Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth. Curso de PowerPoint. Intermedio +

Transcripción

1 Curso de Intermedio +

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3 Características de una presentación 8 Sugerencias para elaborar una presentación9 Manejo de texto 9 Manejo de fondos de presentaciones 9 Manejo de efectos y equipo. 9 Combinación de Colores 10 Aplicar la combinación de colores de una diapositiva a otra 10 Eliminar una combinación de colores estándar 10 Crear una Plantilla 11 Crear una plantilla de diseño 11 Crear una plantilla de contenido 11 Crear notas para el orador 12 Escribir notas en una presentación 12 Modificar e insertar elementos en el patrón de notas 13 Recomendaciones para crear y usar notas de página 14 Enviar notas a Microsoft Word 15 Crear documentos para distribuir 15 Uso y modificación de Página de documentos 15 Modificar el Patrón de documentos 15 Activar y desactivar encabezado y pie de página 16 Uso y modificación de Esquemas 16 Crear una nueva presentación en la vista Esquema 17 Dividir el texto de una diapositiva en dos diapositivas 18 Ascender un punto del esquema 18 Cambiar el orden de los párrafos en un esquema 18 Imprimir esquema 18 Guardar Diapositivas como Imágenes 18 Presentación personalizada 19 Crear una presentación personalizada 19 Agregar o quitar diapositivas en una presentación personalizada 19 Ejecutar una presentación personalizada 19

4 Bifurcar y organizar 20 Insertar una Bifurcación 20 Copiar una Bifurcación 20 Crear una diapositiva agenda 21 Agregar comentarios a una presentación_ 22 Insertar comentarios en una presentación 22 Ocultar o mostrar comentarios en una presentación 22 Hipervínculos 22 Agregar hipervínculos en una presentación _ 22 Establecer una base de hipervínculo en una presentación 24 Crear un objeto vinculado o incrustado desde un archivo existente 24 Quitar un hipervínculo 25 Efectos de Multimedia 25 Insertar una pista de audio de CD en una diapositiva 25 Insertar música o sonido en una diapositiva 26 Grabar una narración sonora 26 Vídeos 27 Insertar un vídeo en una diapositiva 27

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6 ANTECEDENTES En se pueden elaborar de presentaciones con una apariencia profesional, facilitando las exposiciones. Estas características permiten trabajar con diapositivas de 35 mm, acetatos, transparencias a color y presentaciones en pantalla. Qué es? Es un software donde se elaboran presentaciones, se crean gráficas, tablas, organigramas, y se insertar imágenes prediseñadas aplicando efectos alas diapositivas. Presentación Es un conjunto de diapositivas donde se desarrolla un tema de forma gráfica y textual. Diapositiva Una diapositiva constituye la página de una presentación, ésta puede contener una serie de elementos tales como: Títulos, Textos, Gráficos, Formas y figuras, Imágenes prediseñadas, Videos, Sonidos, Tablas, Organigramas, Plantillas y Fondos personalizados.

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8 Plantilla Una plantilla es creada para seguir una estructura y una combinación de ocho colores equilibrados que se aplicaran a los objetos, fondo y texto que integra una presentación.

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10 OBJETIVO Al finalizar el curso, los participantes aplicaran los conocimientos básicos para elaborar una presentación utilizando las herramientas de formato, edición y autodiseño, con lo que podrán utilizar el software como una herramienta en el desempeño de sus actividades.

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12 CARACTERÍSTICAS DE UNA PRESENTACIÓN 1. Planear el contenido de la presentación El planear permite crear una presentación con mayor rapidez y calidad, para obtener estos resultados se recomienda seguir los siguientes pasos: El ciclo Planificar, Preparar, Practicar, Presentar y el último se repite 2. Planificar Definir el propósito de la presentación basándose en los resultados que se esperan de la exposición, algunos pueden ser: Informar Persuadir Motivar Vender Enseñar Educar Definir los tiempos para la exposición, para tomar en cuenta cuantas diapositivas se utilizaran. Identificar los puntos claves así como los que hay que mejorar en su contenido, estos deben ser claros y concretos. Uso de palabras descriptivas 3. Preparar En este paso se tienen que crear los elementos visuales para la presentación Claridad del contenido Relevancia Claridad visual y legibilidad Calidad Impacto Evidencias y elemento visuales si es que son necesarios como: 4. Practicar Estadísticas Analogías Demostraciones Testimonios Incidentes Documentos Preparar un final impactante Practicar la exposición antes de desarrollarla ante los asistentes, ensayando frente a un instructor o a una cámara de vídeo para verificar que la presentación cumpla con lo siguiente: Apertura impactante Puntos clave claros Flujo lógico Evidencias creíbles Final memorable Identificación de los elementos de distracción Logro de resultados 5. Presentar Cuándo y cómo transmitir el fundamento de ideas Atracción visual 8

13 Establecer una actitud mental positiva donde se tiene que tomar en cuenta el valor del mensaje imaginar las respuestas de la audiencia y sobretodo automotivarse Preparar un comienzo que capte la atención usando una pregunta relacionada con las necesidades de los asistentes, relatar un incidente importante Se debe tener en cuenta la responsabilidad, concentrarse en lo fundamental, dominio del tema y proyectar a la audiencia el valor del mensaje Dominar el lenguaje no verbal que revele confianza Mostrar interés de la exposición a los asistentes Cuándo escuchar y no hablar Estos 4 pasos son la base de las técnicas de una buena presentación SUGERENCIAS PARA ELABORAR UNA PRESENTACIÓN Manejo de texto 1. No Incluir más de seis líneas de texto con seis palabras cada uno por diapositiva (La idea es solo destacar los puntos importantes) 2. El tamaño de fuente no debe de ir menor a 18 puntos. El tamaño de 44 puntos para títulos, 32 para el texto principal y 28 para los subparrafos (El texto debe verse hasta el fondo de sala) 3. No use más de 3 fuentes por diapositiva 4. Para transparencias, use un fondo claro con texto oscuro 5. Use plantillas simples, sin demasiadas líneas ni texturas, etc. Usar imágenes prediseñadas y gráficos para dar mayor realce 6. Evite más de tres diapositivas seguidas que contengan solamente texto. Usar tablas y gráficos cuando sea apropiado Manejo de fondos de presentaciones Utilice un color de fondo claro si se trata de una presentación con transparencias para retroproyector. Los colores de fondo oscuros son preferibles para las presentaciones con diapositivas de 35 mm. Considerar los intervalos de dos o tres minutos para cada diapositiva al diseñar una presentación. Si se prepara una presentación con transparencias para retroproyector, la mayoría de las personas no pueden leer de un tamaño menor a 18 puntos. Se pueden añadir efectos de sombreado a la diapositiva. Manejo de efectos y equipo. Podrá fijar la misma transición para toda la presentación. Se podrán fijar los intervalos de tiempo para la transición de cada diapositiva. Para lograr un final elegante en la presentación, añada una diapositiva negra al final de la presentación, de esta manera cuando finalice no volverá a la vista de diapositiva o clasificador de diapositivas. Si se requiere una presentación automática en una feria comercial o en congresos, eliminar el teclado y el ratón para evitar alguna interrupción al comenzar la presentación. No se detenga demasiado en una diapositiva, ya que la atención de los participantes será breve, con dos o tres minutos por diapositiva mantendrá un buen ritmo. 9

14 Considerar la posibilidad de dividir las diapositivas que contengan mucho texto en don o tres, diferenciando ligeramente el color y elementos gráficos. Antes realizar la exposición con diapositivas, realizar una muestra preliminar de la misma en el equipo que se usura. Así será posible descubrir muchas interferencias o imperfecciones con anterioridad. Usar el puntero del ratón mientras exponga. Al realizar una exposición con diapositivas se amplifican mucho los movimientos de las manos cerca de la pantalla. Es mejor mantener el puntero sobre el retroproyector en todo momento. Diseño de Presentaciones Evitar que el programa aparezca al final de una presentación con diapositivas 1. En el menú Herramientas, dar un clic en Opciones y dar en la ficha Ver 2. Activar la casilla de verificación Terminar con diapositiva en negro COMBINACIÓN DE COLORES Aplicar la combinación de colores de una diapositiva a otra 1. En la VISTA C LASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS, seleccionar una diapositiva que contenga la combinación de colores que se desea utilizar 2. Dar un clic una vez en Copiar formato para modificar el color de una diapositiva, o bien dar doble clic para cambiar el color de más de una 3. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que se desean aplicar la combinación de colores 4. Si se desea modificar el color de más de una diapositiva, presionar ESC una vez que haya terminado para cancelar Copiar formato. Si va a modificar el color de una sola, Copiar formato se cancelará automáticamente Sugerencia: Se puede aplicar la combinación de colores de una presentación a otra. Abrir ambas presentaciones, dar un clic en el menú Ventana y dar clic en Organizar todas, siga los pasos anteriores. Eliminar una combinación de colores estándar 1. En el menú Formato, dar un clic en Combinación de colores de la diapositiva 2. En la FICHA E STÁNDAR, dar un clic en la combinación de colores que se desea eliminar y dar un clic en Eliminar combinación 10

15 CREAR UNA PLANTILLA Se puede modificar cualquier plantilla para que se ajuste, o bien puede crear una nueva plantilla según se requiera. Si crea una plantilla partiendo de una presentación existente, todos los textos, gráficos y diapositivas de esa presentación aparecerán en la nueva plantilla. Será necesario que elimine todas las partes de la presentación que no desean necesarios. Crear una plantilla de diseño 4. Escriba un nombre para su plantilla de diseño y dar un clic en Plantillas de presentación en el cuadro Guardar como tipo Puede guardar la nueva plantilla de diseño en una de las carpetas o guardarla con las demás plantillas de diseño en la carpeta Diseños de presentación. Sugerencia: Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, o se desea crear una presentación con una apariencia única, comience con una presentación en blanco y seguir los pasos anteriores. Para abrir la presentación en blanco, dar un clic en el menú Archivo y seleccionar Nuevo y dar clic en la FICHA G ENERAL. 1. Abrir una presentación existente o utilizar una plantilla de diseño para crear una presentación como base para una nueva plantilla de diseño 2. Modificar la plantilla para ajustarla de acuerdo a sus necesidades 3. En el menú Archivo, dar un clic en Guardar como Crear una plantilla de contenido 1. En el menú Archivo, dar un clic en Nuevo y seleccionar LA F ICHA P RESENTACIONES 11

16 versión más pequeña de la diapositiva junto con un espacio para escribir notas, las que podrá imprimir y utilizar para recordar puntos clave al dar la presentación. Se pueden crear páginas de notas a medida que vaya preparando la presentación y más tarde, utilizarlas como notas de orador durante la presentación. Se pueden crear documentos de las diapositivas para el público. Por otra parte, podrá enviar las notas e imágenes de diapositivas a Word, utilizando las características de Word para realzar su aspecto, o bien enviarlas para convertirlas en punto inicial de un documento más detallado. Escribir notas en una presentación 1. En el menú Ver, dar un clic en Página de notas 2. Abrir una presentación que contiene el tema apropiado 3. Modificar la plantilla para ajustarla a sus necesidades 4. En el menú Archivo, dar un clic en Guardar como 5. En la carpeta Office, abrir la carpeta PLANTILLAS y seleccionar la carpeta PRESENTACIONES 6. Dar un clic en Plantillas de presentación en el cuadro Guardar como tipo 7. Escriba un nombre para la nueva plantilla y dar un clic en Guardar Diapositiva Escriba aquí sus notas CREAR NOTAS PARA EL ORADOR Cada una de las diapositivas de la presentación ira acompañada por una página de notas que incluirá una 2. Teclear el texto en el cuadro de notas de la diapositiva actual 12

17 Para aumentar el cuadro de las notas, dar un clic en el cuadro Zoom 3. Utilice la barra de desplazamiento para ir a las demás diapositivas a los que desea agregar notas Sugerencia: Se pueden agregar notas escribiendo en el cuadro de diálogo Notas del orador. Dar un clic en el menú Ver y seleccionar Notas del orador para escribirlas. La nota se agrega a la página de notas. Modificar e insertar elementos en el patrón de notas Es posible añadir elementos artísticos y gráficos, tales como logotipos o ilustraciones, texto, y efectos a cada elemento. 1. En el menú Ver, seleccionar Patrón y dar clic en el Patrón de notas 2. Puede modificar el tamaño o la ubicación del cuadro de imagen de la diapositiva o de notas para ajustarla a sus necesidades Objeto Insertado 3. Se pueden agregar todos los elementos de objetos que se deseen al patrón de notas: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o el número de página 4. Puede agregar efectos 3D, sombra a los elementos 13

18 Ejemplo Dibujar una línea y para duplicarla utilice las teclas CTRL + M, mover el duplicado en dirección hacia abajo y repita el paso para duplicar las veces que sean necesarias. Ejemplo: 5. En el menú ver seleccionar Pagina de notas Recomendaciones para crear y usar notas de página Insertar líneas en la página de notas si se tiene pensado tomas notas a mano posteriormente, o si se desea dar las páginas de notas a los participantes con el fin de que puedan escribir en ella. Se pueden modificar los atributos de la imagen y el cuadro de notas en las páginas de notas. Se puede cambiar los colores, bordes, formato del texto, etc., de la misma forma que una diapositiva. Una forma rapida de accesar al patron de notas o página de notas es presionando la tecla Shift y dar clic en la barra de vistas en boton correspondiente. 14

19 Enviar notas a Microsoft Word 1. En el menú Archivo, seleccionar Enviar a y dar un clic en Microsoft Word 3. Dar un clic en las opciones que se desean. Sugerencia Para obtener resultados óptimos al imprimir en Word, dar un clic en Blanco y negro en el menú Ver antes de utilizar Enviar a Crear documentos para distribuir 1. En el menú Ver, seleccionar Patrón y dar un clic en Patrón de documentos Para mostrar la vista del diseño que se desea, dar un clic en los botones de la barra de herramientas Patrón de documentos. 2. Agregue todos los elementos que se desea al patrón de documentos: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o el número de página Los elementos que agregue aparecerán sólo en los documentos; el patrón de diapositivas no sufrirá ningún cambio 3. En la barra de herramientas Patrón, dar un clic en C ERRAR. 4. En el menú Archivo, dar un clic en Imprimir 5. En el cuadro Imprimir, dar un clic en los números de las diapositivas que se desea incluir en el documento y, dar clic en ACEPTAR USO Y MODIFICACIÓN DE PÁGINA DE DOCUMENTOS En las páginas de documentos, podra añadir elementos artísticos, así como aplicar un borde alrededor de las diapositivas o el logotipo de la empresa en cada una de ellas. Estos documentos tienen un patrón en el cual se puede modificar de la misma manera que el de notas, dando así el formato que se necesite. Se pueden imprimir las páginas del documento para utilizarlos como una guía mientras se realiza la exposición. Cada una de las páginas contiene dos, tres o seis diapositivas, estos documentos permiten que los participantes se queden con una copia de la presentación impresa. Modificar el Patrón de documentos La página de documentos contiene los marcadores de posición como son la hora, fecha, número de página, encabezado, pie de página y 6 marcadores que corresponden a las diapositivas en miniatura. 1. En el menú Ver, seleccionar Patrón y dar un clic en Patrón de documentos 2. Para activar la vista del diseño que se desea, dar un clic en los botones de la barra de herramientas Patrón de documentos 15

20 3. Agregue todos los elementos que se desea al patrón de documentos: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o el número de página 4. Los elementos que se agregan sólo muestran en los documentos; del patrón de diapositivas no sufrirá ningún cambio 5. En la barra de herramientas Patrón, dar un clic en Cerrar 6. En el menú Archivo, dar un clic en Imprimir 7. En el cuadro Imprimir, dar un clic en los números de las diapositivas que desee incluir en el documento y dar clic en A CEPTAR. Activar y desactivar encabezado y pie de página 1. Dar un clic en el menú Ver 2. Dar un clic en el comando Encabezado y pie de página 3. Desactivar las casillas que no se requieran 4. La hora y la fecha que se visualiza es la del sistemas USO Y MODIFICACIÓN DE ESQUEMAS En la vista Esquema, la presentación aparecerá como un esquema compuesto por los títulos y el texto principal de cada diapositiva. En podrá escribir un esquema, iniciar un esquema desde el Asistente para autocontenido, o bien importar desde otro programa, como por ejemplo Microsoft Word. Trabajar en la vista Esquema es el mejor método para organizar y desarrollar el contenido de la presentación. 16

21 formato, así como para expandir o contraer el texto de diapositivas seleccionadas. Aumentar nivel Disminuir nivel Expandir Diapositiva resumen Contraer Contraer todo Mover hacia arriba Mover hacia abajo Expandir todo Mostrar todo El título de cada diapositiva aparecerá junto a un número y un icono. El cuerpo de texto, con sangrías de hasta un máximo de cinco niveles, aparecerá junto a cada título. Al trabajar en la VISTA E SQUEMA, podrá reorganizar los puntos dentro de cada diapositiva, mover diapositivas íntegras de una posición a otra, y modificarlos títulos y el cuerpo del texto. En la vista Esquema resulta fácil organizar el contenido, ya que de este modo pueden verse todos los títulos y cuerpos de texto en pantalla durante el trabajo. Al pasar a vista Esquema, aparece la barra de herramientas Esquema, con una serie de herramientas que podrá utilizar para organizar rápidamente la presentación. Utilice estos botones para cambiar el nivel de sangría de una viñeta, o bien para mover una viñeta o una diapositiva entera hacia arriba o hacia abajo dentro del esquema. También podrá emplear estos botones para ver u ocultar el Crear una nueva presentación en la vista Esquema 1. En el menú Archivo, dar un clic en Nuevo y seleccionar el tipo de presentación que se desea crear 2. En el menú Ver, dar un clic en Esquema 3. Teclear un título en la primera diapositiva y presionar E NTER 4. En la barra de herramientas Esquema, dar un clic en Disminuir nivel para crear el primer nivel de viñeta 5. Teclear una serie de elementos de viñeta para la diapositiva, presionando ENTER al final de cada elemento 6. Dar un clic en Aumentar nivel y en Disminuir nivel para crear varios niveles de sangría 7. Al final del último elemento de viñeta, presione CTRL + E NTER para crear la siguiente diapositiva. Continúe escribiendo los títulos y el texto de cada diapositiva 8. Dar un clic en Guardar para nombrar y guardar la presentación. 9. Para ver las diapositivas en VISTA D IAPOSITIVA, dar un clic en el icono de la diapositiva 17

22 Sugerencia: Si utilizó el Asistente para autocontenido o seleccionar una presentación que incluía sugerencias de contenido, limítese a seleccionar el contenido que se desea cambiar, y a continuación, escriba su propio contenido. Dividir el texto de una diapositiva en dos diapositivas 1. En la VISTA E SQUEMA, coloque el punto de inserción donde desea dividir el texto y presione ENTRAR. 2. En la barra de herramientas Esquema, dar un clic en Aumentar nivel hasta que aparezca un nuevo icono y número de diapositiva y teclear el título que se desea asignar a la nueva diapositiva. Ascender un punto del esquema 1. En la vista Esquema, dar un clic en el texto en que se desea ascender un punto del esquema 2. Dar un clic en Aumentar nivel Cambiar el orden de los párrafos en un esquema 1. En la VISTA E SQUEMA, dar un clic en cualquier parte del párrafo que se desea mover 2. En la barra de herramientas Esquema, dar un clic en Mover hacia arriba o en Mover hacia abajo para mover el párrafo Imprimir esquema El esquema será impreso tal y como aparezca en la pantalla en V ISTA E SQUEMA. 1. Si se desea imprimir sólo los títulos de las diapositivas, dar un clic en Contraer todo 2. Para imprimir todos los niveles de texto, dar un clic en Expandir todo 3. Para imprimir el esquema con o sin formato, dar un clic en Mostrar formato para mostrar u ocultar el formato en pantalla 4. Para aumentar o reducir el tamaño del esquema impreso, dar un clic en el cuadro ZOOM y cambie la magnitud de la vista Para agregar encabezados y pies de página al esquema impreso, dar un clic en el menú Ver seleccionar Encabezado y pie de página, dar clic en la ficha NOTAS Y DOCUMENTOS PARA DISTRIBUIR y seleccionar las opciones que se desean. Los encabezados y pies de página se agregarán a los documentos y páginas de notas, así como al esquema impreso. GUARDAR DIAPOSITIVAS COMO IMÁGENES Podrá guardar una diapositiva en formato metarchivo, GIF o JPEG para, insertarla como imagen en otros programas. 1. Seleccionar la diapositiva que se desea guardar como imagen 2. Dar clic en el menú Archivo, dar un clic en Guardar como 3. En el cuadro Guardar como, dar un clic en metarchivo, GIF o JPEG Nota: Se activa un cuadro de dialogo que muestra el siguiente mensaje Desea exportar todos las diapositivas de la presentación? Si responde No, sólo exportara la diapositiva actual. 18

23 PRESENTACIÓN PERSONALIZADA Al crear una presentación personalizada, se agrupan diapositivas de una presentación existente de modo que se puede mostrar una sección de la presentación a un público en particular. Por ejemplo, dentro de una presentación realizada con un propósito de enseñar al personal, puede crearse una presentación personalizada para la organización de mercadotecnia y otra para la de compras. Crear una presentación personalizada 1. En el menú Presentación, dar un clic en Presentaciones personalizadas y seleccionar el botón de NUEVA 2. En Diapositivas de la presentación, seleccionar las diapositivas que se desean incluir en la presentación personalizada y, a continuación, dar un clic en AGREGAR 3. Para seleccionar varias diapositivas, mantener presionada la tecla CTRL mientras da clic en cada diapositiva 4. Para modificar el orden en que aparecen las diapositivas, seleccionar una y dar clic en una de las flechas para desplazarla hacia arriba o hacia abajo en la lista 5. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y dar clic en ACEPTAR Sugerencia: Para obtener una vista previa de una presentación personalizada, seleccione el nombre de la presentación en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y dar clic en MOSTRAR. Agregar o quitar diapositivas en una presentación personalizada 1. Dar clic en el menú Presentación, dar un clic en Presentaciones personalizadas 2. Seleccionar el nombre de la presentación personalizada que se desea cambiar y dar clic en MODIFICAR 3. Agregar o quitar las diapositivas que se desean y después dar un clic en ACEPTAR Ejecutar una presentación personalizada 1. Da un clic en el menú Presentación 2. Dar un clic en Configurar presentación 3. En la segunda sección de diapositivas 4. Seleccionar la opción de Presentación personalizada, la casilla desplegable que se encuentra a la derecha de la opción y seleccionar la presentación personalizada 5. Dar un clic en ACEPTAR Sugerencia Para eliminar una presentación personalizada por completo, seleccionar el nombre en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y dar clic en Q UITAR. Con ello se eliminará la presentación personalizada, aunque las diapositivas permanecerán en la presentación. 19

24 BIFURCAR Y ORGANIZAR Bifurcar es una presentación dentro de otra; es otra forma de personalizar la presentación para adecuarla a los participantes. Se puede recurrir a todo un grupo de separado de presentaciones incrustado en la presentación principal Para realizar una bifurcación existen dos formas, una es insertar y con el comando pegar. Insertar una Bifurcación 1. Crear una presentación nueva o abrir una existe como principal 2. Dar un clic en el menú Insertar y seleccionar objeto 3. Seleccionar la opción Desde archivo y dar un clic en examinar 4. Buscar la ruta de acceso donde se encuentra la presentación a insertar y dar un clic en ACEPTAR 5. Dar un clic en ACEPTAR 6. Seleccionar el menú presentación y dar un clic en Configuración de acción 7. Seleccionar la opción Acción de objeto y dar clic en la lista desplegable y seleccionar MOSTRAR 8. Dar clic en ACEPTAR Copiar una Bifurcación 1. Crear una presentación nueva o abrir una existe como principal 2. Abrir la presentación donde se localizan las diapositivas a copiar 3. Seleccionar las diapositivas en vista clasificador de diapositivas 20

25 4. Una vez seleccionadas dar clic en el menú Edición y seleccionar copiar 5. En el menú Venta seleccionar la presentación Principal 6. En modo de VER D IAPOSITIVA pegar las diapositivas 7. Seleccionar el objeto pegado 9. Seleccionar la opción Acción de objeto y dar clic en la lista desplegable y seleccionar MOSTRAR 6. Una nueva diapositiva con los títulos de las diapositivas seleccionadas, a los que se han agregado viñetas, aparece delante de la primera diapositiva seleccionada. 7. Seleccionar la nueva diapositiva y pasar a la VISTA D IAPOSITIVA 10. Dar clic en ACEPTAR Crear una diapositiva agenda Es posible crear una diapositiva que enumere elementos de agenda o las principales secciones de una presentación, o que se puede utilizar como página principal en Internet. Con una diapositiva agenda se puede saltar a una sección de la presentación y luego volver automáticamente a ella. De este modo, se está preparado para continuar con el siguiente elemento, una vez que se haya alcanzado el final de la sección. 1. Abra la presentación finalizada a la que se desea agregar una diapositiva agenda 2. Cree una presentación personalizada por cada tema que se desea de la diapositiva 3. En la VISTA C LASIFICADOR de diapositivas o Esquema, seleccionar la primera diapositiva de cada una de las presentaciones 4. Para seleccionar varias diapositivas, mantenga presionada la tecla SHIFT y dar clic en las diapositivas que se desean 5. En la barra de herramientas Clasificador de diapositivas o Esquema, dar un clic en Diapositiva resumen 21

26 AGREGAR COMENTARIOS A UNA PRESENTACIÓN Al revisar una presentación, podrá insertar los comentarios directamente en las diapositivas. Los comentarios aparecerán en los cuadros de comentario amarillos. Es posible mover, cambiar el tamaño y el formato del texto y de los cuadros de comentario al igual que con cualquier objeto. Se podrá distribuir la presentación para que otros usuarios agreguen sus comentarios. Si se desea ejecutar una presentación de diapositivas sin que los comentarios sean visibles, o si las diapositivas aparecen demasiado saturadas, es posible ocultar los comentarios. Éstos no aparecerán en las vistas Esquema ni Patrón, aunque sí en la diapositiva a menos que los oculte. Insertar comentarios en una presentación 1. En la vista Diapositiva, abra la diapositiva a la que se desea agregar comentarios 2. En el menú Insertar, dar un clic en Comentario 3. Se activa la barra de herramientas y el comentario 4. Escriba los comentarios que se desean agregar y, dar un clic fuera del cuadro de comentarios amarillo 5. Mueva los comentarios a la posición donde desea que aparezcan Sugerencia: Podrá cambiar el formato del texto y del cuadro de comentarios como lo haría con cualquier otro texto u objeto. Por ejemplo, para transformar el cuadro de comentarios y darle formato de llamada, dar un clic en Dibujo de la barra de herramientas Dibujo, seleccionar Cambiar autoforma, elija Llamadas y dar un clic en la forma que se desea Ocultar o mostrar comentarios en una presentación En el menú Ver, dar un clic en Comentarios HIPERVÍNCULOS Texto o gráfico en colores y subrayado donde se puede dar clic para saltar a un archivo, a una parte determinada de un archivo, a una página HTML en World Wide Web o a una página HTML en una intranet. Los hipervínculos pueden saltar a Gopher, telnet, grupos de debate y sitios FTP. Que es un vínculo relativo? Cuando un hipervínculo utiliza una ruta basada en un vínculo relativo, puede mover tanto el archivo que contiene el hipervínculo como el archivo de destino sin romper el hipervínculo. Sin embargo, estos archivos deben moverse juntos; es decir, es necesario mover la estructura de ruta de acceso completa para mantener el hipervínculo. Que es una base de hipervínculo? Cuando un vínculo relativo se basa en una ruta de acceso especificada por el usuario, es decir que la primera parte de la ruta la comparten el archivo que contiene el hipervínculo y el archivo de destino, esa ruta de acceso es la base de hipervínculo. La dirección de la base de hipervínculo se agrega al comienzo de la ruta de acceso de todos los vínculos relativos. Utilice una base de hipervínculo si desea mover el archivo que contiene el hipervínculo o si desea mover el archivo que contiene el hipervínculo y el archivo de destino a la vez, y seguir manteniendo el hipervínculo. Agregar hipervínculos en una presentación 1. Guardar la presentación en la que se desea insertar el hipervínculo. Si no guarda la presentación antes de 22

27 insertar el hipervínculo, no se podrá crear un vínculo relativo 2. Seleccione el texto u objeto que se desea, que esté representado por el hipervínculo 3. En el menú Presentación, dar un clic en Configuración de la acción 4. Para saltar dando clic en el objeto seleccionado, dar un clic en la ficha Clic del mouse 5. Para saltar moviendo el ratón por encima del objeto, dar un clic en la ficha Acción del mouse Si se desea asignar varias acciones a un mismo objeto (por ejemplo, un hipervínculo y un sonido) utilice la ficha Clic del mouse para establecer el hipervínculo y la ficha Acción del mouse para establecer el sonido 6. Dar un clic en Hipervínculo a e indique dónde desea saltar 7. Seleccione otras opciones que se desean y dar un clic en A CEPTAR Para obtener una vista previa del hipervínculo en la presentación con diapositivas, dar un clic en Presentación con diapositivas en la esquina inferior izquierda de la ventana de. Sugerencias: Para agregar un hipervínculo a una forma ya colocada, como un botón o una flecha, seleccione Botones de acción en el menú Presentación y dar clic en el botón que se desea. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de la acción, de forma que pueda establecer el hipervínculo rápidamente. Los hipervínculos de texto aparecen subrayados y su color coordina con la combinación de colores. Puede modificar o cambiar el destino de un hipervínculo (o puede cambiar el objeto que representa al hipervínculo) sin perder el hipervínculo. Sin embargo, se perderá si elimina la totalidad del texto o todo el objeto. Nota: Se puede establecer hipervínculos rápidamente dando clic en Insertar hipervínculo en la barra de herramientas Estándar. Este botón también se utiliza en Word, Microsoft Excel y Microsoft Access. Si establece un hipervínculo con una sola diapositiva, también deberá agregar un hipervínculo para que le permita regresar a la original. Si tiene pensado mover archivos, para asegurarse de que el destino (Término general del nombre del elemento al que se va desde un hipervínculo) del hipervínculo está disponible, active la casilla de verificación Utilizar ruta de acceso relativa para el hipervínculo. 23

28 Establecer una base de hipervínculo en una presentación Al crear un hipervínculo, se podra establecer la ruta hasta el destino como vínculo absoluto (ubicación de archivo fija que identifica el destino según la dirección completa, tal como c:\mis documentos\ventas.doc) o puede establecer la ruta como vínculo relativo. Si desea mover o copiar el archivo que contiene el hipervínculo o su archivo de destino a una nueva ubicación, utilice un vínculo relativo. Para cambiar la ruta de un vínculo relativo, establezca una base de hipervínculo para la presentación. 1. Abra la presentación para establecer una base de hipervínculo 2. En el menú Archivo, dar un clic en Propiedades y seleccionar la ficha Resumen 3. En el cuadro Base del hipervínculo, escriba la ruta del vínculo relativo que se desea utilizar para todos los hipervínculos que se desee crear en la presentación Crear un objeto vinculado o incrustado desde un archivo existente 1. Dar un clic en la presentación a la que se desea insertar el objeto vinculado o el objeto incrustado 2. En el menú Insertar, dar un clic en Objeto 3. Dar un clic en Crear desde archivo 24

29 4. En el cuadro Archivo, escriba el nombre del archivo a partir del cual se desea crear un objeto vinculado o incrustado, o bien dar un clic en Examinar para seleccionarlo de una lista 5. Para crear un objeto vinculado, seleccione la casilla de verificación Vínculo Si no selecciona la casilla de verificación Vínculo, se creará un objeto incrustado 6. Para mostrar el objeto vinculado o incrustado como icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono Para insertar gráficos en, utilice el comando Imagen (menú Insertar). Al crear un objeto incrustado a partir de un libro existente de Microsoft Excel, el libro entero se inserta en la presentación. La presentación muestra sólo una hoja de cálculo cada vez. Para mostrar una hoja de cálculo distinta, dar doble clic en el objeto de Microsoft Excel y después dar un clic en otra hoja de cálculo. la barra de herramientas Efectos de animación. En la Galería de imágenes encontrará otros sonidos, así como piezas de música y vídeos. Para utilizar la Galería de imágenes, seleccionar el menú Insertar y dar un en Películas y sonidos y dar un clic en Película de la Galería o en Sonido de la Galería. Insertar una pista de audio de CD en una diapositiva 1 Colocarse en la diapositiva donde se desea insertar la pista de audio de CD 2 En el menú Insertar, seleccionar Películas y sonidos y dar un clic en Reproducir pista de audio de CD Quitar un hipervínculo 1. Seleccione el texto u objeto que representa al hipervínculo que desea quitar 2. En el menú Presentación, dar un clic en Configuración de la acción y dar un clic en Ninguno Sugerencia: Para quitar un hipervínculo y el texto u objeto que lo representa en la presentación, seleccionar el objeto o todo el texto y presionar SUPRIMIR. EFECTOS DE MULTIMEDIA incluye música, sonidos y vídeos que podrá reproducir durante las presentaciones. Encontrará algunos sonidos, como: aplausos o el de la máquina de escribir, en 3 Seleccionar la pista y las opciones de sincronización que se desean y dar un clic en ACEPTAR En la diapositiva aparecerá un icono de CD Nota: Para esta instalación, es necesario insertar el CD en la unidad. 25

30 Insertar música o sonido en una diapositiva 1. En la VISTA D IAPOSITIVA, presente la diapositiva a la que se desea agregar música o sonido 2. En el menú Insertar, seleccionar Películas y sonidos Grabar una narración sonora 1. En el menú Presentación dar un clic en Grabar narración 2. Se activa un cuadro de diálogo mostrando el espacio libre en el disco y el número de minutos que podrá grabar 3. Para insertar un sonido de la Galería de imágenes, dar un clic en Sonido de la Galería Para insertar un sonido de otro lugar, dar un clic en Buscar, una ves encontrada la carpeta que contenga el sonido y dar doble clic en el sonido que se desea En la diapositiva aparecerá un icono de sonido Sugerencia: El sonido está predeterminado para comenzar a reproducirse al hacer clic en el icono de sonido durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar un sonido (por ejemplo, situando el ratón encima del icono en lugar de dar un clic en él), dar un clic en Configuración de la acción en el menú Presentación. 3. Para insertar la narración en las diapositivas como objeto incrustado y comenzar a grabar, dar un clic en A CEPTAR 4. Para insertar la narración como objeto vinculado, active la casilla de verificación Vincular narraciones en y dar un clic en ACEPTAR para iniciar la grabación 5. Avanzar a través de la presentación y vaya agregando la narración. 6. Al final de la presentación se activa un mensaje Para guardar los intervalos junto con la narración, dar un clic en Sí. Para guardar sólo la narración, haga clic en No. 26

31 En la esquina inferior derecha dar un clic de cada diapositiva que tenga narración, aparecerá un icono de sonido. Al proyectar la presentación, la narración se reproducirá automáticamente. Para proyectar la diapositiva sin narración, dar un clic en el menú Presentación y dar un clic en Configurar presentación y activar la casilla de verificación Presentación sin narración. Nota: Como no es posible grabar y reproducir sonidos simultáneamente, mientras grabe no se escucharan otros sonidos que haya insertado en la presentación. Vídeos El sonido o el vídeo están predeterminados para comenzar a reproducirse al hacer clic en sus respectivos iconos durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar el clip o para agregarle un hipervínculo, dar un clic en Configuración de la acción en el menú Presentación Los sonidos, la música y los vídeos quedan insertados como objetos de. No obstante, si se desea reproducir un sonido o un vídeo como objeto del Reproductor de medios, dar un clic en Objeto en el menú Clip multimedia. Este método utiliza el Reproductor de medios, instalado con Windows 95, para reproducir el sonido o el vídeo. El Reproductor de medios reproduce archivos de multimedia y controla diversos dispositivos de reproducción, como los de discos compactos y de vídeo. Para reproducir música, sonido y vídeos en su equipo, deberá utilizar equipos especiales. Para saber qué tiene instalado y qué configuración utilizar, compruebe las categorías Multimedia y Sonidos del Panel de control de Windows. Insertar un vídeo en una diapositiva 1. En la VISTA D IAPOSITIVA, presente la diapositiva a la que se desea agregar el vídeo 2. En el menú Insertar, dar clic en Películas y sonidos 3. Para insertar un vídeo de la Galería de medios, dar un clic en Película de la galería y dar doble clic en el vídeo que se desea Para insertar un vídeo desde otro lugar, dar un en el menú Insertar seleccionar el comando Películas y sonidos y dar clic en Película de archivo, buscar la carpeta que contenga el vídeo y dar doble clic en el vídeo que se desea. Sugerencia: El vídeo está predeterminado para comenzar a reproducirse al hacer clic en el mismo durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar un vídeo (por ejemplo, situando el ratón encima del icono en lugar de dar clic). 27

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