos talentos; lo que significa una reducción en el coste de selección y un aumento en la eficacia dada la mayor permanencia de sus gentes de talento en la empresa. Otro beneficio remarcado por las empresas que han contestado la encuesta se relaciona con el aumento en la calidad del clima laboral, la lealtad y confianza de los empleados, la mejora del trabajo en equipo, la motivación, la reducción del estrés entre los directivos, la reducción del absentismo y la mejora de las relaciones interpersonales

26 Beneficios Percibidos por empresas y empleados como resultado de programas de conciliación Cuadro 2: % de empleados que valoran el soporte que les ofrece la empresa Mucho Bastante Poco Muy poco Extranj. España Extranj. España Extranj. España Extranj. España Atraer y retener talentos Participación de empleados Calidad entorno laboral Lealtad y confianza Resolución de problemas Por otra parte, los comportamientos medibles a los que se hace mayor seguimiento son: Mayor contribución al trabajo en equipo y la motivación, según informan las empresas en España Una alta contribución a la reducción del absentismo, según informan las corporaciones en el extranjero Las organizaciones en España dan un alto valor al aumento de la lealtad y la confianza así como a la resolución de problemas. Fuente: Instituto Europeo para la gestión de la Diversidad, Valoran las empresas en España las políticas y programas de Diversidad, y de conciliación trabajo / familia 2003.

27 Mecanismos de evaluación encuestas a los empleados, indicadores del nivel de servicio, rotación de empleados, informes de empresa, base de datos de RR.HH. análisis del mercado, investigación del mercado. Medir los resultados de acuerdo con su política contable y análisis de costes Emplear el cuadro de mandos como herramienta de gestión Aislar el programa cuya eficacia concreta se quiere medir y no incluirla dentro de los resultados totales corporativos. Emplear estudios de actitud de los empleados, de clientes, de proveedores, y de accionistas cuando quiere medir el efecto intangible de un programa

28 Instrumentos de medición % Ext % España % Extr % España Informes de empresa Aumento / reducción volumen de servicio Encuesta a empleados Análisis de beneficio Base datos del Dep. de RR HH Satisfacción de cliente Investigación d mercado 0 25 Rotación empleados ROI otros El 83% de las empresas que operan en el extranjero y que miden los beneficios obtenidos a través de los programas Trabajo / Familia, emplean al menos 2 indicadores para medir el retorno de la inversión; mientras que el 67% emplea 4 o más indicadores. En cuanto a las empresas en España que participaron en la encuesta, el 50% emplean más de 3 metodologías mientras que el 33% utilizan 4 o más sistemas para medir el retorno sobre la inversión de sus programas. Mientras el 83% de las empresas en el extranjero utilizan encuestas a los empleados o del departamento de recursos humanos, sólo 50% de las empresas en España, utilizan estas herramientas para evaluar los beneficios de sus programas. Indicadores de rotación de personal y análisis de rentabilidad son también más implementados fuera de España. Por otro lado, estudios de mercado e indicadores de ventas y de satisfacción del cliente son utilizados con más frecuencia en España. Fuera de España, medir el ROI es un instrumento constante estratégico de gestión. Mientras que en España las empresas dependen más de la evolución de la satisfacción del cliente Fuente: Instituto Europeo para la gestión de la Diversidad, Valoran las empresas en España las políticas y programas de Diversidad, y de conciliación trabajo / familia 2003.

29 Consideración La situación actual en el mundo empresarial es que la medición de los costes y beneficios atiende a enfocarse en dos temas principales: actividades para establecer los programas y resultados intermedios de las actividades, tales como cambios en la motivación, actitudes o la demografía interna de la organización Hay poca evidencia en la utilización de un sistema holistico de medición de costes y beneficio

30 Recursos financieros reducción de la eficacia, pérdida de liderazgo y desgaste de la imagen corporativa que afectan de forma directa las oportunidades de la empresa para recibir inversiones, subvenciones y por lo tanto pone en peligro su sostenibilidad. Costes de la no-implementación de políticas y programas de Conciliación Costes directos del capital humano - el precio de tener un alto nivel de absentismo, rotación, todo lo relacionado con la necesidad de constantemente tener que seleccionar y formar nuevos empleados, fuga de buenos talentos, captación de empleados de alta cualificación, etc. Productividad y eficacia - lo que se pierde por tener un equipo desmotivado e insatisfecho. Esto representa reducción en la eficacia, baja calidad de servicios a los clientes, baja creatividad e incluso acciones que pueden perjudicar seriamente a la empresa. Costes derivados de imagen negativa - las empresas que se han creado una imagen negativa son muy vulnerables, y pueden ser castigadas por sus clientes, por sus accionistas por mercado laboral, y por otros agentes del entorno Costes legales - todo lo relacionado con las consecuencias que provienen del incumplimiento de las regulaciones y leyes existentes: costes monetarios y tiempo relacionados con negociación colectiva, denuncias, demandas o multas.

31 Impacto en la persona Costes para la persona Laboral Personal Beneficios para la persona Beneficios profesionales Entorno laboral Vida personal

32 Valor del Tiempo El Tiempo se convierte en un patrón de medida en esta nueva era. Evaluar al empleado por su aportación a los resultados de la organización, y no por la cantidad de tiempo (horas) que esta presenta en la empresa. (España es el país de Europa donde la gente duerme menos horas, donde esta más horas en el trabajo y donde la productividad es más baja).

33 Valor del Tiempo El Tiempo tiene un valor muy diverso e individual: El "trabajo" o actividad profesional de la persona le resulte agradable... le guste hacerlo. El empleado quiere tiempo libre para dedicarlo a todas las actividades personales de su vida privada que más le satisfacen. La persona holística tiene actividades familiares, actividades de ocio y actividad profesionales. Actividades que benefician a la comunidad: actividades de voluntariado, participación en asociaciones culturales o políticas; cada vez se involucra más con su entorno. NO quiere dedicar su Tiempo a actividades rutinarias y sin valor Los programas de conciliación tienden a dar soporte para que la persona, el empleado/a pueda dedicar la mayor cantidad de su tiempo personal posible a las actividades que le dan satisfacción y no necesariamente a resolver problemas de la familia del hogar y de su entorno, que pueden ser resueltos mediante servicios de apoyo. El valor del tiempo lo podemos constatar en el resultado del estudio siguiente:

34 El Valor del Tiempo El Estudio sobre conciliación (realizado por el Institute for Work/Life Issues) muestra que: 88% de los empleados manifiestan que trabajan más 68% manifiestan que trabajan más rápido 60% no tienen el tiempo para terminar sus tareas 71% se sienten usados por sus empresas 57% están quemados o están bajo estrés El resultado es: 25% mayor absentismo: 26% por razones familiares 22% por razones de salud 20% por otras razones familiares. 16% por estrés

35 Resultados del estudio interno de Deutsche Telekom sobre la conciliación (4.600 empleados) La mayoría absoluta de los empleados quieren integrar su vida profesional y privada. Los empleados manifiestan que los siguientes factores contribuyen a conseguir un equilibrio: Horas de trabajo flexibles: cuándo hago mi trabajo Tele trabajo Horas de trabajo flexibles en términos de Cuándo y de Cuánto tiempo trabajo (a lo largo de mi vida) Trabajo a tiempo parcial para empleados que se acercan a la jubilación Un scoreboard equilibrado Trabajo tiempo parcial

36 Deutsche Telekom Reducción de horas de trabajo Al 43% de los participantes en el estudio, les interesa reducir sus horas de trabajo, de los cuales el 78% son hombres. 47% de todos los hombres y 34% de las mujeres La Mayoría de los trabajadores a tiempo completo quieren trabajar entre 21 y 36 horas semanales. El 46% de la jefatura está interesada en reducir sus horas laborales, al 43% de los cuales les interesaría trabajar no más de 37 horas por semana.

37 Deutsche Telekom Tiempo Flexible Al 77% de los hombres y al 67% de las mujeres les interesa completar parte de su trabajo en casa por Teletrabajo 80% de la jefatura quisiera completar parte de su trabajo en casa. 58% quieren trabajar vía Teletrabajo.

38 Deutsche Telekom Tiempo para la Familia A los hombres les interesa dedicar más tiempo a la Familia: 39% crear una agenda basada en las necesidades familiares -29% pueden imaginarse tomando unas vacaciones extendidas del trabajo por razones familiares 24% quisieron tener horario de trabajo flexible para poder atender a sus hijos/as 24% les interesa tener baja de paternidad - sólo el 1.5% de los que están por baja de paternidad/ maternidad son hombres. 15% buscan familia para que cuiden de los hijas/os

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